Nhằm mục đích giúp công nhân viên nhận thức đúng bản chất của việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO/TS 16949:2009 tại nhà máy, cũng như tránh việc thực hiện sai quy trình do không rõ. Hơn nữa, đào tạo còn giúp định hướng cho công nhân viên một cách hiểu thống nhất, một lối suy nghĩ và hành động mang nét văn hóa của công ty và cùng thống nhất hành động và cũng là để thỏa mãn yêu cầu của hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO/TS 16949:2009 về công tác đào tạo về nhận thức trong tổ chức. Bên cạnh đó, đào tạo góp phần truyền đạt đến mọi nhân viên trong tổ chức về chính sách chất lượng, mục tiêu chất lượng bởi đây là yếu tố quan trọng để có thể nâng cao tính hiệu lực của các mục tiêu chất lượng và nâng cao tỷ lệ đạt mục tiêu chất lượng đang khá thấp như hiện tại cũng như giải quyết thực trạng còn một số công nhân viên chưa thấu hiểu về chính sách chất lượng, mục tiêu chất lượng như hiện nay. Ngoài ra, việc thực hiện đào tạo về hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn này còn giúp nâng cao nhận thức, để có thể giúp quá trình nội địa hóa như mục tiêu được tốt hơn, đồng thời góp phần nâng cao hiệu lực, hiệu quả các quá trình. Quy trình đào tạo hiện tại tóm tắt như hình khối bên trái của hình 3.1 tức là nhân viên mới hầu như không biết về hệ thống quản lý chất lượng cũng như thiếu hiểu biết về mục tiêu chất lượng.
Ngoài việc thực hiện công tác đào tạo như hiện tại, chúng tôi đề xuất giải pháp cải tiến quy trình đào tạo bằng cách thêm nội dung đào tạo về hệ thống quản lý chất
52
lượng (mục *) trong hình 3.1. Cụ thể, phòng ISO thuộc bộ phận Chất lượng cần chủ trì công tác đào tạo cho công nhân viên mới vào bao gồm việc lên kế hoạch đào tạo, phân công người đào tạo, quản lý nội dung đào tạo, cũng như đánh giá sau đào tạo. Hiện tại những công nhân viên mới vào đều phải qua hai ngày đào tạo chung về nội quy công ty, về an toàn phòng cháy chữa cháy. Theo đó, kết hợp thêm nữa ngày để đào tạo về hệ thống quản lý chất lượng, muốn làm tốt việc này phòng ISO phải kết hợp bộ phận nhân sự.
Hình 3.1 Quy trình đào tạo hiện tại (trái) và sau cải tiến (phải, thêm mục *) (Nguồn: Tóm lược từ quy trình đào tạo phòng nhân sự (trái) [7] và đề xuất (phải))
Những nội dung cần đào tạo ban đầu về quản lý chất lượng gồm:
+ Tổng quan về hệ thống quản lý chất lượng, các nguyên tắc của quản lý chất lượng. + Giới thiệu về hệ thống quản lý chất lượng với quy trình kiểm soát sản phẩm không phù hợp, giải quyết khiếu nại khách hàng, khắc phục phòng ngừa, đề xuất cải tiến.
Nhân viên mới
Đào tạo nội quy
Đào tạo an toàn, phòng cháy Đào tạo về hệ thống quản lý chất lượng* Những nội dung khác Những nội dung khác … Nhân viên mới
Đào tạo nội quy
Đào tạo an toàn, phòng cháy
53
+ Giới thiệu về việc đánh giá nhân viên hàng năm, thực hiện mục tiêu chất lượng chiếm 20% trong kết quả đánh giá của họ.
Công ty đang thực hiện khá tốt vấn đề đào tạo trên công việc và bộ phận chuyên trách phải đào tạo tay nghề trước khi cho công nhân viên ấy thành người làm chính thức vào vị trí, thường thì 2 tháng trong đó với tuần đầu tiên dành nhiều đến quy định của bộ phận và những nội dung mang tính đặc thù riêng có của bộ phận. Trong thời gian này công tác đào tạo về mục tiêu chất lượng của bộ phận, phòng phải được tiến hành. Nhất là giới thiệu về phương pháp làm việc để hiện thực mục tiêu đó và quản lý trực tiếp phải cho thấy sự vào cuộc quyết liệt để hiện thực hóa mục tiêu và truyền cảm hứng cho nhân viên mới.
Khi có ban hành quy trình mới sau khi đã soát xét quy trình, phòng ISO thuộc bộ phận chất lượng cần tổ chức đào tạo cách phối kết hợp để thực hiện cũng như giải đáp những thắc mắc, chưa rõ cho nhân viên. Có thể chia thành nhiều đợt đào tạo để không ảnh hưởng đến công việc và kết hợp việc đảo ca để đảm bảo đào tạo đầy đủ.
Mỗi lần đào tạo cần kiểm tra kết quả công tác đào tạo, nếu chưa đạt phải đào tạo lại.Sau thời gian thực hiện đào tạo cần có chương trình đánh giá kết quả đào tạo, từ đó có biện pháp để đề xuất đào tạo tiếp hay có biện pháp khác để khắc phục việc kết quả đào tạo chưa như mong muốn.
Thực hiện giải pháp này dự kiến sẽ nâng cao được nhận thức, tạo nhận thức sâu sắc ngay từ đầu khi nhân viên vào công ty. Điều này giúp ích rất nhiều trong nỗ lực sắp tới của họ, giúp hạn chế sự không phù hợp do họ có thể gây ra trong quá trình làm việc từ đó nâng cao năng suất, chất lượng sản phẩm, nâng cao hiệu quả công việc. Ngoài ra giúp họ có cái nhìn tổng thể, có hiểu biết để giải quyết công việc nhanh và phù hợp, họ biết cách làm gì, làm như thế nào để hiện thực hóa mục tiêu chất lượng, họ biết phải làm thế nào để họ được đánh giá cao và giúp họ cải thiện lương cũng như cải thiện vị trí công việc của họ. Ngoài ra, thực hiện giải pháp này giúp hổ trợ cho việc ban hành
54
tiêu chuẩn có sự tham vấn giữa các bộ phận hơn đồng thời nâng cao hiệu lực hiệu quả các quá trình hạn chế sự đối phó do hoạt động đào tạo chưa tốt.