Sơđồ 2.2: Quy trình chuyển tiền T/T đi tại Chi nhánh NHNo&PTNT quận 1
Kiểm tra sự phù hợp của hồ sơ Tiếp nhận hồ sơ Lãnh đạo chi nhánh phê duyệt
Thanh toán viên thông báo khách hàng lệnh không được thực hiện Trưởng phòng kế hoạch kinh doanh (KH-KD) kiểm soát và phê duyệt Chuyển trả lại bức điện cho chi nhánh Điện sai tiêu chuẩn/tài khoản chi nhánh không
đủ tiền
Phê duyệt Không Phê duyệt
Trưởng phòng kế hoạch kinh doanh ký xác nhận và chuyển lên lãnh đạo chi nhánh Hủy điện và Gửi trả hồ sơ lại cho thanh toán viên
Trưởng phòng KH- KD gửi điện thanh toán lên Sở Giao
Dịch (SGD) SGD kiểm tra tài khoản chi nhánh và tính phù hợp của điện thanh toán Điện đúng tiêu chuẩn và tài khoản chi nhánh đủ tiền
Hạch toán tài khoản của chi nhánh & SGD, và hạch toán tài khoản NOSTRO,VOSTRO tại SGD Chuyển tiếp điện thanh toán ra ngoài hệ thống NHNo&PTNT Việt Nam
Phạm vi thực hiện:
Chuyển tiền đi là các lệnh chuyển tiền chỉ thị ghi Nợ tài khoản NOSTRO của NHNo&PTNT Việt Nam tại ngân hàng khác hoặc ghi Có vào tài khoản VOSTRO của ngân hàng khác tại NHNo&PTNT Việt Nam để chuyển trả tiền cho người hưởng xác định, bao gồm:
Điện chuyển tiền gửi qua hệ thống SWIFT bao gồm: MT103, MT200, MT201, MT202, MT203, MT205.
Điện chuyển tiền gửi qua hệ thống TELEX có mã. Xử lý giao dịch tại chi nhánh:
Bước 1: Tiếp nhận hồ sơ
- Kiểm tra tính đầy đủ và phù hợp của các chứng từ khách hàng xuất trình theo yêu cầu của chếđộ quản lý ngoại hối và thể lệ thanh toán không dùng tiền mặt hiện hành của Ngân hàng Nhà nước Việt Nam.
- Hướng dẫn khách hàng ghi đúng, đầy đủ nội dung yêu cầu chuyển tiền của người hưởng và ký vào lệnh chuyển tiền gốc theo mẫu in sẵn của NHNo&PTNT Việt Nam – Chi nhánh quận 1.
- Kiểm soát nội dung thông tin trên lệnh chuyển tiền theo quy định.
- Kiểm tra, xác nhận số dư tài khoản của khách hàng, so sánh mẫu dấu và chữ ký của chủ tài khoản với mẫu dấu và chữ ký đăng ký giao dịch tại chi nhánh.
- Lập phiếu Báo Nợ hoặc hạch toán số tiền thanh toán và phí liên quan theo quy định hiện hành.
- Soạn thảo điện theo yêu cầu thanh toán, chi nhánh lựa chọn ngân hàng thanh toán dựa trên danh sách tài khoản NOSTRO do Sở Giao Dịch cung cấp.
Bước 2: Kiểm soát và phê duyệt
- Căn cứ vào hồ sơ thanh toán viên chuyển đến, Phụ trách Phòng thực hiện: Nếu không đồng ý thực hiện giao dich, ghi ý kiến, hủy điện và phiếu
Nếu đồng ý thực hiện giao dịch, Phụ trách Phòng ký xác nhận lên lệnh chuyển tiền, điện thanh toán, và chuyển hồ sơ để lãnh đạo chi nhánh phê duyệt.
- Kiểm soát/ Phụ trách Phòng tính mã nội bộ, gửi điện thanh toán đến Sở
Giao Dịch, chuyển trả hồ sơ cho thanh toán viên lưu trữ.
- Trong ngày, Chi nhánh có trách nhiệm kiểm soát và đối chiếu các lệnh đã gửi thanh toán với các điện do Sở Giao Dịch trả về (Điện ACK). Nếu phá hiện bức điện bị trả lại do có sai sót, Chi nhánh phải phối hợp với Sở Giao Dịch để chỉnh sửa và gửi lại điện theo quy trình.
Xử lý giao dịch tại Sở Giao Dịch:
Bước 1: Kiểm tra mã nội bộ và tiêu chuẩn điện - Nếu sai, chuyển trả lại cho Chi nhánh.
- Nếu đúng, hạch toán tài khoản của Chi nhánh tại Sở Giao Dịch và các tài khoản NOSTRO, VOSTRO tương ứng.
- Nếu tài khoản của chi nhánh không đủ vốn thanh toán, Sở Giao Dịch thông báo và chuyển trả lại điện cho Chi nhánh.
Bước 2: Trong trường hợp chi nhánh chưa chỉ định ngân hàng thanh toán, Sở (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Giao Dịch lựa chọn và hạch toán tài khoản NOSTRO, VOSTRO theo nguyên tắc: - Nếu ngân hàng là người hưởng là ngân hàng có quan hệ tài khoản với
NHNo&PTNT Việt Nam: Chỉ thị chính ngân hàng này ghi Nợ tài khoản NOSTRO hoặc ghi Có tài khoản VOSTRO để thực hiện lệnh thanh toán. - Nếu ngân hàng người hưởng không có quan hệ tài khoản trực tiếp với
NHNo&PTNT Việt Nam: Sở Giao Dịch lựa chọn một trong các ngân hàng cùng thị trường với ngân hàng người hưởng lợi, có quan hệ trực tiếp với người hưởng lợi.
Bước 3: Trong trường hợp, Chi nhánh đã chỉ thị ngân hàng thanh toán nhưng tài khỏan NOSTRO không đủ số dư thanh toán và không kịp thực hiện lệnh điều chuyển vốn, Sở Giao Dịch có thể điều chỉnh tên ngân hàng thanh toán, và các bút toán liên quan.
Bước 4: Chuyển tiếp điện ra ngoài hệ thống NHNo&PTNT Việt Nam
Cá nhân được Giám Đốc Sở Giao Dịch ủy quyền thực hiện chuyển tiếp điện chuyển tiền từ các hệ thống truyền tin nội bộ qua mạng SWIFT quốc tế ra khỏi hệ thống NHNo&PTNT Việt Nam.
Bước 5: Kiểm tra đối chiếu Điện hồi báo (Điện ACK) để điều chỉnh bút toán và hạch toán nếu điện gửi thành công.
* Nếu điện không gửi thành công thì thông báo về Chi nhánh để sửa đổi, điều chỉnh.
Điều chỉnh, ngừng hoặc hủy lệnh chuyển tiền:
- Xử lý tại Chi nhánh: Chi nhánh truy cập mạng để xác định trạng thái của bức điện chuyển tiền.
Nếu lệnh chuyển tiền vẫn thuộc phạm vi kiểm soát của Chi nhánh: Chi nhánh ngừng thanh toán, điều chỉnh hoặc hủy lệnh chuyển tiền. Thanh toán viên lưu hồ sơ có đầy đủ chữ ký của Kiểm soát/ Phụ trách Phòng và lãnh đạo Chi nhánh.
Nếu lệnh chuyển tiền đã chuyển đi khỏi sự kiểm soát của Chi nhánh:
Điện thoại thông báo, lập điện yêu cầu hủy, ngừng hoặc điều chỉnh gửi cho Sở Giao Dịch. Báo cáo lãnh đạo Chi nhánh nếu có sai sót để xử lý kịp thời.
- Xử lý tại Sở Giao Dịch:
Nếu điện chưa phát ra ngoài hệ thống: Sở Giao Dịch dừng và hủy các bút toán liên quan.
Nếu điện đã chuyển đi ra khỏi hệ thống NHNo&PTNT Việt Nam, thong báo ngay cho Chi nhánh biết để lập điện hủy hoặc điều chỉnh.
Theo dõi các điện phản hồi từ Ngân hàng nước ngoài cho đến khi giao dịch hoàn thành tại Sở Giao Dịch.
Thời hạn nhận và xử lý chứng từ tại Chi nhánh:
- Thực hiện yêu cầu chuyển tiền của khách hàng:
Thanh toán viên tại Chi nhánh tiếp nhận hồ sơ yêu cầu chuyển tiền của khách hàng trong thời gian giao dịch của ngày làm việc. Trong tối đa 30
phút từ khi khách hàng xuất trình các giấy tờ đủ để chuyển tiền, thanh toán viên phải thực hiện xong giao dịch và chuyển cho Phụ trách Phòng. Trong 15 phút kể từ khi nhận hồ sơ trình duyệt, Phụ trách Phòng phải
thực hiện xong khâu duyệt giao dịch.