4.3.1 Đề xuất một số giải pháp hoàn thiện tổ chức bộ máy quản trị công ty
* Hoàn thiện mô hình tổ chức bộ máy quản trị công ty.
Trong cơ chế thị trường và điều kiện kinh tế như hiện nay để đứng vững trên thị trường và có thể cạnh tranh với các doanh nghiệp, thì doanh nghiệp phải tạo ra được lợi thế cạnh tranh của doanh nghiệp mình như nâng cao chất lượng sản phẩm và dịch vụ với chi phí hợp lý. Điều đó đòi hỏi doanh nghiệp phải sử dụng tối đa nguồn lực đặc biệt là nguồn nhân lực. Việc sử dụng tốt nguồn nhân lực sẽ giúp nâng cao năng suất lao động, nâng cao hiệu quả công việc giúp doanh nghiệp cắt giảm được chi tiêu mà mang lại hiệu quả cao. Đó là nhờ vào sự nỗ lực của cán bộ quản lý, cán bộ quản lý đóng vai trò quan trọng trong công tác điều hành hoạt động của công ty, bộ máy quản trị được coi như người cầm lái con thuyền kinh doanh của công ty đạt hiệu quả cao. Nhưng bộ máy quản trị phải hoàn thiện theo hướng thích hợp với mục tiêu và nhiệm vụ của công ty.
Để phù hợp hơn nữa, thích nghi với điều kiện mới và luôn hoàn thành các nhiệm vụ sản xuất kinh doanh đề ra thì công ty TNHH Việt Thắng cần phải đổi mới tư duy, lề lối làm việc, tác phong làm việc…với điều kiện một điều kiện làm việc mới và hoàn thiện tổ chức bộ máy quản trị của công ty.
Tổ chức bộ máy quản trị phải phù hợp với quy luật khách quan, phù hợp với quy mô và loại hình sản xuất kinh doanh mà công ty áp dụng. Mục tiêu cuối cùng của việc sắp xếp lại tổ chức bộ máy quản trị sao cho phù hợp hơn, có hiệu lực hơn, trong quá trình hoạt động luôn đưa ra những quyết định kinh doanh đúng đắn, đảm bảo hiệu quả sản xuất kinh doanh của công ty. Qua nghiên cứu bộ máy quản trị công ty TNHH Việt Thắng ta thấy bộ máy phân chia các bộ phận còn chưa hợp lý.
Theo quan điểm của tôi thì có thể cấu trúc lại bộ máy quản trị như sau:
+ Phòng chăm sóc KH và phát triển thị trường sẽ đổi thành phòng Marketing:
Công ty TNHH Việt Thắng có đứng vững và phát triển mạnh mẽ trên thị trường hay không là do sự đóng góp mạnh mẽ của hoạt động kinh doanh. Như vậy ta cần phải mở rộng hơn nữa về quy mô cũng như nhiệm vụ của phòng chăm sóc KH và phát triển thị trường để nhằm duy trì hoạt động kinh doanh, đẩy mạnh hơn nữa quá trình cung cấp và đáp ứng đầy đủ nhu cầu của khách hàng đem lại hiệu quả kinh doanh là cao nhất.
Phòng Marketing ngoài việc đảm nhiệm về nghiên cứu thị trường và chăm sóc khách hàng còn đảm nhận thêm nhiệm vụ phân phối và xem xét cả khâu thu mua sản phẩm, tiến hành xúc tiến bán, quảng cáo sản phẩm mang sản phẩm đến gần khách hàng hơn, quan tâm đến dịch vụ sau bán.
Như vậy, việc thay đổi sẽ làm mở rộng chức năng đảm nhiệm của tổ, yêu cầu mọi người phải đảm nhiệm thêm một số công việc để thúc đẩy hoạt động kinh doanh mạnh hơn giải quyết được những chồng chéo trong công việc kinh doanh mà trước kia còn chưa được phân công cụ thể.
+ Phòng tổ chức hành chính nhân sự sẽ được chia ra thành phòng tổ chức hành chính và phòng nhân sự: để tránh sự ôm đồm quá nhiều công việc gây kém hiệu quả.
Hiện nay phòng tổ chức hành chính nhân sự đảm nhận khá nhiều nhiệm vụ và một người phải đảm nhận nhiều công việc cùng một lúc vì vậy việc chia ra thành 2 phòng: phòng tổ chức hành chính, phòng nhân sự sẽ khắc phục được những nhược điểm trên giúp công việc của 2 phòng mang tính chuyên môn hơn và giúp nhân viên đạt được hiệu quản cao hơn trong công việc.
Sơ đồ 4.1: Đề xuất mô hình tổ chức bộ máy quản trị của công ty
Qua việc sắp xếp lại nhân sự thì hoạt động của các cán bộ sẽ hiệu quả hơn, tiết kiệm được thời gian hơn, giảm bớt chi phí gián tiếp, bộ máy quản trị sẽ hoàn thiện và linh hoạt hơn. Phó giám đốc Phòng kế toán-tài chính Phòng kinh
doanh Phòng kỹ thuật Phòng nhân sự chức hành Phòng tổ chính Phòng kinh doanh – dịch vụ Phòng Marketing Giám đốc
Qua việc sắp xếp lại mô hình tổ chức bộ máy quản trị của công ty thì cũng có bộ phận phải đảm nhiệm thêm nhiệm vụ nhưng cũng có bộ phận được giảm bớt khối lượng công việc để tránh sự ôm đồm nhằm khắc phục những nhược điểm của mô hình trước và phát huy lợi thế sau:
+ Cơ cấu tổ chức hợp lý nâng cao tính linh hoạt và tính tối ưu của mô hình.
+ Nâng cao chất lượng nguồn thông tin trong quá trình quản lý của ban lãnh đạo công ty.
+ Mô hình hợp lý sẽ làm giảm chi phí và tăng tính kinh tế của mô hình.
* Sắp xếp, bố trí lại lao động trong các bộ phận quản lý.
Qua khảo sát và phân tích ta thấy có bộ phận trong công ty được bố trí rất hợp lý và hoạt động hiệu quả. Nhưng bên cạnh đó lại có những bộ phận bố trí lại không hợp lý với khối lượng công việc, do đó công việc giao cho từng người không phù hợp với khả năng của họ dẫn tới việc sử dụng thời gian và sử dụng nguồn nhân lực không hiệu quả. Trong thời gian tới công ty phải bố trí lại một số bộ phận nhằm làm cho bộ máy hoạt động với hiệu quả cao hơn.
Qua nghiên cứu thực tế ở công ty về các phòng ban, bộ phận em thấy sắp xếp các phòng ban như sau:
- Phòng chăm sóc khách hàng và phát triển thị trường: Mang chức năng và nhiệm vụ rất quan trọng nhằm duy trì hoạt động kinh doanh của công ty với công việc là tìm kiếm thu thập thông tin về khách hàng để mở rộng thị phần, phân tích và nghiên cứu thị trường tiềm năng. Em đề xuất mở rộng phòng này và đổi tên thành phòng Marketing cơ cấu bao gồm 7 người. Với nhiệm vụ được giao nhiều hơn, khối lượng công việc mà một người làm sẽ tăng lên nhưng vẫn đảm bảo hoàn thành nhiệm vụ được giao. Ngoài những công việc như trên phòng còn phải đảm nhận thêm công việc đó là phân phối, tiến hành xúc tiến bán, đo lường và dự báo nhu cầu thị trường thăm dò ý kiến của khách hàng, quảng cáo sản phẩm mang đến người tiêu dùng. Chịu trách nhiệm xúc tiến bán xem xét tất cả các quá trình của sản phẩm từ khâu thu mua cho đến khi sản phẩm đến tay người tiêu dùng và thu thập thông tin phản hồi từ khách hàng.
- Phòng hành chính nhân sự: Hiện nay phòng đảm nhận khá nhiều nhiệm vụ và một người phải đảm nhận khá nhiều công việc do đó dẫn đến hiệu quả công việc đạt được không cao. Do vậy em có đề xuất tách phòng này thành 2 phòng là phòng tổ chức hành chính và phòng nhân sự.
Phòng tổ chức hành chính gồm 2 người, đảm nhận nhiệm vụ kiểm tra việc thanh toán tiền lương và theo dõi thực hiện chế độ khen thưởng cho nhân viên, áp dụng xác hình thức kỷ luật theo quy định của công ty, biên soạn các nội quy, quy định của công ty, kiểm tra việc thực hiện nội quy, quy định tại các phòng ban, bộ phận, tiến hành điều chỉnh, bổ xung hệ thông quy định của công ty, xây dựng văn hóa của doanh nghiệp, tiếp nhận xử lý thông tin chung của công ty và truyền đạt thông tin đến các phòng bộ phận liên quan, lưu trữ mọi văn bản của công ty…
Phòng nhân sự sẽ gồm 2 đảm nhận nhiệm vụ tổ chức tuyển dụng và đào tạo nhân viên trong công ty, tiến hành đánh giá nhân viên sau đào tạo, cung cấp nhân sự cho các phòng ban, bố trí nhân sự căn cứ vào trình độ và năng lực của nhân sự, quyết định đề bạt phân bổ nhân sự theo yêu cầu của ban lãnh đạo, quản lý theo dõi hồ sơ và năm công tác của nhân viên…
Với việc bố trí nhân sự như trên ta sẽ giúp công việc của 2 phòng mang tính chuyên môn hơn, tập trung vào một công việc cụ thể sẽ giúp nhân viên đạt được hiệu quả cao trong công việc.
* Hoàn thiện phối hợp giữa ban giám đốc và các phòng ban
Giám đốc là người có quyền chỉ huy cao nhất trong toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty như kinh doanh, nhân sự, kế hoạch tài chính…Phó giám đốc là người thừa hành mệnh lệnh của giám đốc, trưởng phòng là người trực tiếp quản lý và điều hành toàn bộ các hoạt động của phòng, có quyền phân công bố trí, theo dõi việc thực hiện nhiệm vụ của nhân viên trong phòng. Trưởng phòng có quyền quản lý, đề xuất đề bạt nhân viên của phòng và chịu trách nhiệm trước giám đốc. Nhân viên trong phòng phải tuân thủ mọi mệnh lệnh và cung cấp đầy đủ tài liệu cần thiết cho trưởng phòng, và phải chịu trách nhiệm công việc được giao trước trưởng phòng.
Để mối quan hệ này ngày càng tốt hơn, Ban giám đốc phải tạo điều kiện cho các phòng ban, các bộ phận đạt được mục tiêu với sự vận dụng tối đa các khả năng và tiềm lực đang có của mình. Ban giám đốc không nên đứng phía sau để đẩy và thúc giục các phòng, các bộ phận mà ở đây phải đi sâu thực hiện đóng vai trò là một “đầu tầu” gương mẫu, dẫn dắt đoàn tàu đi theo đúng kế hoạch.
* Hoàn thiện công tác phối hợp giữa các phòng ban trong bộ máy.
Mối quan hệ giữa các phòng ban thể hiện qua sự cung cấp thông tin cho nhau, sự phối hợp nhịp nhàng, sự giúp đỡ giữa các phòng ban để cùng thực hiện một công việc chung nhất trong toàn công ty.
Để nâng cao hiệu quả công tác phối hợp giữa các phòng ban công ty cần thực hiện những công việc sau:
+ Sau khi tiếp nhận thông tin các phòng ban có trách nhiệm xử lý thông tin, nếu thuộc thẩm quyền của phòng mình thì phải tổ chức giải quyết, nếu không thuộc thẩm quyền của phòng mình thì phải chuyển thông tin cho phòng chức năng giải quyết.
+ Tùy theo tính chất thông tin mà các phòng ban phải sắp xếp thời gian hợp lý nhưng không quá 3 ngày đối với những thông tin cập nhật hàng ngày. Sau thời gian này, nếu chưa giải quyết được thì phải báo cáo lên cấp trên và xác định thời gian giải quyết.
+ Xây dựng được kênh thông tin ngang, dọc, lên xuống thông suốt giữa các phòng ban và cấp quản lý.
+ Duy trì được mối liên hệ công việc giữa các bộ phận và trong từng bộ phận riêng rẽ. + Duy trì được mối liên hệ giữa tổ chức và môi trường.
Thực hiện tốt công tác này tạo nên một sự phối hợp ăn khớp từ cấp lãnh đạo cao nhất đến thấp nhất trong công ty, giúp cho cấp quản lý nắm rõ tình hình của các bộ phận. Qua đó khắc phục được tình trạng quản lý, kiểm tra kiểm soát lỏng lẻo và chưa sâu sát của công ty với các bộ phận.
* Hoàn thiện về mối quan hệ quyền hạn và sự phân bổ quyền hạn.
Trong công tác bố trí phân công lao động của công ty còn nhiều bất cập, một số đơn vị người lao động còn bị phân công không đúng với chuyên ngành đào tạo của mình, nó làm ảnh hưởng lớn đến hiệu quả công việc. Do đó cần có những biện pháp phân bổ lao động
hợp lý để tránh tình trạng lãng phí nguồn lực và giảm bớt chi phí đào tạo cũng như đào tạo lại của những người không đúng chuyên môn của mình.
Để thực hiện tốt công tác phân quyền thì trước hết công ty cần phải đặt ra mục tiêu chuẩn nghiệp vụ cho các cấp quản trị, từ đó tạo căn cứ để phân chia nhiệm vụ, quyền hạn. Cùng với việc giao nhiệm vụ, quyền hạn cho từng phòng ban, Ban giám đốc cũng phải giao nhiệm vụ và quyền hạn cho từng cá nhân cụ thể trong phòng ban đó. Bằng việc này, Ban giám đốc đã tăng cường khả năng kiểm soát của họ với những gì phải đạt được, đó là công việc ủy quyền có hiệu quả.
Phân định rõ chức năng nhiệm vụ và yêu cầu đối với mỗi cán bộ công nhân viên với những chiến lược cụ thể. Mối quan hệ về quyền hạn và sự phân bổ quyền hạn tại các phòng ban chức năng trong công ty cần có sự điều chỉnh lại sao cho hợp lý. Nếu có sự mở rộng phân quyền xuống từng bộ phận chức năng để tận dụng được tối đa khả năng của các nhà quản trị ở các bộ phận chức năng này, làm tăng sự sáng tạo tính chủ động trong việc kinh doanh cũng như việc ra quyết định theo chức năng của mình. Thông qua, đó có thể cảm nhận năng lực của mình được đánh giá cao, đó cũng là biện pháp tâm lý của nhà quản trị giúp cho nhân viên làm việc tích cực hơn.
Đối với giám đốc là người điều hành cao nhất và là người đưa ra quyết định cuối cùng thì cần phải có thời gian suy nghĩ về những chiến lược của công ty. Vì vậy giám đốc phải ủy quyền xuống cấp dưới để họ chia sẻ bớt công việc. Để thực hiện tốt chức năng, nhiệm vụ của mình giám đốc nên phụ trách chung và ủy quyền cho phó giám đốc, trưởng phòng tiến hành công việc. Việc phân công cần rõ ràng và hợp lý để có điều kiện đi sâu vào lĩnh vực mình phụ trách. Do đó, cần có sự phối hợp chặt chẽ tránh hiện tượng chồng chéo trong quá trình thực hiện công việc.
Sự thống nhất trong ban lãnh đạo và sự phối hợp nhịp nhàng giữa các bộ phận trong công ty cần phải được tăng cường bởi nó tạo ra tính khả thi trong quyết định của ban lãnh đạo và nó sẽ ảnh hưởng đến không khí làm việc, tính hiệu quả của công việc. Lãnh đạo có thống nhất thì mới tạo được lòng tin cho nhân viên và cũng sẽ tạo ra sự hài hòa giữa các nhân viên.
Để hoạt động kinh doanh có hiệu quả, tận dụng và sử dụng tốt tiềm năng lao động của công ty thì người cán bộ quản lý phải có trình độ trên lĩnh vực kinh doanh của công ty mình như có thể đưa ra những quyết định có cơ sở khoa học và đạt hiệu quả cần thiết. Do đó để đáp ứng được điều kiện về chất lượng cán bộ công nhân viên để họ có nền tảng kiến thức nhất định trong công tác quản lý và có thể bố trí lao động hợp lý, nâng cao trình độ của nhân viên. Hàng năm công ty thường mở các lớp đào tạo cán bộ công nhân viên xong nhận thấy việc đào tạo đó vẫn chưa đạt hiệu quả như mong muốn. Tôi đưa ra một số đề xuất như sau:
+ Cần hoàn thiện hơn nữa trang web của công ty cung cấp đầy đủ các thông tin về công ty và có riêng một file về đào tạo, hướng dẫn nhân viên, đặc biệt giúp đỡ những nhân viên mới chưa có kiến thức và kinh nghiệm trong công việc có thể học hỏi tham khảo vào bất cứ lúc nào.
+ Tạo điều kiện và trợ giúp cho cán bộ đi học thêm để nâng cao trình độ.
+ Việc mở các lớp đào tạo cho nhân viên trong thời gian ngắn có thể chưa đạt được hiệu quả như mong muốn, bên cạnh đó nhà quản cần áp dụng thêm biện pháp kèm cặp giao nhiệm vụ cho những người có trình độ và kinh nghiệm trong công ty giúp đỡ, chỉ bảo cho nhân viên dưới quyền của mình, như vậy nhân viên sẽ tiếp thu dễ dàng hơn vì quá trình đào tạo ở đây được gắn liền thực tế và lý thuyết.
* Một số giải pháp khác.
- Hoàn thiện điều kiện làm việc của cán bộ công nhân viên: Với mỗi doanh nghiệp để tổ