- Thanh toỏn mua hàng chớnh xỏc.
4.3.1. Chu trỡnh bỏn hàng
Quỏ trỡnh bỏn hàng bắt đầu từ lỳc khỏch hàng đặt hàng và kết thỳc với việc thu tiền của khỏch hàng. Cú thể túm tắt mục tiờu của hệ thống thụng tin kế toỏn, dữ liệu đầu vào, đầu ra liờn quan đến quỏ trỡnh bỏn hàng như nội dung được trỡnh bày dưới đõy:
1. Tổng quan về chu trỡnh bỏn hàng
* Mục tiờu: Theo dừi đến từng khỏch hàng, hoàn tất việc giao hàng, lập hoỏ đơn bỏn hàng, thu tiền của khỏch hàng, dự đoỏn doanh thu và lịch thu tiền.
* Dữ liệu đầu vào: Đơn đặt hàng, hoỏ đơn bỏn hàng, thụng bỏo chuyển hàng, thụng bỏo của hóng tàu biển, uỷ nhiệm thu hay uỷ nhiệm chi.
* Dữ liệu đầu ra: Thụng tin trờn cỏc bỏo cỏo tài chớnh, bỏo cỏo cụng nợ khỏch hàng, bảng tớnh tuổi nợ, bỏo cỏo cỏc khoản nợ quỏ hạn và khú đũi, lịch dự kiến thu tiền, danh sỏch khỏch hàng, bỏo cỏo phõn tớch doanh thu.
2.Mục tiờu của hệ thống thụng tin kế toỏn chu trỡnh bỏn hàng
Doanh thu là kết quả của quỏ trỡnh bỏn hàng của một đơn vị cũng cú thể là quỏ tặng hay việc quyờn gúp của một tổ chức phi lợi nhuận. Một tổ chức cú thể tạo ra cỏc thu nhập nhưng lại khụng thành cụng khi ghi nhận nú đặc biệt là khụng sử dụng hoỏ đơn để ghi nhận. Cú nhiều người khụng hiểu về kế toỏn lại ngộ nhận rằng, nếu doanh nghiệp cú việc bỏn hàng tốt thỡ khụng bao giờ thất bại. Tuy nhiờn thực tế việc phỏ sản của doanh nghiệp lại liờn quan đờn việc khụng thu được tiền từ việc bỏn hàng. Mục tiờu chớnh của quỏ trỡnh bỏn hàng là việc thu tiền đỳng hạn và hiệu quả.
Để quỏ trỡnh bỏn hàng ghi nhận đỳng hạn và hiệu quả, đơn vị theo dừi được cỏc khoản nợ của khỏch hàng. Khi hệ thống thụng tin kế toỏn ghi nhận doanh thu, hệ thống sẽ theo dừi cỏc khoản doanh thu này vào cỏc luồng tiền thu vào của doanh nghiệp. Hệ thống thụng tin kế toỏn hoàn hảo sẽ theo dừi được cỏc khoản doanh thu cú chứng từ chứng minh. Ghi nhận cỏc khỏch hàng hiện hữu là chức năng rất quan trọng của hệ thống thụng tin kế toỏn. Điều này cú nghĩa bao gồm khả năng thu hồi được cỏc khoản nợ phải trả của khỏch hàng, thiết kế hạn mức mua chịu cho khỏch, theo dừi khỏch hàng
đang chờ xuất hoỏ đơn, quỏ trỡnh theo dừi doanh thu cũn bao gồm việc ghi nhận việc giao hàng. Việc này liờn quan đến cả chức năng kiểm soỏt hàng tồn kho. Hệ thống thụng tin kế toỏn cũn giỳp việc in hoỏ đơn khi hàng hoỏ được giao. Quỏ trỡnh ghi nhận bỏn hàng cũng cho phộp việc ghi nhận cỏc khoản giảm trừ doanh thu, vớ dụ như hàng bỏn bị trả lại.
Chức năng dự toỏn là một trong những chi tiờu khỏc của hệ thống thụng tin kế toỏn giỳp cho quỏ trỡnh hoạch định của doanh nghiệp. Hệ thống thụng tin kế toỏn giỳp việc phõn tớch cỏc đơn hàng, điều khoản bỏn hàng, quỏ trỡnh trả nợ và cỏc dữ liệu khỏc, vớ dụ như đơn hàng chỉ rừ cỏc khoản doanh thu tương lai và điều khoản bỏn hàng cho thấy được ngày thu tiền.
3.Cỏc sự kiện trong chu trỡnh bỏn hàng.
Khỏch hàng đặt hàng trực tuyến, hệ thống tự động kiểm tra thụng tin được trao đổi và lưu trữ hai chiều dưới dạng tập tin về khỏch hàng và đơn đặt hàng.
Sau khi hệ thống kiểm tra sẽ gửi thư điện tử để xỏc nhận với khỏch hàng sau đú gửi thư điện tử để xỏc nhận tới khỏch hàng và thụng tin đến bộ phận kho để ghi chỳ việc vận chuyển và bốc dỡ hàng.
Thụng tin về quỏ trỡnh giao hàng được lưu tại tập tin dữ liệu về hàng tồn kho và hàng xuất bỏn. Thụng tin này dựng để lập và in chứng từ đúng gúi.
Chứng từ đúng gúi và húa đơn được gửi đến khỏch hàng. Thụng tin chứng từ đúng gúi và húa đơn được dựng để cung cấp cho quỏ trỡnh xử lý và in bỏo cỏo: Bỏo cỏo tài chớnh, bỏo cỏo quản trị, dự toỏn thu tiền, danh sỏch khỏch hàng
Lưu đồ hệ thống cấp cao của quỏ trỡnh bỏn hàng qua mạng. Thụng tin kế toỏn được cung cấp trong qỳa trỡnh bỏn hàng, hệ thống này được xõy dựng trờn đặt hàng trực
Đơn đặt hàng trực tuyến
Hệ thống kiểm tra hàng tồn kho
và hạn mức nợ
Gửi thư điện tử để xỏc nhận lại với khỏch hàng
Thụng tin về quỏ trỡnh thanh toỏn của khỏch hàng
Gửi thư cho kho để ghi chỳ việc bốc
dỡ và vận chuyển
Chứng từ đúng gúi
Bỏo cỏo tài chớnh
Dự toỏn thu tiền
Danh sỏch khỏch hàng
Bỏo cỏo quản trị Tập tin về khỏch hàng và đơn đặt hàng Tập tin về thanh toỏn và tờn khỏch hàng Thụng tin quỏ trỡnh giao hàng Lập và in chứng từ Tập tin dữ liệu về hàng tồn kho và bỏn hàng Gửi chứng từ đúng gúi với hàng hoỏ
cho khỏch hàng
Quỏ trỡnh xử lý và in bỏo cỏo
tuyến. Cỏc chứng từ khụng được gửi bằng Email mà được ghi bằng tay. Sơ đồ cũng cho
thấy hệ thống thụng tin kế toỏn sử dụng cơ sở dữ liệu tập trung bằng cỏch hợp nhất cỏc
tập tin dữ liệu lại.
4. Dữ liệu đầu vào cho chu trỡnh bỏn hàng
Khỏch hàng cú đề nghị mua hàng bằng đơn đặt hàng được sử dụng làm cơ sở để lập húa đơn húa đơn được lập sẽ gửi trả khỏch hàng khi thanh toỏn xong và cung cấp thụng tin cho nhà quản lý về dự toỏn thu tiền bằng cỏc bỏo cỏo phõn tớch bỏn hàng. Dữ liệu về húa đơn được lưu tại tệp tin về cỏc tài khoản phải thu.
QUẢN Lí HOÁ LẬP
ĐƠN
Dự toỏn thu tiền Bỏo cỏo phõn tớch
bỏn hàng
Tập tin về cỏc tài khoản phải
thu
KHÁCH HÀNG
Hoỏ đơn Đơn đặt hàng
Dữ liệu về hoỏ đơn Giấy bỏo nợ, giấy bỏo cú QUẢN Lí TÀI KHOẢN CỦA KHÁH HÀNG NHẬN CÁC KHOẢN THANH TOÁN Dữ liệu về khỏch hàng Bỏo cỏo tuổi nợ
Bỏo cỏo nợ khú đũi
Bộ phận giao nhận Khỏch hàng Ngõn hàng Chứng từ về hàng hoỏ bị trả lại Sộc và cỏc chứng từ thanh toỏn qua
bưu điện
Tiền đặt cọc và sộc thanh toỏn
- Tại bộ phận nhận cỏc khoản thanh toỏn sẽ tiếp nhận thụng tin từ khỏch hàng quả sộc và cỏc chứng từ thanh toỏn gửi tới ngõn hàng tiền và sộc thanh toỏn
- Tại bộ phận quản lý tài khoản khỏch hàng sẽ cung cấp thụng tin cho nhà quản lý qua bỏo cỏo tuổi nợ và bỏo cỏo nợ khú đũi, tỡnh hỡnh cụng nợ khỏch hàng và tiếp nhận cỏc thụng tin qua cỏc chứng từ hàng bỏn bị trả lại từ bộ phận giao hàng.
Sơ đồ dữ liệu của chu trỡnh bỏn hàng
Hỡnh trờn cho thấy chu trỡnh bỏn hàng, sơ đồ bao gồm cỏc chỉ dẫn về cỏc dữ liệu đầu vào và thụng tin đầu ra của quỏ trỡnh. Cần chỳ ý rằng cỏc dữ liệu đầu vào (đầu ra) trong hệ thống thụng tin kế toỏn khụng chỉ là chứng từ về giấy. Với hệ thống thương mại điện tử cỏc dữ liệu trong quỏ trỡnh kinh doanh đều là điện tử hoỏ. Dữ liệu đầu vào cú thể là hoỏ đơn đầu vào, cỏc tớn hiệu điện thoại, tớn hiệu về video, mục từ, hỡnh ảnh được quột...
Hệ thống xử lý thụng tin tiến hành ngay lỳc khỏch hàng lập đơn đặt hàng. vớ dụ, kế toỏn phải thu sẽ sử dụng thụng tin trờn đơn hàng để lập hoỏ đơn bỏn hàng. Hoỏ đơn này phản ỏnh cỏc số lượng sản phẩm đó tiờu thụ, giỏ bỏn, cỏc điều kiện thanh toỏn. Khi khỏch hàng tiền hành thanh toàn, đề nghị thanh toỏn cũng cú thể được lập gửi cho khỏch hàng. Ngoài cỏc chứng từ như đơn đặt hàng, hoỏ đơn bỏn hàng, sộc, giấy đề nghị thanh toỏn, giấy giao hàng... khi tiến hành xuất kho hàng hoỏ, thủ kho sẽ lập chứng từ đúng gúi. Chứng từ này giỳp kế toỏn phải thu lập hoỏ đơn gửi cho khỏch hàng.
Uỷ nhiệm thu và uỷ nhiệm chi là những chứng từ gốc ảnh hưởng đến quỏ trỡnh mua và bỏn hàng. Đơn vị sẽ lập chứng từ điều chỉnh để ghi nhận giảm trừ đối với hàng húa bị hư hỏng hay bị trả lại để giảm trừ nợ cho khỏch hàng.
5. Dữ liệu đầu ra của chu trỡnh bỏn hàng
Khi xử lý cỏc nghiệp vụ bỏn hàng cho rất nhiều đầu ra, hệ thống thụng tin kế toỏn cung cấp cỏc dữ liệu phục vụ cho bỏo cỏo bờn ngoài là bỏo cỏo tài chớnh, cũng như bỏo cỏo phục vụ cho nhà quản lý của cụng ty. Bỏo cỏo quản trị cú rất nhiều định dạng khỏc nhau và cũng chứa đựng nhiều thụng tin khỏc nhau tuỳ thuộc vào nhu cầu thụng tin để ra cỏc quyết định.
Một dữ liệu đầu ra phục vụ cho quỏ trỡnh quản lý của quỏ trỡnh kinh doanh là bỏo cỏo hoỏ đơn bỏn hàng. Bỏo cỏo này túm tắt thụng tin toàn bộ khỏch hàng chờ xuất hoỏ đơn, cụ thể cho từng khỏch hàng, cho biết từng khỏch hàng cũn nợ bao nhiờu. Cỏc bỏo cỏo
khỏc cũng cú thể được tạo lập từ quỏ trỡnh kinh doanh như bỏo cỏo về tuổi nợ, bỏo cỏo cỏc khoản phải thu khú đũi, bỏo cỏo dự kiến thu tiền, bỏo cỏo hạn mức tớn dụng cho từng khỏch hàng, bỏo cỏo phõn tớch kinh doanh. Dựa vào chứng từ gốc trong quỏ trỡnh hệ thống thụng tin kế toỏn sẽ giỳp việc lập dự toỏn thu tiền. Những dữ liệu về số lượng bỏn, giỏ bỏn, điều khoản thanh toỏn... sẽ giỳp lập bỏo cỏo về dự toỏn thu tiền.
Ngoài ra hệ thống thụng tin kế toỏn cũn cung cấp danh sỏch là một trong những thụng tin quan trọng trong quỏ trỡnh bỏn hàng. Danh sỏch khỏch hàng cú thể cho đơn vị tạo được tờn cỏc khỏch hàng mới, cập nhật dữ liệu thay đổi vờ khỏch hàng cũ như là mó số khỏch hàng, tờn cụng ty, địa chỉ cụng ty, người liờn hệ, hạn mức tớn dụng...
Hệ thống thụng tin kế toỏn trở nờn hữu ớch khi cỏc dữ liệu đầu ra cung cấp phục vụ đắc lực cho nhà quản lý. Một trong những thụng tin đầu ra cú giỏ trị là bỏo cỏo phõn tớch doanh số bỏn hàng, lập kế hoạch sản xuất, và cỏc kế hoạch tiếp phụ trợ. Bỏo cỏo phõn tớch này chỉ phỏt huy được hiệu quả khi được cập nhật những thụng tin thớch hợp. Dựa vào những thụng tin đó được xử lý hệ thống thụng tin kế toỏn sẽ giỳp cho nhà quản lý làm thế nào để tối đa hoỏ doanh thu và cung cấp cho khỏch hàng dịch vụ tốt hơn.
