5. Kết cấu của khóa luận
3.11 Áp dụng hệ thống quản lý chất lƣợng ISO 9001:2000 vào hoạt động của
thuật muốn xem xét các tài liệu liên quan đến công việc của mình, nếu phòng kỹ thuật và nhân viên lƣu trữ kết hợp thì không gây chậm trễ cho phòng kỹ thuật. Hay khi phòng kinh doanh muốn tổ chức cuộc họp, hội nghị nào đó thì phải lập kế hoạch trƣớc và chuyển về phòng Tổ chức Hành chính – Nhân sự càng sớm càng tốt để văn phòng lên kế hoạch cụ thể. Nếu có sự thay đổi trong chƣơng trình của các phòng ban mà không thông báo cho văn phòng kịp thời để điều chỉnh có thể gây ra tình trạng lệch lạc chƣơng trình, dẫn đến vừa tốn thời gian, công sức và tiền của.
3.11 Áp dụng hệ thống quản lý chất lƣợng ISO 9001 : 2000 vào hoạt động của văn phòng. của văn phòng.
Thực hiện áp dụng hệ thống quản lý chất lƣợng ISO 9001: 2000 vào hoạt động của văn phòng là một nhu cầu và xu hƣớng tất yếu. Về tổng thể, quá trình này cần trải qua các giai đoạn: trang bị kiến thức về các bƣớc để xây dựng hệ thống quản lý chất lƣợng: lập kế hoạch, đào tạo chuyên môn; khảo sát hệ thống hiện có của đơn vị, viết hệ thống tài liệu; công bố thực hiện; đánh giá nội bộ và cải tiến; chứng nhận đạt tiêu chuẩn và duy trì chất lƣợng của hệ thống. Đây là sự khởi động hết sức cần thiết để tối ƣu hoá và nâng cao chất lƣợng phục vụ của văn phòng nhằm đóng góp tích cực và thiết thực vào thực hiện những nhiệm vụ chính trị và chuyên môn của cơ quan, tổ chức; tạo sự chuyển biến đột phá vào chất lƣợng phục vụ và phong cách làm việc khoa học, hiệu quả hơn.
Sinh viên: Phạm Thị Huyền – Lớp QT1001 Trang 96
Với nhiều hình thức khác nhau, văn phòng công ty đã áp dụng hệ thống quản lý chất lƣợng ISO trong một số mặt công tác, xây dựng và ban hành quy chế, quy trình xử lý công việc cho từng lĩnh vực cụ thể. Từ đó hoàn thành tốt hai chức năng cơ bản là tham mƣu - tổng hợp điều phối và hậu cần. Trong khi đó, vẫn còn không ít những bất cập liên quan đến công tác văn phòng. Thí dụ, đội ngũ cán bộ làm công tác văn phòng hiện nay chƣa đƣợc đào tạo đúng với chuyên môn, nghiệp vụ của mình, tổ chức bộ máy văn phòng không đồng nhất, chức năng còn chồng chéo, trùng lặp. Điều này ảnh hƣởng rất lớn tới hiệu quả và sự vận hành thông suốt của công tác văn phòng. Chính vì vậy, cần phải có sự chuẩn hoá trong công tác đào tạo và bồi dƣỡng cán bộ để cán bộ, công chức văn phòng có tác phong làm việc hiệu quả, chuẩn mực và hiện đại. Đồng thời, mỗi đơn vị trong văn phòng phải luôn luôn có ý thức đánh giá nhiệm vụ đổi mới của mình, tổng kết những gì đã làm đƣợc, những gì còn tồn đọng, định ra phƣơng hƣớng kiện toàn để tiếp tục nâng cao chất lƣợng, hiệu quả công tác phục vụ. Vấn đề là cần cân nhắc kỹ lƣỡng đổi mới khâu nào trƣớc, khâu nào sau và từng bƣớc nâng cao thế nào. Cần có tầm nhìn lâu dài với lộ trình thực hiện chắn chắn, rõ ràng cho từng thời kỳ cụ thể.
Chất lƣợng công tác mọi mặt của văn phòng phụ thuộc rất nhiều vào việc giải quyết vấn đề đó. Đặc biệt, đối với cán bộ nghiên cứu, tổng hợp cần phải luôn luôn tự rèn luyện nâng cao trình độ biên tập, văn phong trong sáng, ngắn gọn nhƣng rõ ràng, nhất là về nội dung, tƣ tƣởng.
Kết luận chƣơng 3:
Trên đây là một số nhận xét, kiến nghị của em đối với công tác văn phòng dựa trên cơ sở tìm hiểu, đánh giá, phân tích thực trạng tình hình hoạt động của công ty. Em rất mong những giải pháp đã trình bày ở trên sẽ đƣợc lãnh đạo công ty quan tâm xem xét và sớm đƣa vào thực tiễn để phần nào khắc phục đƣợc những thiếu sót còn tồn tại, thúc đẩy hiệu quả hoạt động của bộ máy văn phòng công ty.
Sinh viên: Phạm Thị Huyền – Lớp QT1001 Trang 97
KẾT LUẬN
Công ty TNHH sản xuất thƣơng mại Hoàng Thành tuy thành lập chƣa lâu, nhƣng công ty đang dần khẳng định mình, tạo chỗ đứng cũng nhƣ niềm tin đối với các đối tác, công ty đang trên đà phát tiển lớn mạnh cùng với sự phát triển chung của đất nƣớc.
Trong quá trình thực tập tại công ty đƣợc sự quan tâm, giúp đỡ của các phòng ban đã giúp đỡ em nắm bắt, củng cố và hoàn thiện hơn nữa những kiến thức lý luận đã học trong nhà trƣờng, qua đó có cơ hội áp dụng vào thực tế công tác văn phòng tại công ty.
Qua việc nghiên cứu, phân tích thực trạng hoạt động văn phòng tại công ty trên các mặt nhƣ: công tác tham mƣu tổng hợp, công tác thông tin, công tác văn thƣ, lƣu trữ, công tác hậu cần…em đã rút ra đƣợc những nhận xét, đánh giá về kết quả đã đạt đƣợc, cũng nhƣ những mặt còn tồn tại và nguyên nhân của những tồn tại đó. Trên cơ sở đó đề xuất những kiến nghị nhằm củng cố và hoàn thiện hơn nữa công tác văn phòng tại công ty.
Tuy nhiên do phạm vi đề tài khá rộng, nội dung mang tính tổng hợp cao, mà trình độ chuyên môn và nhận thức còn hạn chế nên bài khóa luận của em không tránh khỏi những thiếu sót. Bởi vậy em rất mong nhận đƣợc sự góp ý chỉ bảo của các thầy cô để bài khóa luận của em đƣợc hoàn thiện hơn.
Cuối cùng em xin gửi lời cảm ơn đến các phòng ban bộ phận thuộc công ty Hoàng Thành đã tạo mọi điều kiện thuận lợi giúp đỡ em trong quá trình thực tập và làm tốt nghiệp. Em cũng xin gửi lời cảm ơn chân thành nhất đến các thầy cô giáo trong bộ môn Quản trị kinh doanh trƣờng Đại học Dân lập Hải Phòng và đặc biệt là cô giáo Thạc sỹ Trần Thị Ngà – Giảng viên Học viện Hành chính Quốc gia đã tận tình hƣớng dẫn giúp đỡ em hoàn thành bài khóa luận này.
Em xin chân thành cảm ơn!
Sinh viên Phạm Thị Huyền
Sinh viên: Phạm Thị Huyền – Lớp QT1001 Trang 98
TÀI LIỆU THAM KHẢO
1. Quản trị hành chính văn phòng (Mike Harvay – Nhà xuất bản thống kê) 2. Tài liệu môn học Quản trị văn phòng – Ths. Trần Thị Ngà.
3. Nghiệp vụ hành chính văn phòng – PGS.TS Nguyễn Hữu Tri. 4. Một số khóa luận khác cùng đề tài