- Thanh toỏn mua hàng chớnh xỏc.
4.3.2. Chu trỡnh mua hàng
Quỏ trỡnh mua hàng bắt đầu từ việc yờu cầu hàng hoỏ hay dịch vụ và kết thỳc với việc thanh toỏn cho nhà cung cấp. Bảng dưới đõy sẽ cho thấy mục tiờu, dữ liệu đầu vào, dữ liệu đầu ra của cỏc hoạt động mua hàng. Trong phần này sẽ núi chủ yếu về quỏ trỡnh mua hàng hoỏ hơn là dịch vụ và chủ yếu núi về mua chịu. Nhưng tổng quỏt thỡ vẫn cú thể ỏp dụng cho việc mua thanh toỏn ngay hay mua chịu, mua hàng hoỏ hay mua dịch vụ.
1. Tổng quan về chu trỡnh mua hàng
* Mục tiờu: theo dừi việc mua hàng hoỏ, dịch vụ từ cỏc nhà cung cấp, theo dừi cỏc khoản phải trả, xỏc nhận cỏc nhà cung cấp, kiểm soỏt hàng tồn kho, thanh toỏn đỳng hạn và chớnh xỏc cho cỏc nhà cung cấp, dự toỏn chi tiền.
* Dữ liệu đầu vào: phiếu yờu cầu mua hàng, đơn đặt hàng, danh sỏch nhà cung cấp, bỏo cỏo nhập kho, vận đơn, giấy chứng nhận đúng gúi, uỷ nhiệm thu, uỷ nhiệm chi.
2. Mục tiờu về chu trỡnh mua hàng
Quỏ trỡnh mua hàng bao gồm cỏc hoạt động hay sự kiện liờn quan đến việc mua hàng hoỏ và dịch vụ, việc thanh toỏn cỏc khoản đó mua, và kiểm soỏt hàng tồn kho. Cỏc khoản mua chịu được phản ỏnh vào tài khoản phải trả nhà cung cấp. Tài khoản phải trả người bỏn cũng gần giống với tớnh chất của tài khoản phải thu của cụng ty. Đối với tài khoản phải thu, cụng ty theo dừi chi tiết cỏc khoản nợ của khỏch hàng. Cũn với tài khoản nợ phải trả thỡ cụng ty theo dừi chi tiết cỏc khoản cụng ty nợ nhà cung cấp. Mục tiờu của tài khoản nợ phải trả là thanh toỏn cho nhà cung cấp đỳng thời hạn. Cụng ty luụn muốn được hưởng cỏc khoản chiết khấu thanh toỏn và trỏnh bị phạt do thanh toỏn trễ hạn.
Theo dừi danh sỏch nhà cung cấp là một phần quan trọng trong quỏ trỡnh mua hàng tương tự như việc theo dừi khỏch hàng trong quỏ trỡnh bỏn hàng. Bộ phận mua hàng cú trỏch nhiệm theo dừi danh sỏch nhà cung cấp đó được xột duyệt. Bộ phận mua hàng cũng cú trỏch nhiệm đề nghị xem xột cỏc nhà cung cấp mới cho việc cung cấp hàng hoỏ với chất lượng tốt hơn. Chớnh sỏch giao nhận nhà cung cấp, chớnh sỏch về xuất hoỏ đơn, và uy tớn của nhà cung cấp là những phần quan trọng trong việc xem xột nhà cung cấp. Vỡ liờn kết với cỏc nhà cung cấp cũng gúp phần làm tăng sức mạnh cho cụng ty trong chuối giỏ trị.
Việc mua hàng ảnh hưởng đến việc kiểm soỏt hàng tồn kho. Mục tiờu của hệ thống thụng tin kế toỏn là đảm bảo ghi nhận đầy đủ cỏc hàng hoỏ được mua. Cỏc thành phần của việc kiểm soỏt hàng tồn kho trong quỏ trỡnh mua hàng cú thể ảnh hưởng đến bộ phận sản xuất, chức năng mua hàng, nhà cung cấp và bộ phận tiếp nhận hàng hoỏ.
Mục tiờu cuối cựng của quỏ trỡnh mua hàng là dự toỏn chi tiền. Bờn cạnh cỏc phiếu yờu cầu mua hàng, hoỏ đơn mua hàng, bỏo cỏo nhập kho, sẽ cung cấp thụng tin cho việc dự toỏn chi tiền. Cựng với dự toỏn thu tiền từ quỏ trỡnh bỏn hàng, cụng ty sẽ lập được dự toỏn về tiền mặt.
3.Cỏc sự kiện trong quỏ trỡnh mua hàng
Nhõn viờn nhập liệu phiếu yờu cầu hay phiếu yờu cầu được lập tự động về nguyờn vật liệu. Thụng tin về phiếu yờu cầu hàng húa và dịch vụ được dựng để xử lý thụng tin và được lưu dưới dạng tập tin về phiếu yờu cầu hàng tồn kho và đặt mua.
Phiếu yờu cầu điện tử được tạo ra trong quỏ trỡnh xử lý phiếu yờu cầu được chuyển đến nhõn viờn mua hàng để tạo cỏc đơn hàng điện tử. Cỏc đơn hàng này được lưu trữ dưới dạng tập tin về đơn hàng và nhà cung cấp.
Đơn hàng điện tử được gửi đến nhà cung cấp và bộ phận kho làm cơ sở cho bộ phận nhận tạo cỏc bỏo cỏo nhận hàng điện tử. Bỏo cỏo này được lưu dưới dạng tập tin về phiếu yờu cầu mua , nhận và là cơ sở để phõn hệ phải trả xử lý cỏc chứng từ điện tử và gửi chứng từ thanh toỏn từ cỏc húa đơn và chứng từ điện tử do nhà cung cấp gửi đến.
Cỏc chứng từ đó xử lý dựng làm cơ sở để lập cỏc bỏo cỏo: bỏo cỏo tài chớnh, dự toỏn chi tiờu, danh sỏch nhà cung cấp, bỏo cỏo quản trị.
119 | P a g e
Phiếu yờu cầu về hàng hoỏ
dịch vụ
Xử lý phiếu yờu cầu
Phiếu yờu cầu điện tử gửi cho bộ
phận mua hàng
Đơn đặt mua điện tử gửi cho bộ phận kho Tập tin về phiếu yờu cầu hàng tồn kho và đặt mua Bộ phận nhận tạo bỏo cỏo nhận hàng điờn tử Phõn hệ phải trả xử lý cỏc chứng từ điện tử và gửi Tập tin về yờu cầu mua và nhận Nhõn viờn nhập liệu phiếu yờu
cầu hay phiếu yờu cầu được lập tự động về nguyờn vật liệu Đơn đặt mua điện tử gửi cho nhà cung cấp Nhà cung cấp gửi cỏc hoỏ đơn điện tử
Hệ thống lu đồ tổng quát về quá trình mua hàng trực tuyến. 4. Dữ liệu đầu vào trong quá trình mua hàng
Sơ đồ lưu chuyển chứng từ của quỏ trỡnh mua hàng
Bộ phận mua hàng húa và dịch vụ lập cỏc đơn hàng gửi đến nhà cung cấp, kế toỏn cụng nợ (cập nhật cỏc tài khoản phải trả) và bộ phận tiếp nhận hàng húa và dịch vụ.
Nhà cung cấp gửi cỏc vận đơn (phiếu giao hàng, danh sỏch hàng) đến bộ phận nhận hàng húa và dịch vụ. Bộ phận này lập bỏo cỏo nhận hàng gửi đến bộ phận sản xuất và bộ phận mua hàng.
Bộ phận cụng nợ lập phiếu yờu cầu nguyờn vật liệu đến bộ phận kiểm soỏt hàng tồn Bỏo cỏo tài
chớnh
Dự toỏn thu tiền
Danh sỏch nhà cung cấp
Bỏo cỏo quản
trị
Phõn hệ phải trả
xử lý cỏc chứng từ
điện tử và gửi
chứng từ thanh
toỏn
Xử lý và in bỏo cỏo
Nhà cung cấp
gửi cỏc hoỏ
đơn điện tử
Quản lý nhận Tiếp
hàng
hoá và
dịch vụ
Phiếu yêu cầu nguyên vật liệu Báo cáo nhận hàng Đơn hàng Đơn đặt hàng Cập nhật vào tài khoản phải trả
Dự toán về chi tiền Giấy báo nhận hàng
Bộ phận giao nhận
Quản lý
Dữ liệu về hoá đơn và thanh toán Mua hàng hoá và dịch vụ Nhà cung cấp Báo cáo nhận hàng Phiếu yêu cầu mua hàng Vận đơn Đơn đặt mua hàng Phân tích mua hàng
Hoá đơn mua hàng
Thanh toán
Tập tin về các tài khoản
Bộ phận quản lý tài khoản phải trả nhận đơn đặt hàng, húa đơn, giấy bỏo nhận hàng từ bộ phận mua hàng húa, bộ phận sản xuất và gửi dữ liệu húa đơn đến khỏch hàng, nhận thanh toỏn của khỏch hàng. Bộ phận này gửi đến nhà quản lý bản dự toỏn chi tiền và phõn tớch mua hàng. Dữ liệu về húa đơn và thanh toỏn được lưu tại tập tin chớnh về tài khoản phải trả.
Quỏ trỡnh mua hàng bắt đầu từ phiếu yờu cầu của bộ phận sản xuất cho hàng hoỏ và dịch vụ (đụi lỳc hệ thống thụng tin kế toỏn sẽ kớch hoạt việc lập phiếu yờu cầu trong trường hợp nếu hàng tồn kho dưới mức dự trữ cần thiết). Dựa vào phiếu yờu cầu cỏc hàng húa như thế nào, danh sỏch nhà cung cấp sẽ được đề nghị. Phần hỗ trợ quan trọng của hệ thống thụng tin kế toỏn là cung cấp một danh sỏch cỏc nhà cung cấp đó quyết định và đảm bảo rằng trỏnh việc thanh toỏn khụng được duyệt hay thanh toỏn cho nhà cung cấp khụng tồn tại. Tài khoản phải trả người bỏn được đối chiếu từ ba chứng từ gốc trước khi được thanh toỏn, đú là: đơn hàng, bỏo cỏo đó nhận hàng (phiếu nhập), hoỏ đơn mua hàng.
Hoỏ đơn mua hàng thực chất là bản sao của hoỏ đơn bỏn hàng của nhà cung cấp. Mục đớch của việc theo dừi đơn đặt hàng, bỏo cỏo nhận hàng và hoỏ đơn mua hàng là việc cung cấp một thụng tin chớnh xỏc nhất cho việc thanh toỏn.
Phiếu yờu cầu hàng hoỏ là cơ sở để lập đơn hàng. Bờn cạnh cỏc thụng tin mà phiếu yờu cầu cung cấp, thỡ đơn hàng sẽ thờm vào cỏc thụng tin về nhà cung cấp và điều khoản thanh toỏn. Bộ phận mua hàng sẽ gửi một bản cho bộ phõn nhận hàng để đối chiếu lập bảng bỏo cú nhận hàng. Mỗi bản sao của đơn hàng sẽ cú màu khỏc nhau để phõn biệt cho cỏc bộ phận cần được gửi. Số lượng từng mặt hàng nhập kho cú thể khỏc với đơn hàng, như vậy khi hàng được nhập, thủ tục kiểm soỏt sẽ được thực hiện và yờu cầu nhõn viờn nhập hàng phải kiểm tra chi tiết số lượng cho từng mặt hàng hơn là chỉ chỳ ý đến số lượng tổng cộng.
Cỏc chứng từ gốc khỏc được yờu cầu khi hàng hoỏ được giao như là vận đơn. Vận đơn được xem như là một biờn nhận cung cấp bởi hóng tàu vận chuyển. Gửi cho nhà cung cấp khi vận chuyển hàng xem như là chịu trỏch nhiệm về hàng hoỏ vận chuyển. Trờn chứng từ này cú thể cú những thụng tin như ngày tàu khởi hành, địa điểm giao hàng, địa điểm thanh toỏn, tờn người vận chuyển, lộ trỡnh thực hiện. Khỏch hàng cú thể nhận được một bản ghi chỳ của hóng tàu cựng với hoỏ đơn mua hàng. Điều khoản thanh
toỏn cũng ảnh hưởng đến chi tiết tài khoản nợ phải trả, vớ dụ như mua hàng theo điều kiện FOB thỡ người mua phải thanh toỏn cho hóng tàu. Hàng hoỏ được giao nhận bằng đường biển cú thể đó được nhà cung cấp xuất đi nhưng lại khụng đến được với khỏch hàng. Một chứng từ khỏc cũng sử dụng là chứng nhận đúng gúi, chứng từ này cung cấp thụng tin hàng hoỏ được đúng gúi như thế nào.
5. Đầu ra của quỏ trỡnh mua hàng
Cỏc dạng phổ biến của thụng tin đầu ra trong quỏ trỡnh mua hàng là chi phớ thanh toỏn cho nhà cung cấp, số sộc đăng ký thanh toỏn, bỏo cỏo chờnh lệch, dự toỏn chi tiền... Danh sỏch sộc đăng ký thanh toỏn phải được thực hiện cho từng kỳ vớ sộc được chuẩn bị để thanh toỏn cho nhà cung cấp. Bỏo cỏo chờnh lệch được sử dụng khi giữa thực tế nhập kho khỏc với đơn đặt hàng và húa đơn mua hàng. Mục đớch của bỏo cỏo chờnh lệch là thụng bỏo cỏc thụng tin về sự khỏc biệt hàng nhập kho với đơn đặt hàng cho đến khi nhà quản lý cú hướng xử lý.
Một thụng tin đầu ra quan trọng khỏc là dự toàn chi tiền, tương tự như dự toỏn thu tiền của quỏ trỡnh bỏn hàng. Dựa vào cỏc chứng từ gốc như cỏc đơn hàng chờ thanh toỏn, bỏo cỏo cỏc hoỏ đơn chưa nhận được, hoỏ đơn mua hàng, hệ thống thụng tin kế toỏn sẽ dự đoỏn thời hạn thanh toỏn
