- Thanh toỏn mua hàng chớnh xỏc.
4.4. Cỏc chu trỡnh kinh doanh khỏc trong doanh nghiệp
Cú ba chu trỡnh kinh doanh cơ bản khỏc trong cỏc đơn vị là chu trỡnh quản lý nguồn nhõn lực, chu trỡnh sản xuất, và chu trỡnh tài chớnh. Hầu hết cỏc đơn vị đều cần tài sản cố định như là văn phũng, nhà xưởng, mỏy múc thiết bị để tiến hành sản xuất kinh doanh. Bờn cạnh đú yờu tố về nguồn nhõn lực cũng khụng thể thiếu được trong hoạt động kinh doanh. Chu trỡnh quản lý nguồn nhõn lực bao gồm cỏc hoạt động liờn quản đến tài sản cố định và nhõn sự. Trong doanh nghiệp sản xuất cỏc nguyờn vật liệu được mua vào và chuyển hoỏ thành sản phẩm hoàn thành thụng qua quỏ trỡnh sản xuất. Mục đớch của chu trỡnh sản xuất là ghi nhận được tất cả cỏc thụng tin về sản phẩm trong quỏ trỡnh sản xuất. Một quỏ trỡnh khỏc khụng thể thiếu được trong mỗi tổ chức là tỡm cỏc nguồn vốn hỗ trợ hoạt động, cung cấp cỏc thụng tin đầu vào, xử lý cỏc dữ liệu đầu ra về
Cỏc hoạt động quản lý nhõn sự trong một tổ chức bao gồm chức năng quản lý nhõn sự, là chức năng theo dừi việc tuyển dụng nhõn sự, theo dừi, ghi nhận đỏnh giỏ nhõn sự (hỡnh 4.4.1.1.1), chức năng quản lý tiền lương (hỡnh 4.4.1.1.2), là chức năng theo dừi cỏc khoản phải trả và thanh toỏn cho người lao động.
* Mục tiờu: tuyển dụng, huấn luyện người lao động; theo dừi, đỏnh giỏ hoạt động của nhõn viờn; điều chỉnh bỏo cỏo theo yờu cầu quản lý; bỏo cỏo cỏc khoản giảm trừ tiền lương; thanh toỏn lương đỳng hạn cho người lao động; cung cấp những thụng tin bao quỏt về cỏc hoạt động nhõn sự và tiền lương cho nhà quản lý.
*Dữ liệu đầu vào (chứng từ gốc): mẫu chức danh nhõn sự; bảng chấm cụng; cỏc chứng từ ghi nhận giảm trừ tiền lương; chứng từ ghi nhận thu nhập cỏ nhõn.
Cỏc chứng từ gốc cần thiết được dựng trong quỏ trỡnh tớnh lương là mẫu chức danh cụng việc, bảng chấm cụng, cỏc chứng từ giảm tiền lương, cỏc chứng từ ghi nhận thuế thua nhập cỏ nhõn. Bộ phận nhõn sự dựa vào mẫu chức danh làm căn cứ tớnh lương cho cỏc nhõn viờn mới hay nhõn viờn vừa chuyển đổi vị trớ làm việc (điều chỉnh tăng, giảm bậc lương). Chứng từ này rất quan trọng trong mục đớch kiểm soỏt. vớ dụ kiểm toỏn viờn cú thể kiểm tra lại chi phớ tiền lương tại sao lại tăng khi tra cứu trờn hệ thống thụng tin kế toỏn được vi tớnh hoỏ khụng tỡm ra được bằng chứng cho thấy đó cú sự xột duyệt.
Bảng chấm cụng cú tỏc dụng tớnh giờ lao động của nhõn viờn làm việc. Một số cụng ty khụng sử dụng bảng chấm cụng mà sử dụng thẻ từ khi nhõn viờn đến và rời văn phũng, thẻ từ được ghi nhận giờ làm việc và chuyển dữ liệu vào mỏy tớnh. Hệ thống thụng tin kế toỏn cú thể hỗ trợ cho việc quản lý việc ghi nhận thời gian làm việc và giỏm sỏt cụng việc của nhõn viờn. Nếu cụng ty sử dụng hệ thống tớnh giỏ thành theo cụng việc, hệ thống thụng tin kế toỏn sẽ giỳp phõn tớch chi phớ lao động gắn liền với từng mó số cụng việc cụ thể.
Bảng giảm trừ cỏc khoản là bảng thể hiện cỏc khoản trừ lương người lao động như bảo hiểm người lao động phải chịu, chi phớ cụng đoàn, cỏc khoản thuế thu nhập... dựa vào đõy để tớnh cỏc khoản lương cũn thực lĩnh của người lao động.
* Dữ liệu đầu ra (bỏo cỏo): thụng tin trờn bỏo cỏo tài chớnh; danh sỏch nhõn viờn; sộc thanh toỏn (bảng thanh toỏn tiền lương); bỏo cỏo giảm trừ cỏc khoản tiền lương; bỏo cỏo về tỡnh hỡnh nộp thuế; túm tắt bảng lương.
Danh sỏch nhõn viờn cung cấp thụng tin về những người làm việc tại cụng ty nhu tờn, địa chỉ, hỡnh ảnh cỏ nhõn. Bảng thanh toỏn tiền lương cho biết những thụng tin tổng tiền lương cỏc khoảngiảm trừ, và lương thực lĩnh. Kế toỏn sẽ nhỡn vào bảng lương để tiến hành hạch toỏn vào sổ nhật ký về chi phớ tiền lương và khoản phải trả. Bỏo cỏo cỏc khoản giảm trừ cung cấp thụng tin những khoản giảm trừ lương của người lao động. Cỏc thụng tin về cỏc khoản thỳờ phải nộp cho Nhà nước sẽ bao gồm cỏc khoản thuế thu nhập cỏ nhõn tại cụng ty. Bờn cạnh đú, cỏc bỏo cỏo về cỏc khoản phải nộp trớch theo lương đụi khi cũng được in chi tiết để phục vụ cho quỏ trỡnh quản lý. Cỏc nhà quản lý muốn biết chi tiết phần trớch theo lương do doanh nghiệp chịu là bao nhiờu và người lao động phải chịu với giỏ trị như thế nào. Bỏo cỏo tổng hợp theo lương cũng là một bỏo cỏo rất quan trọng. Dựa vào bỏo cỏo này, nhà quản lý cú thể thấy được chi phớ tiền lương của từng phũng ban, từng cụng việc, chi phớ tiền lương chớnh và cỏc khoản phụ cấp tiền lương ngoài giờ... được tớnh như thế nào.
Nhõn sự được tuyển dụng sẽ là cơ sở để cung cấp thụng tin cho quỏ trỡnh xử lý thụng tin cho cỏc nhõn sự mới từ việc ghi nhận thụng tin cỏ nhõn, thuế và bảng lương.
Xử lý thụng tin cho cỏc nhõn sự mới cũng là cơ sở để theo dừi quỏ trỡnh làm việc của nhõn sự qua đú sẽ cập nhật thụng tin cỏ nhõn, thuế và bảng lương.
Xử lý thụng tin cho cỏc nhõn sự mới và theo dừi quỏ trỡnh làm việc của nhõn viờn sẽ được lưu tại tập tin về nhõn sự và tiền lương.
Quỏ trỡnh trờn cũn là cơ sở để lập cỏc bỏo cỏo phõn tớch những thay đổi về nhõn sự.
Hỡnh 4.4.1.1.2: chức năng quản lý tiền lương của bộ phận nhõn sự
Từ bảng phõn cụng phõn nhiệm là cơ sở để lập bảng chấm cụng, bảng chấm cụng cung cấp thụng tin để tạo lập bảng lương. Bảng chấm cụng và bảng lương đều lấy thụng tin và lưu trữ thụng tin tại tập tin nhõn sự và bảng lương.
Căn cứ vào bảng lương cú những bỏo cỏo phõn tớch chờnh lệch tiền lương và thanh toỏn lương cho nhõn viờn
Xử lý thụng tin cho cỏc nhõn sự mới
Theo dừi quỏ trỡnh làm việc Ghi nhận thụng tin cỏ nhõn, thuế và bảng lương Cập nhật thụng tin cỏ nhõn, thuế và bảng lương Tập tin về nhõn sự và tiền lương Bỏo cỏo phõn tớch những thay đổi về nhõn sự Tuyển dụng nhõn sự
Bảng phõn cụng phõn nhiệm Bảng chấm cụng Tạo lập bảng lương Tập tin về nhõn sự và tiền lương Bỏo cỏo phõn tớch chờnh lệch tiền lương Thanh toỏn lương Tổng hợp bảng l ơng báo cáo các khoản giảm trừ
Kiểm tra việc ghi nhận Bảng chám công
Thông tin thanh toán
Chuẩn bị thanh toán Thông tin về l ơng Xác nhận bảng chấm công Bảng chám công Các khoản giám trừ Chuẩn bị các báo cáo Tập tin bảng l ơng Tổng hợp thu nhập Phòng nhân sự Bộ phận thanh toán l ơng Nhân viên Cơ quan thuế Tập tin bảng l ơng
Tài sản cố định là tài sản cú đời sống hữu dụng trờn một năm. Mục tiờu của quỏ trỡnh quản lý tài sản cố định là quản lý việc mua sắm, duy trỡ, bảo dưỡng, đỏnh giỏ thanh lý tài sản cố định của đơn vị (tài sản dài hạn).
Tổng quan về quỏ trỡnh quản lý tài sản cố định
* Mục tiờu: theo dừi việc mua sắm tài sản cố định; ghi nhận việc bảo trỡ bảo dưỡng tài sản cố định; đỏnh giỏ tài sản cố định; phõn bổ chi phớ khấu hao tài sản cố định; theo dừi việc thanh lý tài sản cố định.
Trong mỗi cụng ty măc dự cú quy mụ nhỏ nhưng đều sở hữu rất nhiều loại tài sản, do đú cũng đũi hỏi việc theo dừi từ lỳc đầu tư đến khi sử dụng. Với sự giỳp đỡ của hệ thống thụng tin kế toỏn sẽ giỳp đỡ việc tớnh khấu hao cho từng tài sản, và chuẩn bị cỏc thụng tin trờn bỏo cỏo tài chớnh hay bỏo cỏo cho cơ quan thuế. Bờn cạnh đú, hệ thống thụng tin kế toỏn sẽ giỳp đỡ việc theo dừi việc di chuyển tài sản từ bộ phận này đến bộ phận khỏc, mà hệ thống đú rất khú theo dừi bằng thủ cụng.
Khi cỏc tài sản cần sửa chữa hệ thống thụng tin kế toỏn sẽ giỳp theo dừi cỏc chi phớ về sửa chữa, giỳp phõn biệt chi phớ nào được phõn bổ trong kỳ. Cuối cựng hệ thống thụng tin kế toỏn giỳp tớnh lói lỗ trong quỏ trỡnh thanh lý tài sản cố định bằng cỏch so sỏnh cỏc khoản thu nhập được và cỏc khoản chi phớ khi thanh lý. Nhận ra được điều này, cỏc phần mềm hiện nay đưa ra rất nhiều giải phỏp cho việc quản lý.
* Dữ liệu đầu vào (chứng từ gốc): phiếu yờu cầu tài sản; bỏo cỏo nhập tài sản; hoỏ đơn mua tài sản; chứng từ ghi nhận sửa chữa và bảo trỡ tài sản; mẫu thay đổi tớnh năng tài sản cố định.
Cỏc nghiệp vụ về tài sản cố định bắt đầu từ việc yờu cầu mua tài sản cố định. Mỗi bộ phận khi cú yờu cầu phải điền vào mẫu yờu cầu. Phiếu yờu cầu tài sản cố định thường sẽ được một hay nhiều nhà quản lý xột duyệt, đặc biệt là cỏc tài sản đựng để đầu tư sản xuất. Cỏc chứng từ cần thiết liờn quan đến việc mua sắm tài sản cố định như là bỏo cỏo đó nhận được tài sản, hoỏ đơn của nhà cung cấp, và cỏc ghi nhận liờn quan đến việc sửa chữa trước khi đưa vào sử dụng. Bộ phận tiếp nhận tài sản phải điền vào mẫu bỏo cỏo đó nhận tài sản. Bộ phận bỏn sẽ gửi hoỏ đơn cho cụng ty khi tài sản đó được giao. Trong mội số trường hợp, cỏc cụng ty cú thể tự xõy dựng cỏc tài sản cố định, như nhà kho, văn phũng, cỏc chứng từ cần thiết là phiếu hoàn thanh cụng việc, tập hợp cỏc chi phớ cú liờn quan đến tài sản được xõy dựng.
Cú nhiều cỏch tớnh chi phớ khấu hao tài sản cố định. Hệ thống thụng tin kế toỏn sẽ giỳp doanh nghiệp lựa chọn cỏch tớnh khấu hao cho nhiều mục đớch bỏo cỏo, thõm chớ cũn giỳp doanh nghiệp chuyển đổi cỏch tớnh chi phớ khấu hao để phục vụ cho bỏo cỏo với cơ quan thuế hay cỏc quy định của ngành nghề bắt buộc.
Khi di chuyển tài sản từ bộ phận này sang bộ phận khỏc thỡ mẫu phiếu đề nghị di chuyển tài sản được sử dụng. Mẫu di chuyển tài sản cũng được dựng khi bỏn thanh lý tài sản. Quản lý tài sản cố định cũn yờu cầu ghi nhận cỏc chi phớ sửa chữa hay bảo trỡ tài sản. Mẫu phiếu yờu cầu sửa chữa và bảo trỡ tài sản được sử dụng để ghi nhận cập nhật cỏc chi phớ phõn bổ chi phớ vào trong kỳ hay tăng giỏ trị nguyền giỏ.
* Dữ liệu đầu ra (bỏo cỏo): thụng tin trờn bỏo cỏo tài chớnh; sổ đang ký tài sản cố định; sổ đăng ký khấu hao; bỏo cỏo về sửa chữa và bảo trỡ tài sản cố định; bỏo cỏo thanh lý tài sản cố định.
Một trong những bỏo cỏo của quỏ trỡnh quản lý tài sản cố định là bỏo cỏo danh sỏch cỏc tài sản trong cụng ty đang sử dụng. Danh sỏch tài sản cố định sẽ liệt kờ mó số tài sản và nơi tài sản đang được bảo quản và sử dụng. Khi tài sản được dỏn mó vạch thỡ lỳc kiểm tra, cỏc nhõn viờn sẽ dễ dàng xỏc định được cỏc loại tài sản trong cụng ty ở cỏc khu vực khỏc nhau.
Sổ đăng ký khấu hao dựng để thụng tin cỏc chi phớ khấu hao và hao mũn luỹ kế của từng tài sản. Bỏo cỏo về chi phớ sửa chữa và bảo trỡ cho biết cỏc chi phớ bảo dưỡng bảo trỡ trong ký phỏt sinh cũng như lịch sử về chi phớ khấu hao và bảo trỡ cho từng tài sản. Cuối cựng bỏo cỏo về thanh lý tài sản cố định phản ỏnh việc nhượng bỏn hay thanh lý tài sản cố định trong kỳ.
Bộ phận sử dụng tài sản gửi phiếu yờu cầu đặt mua tới bộ phận quản lý tài sản cố định bộ phận này sẽ ghi nhận chi phớ cho tài sản mới, tiếp nhận cỏc thụng tin về tài sản từ húa đơn mà nhà cung cấp gửi, thụng tin về chi phớ tài sản này sẽ được lưu tại tập tin tài sản cố định.
Khi cú sự thay đổi về tài sản cố định (bảo dưỡng, sửa chữa) bộ phận sử dụng tài sản sẽ cú những bỏo cỏo cập nhật về thụng tin thay đổi tài sản tới bộ phận quản lý tài sản,
Tài sản được thanh lý từ yờu cầu thanh lý tài sản của bộ phận sử dụng sẽ được bộ phận quản lý tài sản cố định ghi nhận thanh lý tài sản và lưu trữ thụng tin về cỏc tài sản hết hạn sử dụng tại tập tin quản lý tài sản cố định và chuyển cỏc bỏo cỏo vận chuyển cũng như hoa đơn đến người mua.
Bộ phận quản lý tài sản cố định tớnh khấu hao theo phương phỏp phự hợp và thụng tin này cũng được lưu tại tập tin quản lý tài sản cố định.
Hỡnh 4.4.1.2.1 Sơ đồ dữ liệu hoạt động quản lý tài sản cố định