- Cỏc hoạt động:
5. Giỏm sỏt (Monitoring)
Đõy là thủ tục đỏnh giỏ lại cỏc thể hiện của một hệ thống kiểm soỏt nội bộ hiệu quả. Điều này cũng thể hiện trỏch nhiệm của nhà quản lý. Cỏc nhà quản lý ở mọi cấp phải luụn đỏnh giỏ lại việc thiết kế và điều hành của việc kiểm soỏt và cỏc hoạt động điều chỉnh khi sinh ra để khắc phục, hay cỏc hoạt động kiểm soỏt đặc biệt. Đỏnh giỏ lại hệ thống cú thể thường xuyờn quan sỏt và kiểm tra lại hay đỏnh giỏ định kỳ hiệu quả hoạt động của hệ thống kiểm soỏt nội bộ. Phạm vi và tần suất đỏnh giỏ phụ thuộc vào trỏch nhiệm của nhà quản lý và rủi ro mà cụng ty cú thể đối mặt.
Túm lại, hệ thống giỏm sỏt và thẩm định tại doanh nghiệp là quỏ trỡnh theo dừi và đỏnh giỏ chất lượng thực hiện kiểm soỏt nội bộ để đảm bảo nú được triển khai, được điều chỉnh khi mụi trường thay đổi, được cải thiện khi cú khiếm khuyết. Vớ dụ, thường xuyờn rà soỏt, kiểm tra và bỏo cỏo chất lượng, hiệu quả hoạt động của hệ thống kiểm soỏt nội bộ, đỏnh giỏ và theo dừi việc ban lónh đạo cũng như tất cả cỏc nhõn viờn cú tuõn thủ cỏc chuẩn mực ứng xử của tổ chức sau khi ký cam kết hay khụng...
3.1.3. Để đỏnh giỏ một hệ thống kiểm soỏt nội bộ thật sự hiệu quả
Rất khú để tỡm ra một cụng thức chung giỳp khắc phục những yếu kộm của hệ thống kiểm soỏt của một cụng ty cụ thể. Tuỳ từng cụng ty tuỳ từng khuyết điểm mà chỳng ta cú những biện phỏp khắc phục.
Đối với việc kiểm soỏt thu chi, nhiều chuyển gia tài chớnh cho rằng khụng nờn để kế toỏn trường vừa là người duyệt chi, vừa là người ghi sổ sỏch. Phải cú những quy trỡnh quản lý chặt chẽ và khụng nờn cú ngoại lệ: bất kỳ phũng ban nào muốn chi phải lập phiếu đề ghị xuất chi, chuyển đến người cú trỏch nhiệm ký duyệt. Sau khi cú chữ ký của người cú thẩm quyền, kế toỏn viờn mới lập phiếu chi và ra lệnh chi, lỳc đú thủ quỹ mới xuất tiền.
Đối với hoạt động giỏm sỏt nguyờn vật liệu, một cỏch thức khỏ hiệu quả để hạn chế tỡnh trạng mất mỏt nguyờn vật liệu là hai biện phỏp song song: kiểm tra đột xuất, định kỳ, cú những nhõn viờn trung thực và lương thoả đỏng cho họ. Cú những hệ thống hoỏ đơn chứng từ nhập xuất rừ ràng. Vừa kiểm soỏt trờn mỏy, vừa kiểm kờ thực tế.
Trong kinh doanh thường nhật, quy trỡnh kiểm soỏt chộo hệ thống bỏn hàng, kế toỏn và thủ kho là rất cần thiết và khụng thể tỏch rời. Bộ phận bỏn hàng là nơi thống nhất giỏ với khỏch đặt hàng. Để cụng việc này được thuận tiện, cần cú những khung giỏ cho cỏc nhõn viờn bỏn hàng hoặc phải trỡnh duyệt ban giỏm đốc quản lý. Sau đú cỏc nhõn viờn bỏn hàng lập phiếu xuất, chuyển qua thủ kho. Trờn phiếu này bắt buộc phải cú chữ ký của trường phũng hoặc một phú phũng được uỷ quyền thỡ thủ kho mới xuất hàng và ký vào đú. Tờ phiếu này cú ba liờn: phũng bỏn hàng giữ liờn một để theo dừi đụn đốc việc thu nợ, liờn thứ hai thủ kho giữ để theo dừi việc thực xuất, thực nhập; liờn ba được chuyển sang phũng kế toỏn để ghi vào sổ sỏch theo dừi cụng nợ.
Về phớa cỏc nhà quản lý trong cụng ty, họ cú trỏch nhiệm thành lập, điều hành và giỏm sỏt hệ thống kiểm soỏt nội bộ sao cho phự hợp với cỏc mục tiờu của cụng ty. Để hệ thống này vận hành tốt, cỏc nhà quản lý cần tuõn thủ một số nguyờn tắc như: xõy dựng một mụi trường văn hoỏ chỳ trọng đến sự liờm chớnh, đạo đức nghề nghiệp cựng với những quy định rừ ràng về trỏch nhiệm, quyền hạn và quyền lợi; xỏc định rừ cỏc hoạt động tiềm ẩn nguy cơ rủi ro cao; bất kỳ thành viờn nào của cụng ty cũng phải tuõn thủ; quy định rừ ràng trỏch nhiệm kiểm tra và giỏm sỏt; tiến hành định kỳ cỏc biện phỏp kiểm tra độc lập...
Ngoài việc thiết lập cỏc quy chế kiểm soỏt ngang – dọc hay kiểm tra chộo giữa hệ thống cỏc phũng ban nhiều cụng ty cũn lập ra những phũng chuyờn trỏch về kiểm tra, kiểm toỏn nội bộ và một ban kiểm soỏt với nhiệm vụ phỏt hiện những sai sút trong quỏ trỡnh hoạt động của cụng ty. ở cỏc cụng ty lớn trờn thế giới kiểm soỏt nội bộ do giỏm đốc tài chớnh phụ trỏch, cũn đối với cụng ty nhỏ thỡ chớnh giỏm đốc điều hành sẽ thực hiện.
3.1.4. Đỏnh giỏ chất lượng hệ thống kiểm soỏt nội bộ doanh nghiệp
Doanh nghiệp đó đề ra cỏc biện phỏp, kế hoạch, quy trỡnh hành động cụ thể nhằm giảm thiểu tỏc hại của rủi ro đến một giới hạn chấp nhận nào đú, hoặc doanh nghiệp đó cú biện phỏp để toàn thể nhõn viờn nhận thức rừ ràng về tỏc hại của rủi ro cũng như giới hạn rủi ro tối thiểu mà tổ chức cú thể chấp nhận được.
Đõy là mụi trường mà trong đú toàn bộ hoạt động kiểm soỏt nội bộ được triển khai. Mụi trường này chỉ tốt nếu cỏc nội dung sau được đảm bảo:
- Doanh nghiệp đó ban hành dưới dạng văn bản cỏc quy tắc, chuẩn mực phũng ngừa ban lónh đạo và cỏc nhõn viờn lõm vào tớnh thế xung đột quyền lợi với doanh nghiệp, kể cả việc ban hành cỏc quy định xử phạt thớch hợp khi quy tắc chuẩn mực này bị vi phạm.
- Doanh nghiệp đó phổ biến rộng rói cỏc quy tắc, chuẩn mực nờu trờn, đó yờu cầu tất cả nhõn viờn ký bản cam kết tuõn thủ những quy tắc, chuẩn mực được thiết lập.
- Tư cỏch đạo đức, hành vi ứng xử và hiệu quả cụng việc của lành đạo là tấm gương sỏng để nhõn viờn noi theo.
- Doanh nghiệp cú sơ đồ tổ chức hợp lý đảm bảo cụng tỏc quản lý (lập kế hoạch, tổ chức, quản lý nhõn sự, lónh đạo và kiểm soỏt) được triển khai chớnh xỏc, kịp thời, hiệu quả.
- Doanh nghiệp cú bộ phận kiểm soỏt nội bộ hoạt động theo cỏc chuẩn mực của kiểm toỏn nhà nước và kiểm toỏn quốc tế. Bộ phận kiểm toỏn nội bộ phải cú khả năng hoạt động hữu hiệu do được trực tiếp bỏo cỏo độc lập, cởi mở với cơ quản kiểm toỏn cấp trờn hoặc với lónh đạo cấp cao của tổ chức.
- Doanh nghiệp cú cỏc văn bản quy định chung cũng như hướng dẫn cụ thể trong hoạt động quản lý tổng thể và trong cỏc hoạt động chuyển ngõn.
- Doanh nghiệp cú hệ thống văn bản thống nhất quy định chi tiết việc tuyển dụng, đào tạo, đỏnh giỏ nhõn viờn, đề bạt trả lương, phụ cấp để khuyến khớch mọi người làm việc hiệu quả nhiệt tỡnh.
- Doanh nghiệp đó sử dụng “Bản mụ tả cụng việc” quy định yờu cầu kiến thức và chất lượng nhõn sự cho từng vị trị trong tổ chức.
- Doanh nghiệp khụng đặt ra những chuẩn mực tiờu chớ thiếu thực tế hoặc những danh sỏch ưu tiờn, ưu đói, lương, thưởng bất hợp lý tạo cơ hội cho hành vi vụ kỷ luật, tõm lý bất bỡnh trong cụng ty.
- Doanh nghiệp đó ỏp dụng những quy tắc, cụng cụ kiểm toỏn phự hợp với những chuẩn mực thụng dụng đó được chấp nhận cho loại hỡnh hoạt động sản xuất kinh doanh của mỡnh đảm bảo kết quả kiểm toỏn khụng bị mộo mú sai lệch do sử dụng cỏc chuẩn mực, cụng cụ kiểm toỏn khụng phự hợp.
- Doanh nghiệp thường xuyờn luõn chuyển nhõn sự trong cỏc khu vực ở cỏc vực vị trớ nhạy cảm. Quan tõm, nhắc nhở bảo vệ quyền lợi của những người làm việc trong cỏc khu vực vị trớ độc hại nặng nhọc theo đỳng quy định.