5. Kết cấu của khóa luận
2.1.2.2Chức năng nhiệm vụ của các phòng ban
Đứng đầu là Giám đốc giữ vai trò chủ chốt, thay mặt công ty chịu trách nhiệm pháp lý đối với nhà nƣớc, và hoạt động sản xuất kinh doanh.
* Phó Giám đốc kỹ thuật
- Chịu sự quản lý chỉ đạo trực tiếp của Giám đốc công ty, kiểm tra bản thiết kế các sản phẩm, hƣớng dẫn thực hiện sản xuất sản phẩm đúng theo thiết kế đảm bảo chất lƣợng và tiến độ sản xuất, an toàn lao động, xử lý thay đổi thiết kế trong điều kiện cho phép, lập biện pháp kiểm tra kỹ thuật an toàn cho máy móc thiết bị. Quản lý Phòng kỹ thuật.
- Là phòng chuyên môn chuyên kiểm tra kĩ thuật của sản phẩm, máy móc, theo dõi giám sát quá trình sản xuất sản phẩm, thẩm định theo dõi chất lƣợng của sản phẩm.
- Quản lý, hoạch định chiến lƣợc trƣớc mắt và lâu dài về công tác kỹ thuật, xây dựng, duy trì và phát triển hệ thống chất lƣợng của công ty.
Giám đốc P.Xuất nhập khẩu Phó GĐ kỹ thuật Phó GĐ kinh doanh Phó GĐ tài chính
P.Kỹ thuật P.Marketing P.Tài chính
Xƣởng sản xuất cơ khí
Xƣởng sản
xuất nhựa Xƣởng sửa chữa MMTB P. Tổ chức HC - NS
Sinh viên: Phạm Thị Huyền – Lớp QT1001 Trang 30
- Báo cáo định kỳ và đột xuất việc thực hiện nhiệm vụ về các lĩnh vực do phòng quản lý theo quy định.
- Quản lý công chức, tài sản do Giám đốc công ty giao cho phòng. - Thực hiện một số nhiệm vụ khác theo yêu cầu của Giám đốc công ty.
* Phó Giám đốc tài chính
- Theo dõi, kiểm tra về các hoạt động kinh tế - tài chính của tất cả các bộ phận trong công ty. Ghi chép và thu thập số liệu, trên cơ sở đó cung cấp các thông tin kinh tế kịp thời, chính xác, cùng Giám đốc phân tích, đánh giá tình hình sản xuất kinh doanh, hiệu quả sản xuất kinh doanh. Thanh toán và kiểm tra tình hình thanh toán với ngân hàng, Nhà nƣớc, khách hàng, cán bộ công nhân viên. Quản lý phòng tài chính.
- Tham mƣu phƣơng hƣớng, biện pháp, quy chế quản lý tài chính, thực hiện các quyết định tài chính của Giám đốc công ty và tổ chức, thực hiện công tác kế toán sao cho hiệu quả, tiết kiệm, tránh lãng phí, đúng quy chế, chế độ theo quy định hiện hành.
- Thu thập, phản ánh xử lý và tổng hợp thông tin về nguồn kinh phí đƣợc cấp, đƣợc tài trợ, đƣợc hình thành và tình hình sử dụng các khoản kinh phí, các khoản thu phát sinh ở đơn vị. Đề xuất phƣơng hƣớng, biện pháp cải tiến quản lý tài chính hàng năm.
- Phát hành và luân chuyển các chứng từ kế toán theo quy định .
- Lƣu trữ chứng từ, sổ sách, tài liệu kế toán theo quy định của nhà nƣớc.
- Lập và nộp đúng thời hạn các báo cáo tài chính cho cơ quan quản lý cấp trên và cơ quan tài chính, cung cấp thông tin, số liệu kế toán theo quy định hiện hành của nhà nƣớc, phục vụ cho việc quản lý điều hành của Giám đốc công ty.
* Phó Giám đốc kinh doanh
- Có nhiệm vụ xây dựng kế hoạch tiêu thụ sản phẩm, hàng hóa, lập dự toán tiêu thụ sản phẩm, quản lý công tác thu mua hàng hóa, thực hiện đối chiếu quyết toán hàng hóa, sản phẩm theo kế hoạch, dự toán tiêu thụ. Quản lý phòng Marketing.
- Xây dựng các chiến lƣợc, kế hoạch kinh doanh và triển khai thực hiện.
- Thiết lập giao dịch trực tiếp với hệ thống khách hàng, hệ thống nhà phân phối của công ty.
Sinh viên: Phạm Thị Huyền – Lớp QT1001 Trang 31
- Thực hiện hoạt động bán hàng tới các khách hàng nhằm mang lại doanh thu cho công ty.
- Nghiên cứu thị trƣờng phục vụ việc xây dựng các kế hoạch sản xuất kinh doanh của công ty.
- Quảng bá, tiếp thị hỉnh ảnh và thƣơng hiệu của công ty cũng nhƣ dự án đến với khách hàng.
- Thu hút đầu tƣ và tổ chức các cuộc xúc tiến đầu tƣ.
- Phối hợp với các bộ phận liên quan nhƣ phòng kế toán, kỹ thuật, phân phối…nhằm mang đến các dịch vụ đầy đủ nhất cho khách hàng.
* Phòng Tổ chức Hành chính - Nhân sự (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- Tham mƣu cho Giám đốc việc bố trí, sắp xếp cán bộ quản lý ở các phòng ban, các xƣởng. Phòng đứng ra lập hợp đồng giao khoán nhân công cho từng xƣởng sản xuất theo từng loại sản phẩm.
- Giải quyết các thủ tục hành chính, tổ chức các cuộc họp hội nghị, công tác tiếp khách, bảo vệ…
- Quản lý có hiệu quả các thiết bị văn phòng phẩm. - Quản lý và sử dụng con dấu theo đúng quy định.
- Soạn thảo các văn bản theo quy định của pháp luật, theo yêu cầu công việc của công ty. Quản lý công văn đến, công văn đi và các tài liệu có liên quan trong công ty, sắp xếp và quản lý, kiểm tra tính hợp pháp, hợp lý văn bản tài liệu lƣu hồ sơ công ty.
- Theo dõi công tác quản lý lao động tiền lƣơng, các chế độ chính sách với ngƣời lao động, Bảo hiểm xã hội. Thi đua, tính toán và xây dựng kế hoạch tiền lƣơng theo kế hoạch sản xuất, xây dựng định mức lao động.
- Thực hiện công tác tuyển dụng nhân sự, đảm bảo chất lƣợng theo yêu cầu, chiến lƣợc của công ty.
- Tổ chức và phối hợp với các đơn vị khác thực hiện việc quản lý nhân sự, đào tạo và tái đào tạo.
Sinh viên: Phạm Thị Huyền – Lớp QT1001 Trang 32
- Tổ chức việc quản lý nhân sự của toàn công ty, xây dựng quy chế lƣơng thƣởng, các biện pháp kích thích ngƣời lao động làm việc, thực hiện các chế độ cho ngƣời lao động.
- Chấp hành và tổ chức thực hiện các chủ trƣơng, quy định, chỉ thị của Giám đốc công ty.
- Hỗ trợ các bộ phận khác trong việc quản lý nhân sự và là cầu nối giữa công ty với ngƣời lao động trong công ty.
- Tổ chức công tác bảo vệ, y tế, hậu cần…
* Phòng xuất, nhập khẩu
- Tham mƣu cho Giám đốc việc nhập khẩu những máy móc thiết bị, làm thủ tục liên quan đến vấn đề nhập khẩu nhƣ: hợp đồng nhập khẩu, vay ngân hàng để mở LC nhập khẩu, thủ tục hải quan…và làm thủ tục giao nhận hàng từ cảng về đến kho, thực hiện đối chiếu quyết toán hàng hóa sau mỗi lần nhập khẩu.
* Các xƣởng sản xuất và sửa chữa máy móc thiết bị
- Đây là nơi trực tiếp tiến hành sản xuất sản phẩm và sửa chữa máy móc thiết bị nhập khẩu (vì hàng nhập khẩu của công ty đa phần là những hàng hóa đã qua sử dụng chất lƣợng còn 80%). Các xƣởng chịu sự quản lý và tổ chức của các phòng ban (nhƣ sơ đồ đã nêu).
- Căn cứ vào quy mô, đặc điểm sản xuất, tổ chức quản lý, bộ máy kế toán của công ty đƣợc xây dựng theo mô hình kiểu tập trung. Toàn bộ công việc kế toán đƣợc thực hiện ngay tại phòng Tài chính – kế toán của công ty. Phòng tài chính – kế toán có nhiệm vụ tổ chức thực hiện tổ chức hạch toán và quản lý tài chính của công ty.
- Tại các xƣởng sản xuất, chỉ cần có một nhân viên kinh tế làm nhiệm vụ thu thập, xử lý chứng từ ban đầu rồi gửi lên phòng Tài chính – kế toán của công ty, thực hiện cấp phát nguyên liệu theo yêu cầu của công ty hay của từng xƣởng sản xuất.
Sinh viên: Phạm Thị Huyền – Lớp QT1001 Trang 33