2- Đỏnh giỏ tổng quan tỡnh hỡnh ảnh hưởng của nhõn tố mụi trường đến cụng tỏc thanh toỏn và quản lý cụng nợ tại Cụng ty Cổ phần Cụng
2.2.3- Đặc điểm tổ chức cụng tỏc thanh toỏn và quản lý cụng nợ của Cụng ty Cổ phần Cụng nghệ Bằng Hữu.
Cụng ty Cổ phần Cụng nghệ Bằng Hữu.
Trong cụng ty do cơ cấu bộ mỏy quản lý và đặc điểm hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp nờn Bộ phận kế toỏn kiờm luụn cụng tỏc tài chớnh của doanh nghiệp, trong đú đảm nhận việc tổ chức cụng tỏc thanh toỏn và quản lý cụng nợ .
Để quản lý cụng nợ và đụn đốc nhắc nhở việc thu hồi cụng nợ, thanh toỏn cụng nợ nhanh chúng, kịp thời và chớnh xỏc, DN đó ỏp dụng cơ chế quản lý cụng nợ (phải thu, phải trả) khỏ chặt chẽ . Nội dung quản lý cụng nợ bao gồm:
• Xỏc định cụng nợ
Khi cú cụng nợ phỏt sinh, kế toỏn cụng nợ kiểm tra cỏc nội dung: Ai nợ ?Nợ ai? Cụng nợ phỏt sinh từ hợp đồng kinh tế nào ?Thời hạn nợ ?
ý kiến của kế toỏn cụng nợ về cụng nợ mới phỏt sinh: Khoản nợ tiếp theo này cú hợp lệ theo quy định quản lý kinh doanh của Cụng ty hay khụng? Nếu khụng, kế toỏn cụng nợ đưa ra biện phỏp xử lý trong phạm vi quyền hạn và trỏch nhiệm của mỡnh và phải bỏo cỏo cỏn bộ quản lý trực tiếp.
Cỏn bộ trực tiếp thực hiện việc thanh toỏn và/hoặc thu hồi cụng nợ này là ai? Kiểm tra cỏc chứng từ phỏt sinh liờn quan đến khoản cụng nợ (hợp đồng, hoỏ đơn mua hàng, bỏn hàng, hoỏ đơn dịch vụ ...) trờn phần mềm kế toỏn PM STAND đó đỳng theo từng nguồn phỏt sinh cụng nợ chưa?
•
Kế Toỏn Trưởng
Thủ Quỹ Kế Toỏn Thanh toỏn- Cụng Nợ
Đối với cỏc cụng nợ yờu cầu phải cú trả trước, đặt cọc, kế toỏn cụng nợ cú trỏch nhiệm đụn đốc cỏc bộ phận đũi những khoản nợ này từ khỏch hàng / nhà cung cấp.
Kế toỏn cụng nợ kiểm tra bỏo cỏo cụng nợ trờn PM STAND của từng bộ phận được phụ trỏch để chuyển cho từng bộ phận. Kết hợp với từng bộ phận được phụ trỏch để theo dừi tỡnh hỡnh thực hiện hợp đồng, quỏ trỡnh thu hồi nợ và đưa ra hướng giải quyết khi gặp khú khăn trong cụng việc.
Kế toỏn quản lý cụng nợ thực hiện việc đối chiếu so sỏnh cụng nợ với từng bộ phận và cựng với bộ phận liờn quan xỏc định lại cỏc khoản nợ về số tiền nợ, hạn thanh toỏn, khi nào sẽ thu được...
Trong quỏ trỡnh thanh toỏn, kế toỏn quản lý cụng nợ theo dừi chi tiết cụ thể đối với từng chứng từ cụng nợ, từng khoản nợ sao cho việc thanh toỏn được đầy đủ chớnh xỏc. Nếu cú sai sút xảy ra, kế toỏn quản lý cụng nợ là người chịu trỏch nhiệm.
Cụng nợ đặc biệt (cụng nợ cú số tiền nợ lớn, thời hạn nợ dài, quỏ hạn thanh toỏn lõu ngày) được theo dừi riờng, từ khi phỏt sinh cụng nợ đặc biệt cho đến khi cụng nợ này được thanh toỏn đầy đủ, chớnh xỏc. Trong quỏ trỡnh theo dừi, kế toỏn quản lý cụng nợ phải thường xuyờn bỏo cỏo tỡnh hỡnh thanh toỏn cho cỏn bộ phụ trỏch cấp trờn.
Đối với những khoản cụng nợ mà khỏch hàng giữ bảo hành trong thời hạn bảo hành, cỏn bộ quản lý cụng nợ phải theo dừi chặt chẽ và nhắc nhở bộ phận được phụ trỏch thu hồi nợ ngay khi hết hạn bảo hành thiết bị.
• Điều chỉnh cụng nợ
Việc điều chỉnh cụng nợ phỏt sinh là do: Việc thanh toỏn cụng nợ của Cụng ty với khỏch hàng được tớnh bằng USD quy đổi ra VNĐ theo tỷ giỏ ngày thanh toỏn. Do vậy việc chờnh lệch cụng nợ do yếu tố tỷ giỏ là tất yếu. Nờn sau mỗi
khoản cụng nợ được hoàn thành, kế toỏn cụng nợ phải thực hiện việc điều chỉnh chờnh lệch tỷ giỏ phỏt sinh.
• Bỏo cỏo cụng nợ
Kế toỏn quản lý cụng nợ phải lập bỏo cỏo cụng nợ hàng tuần, bỏo cỏo cụng nợ này được gửi cho Kế toỏn trưởng, Kiểm soỏt Tài chớnh và Giỏm đốc từng bộ phận.
• Xỏc nhận cụng nợ
Cụng việc này được thực hiện cuối mỗi năm tài chớnh, trừ những trường hợp đột xuất theo yờu cầu từ phớa khỏch hàng / nhà cung cấp hoặc khi cỏn bộ quản lý cụng nợ cú sự thay đổi cụng tỏc.