Rủi ro: người khụng cú thẩm quyền vẫn cú thể đề nghị mua hàng được.
Giải phỏp: Cụng ty chuẩn hoỏ và đỏnh số trước cỏc phiếu đề ghị mua hàng của từng phũng ban. Phiếu này phải được người cú thẩm quyền ký duyệt và phải được đối chiếu đến tài khoản trờn sổ cỏi để người đề nghị mua hàng cú trỏch nhiệm về ngõn sỏch chi.
- Ngăn chặn gian lận trong việc đặt hàng nhà cung cấp
Rủi ro: nhõn viờn mua hàng gian lận trong việc đặt hàng chẳng hạn đặt hàng mà nhõn viờn này sử dụng cho mục đớch riờng và cú thể trỡnh hoỏ đơn thanh toỏn cho khoản riờng đú.
Giải phỏp: nờn tỏch biệt chức năng mua hàng và chức năng đặt hàng, mọi việc mua hàng chỉ do phũng thu mua tiến hành và phũng thu mua buộc phải độc lập với cỏc phũng khỏc. Phũng thu mua chỉ nờn đặt hàng với nhà cung cấp khi nhận được phiếu đề nghị mua hàng tiờu chuẩn đó được người cú thầm quyền ký duyệt. Đơn đặt hàng phải được đỏnh số trước và tham chiếu đến số của phiếu đề nghị mua hàng, và cung cấp cỏc thụng tin liờn quan đến hàng hoỏ/dịch vụ, số lượng, giỏ cả... Cỏc liờn của đơn đặt hàng này được chuyển đến phũng nhận hàng, phũng kế toỏn và phũng đề nghị mua hàng để giỳp kiểm tra nhận hàng và thanh toỏn sau đú.
Rủi ro: nhõn viờn mua hàng cú thể chọn nhà cung cấp mà khụng bỏo hàng hoỏ/ dịch vụ phự hợp nhất hoặc ở mức giỏ thấp nhất cú thể vỡ nhận viờn này nhận được tiền hoa hồng khụng được phộp từ nhà cung cấp.
Giải phỏp: cụng ty nờn ỏp dụng cỏch thức đũi hỏi ớt nhật ba bỏo giỏ từ ba nhà cung cấp độc lập đối mỗi khi mua hàng hoặc với mỗi khoản mua hàng trờn một mức nào đú. Cụng ty nờn hoỏn đổi vị trớ cỏc nhõn viờn mua hàng để trỏnh tỡnh trạng một người cú quan hệ vúi một số nhà cung cấp nhất định trong một thời gian dài. Ngoài ra, cụng ty nờn ỏp dụng một chớnh sỏch kỷ luật chặt chẽ khi phỏt hiện nhõn viờn nhận tiền hoa hồng khụng được phộp và định kỳ tiến hành kiểm tra việc này. Cụng ty cũng nờn ỏp dụng cỏch thức mà cỏc phũng đề nghị mua hàng định kỳ cho ý kiến phải hồi về hoạt động của phũng thu mua.