- Thanh toỏn mua hàng chớnh xỏc.
4.1.1. Tổng quan về chu trỡnh kế toỏn tài chớnh tại cụng ty
Dựa vào việc chuẩn bị chứng từ gốc hệ thống thụng tin kế toỏn ghi nhận mỗi nghiệp vụ hay cỏc sự kiện kinh doanh ảnh hưởng đến tỡnh hỡnh tài chớnh của cụng ty. Cỏc sổ gốc:
1. Sổ nhật ký
Nhõn viờn kế toỏn ghi nhận tất cả cỏc nghiệp vụ trong sổ nhật ký, cỏc nghiệp vụ này sẽ được ghi theo trỡnh tự thời gian và được định khoản chớnh xỏc. Cỏc tài khoản được thiết lập cho một cụng ty cụ thể được gọi là sơ đồ tài khoản. Sơ đồ tài khoản bao gồm cỏc tài khoản về tài sản, nợ phải trả, vốn chủ sở hữu, thu nhập, chi phớ sẽ được trỡnh bày trờn cỏc khoản mục bỏo cỏo tài chớnh.
Sổ nhật ký cú thể gồm sổ nhật ký chung hay sổ nhật ký đặc biệt. Sổ nhật ký đặc biện được mở theo dừi chi tiết cho một loại nghiệp vụ thường xảy ra trong cụng ty. Trong phần mềm kế toỏn sổ nhật ký đặc biệt sẽ được thiết kế thành một mẫu biểu hay một tập tin riờng. Nhõn viờn kế toỏn thường ghi nhận cỏc nghiệp vụ bỏn hàng hay mua hàng vào sổ nhật ký đặc biệt.
Thụng thường cỏc cụng ty cú thể thiết lập cỏc sổ nhật ký đặc biệt cho cỏc nghiệp vụ quan trọng như sổ nhật ký bỏn hàng (ghi nhận cỏc nghiờp vụ bỏn chịu) , nhật ký mua hàng (ghi nhận cỏc nghiệp vụ mua chịu), nhật ký thu tiền (ghi nhận cỏc nghiệp vụ thu tiền), nhật ký chi tiền (ghi nhận cỏc nghiệp vụ chi tiền), sổ này dựng để ghi nhận cỏc nghiệp vụ mới và nghiệp vụ điều chỉnh. Cũn cỏc nghiệp vụ khỏc được ghi nhận vào nhật ký chung.
2. Sổ cỏi
Sổ nhập khẩu cú chức năng ghi tất cả cỏc nghiệp vụ trong đơn vị. Sổ này ghi mỗi nghiệp vụ về cỏc thụng tin được thể hiện về số tiền bờn nợ, số tiền bờn cú, ngày thỏng phỏt sinh, đối ứng với cỏc tài khoản nào, nội dung vắn tắt nghiệp vụ đồng thời cũng ghi nhận vào sổ cỏi. Trong hệ thống thụng tin kế toỏn sổ cỏi sẽ thu thập thụng tin giỏ trị những thay đổi về tài sản, nợ phải trả, vốn chủ sở hữu, doanh thu và chi phớ. Sổ cỏi theo dừi từng tài khoản (thường gọi là tài khoản chữ T) bằng giỏ trị. Như vậy, khi sổ nhập
3. Bảng cõn đối phỏt sinh và bỏo cỏo tài chớnh.
Khi ghi nhận nghiệp vụ vào nhật ký thỡ hệ thống thụng tin kế toỏn cũng ghi nhận vào sổ cỏi, đồng thời nú cũng tạo ra bảng cõn đối phỏt sinh. Bảng cõn đối phỏt sinh là một bảng liệt kờ tất cả cỏc tài khoản và cõn đối nợ cú. Khi giỏ trị Nợ – Cú cõn bằng nhõn viờn kế toỏn sẽ tiến hành một số bỳt toỏn điều chỉnh cần thiết. Cỏc bỳt toỏn điều chỉnh bao gồm: khấu hao, chi phớ trả trước, kết chuyển doanh thu nhận trước... Hệ thống thụng tin kế toỏn sẽ kết chuyển vào sổ cỏi cỏc nghiệp vụ điều chỉnh. Từ bảng cõn đối tài khoản hệ thống thụng tin kế toỏn sẽ lập bỏo cỏo tài chớnh.
Bỏo cỏo tài chớnh là sản phẩm cuối cựng của hệ thống kế toỏn trong đơn vị. hệ thống bỏo cỏo lưu chuyển tiền tệ và thuyết minh bỏo cỏo tài chớnh. Chu trỡnh kế toỏn khụng kết thỳc khi đó thiết lập bỏo cỏo tài chớnh, phần mềm kế toỏn sẽ khoỏ sổ và tỏch toỏn cỏc tài khoản trung gian như tài khoản thu nhập và chi phớ, lỳc này chu trỡnh mới sẽ bắt đầu. Điều này là rất cần thiết vỡ những người sử dụng thụng tin bỏo cỏo tài chớnh sẽ chỉ quan tõm đến thụng tin thu nhập trong một kỳ tài chớnh. Bảng cõn đối kế toỏn chỉ thể hiện tỡnh hỡnh tài chớnh tại một thời điểm của cỏc khoản mục tài chớnh đó khoỏ sổ, và hệ thống thụng tin kế toỏn sẽ mang số dư sang kỳ sau:
Bước 1: Ghi nhận vào cỏc nghiệp vụ vào nhập khẩu Bước 2: Ghi nhận từ nhập khẩu vào sổ cỏi
Bước 3: Lập bảng cõn đối tài khoản chưa điều chỉnh Bước 4: Ghi nhận cỏc bỳt toỏn điều chỉnh
Bước 5: Lập bảng cõn đối tài khoản đó điều chỉnh Bước 6: Lập bỏo cỏo tài chớnh
Bước 7: Ghi nhận cỏc bỳt toỏn khoỏ sổ Bước 8: Lập bảng cõn đối kế toỏn.
