5. Kết cấu của khóa luận
2.2.1 Cơ cấu tổ chức của phòng Tổ chức Hành chính – Nhân sự
Sinh viên: Phạm Thị Huyền – Lớp QT1001 Trang 42
Văn phòng công ty bao gồm:
Trƣởng phòng: 01 ngƣời Bộ phận lái xe: 04 ngƣời Phó trƣởng phòng: 01 ngƣời Bộ phận y tế: 02 ngƣời Nhân viên văn thƣ, lƣu trữ: 01 ngƣời Bộ phận bảo vệ: 03 ngƣời
Bộ phận tạp vụ: 03 ngƣời Bộ phận tổ chức nhân sự: 02 ngƣời Chức năng cụ thể của từng bộ phận trên nhƣ sau:
* Trƣởng phòng
- Là ngƣời đứng đầu phòng Tổ chức Hành chính – Nhân sự là ngƣời có trách nhiệm, có nghiệp vụ quản lý điều hành toàn bộ hoạt động của phòng. Trƣởng phòng chịu trách nhiệm về một số công việc có tính chuyên môn nhƣ tổng hợp, kiểm tra, giám sát…và có quyền điều hành toàn bộ các yếu tố có trong văn phòng cho phù hợp với yêu cầu, nhiệm vụ trong từng thời kì hoạt động của cơ quan. Bên cạnh đó, Giám đốc ủy quyền cho Trƣởng phòng ký các bản sao, giấy đi đƣờng, ký giấy giới thiệu (trong một số lĩnh vực thông thƣờng), thông báo…
- Tham mƣu cho Giám đốc và hội đồng thi đua khen thƣởng trong công tác thi đua khen thƣởng, công tác tuyên truyền để cán bộ công nhân viên phấn đấu hoàn thành toàn diện và vƣợt mức công việc, chỉ tiêu đề ra, đồng thời làm thủ tục trình cấp trên khen thƣởng niên hạn, khen thƣởng thời kỳ và khen thƣởng đột xuất.
Trƣởng Phòng Bộ phận lái xe Phó trƣởng phòng Nhân viên VT-LT Bộ phận y tế Bộ phận bảo vệ Bộ phận tạp vụ Bộ phận tổ chức nhân sự
Sinh viên: Phạm Thị Huyền – Lớp QT1001 Trang 43
* Phó trƣởng phòng
- Là ngƣời giúp Trƣởng phòng tổ chức điều hành một số lĩnh vực trong văn phòng, cũng có thể kiêm nhiệm trƣởng một số bộ phận trong văn phòng và có thể đảm nhiệm một số công việc cụ thể do Trƣởng phòng giao. Đồng thời Phó phòng cũng là ngƣời có quyền điều hành các công việc thuộc lĩnh vực mình phụ trách nhƣ đối ngoại, phụ trách đội xe…
- Tham mƣu chỉ đạo về việc thực hiện các nội quy, quy chế của công ty, biên tập quản lý các văn bản, tài liệu, giấy tờ…
* Nhân viên văn thƣ, lƣu trữ
- Chịu trách nhiệm quản lý và sử dụng con dấu của cơ quan theo đúng quy định của cơ quan và pháp luật Nhà nƣớc.
- Đảm bảo phát hành các văn bản đi, đến thông suốt và kịp thời trong và ngoài cơ quan theo đúng quy định của cơ quan và pháp luật.
- Quản lý sổ sách, các thƣ từ và bƣu phẩm chuyển đến và gửi đi của cơ quan, chuyển công văn, bƣu phẩm đến các cá nhân, đơn vị, bộ phận.
- Phát hành các văn bản hành chính ra ngoài cơ quan, xử lý công văn theo sự phân công của Trƣởng phòng và lƣu trữ đúng quy định các loại văn bản theo quy trình lƣu trữ của cơ quan.
- Chịu trách nhiệm trƣớc Trƣởng phòng về tiến độ, chất lƣợng và sự đáp ứng yêu cầu của công việc đƣợc phân công, soạn thảo các văn bản chứng từ bằng máy vi tính.
- Tham mƣu đề xuất cho lãnh đạo những vấn đề phát sinh trong lĩnh vực mình đang thực hiện, làm các công việc khác do Trƣởng phòng phân công. Chủ động đề nghị, đánh giá nhận xét đề xuất xử lý các công việc liên quan.
* Bộ phận tạp vụ
- Có nhiệm vụ vệ sinh, lao công tạp vụ hàng ngày, đảm bảo quét dọn giữ vệ sinh sạch sẽ.
- Phục vụ nƣớc phòng họp, phòng khách, phòng Giám đốc, Phó giám đốc. - Chăm sóc các khu vƣờn của công ty, thƣờng xuyên làm tốt công tác vệ sinh toàn bộ mặt bằng và các hành lang của công ty đảm bảo khang trang, sạch đẹp.
Sinh viên: Phạm Thị Huyền – Lớp QT1001 Trang 44
* Bộ phận lái xe
- Mua sắm văn phòng phẩm, vật tƣ khi có yêu cầu.
- Theo dõi quản lý tài sản của phòng và công ty, đề xuất lên lãnh đạo về công tác sửa chữa vật dụng.
- Có kế hoạch đƣa đón tiếp khách, bố trí ăn nghỉ cho khách khi có yêu cầu. - Lái xe đảm bảo an toàn cho lãnh đạo và khách, quản lý bảo dƣỡng kiểm tra độ an toàn của xe theo đúng quy định.
- Thực hiện một số công việc theo sự phân công của lãnh đạo văn phòng.
* Bộ phận y tế
- Bộ phận này có nhiệm vụ khám và cấp thuốc, điều trị cho cán bộ công nhân viên hàng ngày, sơ cấp cứu tại chỗ, làm công tác vệ sinh phòng bệnh, vệ sinh lao động, mua bảo hiểm y tế cho cán bộ công nhân viên.
- Luôn luôn bố trí nhân viên thƣờng trực để giải quyết kịp thời các trƣờng hợp tai nạn lao động, bệnh cấp tính và cấp cứu xảy ra bất cứ lúc nào.
* Bộ phận bảo vệ
- Tổ nhân viên bảo vệ gồm 03 ngƣời, một ngày làm việc chia thành 3 ca, mỗi nhân viên chịu trách nhiệm thực hiện công tác bảo vệ trong 1 ca, mỗi tuần thay đổi ca một lần.
- Tổ chức công tác bảo vệ cơ quan, giữ vững trật tự trị an, ngăn ngừa kẻ gian xâm nhập, giữ gìn tài sản tập thể và cá nhân trong cơ quan.
- Thƣờng trực tại cổng 24/24h để hƣớng dẫn khách đến liên hệ công tác, nhắc nhở mọi ngƣời các quy định ra vào công ty.
- Thƣờng xuyên tuần tra bao quát toàn khu vực trong phạm vi quản lý của công ty, ngăn chặn ngƣời ngoài vào công ty khi không có yêu cầu công tác, giám sát kiểm tra ngƣời mang tài sản của công ty ra ngoài (khi có sự nghi ngờ).
- Quản lý chìa khóa các phòng làm việc trong công ty, mở và đóng cửa phòng đúng quy định về giờ làm việc tại công ty.
* Bộ phận tổ chức nhân sự
- Bố trí, sắp xếp cán bộ quản lý ở các phòng ban, các xƣởng, lập hợp đồng giao khoán nhân công cho từng xƣởng sản xuất theo từng loại sản phẩm.
Sinh viên: Phạm Thị Huyền – Lớp QT1001 Trang 45
- Quản lý dữ liệu nhân sự của công ty, tuyển dụng nhân sự, thực hiện ký kết hợp đồng lao động, xét hoàn thành chế độ tập sự, chế độ chính sách liên quan đến ngƣời lao động…