5. Kết cấu của khóa luận
2.2.3.7.2 Công tác tạp vụ
Đối với công ty Hoàng Thành môi trƣờng xanh sạch, không khí trong lành là một trong những nhân tố quan trọng góp phần nâng cao chất lƣợng công việc vì nó có ảnh hƣởng trực tiếp đến sức khỏe và tâm lý của nhân viên trong công ty. Công tác tạp vụ tại công ty bao gồm các công việc nhƣ:
- Nhân viên tạp vụ đã đảm bảo nhu cầu nƣớc uống cho các phòng ban trƣớc giờ làm việc, kiểm tra xem các thiết bị điện đã tắt hết chƣa khi hết giờ làm việc.
- Nhân viên tạp vụ đã đảm bảo vệ sinh toàn bộ mặt bằng và các hành lang đƣợc phân giao quản lý của công ty luôn khang trang sạch đẹp, thƣờng xuyên chăm sóc bồn hoa cây cảnh có trong công ty, quét dọn lau chùi cửa kính sạch sẽ.
- Công tác tạp vụ đã thực hiện đầy đủ những quy định về bảo hộ lao động, vệ sinh lao động…và luôn hoàn thành các nhiệm vụ khác khi đƣợc lãnh đạo giao.
Công tác tạp vụ đã đạt đƣợc các kết quả sau
Tổ tạp vụ của công ty gồm có 3 nhân viên làm nhiệm vụ giữ gìn vệ sinh chung khu nhà 3 tầng, chăm sóc vƣờn hoa cây cảnh, làm vệ sinh các thiết bị…đảm bảo duy trì môi trƣờng làm việc sạch sẽ, thoáng mát cho toàn công ty.
Tổ tạp vụ gồm toàn những ngƣời chung tuổi nên rất chăm chỉ, nhiệt tình trong công việc. Nƣớc uống luôn đƣợc cung cấp đầy đủ, cốc chén luôn sạch sẽ, văn phòng thoáng mát.
Sinh viên: Phạm Thị Huyền – Lớp QT1001 Trang 83
Bên cạnh đó công tác tạp vụ vẫn còn tồn tại một số vấn đề
Vẫn còn tình trạng nhân viên tạp vụ làm việc chỉ mang tính nghĩa vụ, không đúng với quy định của công ty, nhiều khi nghỉ phép không có lý do.
Nhân viên tạp vụ sử dụng các phƣơng tiện hỗ trợ còn lãng phí và bừa bãi dẫn đến chi phí phục vụ cao.
Nguyên nhân của những tồn tại trên
Do ban lãnh đạo của công ty chƣa thực sự quan tâm đến công tác này. Hơn nữa chính sách tiền lƣơng đối với nhân viên tạp vụ không đƣợc chú trọng, lƣơng thấp, không có các chính sách khen thƣởng đãi ngộ nên họ cũng không thiết tha với công việc lắm.
Do ý thức của ngƣời lao động chƣa cao. Lãnh đạo công ty chƣa có biện pháp xử lý nghiêm khắc với những vi phạm của các nhân viên phụ trách công tác này.
Kết luận chƣơng 2:
Qua việc tìm hiểu cơ cấu tổ chức và họat động của bộ máy văn phòng công ty có thể đƣa ra một thực tế là việc đổi mới về tổ chức hoạt động cũng nhƣ áp dụng một cách rộng rãi những thành tựu tiên tiến của khoa học công nghệ đã mang lại hiệu quả to lớn trong công tác văn phòng. Nó góp phần tăng cƣờng hiệu quả, hiệu lực pháp lý của lãnh đạo công ty nói riêng và văn phòng nói chung. Việc tổ chức hoạt động nhƣ hiện nay đã đảm bảo thi hành đúng các quy định của Nhà nƣớc, phản ánh các mối quan hệ ngang, dọc, trên, dƣới làm cho bộ máy của công ty trở thành một chủ thể thống nhất.
Tuy nhiên trong quá trình hoạt động bên cạnh những kết quả đã đạt đƣợc thì công tác văn phòng tại công ty vẫn còn tồn tại một số yếu điểm cần phải khắc phục. Vì vậy qua một thời gian thực tập tại công ty đƣợc trực tiếp quan sát, tìm hiểu công việc em cũng mạnh dạn đóng góp một số ý kiến để giải quyết những hạn chế yếu kém còn đang tồn tại trong công tác văn phòng của công ty sẽ đƣợc trình bày ở phần chƣơng 3 dƣới đây. Em cũng hy vọng những ý kiến này của em sẽ giúp ích phần nào cho ban lãnh đạo công ty nhằm phát huy và nâng cao hơn nữa hiệu quả hoạt động của văn phòng công ty.
Sinh viên: Phạm Thị Huyền – Lớp QT1001 Trang 84
CHƢƠNG 3
MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY TNHH SẢN XUẤT
THƢƠNG MẠI HOÀNG THÀNH
Trong hơn 7 năm hoạt động, nhiều mặt công tác văn phòng của công ty đã đi vào chiều sâu. Chất lƣợng tham mƣu, tổng hợp đƣợc nâng lên, việc thực hiện Quy chế làm việc mới của Chính phủ có tiến bộ, thông tin báo cáo thực hiện khá nền nếp, hoạt động ứng dụng công nghệ thông tin - truyền thông đƣợc quan tâm, trình độ cán bộ đƣợc nâng lên một bƣớc, công tác văn thƣ, lƣu trữ, bảo mật và nghiệp vụ hành chính đƣợc chú trọng, công tác hậu cần đáp ứng đƣợc yêu cầu đề ra.
Tuy nhiên, bên cạnh đó công tác văn phòng vẫn còn bộc lộ những hạn chế, khuyết điểm cần khắc phục nhƣ chƣa thật làm tốt công tác tham mƣu, tổng hợp, xây dựng và thực hiện chƣơng trình công tác, công tác nghiên cứu, đề xuất của chuyên viên nghiên cứu chất lƣợng chƣa cao, chế độ thông tin báo cáo chƣa thật nghiêm…Chính vì vậy để khắc phục những hạn chế trên em xin đƣa ra một số kiến nghị và giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của công tác văn phòng tại công ty.