KHẢO SÁT VÀ ĐÁNH GIÁ CễNG TÁC QUẢN TRỊ MUA HÀNG TẠI CễNG TY BÁCH HOÁ SỐ 5 NAM BỘ.
2.3.1 Khảo sỏt và đỏnh giỏ cụng tỏc quản trị mua hàng theo quy trỡnh mua.
trữ cuối kỡ lớn để đảm bảo cú hàng cho đầu quý I năm sau.
Nhỡn chung kế hoạch mua hàng của cụng ty khỏ hợp lớ. Cồng ty đó tớnh toỏn khỏ chớnh xỏc thời điểm nào tiờu thụ nhanh, thời điểm nào quỏ trỡnh tiờu thụ diễn ra chậm để cú kế hoạch mua cho phự hợp. Tuy nhiờn cụng ty nờn cú chỳ ý đến mức tiờu thụ của quý II và quý III để trỏnh tỡnh trạng hàng tồn kho quỏ nhiều làm cho chi phớ của doanh nghiệp tăng lờn.
2.3 KHẢO SÁT VÀ ĐÁNH GIÁ CễNG TÁC QUẢN TRỊ MUA HÀNG TẠI CễNG TY BÁCH HểA SỐ 5 NAM BỘ( THEO QUY TRèNH MUA TẠI CễNG TY BÁCH HểA SỐ 5 NAM BỘ( THEO QUY TRèNH MUA HÀNG).
2.3.1 Khảo sỏt và đỏnh giỏ cụng tỏc quản trị mua hàng theo quy trỡnh mua. mua.
2.3.1.1 Đối với việc xỏc định nhu cầu mua hàng của cụng ty.
Đối với việc xỏc định nhu cầu mua hàng, cụng ty đó xỏc định đựơc mua cỏi doanh nghiệp cần tức là thị trường cần từ đú doanh nghiệp đi sõu vào nghiờn cứu nhu cầu của thị trường. Việc nghiờn cứu nhu cầu thị trường dựa vào bảng thống kờ về tiờu thụ sản phẩm kỡ trước và dự bỏo tiờu thụ về tỡnh hỡnh thị trường, thu thập thụng tin về nhu cầu qua cỏc tài liệu, bỏo chớ, ấn phẩm và nhu cầu của người tiờu dựng về mặt hàng tại thời điểm đú. …
Đối với việc xỏc định khối lượng hàng hoỏ mua vào cụng ty đó biết xõy dựng kế hoạch mua vào dựa vào mức bỏn ra, dựa vào lượng hàng hoỏ tồn kho từng thời điểm. Vớ dụ để xỏc định số lượng bỏnh kẹo mua vào trong từng thỏng cụng ty đó dựa vào lượng bỏn ra và lượng hàng tồn kho của thỏng trước và dự đoỏn nhu cầu của người dõn trong thỏng tới để mua hàng.Vỡ hàng bỏnh kẹo nhu cầu tiờu dựng trong những thỏng cuối năm và đầu năm sau tăng rất cao vớ đú là khoảng thời gian cú những ngày Tết sau đú nhu cầu này giảm xuống vào những thỏng giữa năm. Cho nờn đối với mặt hàng này cụng ty đó biết dự đoỏn nhu cầu của người tiờu dựng để lờn kế hoạch mua.
Tuy nhiờn trong cụng tỏc xỏc định nhu cầu mua hàng cụng ty cũn cú một số hạn chế do nhận thức về tỡnh hỡnh biến động của thị trường cũn chậm nờn nhiều khi cụng ty xỏc định lượng hàng mua vào cũn nhiều quỏ hoặc ớt quỏ so với nhu cầu. Vớ dụ như vào dịp Tết năm 2003 do cụng ty khụng dự bỏo được nhu cầu mua hàng của người tiờu dựng về mặt hàng ăn sẵn lại nhiều như thế dẫn tới tỡnh trạng thiếu hàng nghiờm trọng. Nguyờn nhõn chớnh của tỡnh trạng trờn là do cụng ty chưa đi sõu vào nghiờn cứu nhu cầu của người dõn mà nhu cầu vốn thay đổi từng ngày, cụng ty cũng khụng nhạy bộn trong việc nhỡn nhận sự thay đổi của cuộc sống. Ngày nay người dõn bận rộn hơn với cụng việc nhất là những dịp giỏp Tết cụng việc chồng chất người phụ nữ khụng cú thời gian cho chợ bỳa cơm nước, nờn họ chủ yếu vào siờu thị mua sẵn đồ ăn, lương thực, thực phẩm vừa nhanh chúng, thuận tiện đảm bảo hợp vệ sinh.
Về việc xỏc định cơ cấu, chất lượng thỡ đõy là vấn đề mà cụng ty cần quan tõm. Đối với vấn đề này do cụng ty khụng nhanh nhậy nắm bắt nhu cầu thay đổi của người tiờu dựng nờn xảy ra tỡnh trạng hàng mua về nhiều khi khụng đảm bảo chất lượng, thị hiếu đối với người tiờu dựng, nhiều mặt hàng mua về thỡ đó lỗi mốt hoặc nhu cầu dựng đó giảm xuống hay cú những hàng khỏc thay thế.Vớ dụ đối với mặt hàng thời trang, do khụng nắm được thị hiếu của người tiờu dựng dẫn tới mua hàng lỗi mốt hay hàng khụng được khỏch hàng ưa chuộng. đõy là mặt hàng cú tốc độ bỏn rất chậm, thường hay bị tồn từ thời kỡ này sang thời kỡ khỏc.
Ngoài ra cụng tỏc này vẫn tồn tại nhưũng mặt hạn chế. Cụng tỏc nghiờn cứu thị trường chưa được quan tõm đỳng mức, chưa nghiờn cứu một cỏch cú hệ thống, khoa học về dung lượng thị trường của những mặt hàng riờng biệt. Do đú cụng ty thường bị động trước những biến động của thị trường làm ảnh hưởng đến số lượng hàng húa mua vào.
Trỡnh độ chuyờn mụn, kinh nghiệm của một số nhõn viờn cũn nhiều hạn. Ngoài ra cỏc trang thiết bị, cơ sở hạ tầng của cụng ty do từ nhiều năm
trước để lại nờn rất lạc hậu, điều đú hạn chế việc theo dừi, dự đoỏn nhu cầu của khỏch hàng.
2.3.1.2 Đối với cụng tỏc tỡm và lựa chọn nhà cung cấp
Việc tỡm và lựa chọn nhà cung cấp cụng ty vẫn tuõn theo nghuyờn tắc: + Đối với mặt hàng mà doanh nghiệp đang sẵn cú cỏc nhà cung cấp thỡ việc cú cần phải tỡm kiếm cỏc nhà cung cấp mới hay khụng cần dựa vào nguyờn tắc “ Nếu cỏc nhà cung cấp cũn làm cho chỳng ta hài lũng thỡ cũn tiếp tục mua hàng của họ”.
+ Đối với mặt hàng mới được đưa vào danh mục mặt hàng kinh doanh của doanh nghiệp hoặc trong trường hợp phải tỡm kiếm nhà cung cấp mới thỡ cần phải dựa trờn cỏc tiờu chớ đó nờu ở trờn để lựa chọn.
Trong quỏ trỡnh mua hàng của cụng ty cụng ty luụn đỏnh giỏ mức độ tớn nhiệm của nhà cung ứng qua cỏc mặt sau: thành tớch của nhà cung ứng với cỏc doanh nghiệp khỏc và thành tớch của nhà cung cấp với cụng ty trong quỏ khứ, khả năng tài chớnh của nhà cung cấp, nhón hiệu hàng húa, uy tớn của nhà cung cấp cỏc ưu đói mà nhà cung ứng hay đưa ra, cỏc dịch vụ sau bỏn...
Tuy nhiờn trong cụng tỏc mua hàng của cụng ty, cụng ty thường tiến hành mua hàng chủ yếu của cỏc nhà cung cấp đó cú quan hệ làm ăn thường xuyờn và lõu dài, những nhà cung cấp truyền thống... mà cụng ty rất ớt quan tõm tới lựa chọn, tỡm kiếm cỏc nhà cung cấp mới qua cỏc phương tiện thụng tin đại chỳng qua sỏch bỏo... việc mua hàng của cỏc nhà cung cầp truyền thống mang lại lợi ớch cho cụng ty là cụng ty được hưởng ưu đói về gớa, được ưu tiờn trong mua hàng... vớ dụ như trong đợt Tết năm 2003 khi mà thị trường đang lờn cơn sốt về đồ hộp, cỏc doanh nghiệp khỏc khụng cú hàng để mà bàn thỡ cụng ty do cú mối liờn hệ làm ăn lõu dài với nhà phõn phối đồ hộp Vissan nờn luụn đảm bảo cú hàng để bỏn. Tuy nhiờn cũng do mua chủ yếu của một số nhà cung cấp nờn cụng ty rất dễ bị ộp giỏ hay gặp khú khăn trong mua hàng khi mặt hàng nào đú bị khan hiếm....
Giỏ cả rất nhạy cảm với sự biến động của thị trường, nếu như cụng ty quan tõm đến nhiều nhà cung cấp thỡ sẽ dễ theo kịp với sự thay đổi của giỏ cả hơn và cú thể sẽ mua được hàng với giỏ rẻ hơn. Nhờ nắm được sự thay đổi về giỏ cả cũng sẽ giỳp doanh nghiệp dự đoỏn được nhu cầu của thị trường từ đú cú chớnh sỏch mua hàng hợp lý hơn. Hiện nay với mỗi ngành hàng, mặt hàng cú rất nhiều nhà cung cấp, nhà cung cấp nào cũng đưa ra cỏc điều khoản ưu đói cho người mua, điều này rất cú lợi cho người mua nếu họ biết quan tõm đến nhiều nhà cung cấp.
Một hạn chế nữa là do mối quan hệ với cỏc nhà cung cấp chưa được mở rộng nờn cụng ty đó phải mua hàng qua một số nước trung gian dẫn đến tỡnh trạng hàng mua bị đội giỏ, hàng húa bị đỏnh thuế nhiều lần, chi phớ vận chuyển, bảo hiểm hàng húa tăng lờn... làm cho khả năng cạnh tranh của cụng ty bị giảm xuống.
2.3.1.3 Đối với cụng tỏc thương lượng và đặt hàng.
Do cú sự chuyển từ nền kinh tế bao cấp sang nền kinh tế thị trường, cỏc mối quan hệ làm ăn gần như sẵn cú, do vậy cụng ty rất ớt quan tõm đến lựa chọn nhà cung cấp mới, cỏc nhà cung cấp chủ yếu cú từ lõu đời, cỏc nhà cung cấp truyền thống, cụng tỏc thương lượng và đặt hàng vẫn chưa thật sự được quan tõm. Trong hoạt động mua hàng cụng ty chưa thật sự giữ được vai trũ của mỡnh là khỏch hàng đối với nhà cung cấp nờn khụng tận dụng được ưu thế trong đặt hàng.
Quỏ trỡnh thương lượng và đặt hàng khụng tỏch rời nhau. Với mỗi nhõn viờn phụ trỏch một hoặc một số mặt hàng thỡ họ cú trỏch nhiệm thương lượng và đặt hàng khi cú nhu cầu mua. Tuy nhiờn cỏc nhõn viờn phụ trỏch khõu này rất ớt quan tõm đến cụng tỏc thương lượng. Họ luụn ỷ lại vào cỏc nàh cung cấp truyền thống cho nờn khi hàng hết họ thường đặt hàng cỏc nhà cung cấp mà đang cú quan hệ làm ăn qua điện thoại hoặc qua đơn đặt hàng. Họ khụng tận dụng được ưu thế của người đi mua hàng, của “ thượng đế” Thậm chớ nhiều
khi họ chỉ quan tõm đến số lượng càn mua mà quờn đi cỏc ràng buộc chặt và ràng buộc lỏng của mỡnh.
Việc đặt hàng được phõn chia cho cỏc nhõn viờn phụ trỏch từng mặt hàng.
Đối với cỏc mặt hàng cú giỏ trị nhỏ như mỹ phẩm, xà phũng, sỏch vở, bỳt... thỡ cỏc nhõn viờn bỏn hàng cú nhiệm vụ đặt hàng khi hàng hết hoặc cũn ớt. Khi hết họ gọi điện cho nhà cung cấp yờu cầu về số lượgn và chủng loại, và nhà cung cấp tự mang hàng đến. Điều này cú ưu điểm là cỏc nhõn viờn mua hàng là người theo sỏt hoạt động bỏn hàng, nắm rừ được mặt hàng nào tiờu thụ nhanh, mặt hàng nào khả năng tiờu thụ chậm để từ đú đặt hàng đỳng số lượng, cơ cấu, đảm bảo luụn cú hàng để bỏn. Tuy nhiờn cú hạn chế là nhõn viờn chỉ làm trong phạm vi trỏch nhiệm của mỡnh, họ chỉ biết hết hàng thỡ gọi mà khụng quan tõm đến giỏ cả, chất lượng, mẫu mó... của sản phẩm họ cũng khụng cú khả năng dự bỏo nhu cầu của người tiờu dựng trong thời gian tới.
Cũn đối với mặt hàng cú giỏ trị lớn hay mặt hàng nhập khẩu thỡ cú đội ngũ cỏn bộ chuyờn phụ trỏch đảm nhiệm khõu lựa chọn và đặt mua hàng. Phần lớn họ là nhõn viờn chuyển từ bộ phận khỏc sang người cú kinh nghiệm thực tế thỡ lại hạn chế về ngoại ngữ và ngươỡ cú trỡnh độ ngoại ngữ thỡ lại thiếu kinh nghiệm thực tế... nờn khả năng nhận biết, phản ứng với tỡnh huống bất ngờ cũn chậm làm cho quỏ trỡnh thương lượng và đặt hàng chưa đạt hiệu quả kinh tế cao.
2.3.1.4 Đối với cụng tỏc theo dừi và kiểm tra việc giao nhận hàng húa.
Đõy là cụng tỏc được cụng ty tương đối chỳ trọng và làm khỏ tốt. Cụng ty thường xuyờn theo dừi, kiểm tra và kiểm soỏt việc giao nhận hàng húa về số lượng, chất lượng, thời gian giao hàng và cỏc điều khoản trong hợp đồng mua hàngcủa cụng ty với nhà cung cấp. Đối với mỗi mặt hàng khi cú nhu cầu mua hàng cụng ty đặt hàng và theo dừi và kiểm tra việc giao nhận hàng húa. Nếu gần đến ngày giao nhận mà chưa thấy gỡ cụng ty sẽ thỳc giục cỏc nhà cung cấp. Khi nhận hàng cụng ty bao giờ cũng cú một bộ phận chuyờn trỏch
kiểm tra lại hàng húa để đảm bảo đủ về số lượng, chất lượng. Ngoài ra cụng ty cũng đó chỳ trọng đến việc kiểm tra cỏc chứng từ, húa đơn liờn quan đến quỏ trỡnh mua hàng.
Do làm tốt cụng tỏc này nờn đó gúp phần làm cho hàng húa giao nhận đủ về số lượng, đỳng về chất lượng, thời gian giao nhận như trong hợp đồng mua bỏn đó ghi, gúp phần làm tăng hiệu quả của cụng ty. Cụng ty cần phải tiếp tục hơn nữa khụng ngừng nõng cao chất lượng cụng tỏc này vỡ đõy là một cụng tỏc trong quỏ trỡnh quản trị mua hàng.
2.3.1.5 Đối với cụng tỏc đỏnh giỏ kết quả thực hiện.
Cụng tỏc kiểm tra, kiểm soỏt được diễn ra trong tất cả cỏc khõu của quỏ trỡnh mua hàng. Nếu khụng cú sự xỏc nhận của phũng kiểm tra chất lượng thỡ hàng húa sẽ khụng được nhập vào kho và phũng tài vụ sẽ khụng được phộp thanh toỏn mặt hàng đú. Những người cú trỏch nhiệm luụn đụn đốc, theo dừi, kiểm tra cụng tỏc mua hàng.
Hàng thỏng, hàng qỳy, hàng năm cụng ty đều cú cỏc cuộc họp để đỏnh giỏ kết quả mua hàng. Việc đỏnh giỏ này dựa trờn nguyờn tắc việc mua hàng của cụng ty cú đảm bảo đầy đủ kịp thời với chất lượng cao và chi phớ thấp nhất khụng..
Sau mỗi lần mua hàng cụng ty thường đỏnh giỏ kết quả mua hàng. Nếu hàng mua về đảm bảo đỳng về tất cả cỏc mục tiờu mà cụng ty đó đề ra như về số lượng, chất lượng, mẫu mó, chủng loại... tức là nhà cung cấp đó đỏp ứng đầy đủ nhu cầu về mục tiờu mà cụng ty đề ra thỡ cụng ty vẫn tiếp tục đặt hàngcủa nhà cung cấp đú. Cũn nếu hàng húa mua về cú sai sút nếu như là khỏch quan thỡ cụng ty sẽ cựng với nhà cung cấp tỡm ra cỏc giải phỏp để khắc phục, hạn chế rủi ro và thiệt hại đến mức thấp nhất, nhưng nếu như đú là lỗi của nhà cung cấp thỡ cụng ty sẽ tỡm và lựa chọn nhà cung cấp khỏc. Trờn thực tế cụng tỏc mua hàng được thực hiện đầy đủ, kịp thời theo yờu cầu của bỏn hàng, ớt để gõy ra tỡnh trạng thiếu hụt hàng húa để bỏn. Chi phớ mua hàng đối với những hàng húa trong nước đó phần lớn đảm bảo ở mức thấp nhất nhưng