e) Đỏnh giỏ kết quả thu mua:
1.3.2 Cỏc nhõn tố ảnh hưởng đến cụng tỏc quản trị mua hàng a) Cỏc nhõn tố bờn trong ảnh hưởng tới cụng tỏc quản trị mua hàng.
- Kế hoạch và tỡnh hỡnh tiờu thụ hàng hoỏ: + Chiến lược kinh doanh:
Chiến lược kinh doanh cú vai trũ quan trọng đối với sự tồn tại và phỏt triển của doanh nghiệp. Doanh nghiệp đặc biệt coi trọng quản lớ hoạt động kinh doanh của mỡnh theo chiến lược. Bởi vỡ chiến lược kinh doanh giỳp doanh nghiệp thấy rừ mục đớch, hướng đi của mỡnh. Chiến lược kinh doanh giỳp doanh nghiệp nắm bắt được cơ hội trờn thị trường và tạo được lợi thế cạnh tranh trờn thương trường bằng cỏc nguồn lực cú hạn cho doanh nghiệp với kết quả cao nhằm đạt được mục tiờu đề ra. Do đú chiến lược kinh doanh cú ảnh hưởng rất lớn đến quỏ trỡnh mua hàng do đú quản trị mua hàng cũng phải phụ thuộc vào chiến lược, tuỳ theo chiến lược trong từng giai đoạn mà cỏc nhà quản trị mua hàng đưa ra kế hoạch mua hàng hợp lớ.
+ Kế hoạch chi tiết:
Sau khi xỏc định nhu cầu trong cụng tỏc hoạch định mua hàng nhà quản trị phải đưa ra được một kế hoạch mua hàng chi tiết, phải lựa chọn được mặt hàng cung ứng. Kế hoạch mua hàng chi tiết hợp lớ phải đảm bảo làm sao cú đủ lượng hàng dự trữ nhất định phự hợp với nhu cầu bỏn ra. Nếu kế hoạch khụng hợp lớ sẽ dẫn đến tỡnh trạng thừa hoặc thiếu hàng dự trữ gõy ứ đọng về vốn.
Trong hoạt động kinh doanh cỏc doanh nghiệp thường kinh doanh nhiều mặt hàng. Mỗi mặt hàng lại chiếm vai trũ, vị trớ nhất định. Cú những mặt hàng giữ vị trớ chủ đạo và cũng cú những mặt hàng giữ vị trớ thứ yếu. Những mặt hàng chủ đạo là những mặt hàng đem lại doanh thu và lợi nhuận lớn mặc dự thậm chớ số lượng của chỳng chiếm tỷ trọng nhỏ trong mặt hàng kinh doanh, nếu thiếu những mặt hàng này sẽ ảnh hưởng lớn đến kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Vỡ vậy doanh nghiệp cần phải cú chớnh sỏch mặt hàng cú sự chọn lựa.
Để cú một kế hoạch mua hàng chi tiết, hợp lớ, đỳng đắn doanh nghiệp cần phải trả lời cõu hỏi:
Mua cỏi gỡ ? để trả lời được cõu hỏi này doanh nghiệp cần phải biết đư- ợc nhu cầu của khỏch hàng cần gỡ bởi doanh nghiệp là người bỏn cỏi khỏch hàng cần mua chứ khụng phải cỏi doanh nghiệp cú.
Mua khi nào? xỏc định thời điểm mua hàng, mua khi nào là hợp lớ nhất và đỳng thời điểm nhất.
Mua của ai? Xỏc định nguồn cung ứng về sản phẩm hàng hoỏ mà doanh nghiệp cần. Thụng thường doanh nghiệp chọn một nhà cung cấp chớnh và một số nhà cung cấp phụ. Mua của ai và khi nào tuỳ thuộc vào thị trường và giỏ cả.
Mua với giỏ bao nhiờu? Vỡ giỏ khụng cố định luụn cú sự biến đổi theo tỡnh hỡnh thị trường. Nếu mua được hàng với chi phớ thấp hơn cú thể thỡ sẽ tăng doanh thu cho doanh nghiệp.
Mua với số lượng bao nhiờu? doanh nghiệp cần phải tớnh toỏn được chớnh xỏc mức tiờu thụ về loại hàng hoỏ để nờn kế hoạch mua sao cho với số lượng hợp lớ khụng thừa cũng khụng nờn thiếu.
Những mục tiờu trờn cú lỳc, cú mõu thuẫn nhau. Vớ dụ giữa giỏ cả và chất lượng, cho nờn tuỳ vào mục tiờu của doanh nghiệp để cú được thứ tự ưu tiờn. Chớnh sỏch mua hàng với mục tiờu của nú là tiền đề, là hướng dẫn chỉ đạo trong quỏ trỡnh thực hiện kế hoạch mua hàng.
+ Kết quả tiờu thụ:
Cú ảnh hưởng lớn đến cụng tỏc quản trị mua hàng vỡ để xõy dựng nờn một kế hoạch mua hàng hợp lớ phải dựa trờn kết quả tiờu thụ kỡ trước. Với mỗi một mặt hàng, doanh nghiệp cú thể dựa trờn kết quả tiờu thụ để xỏc định xem mặt hàng đú khả năng tiờu thụ như thế nào, và nếu cú được kết quả đú thỡ nguyờn nhõn do đõu để từ đú xõy dựng được một kế hoạch hợp lớ hơn.
+ Cỏc nguồn lực của doanh nghiệp.
- Vốn: Là điều kiện tiền đề vật chất cho mọi hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp đặc biệt là trong mua hàng. Đõy là nhõn tố quan trọng ảnh hởng đến cụng tỏc mua hàng của doanh nghiệp. Khi cú vốn đầy đủ thỡ hoạt động mua
hàng được tiến hành nhanh chúng, thuận lợi, trỏnh tỡnh trạng dõy dưa trong mua hàng, giảm được chi phớ trong khõu mua. Mặt khỏc việc đảm bảo tiền vốn cho doanh nghiệp giỳp doanh nghiệp chớp được cỏc cơ hội trong cỏc thương vụ kinh doanh.
- Cơ sở vật chất kĩ thuật: Nú là cơ sở phản ỏnh thực lực của doanh nghiệp. Cơ sở vật chất kĩ thuật tốt, hiện đại tạo điều kiện tốt trong mua hàng bởi nếu doanh nghiệp cú cơ sở vật chất hiện đại thỡ doanh nghiệp sẽ nhanh chúng nắm bắt được thụng tin, cú nhiều cơ hội chớp lấy thời cơ để mua được hàng nhanh hơn, tốt hơn … điều đú làm tăng sức cạnh tranh của doanh nghiệp so với cỏc đối thủ cạnh tranh. Nhưng nếu cơ sở vật chất của doanh nghiệp mà kộm sẽ làm mất cơ hội kinh doanh của mỡnh.
- Nhõn viờn mua hàng:
Trong hoạt động mua hàng của doanh nghiệp thương mại hành vi dễ sai lầm nhất là mua hàng. Mua khụng đảm bảo sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả và hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp. Vỡ vậy việc mua hàng phụ thuộc rất nhiều vào hoạt động của con người. Cho nờn việc tuyển chọn nhõn viờn làm cụng tỏc thu mua là một khõu rất quan trọng trong hoạt động kinh doanh. Doanh nghiệp khụng thể giao hàng tuỳ ý cho bất cứ ai và ai mua cũng được mà doanh nghiệp phải cú sự lựa chọn. Một nhõn viờn thu mua giỏi phải đảm bảo cỏc tiờu chuẩn sau:
Kiến thức phong phỳ: Người nhõn viờn thu mua phải cú kiến thức hiểu biết về hàng hoỏ kinh doanh cú sự hiểu biết sõu rộng về hàng hoỏ mà mỡnh cú trỏch nhiệm đảm nhận, phải nắm được cỏc hoạt động và mục tiờu của doanh nghiệp, hiểu về thị trường và biết phõn tớch ảnh hưởng của thị trường, nắm đ- ược chớnh sỏch kinh tế của nhà nước, hiểu biết phỏp luật, cú kinh nghiệm trong thu mua.
Năng động, tỉnh tỏo: Giỏi khai thỏc thụng tin, nắm kịp thời tỡnh hỡnh biến động trờn thị trường về nhu cầu và giỏ cả.
Cú khả năng giao tiếp: Khả năng giao tiếp tốt là một trong những yếu tố cú lợi cho đàm phỏn kinh doanh.
Việc tuyển nhõn viờn mua hàng là một khõu rất quan trọng. Chọn được một nhõn viờn mua hàng chuyờn nghiệp, cú kinh nghiệp là một lợi thế thực sự của doanh nghiệp.
+ Năng lực của nhà quản trị mua hàng:
Nhà quản trị cú vai trũ quan trọng quyết định đến sự thành cụng hay thất bại của quỏ trỡnh mua hàng. Nhà quản trị là người chỉ đạo cho nhõn viờn mua hàng nờn họ phải nắm rừ được về nhõn viờn, phải nắm rừ được khả năng của từng người, biết được người nào cú khả năng đảm nhận việc mua hàng, khả năng thành cụng hay thất bại cao hơn để từ đú cú sự lựa đỳng đắn
- Vị thế của doanh nghiệp trờn thương trường:
Nếu doanh nghiệp cú vị thế, uy tớn trờn thương trường thỡ việc đặt mua hàng sẽ dẽ dàng hơn, doanh nghiệp sẽ được cỏc nhà cung ứng ưu tiờn hơn trong việc chào hàng, cỏc nhà cung ứng cũng chủ động đến chào hàng và dành nhiều điều khoản ưu đói cho doanh nghiệp hơn, việc mua hàng nhiều khi trỏnh được tỡnh trạng thủ tục rườm rà… Do đú với uy tớn, vị thế doanh nghiệp trờn thị trường cú ảnh hưởng lớn đến cụng tỏc quản trị mua.
Ngoài ra cũn cú cỏc nhõn tố khỏc như tỡnh hỡnh sản xuất kinh doanh, trỡnh độ tiến bộ khoa học kĩ thuật…đều cú ảnh hởng đến cụng tỏc mua hàng.
b) Nhõn tố bờn ngoài ảnh hưởng đến quỏ trỡnh quản trị mua hàng.
- Nhà cung cấp:
Đõy là yếu tố khỏch quan ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả mua hàng của doanh nghiệp vỡ nếu lựa chọn khụng đỳng nhà cung cấp sẽ khụng đảm bảo khả năng mua hàng của doanh nghiệp, khụng đảm bảo được số lượng hàng bỏn ra. Bởi đối với doanh nghiệp thương mại thường kinh doanh nhiều mặt hàng khỏc nhau. Mỗi mặt hàng cú thể cú một hoặc nhiều nhà cung ứng. Trong trường hợp như vậy sẽ cú sự cạnh tranh của cỏc nhà cung ứng.
+ Khụng hoàn toàn lệ thuộc vào một nhà cung cấp để tạo ra sự lựa chọn tối ưu và để trỏnh bị ộp giỏ.
+ Cần theo dừi thường xuyờn về tỡnh hỡnh tài chớnh, khả năng sản xuất và khả năng cung ứng của người cung ứng.
- Nhu cầu tiờu dựng của khỏch hàng:
Doanh nghiệp mua hàng phụ thuộc vào nhu cầu của khỏch hàng vỡ trong mọi hoạt động kinh doanh cỏc doanh nghiệp luụn lấy khỏch hàng làm nhõn vật trung tõm, nhu cầu của khỏch hàng sẽ là mục tiờu để doanh nghiệp xõy dựng nờn kế hoạch mua hàng cho nờn nhu cầu tiờu dựng ảnh hưởng đến quỏ trỡnh mua hàng như: sự thay đổi về nhu cầu tiờu dựng sẽ làm tốc độ bỏn hàng biến đổi dẫn đến sự biến đổi trong mua hàng.
- Đối thủ cạnh tranh:
Đối thủ cạnh tranh cú ảnh hưởng lớn đến mua hàng trong doanh nghiệp ở cả mua và bỏn. Đối thủ cạnh tranh trong mua hàng thể hiện ở chỗ doanh nghiệp luụn phải đối phú với hàng loạt cỏc đối thủ cạnh tranh, sự cạnh tranh trờn thị trường là sự cạnh tranh về giỏ nờn để thắng được đối thủ cạnh tranh doanh nghiệp phải thường xuyờn theo dừi chớnh sỏch giỏ của đối thủ cạnh tranh, đưa ra được mức giỏ khỏch hàng chấp nhận được mà cú mức giỏ nhỏ hơn hoặc bằng giỏ của đối thủ cạnh tranh nhưng phải đảm bảo cú lói. Muốn đưa ra được một mức giỏ thấp hơn giỏ của đối thủ cạnh tranh thỡ doanh nghiệp phải đặc biệt chỳ trọng đến cụng tỏc mua hàng. Mua hàng làm sao để đảm bảo bỏn được với giỏ thấp mà vẫn đảm bảo cú lói. Cạnh tranh khụng chỉ thể hiện ở cỏc doanh nghiệp thương mại mà cũn thể hiện ở sự cạnh tranh giữa cỏc nhà cung cấp. Sự cạnh tranh này doanh nghiệp cú nhiều lợi hun bởi vỡ cỏc nhà cung cấp luụn tỡm cỏch đưa ra cỏc điều khoản ưu đói nhằm thu hỳt khỏch hàng là cỏc doanh nghiệp trở thành khỏch hàng của mỡnh. Cho nờn doanh nghiệp để đảm bảo thắng cỏc đối thủ thỡ luụn tỡm kiếm cỏc nhà cung cấp khỏc nhau để làm sao mua được hàng với giỏ rẻ hơn cỏc nhà cung cấp khỏc. Cú như thế mới đảm bảo thắng được cỏc đối thủ cạnh tranh thụng qua giỏ. Vỡ thế
nếu nhà cung cấp nào đưa ra giỏ cả hay cỏc điều khoản ưu đói thỡ họ sẽ dễ dàng thu hỳt được cỏc doanh nghiệp quan tõm đến hàng của mỡnh.
- Cỏc cơ quan nhà nước:
Cỏc cơ quan nhà nước ở trung ương và địa phương đều cú ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh và hoạt động mua hàng của doanh nghiệp. Mỗi doanh nghiệp đều cú cỏc cơ quan nhà nước và cơ quan địa phương theo dừi, kiểm tra và giỏm sỏt theo dừi cỏc hoạt động cú liờn quan tới hoạt động kinh doanh của mỡnh. Một nhà quản trị giỏi khụng nờn tỡm cỏch nộ trỏnh sự kiểm soỏt của cơ quan nhà nước mà ngược lại cần phải biết tận dụng cỏc mối quan hệ quen biết của họ về cỏc vấn đề cú liờn quan tới mỡnh đặc biệt là trong mua hàng. Thụng qua hệ thống cơ quan nhà nước, nhà quản trị sẽ tỡm được nguồn cung ứng tốt đảm bảo được mục tiờu mua hàng của mỡnh. Hơn nữa cơ quan nhà nước cũn ảnh hưởng đến việc mua hàng của doanh nghiệp thụng qua cỏc cơ chế, chớnh sỏch nh thuế … Vớ dụ nếu thuế cao chi phớ mua hàng sẽ tăng làm cho giỏ cả cao và ngược lại. Lỳc đú doanh phải điều chỉnh giỏ cả cho hợp lớ.
Đú là một số cỏc nhõn tố ảnh hưởng tới nghiệp vụ mua hàng của doanh nghiệp, cú những nhõn tố chủ quan doanh nghiệp cú thể điều chỉnh được như- ng cũng cú những nhõn tố khỏch quan nằm ngoài tầm kiểm soỏt của doanh nghiệp mà doanh nghiệp khụng thể điều chỉnh được. Đối với những nhõn tố khỏch quan doanh nghiệp khụng nờn tỡm cỏch nộ trỏnh mà phải biết chấp nhận nú. Một chớnh sỏch mua hàng tốt làm nhiệm vụ tiờn phong mở đường cho việc hoàn thành nghiệp vụ mua hàng.