- Xây dựng Bản mô tả công việc thống nhất, chi tiết cho từng bộ phận, vị trí. - Thường xuyên giám sát và kiểm tra để đảm bảo công tác tổ chức được thực hiện đúng theo những quy định, nguyên tắc đã thống nhất.
- Cho phép nhân viên được quyền từ chối thực hiện những yêu cầu không thuộc chức trách và nhiệm vụ của mình.
- Tham khảo, áp dụng một cách có chọn lọc những mô hình quản lý hiệu quả
của các tổ chức trong và ngoài nước.
- Thường xuyên đào tạo Phụ trách Phòng Kế hoạch- Kinh doanh về công tác quản trị để việc quản lý, tổ chức ngày một hiệu quả hơn.
3.1.1.3.Hiệu quả dự kiến: THỰC TRẠNG GIẢI PHÁP HIỆU QUẢ DỰ KIẾN Các bộ phận còn kiêm nhiệm , chồng chéo nên vẫn chưa tạo một dịch vụ khép kín trong thanh toán quốc tế. Nhân viên TTQT phải phụ trách cả các nghiệp vụ thanh toán quốc tế và cả nghiệp vụ tín dụng, sales.
- Xây dựng Bản mô tả công việc thống nhất, chi tiết cho từng bộ phận, vị trí.
- Thường xuyên giám sát và kiểm tra để đảm bảo công tác tổ chức được thực hiện đúng theo những quy định, nguyên tắc đã thống nhất.
- Cho phép nhân viên được quyền từ chối thực hiện những yêu cầu không thuộc chức trách và nhiệm vụ của mình.
- Tham khảo, áp dụng những mô hình quản lý hiệu quả
- Thường xuyên đào tạo Phụ
trách Phòng Kế hoạch- Kinh doanh về công tác quản lý, tổ chức. Công việc được thực hiện một cách suôn sẻ, mang lại hiệu quả cao. Giảm thiểu các trục trặc, sai sót trong quá trình tác nghiệp mà sự kiêm nhiệm chắc chắn sẽ gặp phải. Nhân viên mới sẽ dễ dàng thích nghi với công việc do quy trình
đã được chuẩn hóa. Dễ dàng tìm ra nguyên nhân và phân
định trách nhiệm khi xảy ra sai sót.
Tạo ra một môi trường làm việc chuyên nghiệp, giúp nhân viên có động lực làm việc và phát huy hết năng lực của mình.
3.1.2. Giải pháp thứ hai: HOÀN THIỆN CÁC ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ
HIỆN ĐẠI.
3.1.2.1.Mục tiêu:
- Hoàn thiện áp dụng toàn bộ chương trình IPCAS vào tất cả các hoạt động nghiệp vụ của Chi nhánh.
- Công nghệ ngân hàng đang trở thành một vũ khí lợi hại trong cuộc cạnh tranh ngày càng khốc liệt giữa các ngân hàng. Chính vì vậy, Chi nhánh cần phải hướng
đến việc thực hiện công nghệ thông tin hóa tất cả các hoạt động của Chi nhánh.
Đổi mới và ứng dụng công nghệ hiện đại để phục vụ đắc lực cho công tác quản trị đạt hiệu quả tốt hơn và phát triển dịch vụ ngân hàng tiên tiến.
- Củng cố công tác bảo mật thông tin để có thể hạn chế rủi ro cho chính ngân hàng, cũng như tạo dựng sự tin cậy vững chắc đối với khách hàng và các đối tác.
3.1.2.2.Cách thức thực hiện giải pháp:
- Hoàn thiện hơn phần lưu hồ sơ và truy xuất hồ sơ lưu một cách khoa học và an toàn.
- Đảm bảo việc đưa ứng dụng IPCAS giai đoạn II xúc tiến đúng dựđịnh.
- Tiếp tục mạnh dạn đầu tư kỹ thuật công nghệ ngân hàng, kỹ thuật truyền tin hiện đại phù hợp với tiêu chuẩn công nghệ ngân hàng tiên tiến trên thế giới.
- Thường xuyên theo dõi và cập nhật chương trình, phần mềm mới nhằm có kế
hoạch phòng ngừa tối đa việc hệ thống máy tính của Chi nhánh bị xâm nhập. - Nâng cấp đường truyền số liệu để đảm bảo tính ổn định của hệ thống thanh toán trực tuyến. Bên cạnh đó, sử dụng dịch vụ của nhiều nhà cung cấp đường truyền khác nhau để hạn chế tối đa các sự cố về mạng.
3.1.2.3.Hiệu quả dự kiến:
THỰC TRẠNG GIẢI PHÁP HIỆU QUẢ DỰ KIẾN (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Việc áp dụng kỹ thuật- công nghệ cao đang ở trong giai đoạn
đầu, vừa làm vừa học nên thao tác nghiệp vụ vẫn chưa thực sự thành thạo, còn gặp phải những hạn chế
trong việc sử dụng các ứng dụng công nghệ mới.
Quá trình hiện đại hóa công nghệ chưa ổn định, các sự cố kỹ
thuật như đường truyền, tốc độ
truy cập mạng chậm, phần mềm xử lý chậm… đôi khi vẫn còn xảy ra làm gián đoạn đến tốc độ thanh toán, ảnh hưởng đến lợi ích của khách hàng. Công tác bảo mật vẫn chưa
được quan tâm đúng mức.
- Hoàn thiện hơn phần lưu hồ sơ và truy xuất hồ sơ lưu một cách khoa học và an toàn.
- Đảm bảo việc đưa ứng dụng IPCAS giai
đoạn II xúc tiến đúng dựđịnh.
- Tiếp tục mạnh dạn đầu tư kỹ thuật công nghệ ngân hàng, kỹ thuật truyền tin hiện đại phù hợp với tiêu chuẩn công nghệ ngân hàng tiên tiến trên thế giới.
- Sử dụng dịch vụ của nhiều nhà cung cấp
đường truyền khác nhau để hạn chế tối đa các sự cố về mạng.
- Thường xuyên theo dõi và cập nhật chương trình, phần mềm mới nhằm có kế hoạch phòng ngừa tối đa việc hệ thống máy tính của ngân hàng bị xâm nhập. Tiết kiệm thời gian, tăng năng suất và hiệu quả làm việc. Hiện đại hóa các ứng dụng công nghệ
trong Ngân hàng không chỉ mang lại tiện ích cho quá trình thanh toán, giao dịch mà còn giúp cấp lãnh đạo có thể giám sát hoạt
động của Chi nhánh một cách chuyên nghiệp, chặt chẽ hơn, nâng cao hiệu quả
quản lý. Giúp ngân hàng quản lý dữ liệu một cách thống nhất và có thể truy xuất bất kỳ lúc nào, giảm được sức người trong việc theo dõi cơ học.
Hoàn thiện các ứng dụng công nghệ
ngân hàng hiện đại sẽ giúp phòng ngừa, nhận diện và nhanh chóng khắc phục rủi ro.
Việc ứng dụng công nghệ IPCAS là một trong những công nghệ ngân hàng hiện đại nhất, mang lại cho Chi nhánh nói riêng và NHNo&PTNT Việt Nam nói chung lợi thế
cạnh tranh so với các ngân hàng lớn khác. San bằng khoảng cách về công nghệ với các ngân hàng nước ngoài, làm nền tảng cho việc mở rộng mạng lưới hoạt động ra các nước lân cận.
3.1.3.Giải pháp thứ ba: CẢI THIỆN QUY TRÌNH CHUYỂN TIỀN T/T ĐI. 3.1.3.1.Mục tiêu:
- Tinh giản quy trình Chuyển tiền bằng điện.
- Cắt giảm các bước không thật sự cần thiết gây giảm hiệu quả công việc, từđó Chi nhánh có thểđẩy nhanh tiến độ thực hiện quá trình giao dịch đểđạt được sự
hài lòng của khách hàng.
3.1.3.2.Cách thức thực hiện giải pháp:
- Tại Chi nhánh:
Lược bỏ bước trình lãnh đạo Chi nhánh phê duyệt, thay vào đó sau khi Trưởng phòng Kế hoạch- Kinh doanh ký xác nhận, sẽ tiến hành tính mã nội bộ và chuyển thẳng Điện chuyển tiền ra Sở Giao Dịch.
- Tại Sở Giao Dịch:
Khi tài khoản của Chi nhánh không đủ số dư để thanh toán, thay vì chuyển trả (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
lệnh chuyển tiền cho Chi nhánh, Sở Giao Dịch sẽ yêu cầu lãnh đạo Chi nhánh xác nhận lệnh điều chuyển vốn. Sau khi nhận được lệnh điều chuyển vốn, Sở Giao Dịch sẽ tiến hành hạch toán và tiếp tục chuyển bức điện ra khỏi hệ thống NHNo&PTNT Việt Nam.
Kiểm tra sự phù hợp của hồ sơ
Tiếp nhận hồ sơ
Thanh toán viên thông báo khách hàng lệnh không được thực hiện Trưởng phòng kế hoạch kinh doanh (KH-KD) kiểm soát và phê duyệt Chuyển trả lại bức điện cho chi nhánh
Điện sai tiêu chuẩn
Phê duyệt Không Phê duyệt
Trưởng phòng kế
hoạch kinh doanh ký xác nhận và gửi
điện thanh toán lên Sở Giao Dịch
Hủy điện và Gửi trả hồ sơ lại cho thanh toán viên
SGD kiểm tra tài khoản chi nhánh và tính phù hợp của điện thanh toán Điện đúng tiêu chuẩn và tài khoản chi nhánh đủ tiền
Hạch toán tài khoản của chi nhánh & SGD, đồng thời hạch
toán tài khoản NOSTRO,VOSTRO tại SGD Chuyển tiếp điện thanh toán ra ngoài hệ thống NHNo&PTNT Việt Nam
Tài khoản của Chi nhánh không đủ tiền
Yêu cầu Chi nhánh xác nhận lệnh điều chuyển vốn
3.1.3.3.Hiệu quả dự kiến: THỰC TRẠNG GIẢI PHÁP HIỆU QUẢ DỰ KIẾN Quy trình Chuyển tiền T/T ở cả Chi nhánh và Sở Giao Dịch vẫn chưa tinh gọn đến mức tối thiểu. Điển hình như: - Tại Chi nhánh, sau khi Trưởng phòng Kế hoạch- Kinh doanh ký xác nhận vào lệnh chuyển tiền phải chuyển lên lãnh đạo Chi nhánh phê duyệt. Khi có số
lượng giao dịch nhiều sẽ
gây mất thời gian mặc dù có thể tinh giản được. - Tại Sở Giao Dịch, nếu kiểm tra tài khoản của Chi nhánh không đủ số
dư để thanh toán giá trị
của lệnh chuyển tiền, Sở Giao Dịch sẽ chuyển trả lại lệnh chuyển tiền cho Chi nhánh. - Tại Chi nhánh: Lược bỏ bước trình lãnh đạo Chi nhánh phê duyệt, thay vào đó sau khi Trưởng phòng Kế hoạch- Kinh doanh ký xác nhận, sẽ tiến hành tính mã nội bộ và chuyển thẳng Điện chuyển tiền ra Sở
Giao Dịch.
- Tại Sở Giao Dịch:
Khi tài khoản của Chi nhánh không đủ số dư để thanh toán, thay vì chuyển trả lệnh chuyển tiền cho Chi nhánh, Sở Giao Dịch sẽ yêu cầu lãnh đạo Chi nhánh xác nhận lệnh điều chuyển vốn. Sau khi nhận được lệnh điều chuyển vốn, Sở Giao Dịch sẽ tiến hành hạch toán và tiếp tục chuyển bức điện ra khỏi hệ thống NHNo&PTNT Việt Nam.
Tiết kiệm thời gian, chi phí khi thực hiện giao dịch với khối lượng lớn.
Khi tài khoản Chi nhánh không đủ
tiền vẫn có thể đảm bảo được tốc độ thực hiện thanh toán cho khách hàng, không phải lập lại quy trình một lần nữa.
3.1.4.Giải pháp thứ tư: NÂNG CAO NĂNG LỰC CẠNH TRANH BẰNG CÁCH TĂNG CƯỜNG THỰC HIỆN CÔNG TÁC KHÁCH HÀNG.
3.1.4.1.Mục tiêu:
- Đạt được sự hài lòng, tin tưởng của khách hàng và phát huy hết khả năng mở
rộng các đối tượng khách hàng. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- Củng cố vững chắc năng lực cạnh tranh của Chi nhánh so với các đối thủ và
đẩy mạnh gia tăng số lượng giao dịch tại Chi nhánh hơn nữa.
3.1.4.2.Cách thức thực hiện giải pháp:
Thành lập phòng tư vấn khách hàng, tư vấn các vấn đề liên quan đến thanh toán quốc tế cho khách hàng. Khi tư vấn cho Khách hàng chọn phương thức Chuyển tiền bằng điện, để bảo vệ lợi ích của khách hàng, Ngân hàng cần tư
vấn cho khách hàng nên:
Xây dựng rõ lộ trình chuyển tiền.
Thỏa thuận thời điểm chuyển tiền trùng với thời điểm giao hàng. Quy định rõ về phương tiện chuyển tiền, chi phí chuyển tiền ai chịu?
Tổ chức các lớp đào tạo, hội thảo về các thông lệ quốc tế và kinh nghiệm về
thanh toán quốc tế cho các khách hàng thường xuyên sử dụng dịch vụ của chi nhánh.
Xây dựng quy trình chuyển tiền bằng điện chuẩn bằng văn bản một cách chi tiết và phổ biến cho các doanh nghiệp.
Nâng cao hiệu quả hoạt động của phòng Dịch vụ - Maketing. Xây dựng quang cảnh bên ngoài Chi nhánh bề thế hơn, tại trụ sở của Chi nhánh hiện nay tuy vẫn đủ diện tích sử dụng nhưng mặt tiền của Chi nhánh khá hẹp, ít gây sự
3.1.4.3.Hiệu quả dự kiến: THỰC TRẠNG GIẢI PHÁP HIỆU QUẢ DỰ KIẾN Hoạt động Marketing chưa thực sự phát huy hiệu quả. Do Phòng Dịch vụ - Marketing mới được thành lập không lâu nên việc thiết lập chiến lược quảng bá, giới thiệu dịch vụ đến khách hàng chưa được mạnh mẽ và hiệu quả. Việc quảng bá, tìm kiếm, phát triển khách hàng còn khá hạn chế. Thành lập phòng tư vấn khách hàng, tư vấn các vấn đề liên quan đến thanh toán quốc tế cho khách hàng.
Tổ chức các lớp đào tạo, hội thảo về các thông lệ
quốc tế và kinh nghiệm về thanh toán quốc tế cho các khách hàng thường xuyên sử dụng dịch vụ của chi nhánh. Xây dựng quy trình chuyển tiền bằng điện chuẩn bằng văn bản một cách chi tiết và phổ biến cho các doanh nghiệp Khi tư vấn cho Khách hàng chọn phương thức Chuyển tiền bằng điện, để bảo vệ lợi ích của khách hàng, Ngân hàng cần tư vấn cho khách hàng nên: -Thỏa thuận thời điểm chuyển tiền trùng với thời điểm giao hàng. -Quy định rõ về phương tiện chuyển tiền, chi phí chuyển tiền ai chịu? Tạo ấn tượng tốt về chất lượng phục vụ của Chi nhánh, xây dựng một hình ảnh tốt đẹp trong lòng khách hàng. Giúp Chi nhánh phát triển thêm nhiều khách hàng mới, củng cố sự hài lòng, tin tưởng của khách hàng đã giao dịch với Chi nhánh. Từ đó, doanh số nghiệp vụ không những tăng lên, mà còn ảnh hưởng tích cực đến kết quả kinh doanh của toàn Chi nhánh. Giúp khách hàng yên tâm nhờ biết được tiến độ của việc chuyển tiền thông qua quy trình chuyển tiền chuẩn mà Chi nhánh đã gửi cho các Doanh nghiệp
3.1.5.Giải pháp thứ năm: NÂNG CAO TRÌNH ĐỘ VÀ NĂNG LỰC CHO CÁN BỘ
3.1.5.1.Mục tiêu:
Cán bộ, nhân viên là một yếu tố rất quan trọng, trực tiếp quyết định hiệu quả
kinh doanh và nâng cao năng lực cạnh tranh của ngân hàng. Kết quả này phụ thuộc rất lớn vào trình độ chuyên môn, nghiệp vụ, tính năng động sáng tạo, đạo đức nghề
nghiệp, thái độphục vụ của cán bộ ngân hàng, đó cũng là những vấn đề mà khách hàng phàn nàn nhiều nhất và mong muốn nhiều nhất từ ngân hàng. Chính vì vậy, mục tiêu của việc nâng cao trình độ và năng lực cho cán bộ chính là việc làm thế
nào để xây dựng được một đội ngũ nhân sự chuyên nghiệp, giàu kinh nghiệm chuyên môn cùng với tinh thần nhiệt huyết và cống hiến hết mình cho Chi nhánh.
3.1.5.2.Cách thức thực hiện giải pháp:
- Các nhân viên TTQT đều qua các khóa đào tạo TTQT cơ bản. Hàng năm đều tổ chức và tham gia các buổi hội thảo, chuyên đề. Tuy nhiên vì thời gian các buổi hội thảo ngắn, không thể làm rõ hết các vấn đề nên chưa thực sự phát huy hết tác dụng. Vì vậy, bộ phận TTQT tại Chi nhánh nên phối hợp với Phòng TTQT tại Hội sở tập hợp các tình huống, trường hợp cần thảo luận từ các chi nhánh, đưa ra hướng giải quyết và phổ biến đến các chi nhánh trong toàn hệ thống. Đây cũng là một cách để nâng cao kiến thức và chất lượng đội ngũ nhân viên TTQT cũng như đội ngũ nhân viên tín dụng. Lập kế hoạch dài hạn trong việc dành một quỹ thời gian để hướng dẫn tổ chức tập huấn, bồi dưỡng kiến thức về chuyên môn nghiệp vụ, văn hoá kinh doanh và nâng cao trình độ ngoại ngữ.
- Trong quá trình giao dịch trực tiếp với khách hàng, nhân viên chính là một yếu tố để khách hàng đánh giá về chất lượng dịch vụ ngân hàng. Thực hiện tiêu chuẩn hoá cán bộ thanh toán quốc tế và loại bỏ, thuyên chuyển sang bộ phận khác những cán bộ yếu về tư cách đạo đức, thiếu trung thực, những cán bộ thiếu kiến thức chuyên môn nghiệp vụ.
- Các quy định về quản lý ngoại hối, về chính sách thương mại, hải quan, định hướng của nền kinh tế… ảnh hưởng trực tiếp đến nghiệp vụ TTQT, từng nhân viên TTQT không thể cập nhật hết các thay đổi của các quy định này. Vì vậy, bộ
phận TTQT cần thành lập một bộ phận chuyên trách cập nhật các thay đổi có liên quan và phổ biến đến từng nhân viên , kịp thời cập nhật các điều chỉnh về quy
định và chính sách liên quan đến TTQT; kịp thời tư vấn khi khách hàng yêu cầu. - Đối với những nhân viên mới lẫn nhân viên cũ, cần làm cho họ hiểu rõ tầm quan trọng của việc thường xuyên nghiên cứu, học tập để cập nhật những kiến thức. Khuyến khích nhân viên tiếp tục nghiên cứu khoa học và thực hiện những
3.1.5.3.Hiệu quả dự kiến: THỰC TRẠNG GIẢI PHÁP HIỆU QUẢ DỰ KIẾN Trình độ nghiệp vụ chuyên môn của một số cán bộ còn chưa tốt, năng suất làm việc chưa cao. Các nhân viên TTQT
đều qua các khóa đào tạo TTQT cơ bản thông qua các buổi