5. Kết cấu của khóa luận
3.2 Giải pháp về công tác thông tin
Trong thời đại khoa học kỹ thuật, công nghệ thông tin truyền thông phát triển nhƣ vũ bão hiện nay, ngƣời làm công tác văn phòng cần có sự am hiểu về khoa học kỹ thuật để có khả năng ứng dụng mạnh mẽ công nghệ thông tin truyền thông trong hoạt động nghiệp vụ của mình. Đây là một yêu cầu bức thiết từ thực tiễn đặt ra.
Thông tin có vai trò to lớn trong tất cả các lĩnh vực của đời sống xã hội. Các nhà quản lý cũng nhận ra rằng thông tin là một nguồn lực quý báu của tổ chức, nó quyết định đến sự thành công hay thất bại của tổ chức đó. Thông tin liên lạc là những phƣơng tiện để các nhân viên liên lạc với nhau trong một tổ chức nhằm đạt đƣợc mục đích chung. Chúng ta không thể hoạt động nhóm mà không có thông tin liên lạc với nhau vì không thực hiện đƣợc sự điều phối và trao đổi. Do đó thông tin có vai trò rất quan trọng đối với hoạt động quản lý, đảm bảo sự thống nhất hoạt động trong toàn công ty.
Thông tin đƣợc coi là hệ thống huyết mạch của công ty, nếu thông tin không đƣợc cung cấp đầy đủ, kịp thời thì lãnh đạo công ty không thể có cơ sở để ra những quyết định kịp thời, chính xác, hiệu quả. Bởi vậy công ty cần ban hành văn bản một cách rõ ràng chuẩn mực về chế độ thông tin, các đơn vị phải cung cấp thông tin kịp thời hoặc phải nộp văn bản, tài liệu theo đúng quy định, đảm bảo về thời hạn.
Sinh viên: Phạm Thị Huyền – Lớp QT1001 Trang 87
Để công ty hoạt động hiệu quả thì không thể tách rời hoạt động của các phòng ban, bộ phận. Sự phối hợp tốt giữa các phòng ban bộ phận sẽ đảm bảo cho mọi họat động của công ty đƣợc thực hiện một cách liên hoàn và có hiệu quả. Vì vậy công ty cần tạo ra sự phối hợp đồng bộ, chặt chẽ trong quá trình thực thi nhiệm vụ giữa các phòng ban, bộ phận.
Lãnh đạo công ty không thể kiểm tra, giám sát việc thực hiện chế độ thông tin của các phòng ban bộ phận, do đó trƣởng các phòng ban, bộ phận phải thƣờng xuyên đôn đốc nhắc nhở đơn vị mình thực hiện nghiêm túc chế độ thông tin. Văn phòng công ty cần thu thập thông tin từ nhiều nguồn tin khác nhau, sau đó thông tin phải đƣợc tập hợp và hệ thống theo từng vấn đề, từng lĩnh vực nhất định để tránh trùng lặp, chồng chéo và xác định độ chính xác của thông tin.
Văn phòng cũng cần phải đƣa ra chế độ bảo dƣỡng máy móc, trang thiết bị văn phòng định kỳ nhằm đảm bảo cho công tác thông tin đƣợc thông suốt và hiệu quả. Hơn nữa hệ thống mạng mà công ty đang sử dụng có chất lƣợng chƣa cao, tốc độ truy cập còn chậm nên cần thay đổi hoặc nâng cấp để đáp ứng nhu cầu ngày càng cao về thông tin.
Các phòng ban, bộ phận cần tăng cƣờng nghiên cứu hệ thống quản lý chất lƣợng ISO 9001: 2000 liên quan đến công việc do đơn vị mình phụ trách, áp dụng nó một cách hiệu quả để có thể khai thác triệt để nguồn thông tin. Ngoài ra công ty cũng cần đặt mua nhiều báo chí hơn nữa để cán bộ công nhân viên trong công ty có thể nắm bắt kịp thời và thu thập đƣợc những thông tin có ích cho công việc của mình.