5. Kết cấu của khóa luận
2.2.3.3 Công tác thông tin
Trong hoạt động của cơ quan, tổ chức nhu cầu về thông tin là rất lớn. Nhu cầu này rất đa dạng và luôn thay đổi. Nó đƣợc xác định tùy thuộc vào công việc hay từng loại công việc, phạm vi hoạt động của tổ chức và nhiều yếu tố khác.
Trong đời sống hàng ngày, công tác thông tin bao gồm các hoạt động nhƣ: thu thập, lựa chọn, sắp xếp, truyền đạt khai thác, sử dụng và bảo quản thông tin. Các hoạt động này nhằm đạt một mục đích nhất định và đƣợc gọi chung là quá trình xử lý thông tin.
Công tác thông tin là khâu rất quan trọng trong chức năng tham mƣu tổng hợp của văn phòng. Nó quyết định đến hiệu quả chỉ đạo, điều hành của lãnh đạo cơ quan. Thông tin đƣợc cập nhật hàng ngày giúp lãnh đạo cơ quan nắm bắt và xử lý đƣợc các vấn đề nảy sinh trong quá trình quản lý.
Mục tiêu phục vụ cung cấp thông tin nhằm đảm bảo cho công ty đƣợc cung cấp thông tin một cách đầy đủ, cần thiết tạo điều kiện cho công ty hoạt động có hiệu quả. Mục tiêu này thực hiện thông qua việc quản lý văn bản vào các công nghệ hiện đại nhƣ: điện thoại, internet, máy fax…
Văn phòng công ty với nhiệm vụ giao dịch hành chính, kết nối thông tin giữa các đơn vị, tổ chức bên ngoài thƣờng phải xử lý thông tin để giúp lãnh đạo điều hành công việc một cách có hiệu quả. Văn phòng công ty là đầu mối thu thập và xử lý thông tin giúp lãnh đạo đƣa ra đƣợc những quyết định tối ƣu. Thông tin đƣợc thu thập bao gồm hai loại:
Sinh viên: Phạm Thị Huyền – Lớp QT1001 Trang 52
- Thông tin có tính hệ thống: là những thông tin đƣa đến cho ngƣời nhận tin theo thời gian quy định trƣớc với những thông số chung. Loại thông tin này tại công ty thƣờng là các bản báo cáo về tình hình sản xuất kinh doanh của quý, năm, báo cáo về tình hình lao động…Thông tin này đƣợc chuyển giao trong nội bộ công ty thông qua hoạt động của bộ phận văn thƣ. Các bản báo cáo sau khi trình và đƣợc lãnh đạo công ty phê duyệt sẽ đƣợc chuyển xuống bộ phận văn thƣ để phát hành tới các bộ phận, đơn vị và các phòng ban có liên quan.
- Thông tin không có tính hệ thống: là những thông tin đƣa đến cho ngƣời nhận không theo định kỳ và thông báo về những sự kiện diễn ra không theo quy luật, nằm ngoài dự kiến của ngƣời nhận tin. Loại thông tin này chủ yếu dƣới các hình thức văn bản. Đây là hình thức chủ yếu mà công ty sử dụng để truyền thông tin xuống cấp dƣới. Thông tin không có tính hệ thống chủ yếu bao gồm: quyết định điều động, lệnh đi công tác, các bản kế hoạch sản xuất kinh doanh và đƣợc phát hành tới các đơn vị, phòng ban trong công ty thông qua bộ phận văn thƣ.
Tại công ty thông tin đƣợc thu thập chủ yếu từ các nguồn sau:
- Hệ thống các văn bản: Mọi thông tin từ các cấp lãnh đạo xuống các phòng ban chức năng và các đơn vị chủ yếu là bằng các văn bản, do đó tính chính xác và cụ thể hóa cao. Khi một thông tin chỉ đạo đƣợc gửi đi thì căn cứ vào mức độ cần thiết của thông tin mà tiến hành nhanh hay chậm. Nói chung thời gian gửi văn bản đến các phòng ban trong công ty chỉ mất từ 15-20 phút để thực hiện các thủ tục nhƣ nhận thông tin, trình lãnh đạo, vào sổ văn bản…thông tin có thể đƣợc chuyển giao chậm hơn thậm chí có thể để đến cuối ngày làm việc. Thông thƣờng thông tin đƣợc nhân viên văn thƣ thu nhận vào các buổi sáng hàng ngày sau buổi họp giao ban và đƣợc chuyển ngay sau đó.
- Nguồn thông tin thu đƣợc qua các cuộc họp, hội nghị.
- Ngoài ra tại công ty thông tin còn đƣợc thu thập qua báo chí, qua hệ thống máy fax, đƣờng bƣu điện, chuyển phát nhanh, hệ thống mạng Internet và mạng Lan cũng góp phần không nhỏ trong việc cung cấp các thông tin một cách chính xác và khoa học.
Sinh viên: Phạm Thị Huyền – Lớp QT1001 Trang 53
Các thông tin sau khi đƣợc thu thập sẽ qua quá trình xử lý. Đây là bƣớc rất quan trọng, nó giúp xác định đâu là những thông tin chính, thông tin quan trọng, đâu là thông tin hỗ trợ, những thông tin không cần thiết kém chất lƣợng sẽ đƣợc loại bỏ. Ví dụ: loại thông tin mang tính chất “khẩn”, “thƣợng khẩn”, “hỏa tốc” hay “mật” thì phải đƣợc chuyển ngay cho Giám đốc kịp thời xử lý, giải quyết.
Sau khi thông tin đƣợc xử lý sẽ đƣợc truyền đạt tới các đối tƣợng tiếp nhận. Các thông tin đƣợc truyền đạt đến các đối tƣợng chủ yếu qua hệ thống văn bản, các cuộc họp, hội nghị.
Những kết quả đã đạt đƣợc
Văn phòng công ty đã giúp Giám đốc công ty củng cố thông tin giữa các phòng ban trong công ty, từng bƣớc đảm bảo thông tin hai chiều, thực hiện chế độ thông tin.
Công ty đã vận dụng rất tốt công nghệ thông tin và sử dụng thƣ điện tử vào trong công việc. Thay vì phải đến tận các phòng ban giải quyết công việc thì nhân viên văn phòng có thể chuyển giao tài liệu thông qua địa chỉ email, nhờ đó thông tin đƣợc truyền đi nhanh chóng, hơn nữa còn thể hiện tính chuyên nghiệp trong công việc. Trong trƣờng hợp phải đi công tác xa không có mặt trực tiếp để giải quyết công việc thì lãnh đạo công ty vẫn có thể điều hành công việc từ xa.
Sử dụng điện thoại nội bộ. Nhân viên văn phòng có thể trực tiếp trao đổi thông tin công việc với các phòng ban, đơn vị khách hàng thông qua hệ thống điện thoại nội bộ.
Việc thu nhận và xử lý thông tin luôn đƣợc ban lãnh đạo và nhân viên trong công ty chú trọng thực hiện vì vậy mà các thông tin luôn đảm bảo các yêu cầu về tính chính xác, tính đầy đủ, tính hệ thống và tính kịp thời.
Văn phòng công ty cũng quan tâm đến công tác củng cố thông tin nội bộ, tổ chức thông tin khá nhanh nhạy, có hiệu quả, thực hiện tƣơng đối tốt chế độ gửi thông tin theo quy định của công ty bao hàm đầy đủ nội dung, trình bày rõ ràng thông qua hệ thống văn bản.
Thu thập các thông tin cần thiết giúp lãnh đạo nắm bắt đƣợc tình hình và có những quyết định sáng suốt.
Sinh viên: Phạm Thị Huyền – Lớp QT1001 Trang 54
Ngoài ra còn trang bị cho toàn bộ công nhân viên trong công ty những thông tin về chủ trƣơng, chính sách của Đảng và Nhà nƣớc, chuyên môn nghiệp vụ, những thông tin về tình hình kinh tế, chính trị, xã hội nhằm nâng cao trình độ hiểu biết của họ.
Những mặt còn tồn tại
Các thông tin cung cấp nhiều khi còn chƣa cụ thể, rõ ràng, vẫn còn tình trạng cung cấp những thông tin chung chung mơ hồ.
Công tác xử lý thông tin phản hồi vẫn chƣa đƣợc chú trọng triển khai thực hiện đồng bộ cùng với các hoạt động khác dẫn đến tình trạng văn bản đã đƣợc ban hành khá lâu nhƣng chƣa đƣợc triển khai thực hiện hoặc triển khai nhƣng rất chậm.
Hiện nay các trang thiết bị thiết bị trong văn phòng công ty nhƣ máy in, máy photo vẫn còn ít, vẫn còn tình trạng máy móc bị hỏng. Vì vậy mà khi số lƣợng tài liệu cần in sao lớn một máy photo không đáp ứng đƣợc kịp thời dẫn đến mất thời gian phải chờ đợi hoặc phải ra ngoài để photo.
Văn phòng đã trang bị máy vi tính và nối mạng internet nhƣng việc thu thập thông tin trên mạng chƣa đạt đƣợc kết quả cao.
Nguyên nhân
Do hoạt động sản xuất kinh doanh trên nhiều lĩnh vực nên không thể tránh khỏi việc Giám đốc công ty vẫn chƣa thƣờng xuyên theo dõi đôn đốc các đơn vị thực hiện nghiêm túc chế độ thông tin.
Trình độ tin học ngoại ngữ của đội ngũ nhân viên còn hạn chế, văn phòng nhiều khi phải giải quyết khá nhiều công việc trong khi đội ngũ cán bộ có trình độ chuyên môn là chƣa cao.
Việc ra các văn bản vẫn còn sai về thể thức, nội dung không rõ ràng, yêu cầu gửi tài liệu không có biểu mẫu cụ thể vì thế gây khó khăn trong quá trình triển khai thực hiện, nhầm lẫn trong quá trình tổng hợp thông tin. Các đơn vị phòng ban hiểu không đúng dẫn đến việc thực hiện sai, làm chậm tiến độ thực hiện công việc.
Các trang thiết bị máy móc trong văn phòng đều đã cũ hơn nữa lại đƣợc sử dụng tối đa công suất nên xảy ra tình trạng hỏng hóc.
Sinh viên: Phạm Thị Huyền – Lớp QT1001 Trang 55