5. Kết cấu của khóa luận
1.2.2 Vị trí và ý nghĩa của công tác văn phòng
Từ việc phân tích các chức năng, nhiệm vụ cụ thể của văn phòng chúng ta có thể khẳng định rằng văn phòng là bộ phận không thể thiếu đƣợc trong cơ quan, tổ chức.
Văn phòng hoặc phòng Hành chính là “bộ nhớ” của lãnh đạo, là tai, là mắt của cơ quan, tổ chức. Nếu văn phòng làm việc có nề nếp, có kỷ cƣơng khoa học thì công việc của cơ quan sẽ ổn định, quản lý hành chính sẽ thông suốt và có hiệu quả.
Trong thời đại bùng nổ thông tin, các cơ quan kinh tế xã hội hay hành chính sự nghiệp đều rất quan tâm đến việc thu thập và sử dụng thông tin để có thể ra đƣợc quyết định sáng suốt, kịp thời, mang lại hiệu quả cao cho tổ chức và cho xã hội. Yếu tố quyết định đến sự thành bại của tổ chức là do họ có lợi thế về thông tin và coi thông tin có quan hệ sống còn. Hoạt động thông tin lại gắn với công tác văn phòng cho nên hoạt động văn phòng có vị trí đặc biệt quan trọng trong bất kỳ cơ quan, tổ chức nào.
Tuy nhiên để để tăng cƣờng và phát huy đƣợc vai trò của công tác văn phòng đòi hỏi lãnh đạo cơ quan, đơn vị phải biết tổ chức, chỉ đạo công tác này một cách khoa học, thủ trƣởng cơ quan cần trực tiếp và thƣờng xuyên chăm lo kiện toàn văn phòng, xây dựng đội ngũ cán bộ công chức văn phòng vững mạnh. Một văn phòng trì trệ, yếu kém là biểu hiện sự thiếu quan tâm của lãnh đạo. Chánh văn phòng, Phó chánh văn phòng hoặc Trƣởng phòng, Phó phòng Hành chính (cơ quan không có văn phòng) là ngƣời trợ thủ đắc lực của thủ trƣởng về công tác văn phòng. Hàng ngày Chánh văn phòng, Phó chánh văn phòng giúp thủ trƣởng điều hành mọi công việc hành chính cơ quan, chịu trách nhiệm trƣớc thủ trƣởng cơ quan về công tác văn phòng.