- Lưu đồ chứng từ mụ tả trỡnh tự luõn chuyển của chứng từ số liờn chứng từ, người lập, người nhận, nơi lưu trữ, tớnh chất lưu trữ… trong xử lý thủ cụng hay bỏn thủ cụng.
- Lưu đồ xử lý chứng từ được sử dụng để theo dừi quỏ trỡnh lưu chuyển chứng từ trong một đơn vị, đú là mụ tả quỏ trỡnh từ lỳc chứng từ được tạo lập bởi một cỏ nhõn, phũng ban đến cuối quỏ trỡnh sau khi chỳng được xử lý.
- Cấu trỳc của một sơ đồ xử lý chứng từ được bắt đầu từ việc xem xột cỏc phũng ban hay cỏc cỏ nhõn cụ thể cú liờn quan đến từng quỏ trỡnh cụ thể. Sơ đồ mụ tả hệ thống xử lý dữ liệu thường sử dụng cỏc biểu tượng thường dựng để vẽ lưu đồ.
- Lưu đồ xử lý dữ liệu tập trung vào cỏc dũng luõn chuyển vật lý về cỏc bỏo cỏo, cỏc giấy tờ tương tự khi thiết kế lưu đồ, một số người thiết kế cũng cú thể mụ tả thờm cỏc dũng hàng húa được di chuyển như thế nào hoặc một số thụng tin khụng liờn quan đến giấy tờ phỏt sinh (VD: nhõn viờn bỏn hàng gọi điện để kiểm tra tỡnh hỡnh mua chịu của khỏch hàng trước khi bỏn chịu). Khỏi niệm chứng từ được dựng để mụ tả cỏc dũng dữ liệu lưu chuyển và thụng tin trong đơn vị.
* Cỏc bước vẽ lưu đồ dũng dữ liệu:
A A
Mụ tả hệ thống hiện hành
Bước 1: Mụ tả hệ thống hiện hành bằng cỏc đoạn văn mụ tả Bước 2: Lập bảng thực thể và cỏc hoạt động liờn quan đến cỏc
thực thể đú
Bước 3: Đỏnh dấu cỏc hoạt động xử lý dữ liệu trong cỏc hoạt động trong bảng mụ tả ở bước 2
Hoạt động xử lý dữ liệu bao gồm: truy xuất, chuyển húa, lưu trữ dữ liệu. Cỏc hoạt động nhập liệu, sắp xếp, xỏc nhận, tớnh toỏn, tổng hợp…
Cỏc hoạt động chuyển và nhận dữ liệu giữa cỏc thực thể khụng phải là hoạt xử lý dữ liệu
Cỏc hoạt động chức năng: nhập xuất, bỏn hàng, mua hàng… khụng phải là hoạt động xử lý dữ liệu
Bước 4: Chia lưu đồ thành cỏc cột
Mỗi thực thể bờn trong là một cột trờn lưu đồ
Cỏc cột được sắp xếp sao cho dũng lưu chuyển của cỏc hoạt động từ trỏi sang phải
Bước 5: Xỏc định cỏc thành phần của từng cột Đọc lại bảng mụ tả lần lượt từng hoạt động
Sắp xếp cỏc thành phần của lưu đồ theo hướng di chuyển thụng tin từ trờn xuống dưới
Nguyờn tắc Sandwich: Bất kỡ kớ hiệu xử lý nào đều bị kẹp giữa 2 kớ hiệu đầu vào và đầu ra.
Bước 6: Hoàn thành lưu đồ
Nối cỏc kớ hiệu thành phần bằng cỏc dũng thụng tin
Sử dụng cỏc dấu nối khi dũng thụng tin chuyển qua cột khỏc để trỏnh vẽ nhiều cỏc đường kẻ ngang/dọc
Cỏc hoạt động xử lý liờn tiếp nhau cú thể gộp chung thành 1 hoạt động xử lý (nếu cần)
Cỏc chứng từ khụng thể là điểm bắt đầu và điểm kết thỳc
Vớ dụ: Trưởng phũng yờu cầu chuẩn bị giấy tờ mụ tả quỏ trỡnh yờu cầu mua hàng đến phũng cung ứng vật tư của cụng ty. Quỏ trỡnh này được mụ tả bằng lời như sau: muốn cung ứng hàng hoỏ cỏc yờu cầu phải lập phiếu yờu cầu hàng hoỏ. Nhưng nếu cần văn phũng phẩm phải lập phiếu yờu cầu thành 2 bản, một bản gửi phũng cung ứng, một bản lưu lại văn phũng.
Trong quỏ trỡnh này, cú hai phũng cú liờn quan, đú là phũng yờu cầu và phũng cung ứng. Để bắt đầu, nờn đặt tờn cỏc phũng này trờn phần tiờu đề.
Kế đến vẽ hai bản phiếu yờu cầu hàng hoỏ trong phần yờu cầu nơi tại chứng từ. Nờn đỏnh số 1,2 trờn cỏc bản yờu cầu. Cuối cựng, ghi rừ mỗi chứng từ được luõn chuyển đi đõu: phiếu số 2 gửi cho phũng cung ứng, phiếu số 1 lưu tại văn phũng yờu cầu. Thụng thường phiếu số 1 được lưu tại bộ phận tạo ra chứng từ.
Dựng điểm nối để chỉ sự luõn chuyển chứng từ từ phũng này sang phũng khỏc.
1
2 Phiếu yờu cầu hàng (GRF – Goods Requisition Form) A Fi le 2 Phiếu yờu cầu hàng (GRF – Goods
Requisition
Form)
A
Phũng yờu cầu Phũng cung ứng
