- Thanh toỏn mua hàng chớnh xỏc.
4.1.2. Hệ thống mó hoỏ
Hệ thống thụng tin kế toỏn dựa vào cỏc thụng tin đó mó húa để ghi nhận, phõn loại, lưu trữ và lập bỏo cỏo tài chớnh. Khi thực hiện kế toỏn thủ cụng thỡ việc mó hoỏ theo alpha ABC sẽ phục vụ rất hữu ớch. Tuy nhiờn trong hệ thống tin học lại sử dụng mó hoỏ theo số thứ tự (chỉ mó hoỏ theo số thứ tự) hoặc kết hợp giữa mó hoỏ theo alpha ABC và số hoỏ để ghi nhận cỏc nghiệp vụ kế toỏn. Kết hợp giữa mó hoỏ cho việc hệ thống húa thụng tin trong đơn vị đảm bảo là cỏc dữ liệu sẽ đồng nhất.
1.Khỏi niệm và cỏc dạng mó húa
- Mó hoỏ tờn gọi: là phộp gỏn tờn gọi vắn tắt cho một đối tượng đú trong hệ thống, tờn gọi phải ngắn gọn, xỏc định, khụng trựng nhau trong cựng một phạm vi và phải thể hiện được những thụng tin quan trọng nhất.
Yờu cầu đối với mó hoỏ tờn gọi: mó hoỏ phải đảm bảo tớnh xỏc định, phải thớch hợp với mục đớch sử dụng cho người, cho mỏy hay cả người và mỏy. Mó húa cho người sử dụng phải cú tớnh gợi nhớ, dễ hiểu, dễ giải mó. Mó húa cho mỏy tớnh cần được định nghĩa chặt chẽ, từ ý nghĩa từng giỏ trị cho đến vựng giỏ trị của mó. Vớ dụ mó số hồ sơ sinhviờn một trường đại học bao gồm 11 ký tự, trong đú 2 ký tự đầu là dành cho năm sinh, hai ký tự tiếp theo là năm vào trường, ký tự tiếp theo chỉ giới tớnh, tiếp theo là ký tự ngành học, 3 ký tự tiếp theo là viết tắt họ, đệm, tờn của sinh viờn, 2 ký tự sau cựng để phõn biệt. Vớ dụ: sinh viờn Trần Việt Nga, sinh năm 1983, vào năm 2000, nữ, khoa Anh cú mà là: 8300FETVN02.
- Một số kiểu mó hoỏ thụng dụng: + Mó hoỏ liờn tiếp
+ Mó hoỏ theo đoạn: chia đoạn cho từng đối tượng, vớ dụ từ 001 đến 9999 là mó hoỏ cho vật liệu sắt.
+ Mó hoỏ cắt lớp: chia tập đối tượng thành từng lớp, vớ dụ biển số xe là một loại mó cắt lớp, mỗi tỉnh thành là một lớp.
+ Mó hoỏ phõn cấp (hệ thống tài khoản) + Mó hoỏ diễn nghĩa dựng cho xử lý thủ cụng
+ Mó hoỏ tổng hợp là phối hợp một số phương phỏp mó. 2. Từ điển dữ liệu
- Khỏi niệm: là một tư liệu về tờn gọi cỏc đối tượng xuất hiện trong cỏc giai đoạn phõn tớch, thiết kế, cài đặt và bảo trỡ hệ thống. Thụng tin liờn quan đến cỏc đối tượng như sự kiện, luồng dữ liờu, thực thể, chức năng, xử lý, tệp dữ liệu, modul, chương trỡnh thường được mụ tả trong từ điển dữ liệu.
Trong từ điển dữ liệu cú nhiều loại mục từ nhưng bốn mục từ thường được đề cập đến là : Luồng dữ liệu, kho dữ liệu, thuộc tớnh xử lý, chức năng xử lý.
Cú nhiều dạng mó hoỏ được sử dụng trong hệ thống thụng tin kế toỏn: Mó hoỏ theo trớ nhở của nhõn viờn kế toỏn, mó hoỏ theo khối, mó hoỏ tuần tự. Đỏnh mó theo trớ nhớ giỳp người sử dụng quen vúi những cụng việc họ đang thực hiện.
3. Nghiờn cứu và thiết kế mó hoỏ
Mó hoỏ theo dạng số là điều rất quan trọng khi thiết kế mó hoỏ trong kế toỏn vỡ nhiều lý do