5. Bố cục khóa luận: gồm 3 chương
2.3.2 Công tác hậu cần của phòng Hành chính – Kế toán
Công tác hậu cần là công tác không thể thiếu trong các cơ quan, tổ chức có nhiệm vụ tạo cơ sở vật chất cho đội ngũ CBCNV trong cơ quan của đơn vị để họ thực hiện tốt chương trình kế hoạch mà họ đã đề ra, hỗ trợ các phương tiện, dụng cụ cần thiết để CBCNV nâng cao năng suất lao động và hiệu quả công tác đồng thời bảo đảm môi trường sinh thái lành mạnh hài hòa, tạo diện mạo cho cơ quan, đơn vị đàng hoàng sạch sẽ góp phần xây dựng cơ quan theo hướng hiện đại hòa nhập với các nước khu vực và trên thế giới.
Công tác hậu cần trong các cơ quan đơn vị là rất cần thiết, nơi nào có hoạt động thì nơi đó có nhu cầu cần cung ứng những điều kiện trang thiết bị và nguồn tài chính, do đó việc đảm bảo đầy đủ các điều kiện cần thiết cho mọi hoạt động của cơ quan, đơn vị được trôi chảy, thuận lợi là nhiệm vụ của văn phòng.
Tại Chi nhánh Viancontrol Hải Phòng công tác hậu cần rất được ban Lãnh đạo Chi nhánh quan tâm. Hàng năm phòng HC – KT sẽ căn cứ vào số kinh phí để mua sắm trang thiết bị, sửa chữa, cung cấp các trang thiết bị có giá trị lớn. Sau khi ký duyệt phòng HC – KT tiến hành mua sắm các trang thiết bị và phân phối tới các phòng ban trong cơ quan. Đối với việc sửa chữa thường xuyên và cung ứng những dịch vụ và văn phòng phẩm cho đội ngũ CBCNV thì trong quá trình thực hiện công việc bộ phận, phòng ban nào có nhu cầu thì sẽ thông báo để văn phòng tiến hành thực hiện.
Về công tác hậu cần, phòng HC-KT thực hiện các công việc cụ thể như sau: 1. Quản lý chỉ tiêu kinh phí gồm có: Lương chính, phụ cấp lương, BHXH, tiền thưởng, công tác phí, hội nghị phí. tiền giao dịch, mua sắm TSCĐ, máy móc trang thiết bị, sửa chữa lớn, xây dựng công trình, phúc lợi tập thể và các chỉ tiêu khác.
2. Quản lý biên chế quỹ lương
Phòng HC-KT lập thành danh sách cán bộ công nhân viên kèm cả mức lương tương ứng của từng người để gửi cho Techcombank trả lương cho các công nhân viên qua thẻ. Quỹ lương của Chi nhánh được cấu thành bởi số biên chế được duyệt, mức lương phụ cấp, trợ cấp của từng người. Việc xét duyệt quỹ lương này được trả theo nghị định 205CP, Lương khoán theo doanh thu của Chi nhánh.
3. Quản lý tài sản cố định TSCĐ của Chi nhánh gồm có: - Nhà cửa, vật kiến trúc
- Hệ thống thiết bị máy móc
- Phương tiện kỹ thuật và phương tiện vận chuyển
Đây là những TSCĐ có giá trị lớn quyết định đến năng lực hoạt động kinh doanh của Chi nhánh nên cần được coi trọng việc quản lý và sử dụng. Để quản lý có hiệu quả phòng HC-KT đã phân loại TSCĐ, lập hồ sơ TSCĐ, có sổ sách tính toán trích khấu hao hàng tháng, ghi chép việc xuất, nhập kịp thời và đúng thủ tục. Phải nắm chắc về số lượng và chất lượng để có kế hoạch mua sắm, sửa chữa, thanh lý, huy động phục vụ cho các phòng ban của Chi nhánh. Đồng thời phòng đã xây dựng quy chế bảo vệ TSCĐ, thực hiện việc kiểm kê cuối năm, định kỳ và bất thường khi có sự thay đổi khác.
4. Quản lý hàng hóa vật tư khác
Các loại vật tư khác bao gồm: văn phòng phẩm, công cụ, vật tư, thiết bị, phương tiện kỹ thuật. Để quản lý tốt các loại vật tư này phòng đã thực hiện như sau:
+ Xác định định mức sử dụng vật tư hàng hóa và công bố công khai.
+ Cấp phát đúng đối tượng, đúng tiêu chuẩn cho từng cán bộ công nhân viên trong Chi nhánh.
+ Khi mua về phải làm phíếu nhập, khi cấp phát làm phiếu xuất theo đúng nguyên tắc xuất nhập của kế toán.
+ Người làm công tác thủ kho có đủ tín nhiệm. + Có nội quy quản lý, sử dụng và bảo vệ.
5. Đảm bảo điều kiện làm việc cho Chi nhánh gồm có:
+ Bố trí phòng làm việc tiện lợi cho các giao dịch của Chi nhánh + Trang bị các thiết bị làm việc cho cán bộ công nhân viên
6. Các hoạt động khác
+ Phục vụ các phương tiện đi lại, các chuyến công tác của lãnh đạo Chi nhánh. + Phục vụ nước uống hàng ngày cho cán bộ công nhân viên của Chi nhánh. + Phục vụ việc tiếp khách của Chi nhánh.
+ Phục vụ các điều kiện vật chất, trang thiết bị cho các cuộc họp, lễ tân của Chi nhánh.
+ Thực hiện sửa chữa vừa và nhỏ. + Bảo vệ trật tự an toàn cho Chi nhánh.
*Trong thời gian qua công tác hậu cần đã đạt được những kết quả sau:
- Đảm bảo các văn phòng phẩm phục vụ cán bộ, công chức của toàn Công ty. - Hầu hết các phòng ban đều được trang bị hệ thống máy vi tính hiện đại. - Internet được nối tới các phòng ban.
- Đảm bảo các điều kiện làm việc.
- Các trang thiết bị làm việc được cung cấp khá đầy đủ.
*Những hạn chế tồn đọng:
- Việc mua sắm, sửa chữa thường xuyên chưa được diễn ra liên tục.
- Cán bộ, nhân viên còn lãng phí trong việc sử dụng các văn phòng phẩm.
*Nguyên nhân:
- Nguồn kinh phí hạn chế.
- Nhân viên chưa thực hiện tốt quy chế chi tiêu nội bộ và chưa thực sự tiết kiệm.
2.3.3 Công tác văn thƣ lƣu trữ
Công tác văn thư là toàn bộ công việc về xây dựng ban hành văn bản, tổ chức giải quyết và quản lý văn bản trong cơ quan, doanh nghiệp.
Công tác văn thư đảm bảo cung cấp kịp thời, đầy đủ các thông tin cần thiết phục vụ các nhiệm vụ quản lý, điều hành và các công việc chuyên môn của mỗi cơ quan, doanh nghiệp.
cấp từ nhiều nguồn khác nhau, nhưng thông tin ở dạng văn bản là chủ yếu. Công tác văn thư vừa có chức năng là đảm bảo thông tin cho hoạt động của cơ quan, doanh nghiệp vừa có chức năng truyền đạt, phổ biến thông tin bằng văn bản.
Công tác văn thư đảm bảo giữ lại đầy đủ chứng cứ về hoạt động của cơ quan, doanh nghiệp. Nội dung của những tài liệu được hình thành và được nhận trong quá trình giải quyết các công việc phản ánh chính xác, chân thực các hoạt động của cơ quan, doanh nghiệp.
Nội dung bao gồm:
+ Xây dựng, ban hành văn bản
+ Tổ chức giải quyết, quản lý văn bản + Quản lý và sử dụng con dấu
+ Lập và quản lý hồ sơ
Trong đó, phòng HC-KT thực hiện việc tổ chức giải quyết, quản lý văn bản rất chặt chẽ theo đúng mục tiêu chất lượng của phòng với nguyên tắc là:
- Các văn bản đến phải qua văn thư đăng ký vào sổ văn bản đến.
- Trước khi văn bản được giao cho các bộ phận, phòng ban giải quyết phải trình Giám đốc Chi nhánh xem xét.
- Người nhận văn bản đến phải ký nhận vào sổ văn bản đến. - Văn bản đến phải được tổ chức, giải quyết kịp thời.
2.3.3.1 Kỹ thuật soạn thảo văn bản
Việc bố trí các yếu tố của thể thức văn bản, quy định cách trình bày đều được thực hiện theo đúng Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06 tháng 5 năm 2005 của Bộ Nội Vụ và Văn Phòng Chính Phủ. Nhân viên thực hiện việc soạn thảo văn bản phải đảm bảo các nguyên tắc khi soạn thảo văn bản sau:
(1) Nội dung văn bản phải hợp hiến, hợp pháp (2) Văn bản phải được soạn thảo đúng thể thức
(3) Văn bản phải được soạn thảo đúng thẩm quyền quy định đối với các chức danh của Chi nhánh
(4) Văn bản phải đảm bảo tính khả thi
(5) Văn bản phải được trình bày bằng phong cách ngôn ngữ hành chính công vụ
Nguyên tắc soạn thảo văn bản của Chi nhánh:
1. Nội dung văn bản phải hợp hiến, hợp pháp: Văn bản quy phạm pháp luật được ban hành phải có nội dung phù hợp với Hiến pháp và Luật pháp hiện hành. Văn bản của cơ quan Nhà nước cấp dưới ban hành phải phù hợp và không trái với quy định trong văn bản của cơ quan Nhà nước cấp trên. Các văn bản quy phạm pháp luật trái với Hiến pháp, trái với các văn bản Luật và các văn bản của cơ quan Nhà nước cấp trên phải được cơ quan Nhà nước có thẩm quyền bãi bỏ, đình chỉ việc thi hành.
2. Văn bản phải được soạn thảo đúng thể thức: Văn bản phải đảm bảo đúng thể thức Nhà nước quy định, nếu văn bản không đúng thể thức thì văn bản sẽ không có giá trị pháp lý.
3. Văn bản phải được soạn thảo đúng thẩm quyền quy định: Đối với văn bản quy phạm pháp luật, thẩm quyền soạn thảo và ban hành của cơ quan quản lý nhà nước đã được phân định rõ nhằm tránh việc chồng chéo hay bỏ sót lĩnh vực cần quản lý và chức năng của từng cơ quan.
Đối với văn bản hành chính thông thường, các cơ quan, doanh nghiệp, đều có thể ban hành để phục vụ cho công việc quản lý, điều hành, giao dịch…. Mỗi cơ quan, doanh nghiệp không thể soạn thảo và ban hành một văn bản vượt quá thẩm quyền hoặc không đúng chức năng của cơ quan đã được pháp luật quy định.
4. Văn bản phải đảm bảo tính khả thi: Nếu là văn bản pháp luật thì phải phù hợp với nội dung và vấn đề mà văn bản đó điều chỉnh. Một văn bản chỉ đề cập đến những vấn đề có liên quan với nhau, còn những vấn đề khác phải được soạn thảo và trình bày ở một văn bản khác.
5. Văn bản phải được trình bày bằng phong cách hành chính công vụ: Đây là phong cách ngôn ngữ dùng trong lĩnh vực luật pháp và quản lý nhà nước. Khi soạn thảo văn bản hành chính nói chung cần đảm bảo các yêu cầu của phong cách này mới tạo ra các văn bản hành chính hoàn chỉnh.
.Quy trình soạn thảo văn bản của Chi nhánh được thực hiện theo các bước sau:
Bước 1: Chuẩn bị
Việc xác định mục đích của văn bản: Khi dự định ban hành một văn bản cần xác định rõ văn bản ban hành giải quyết vấn đề gì.
Xác định nội dung, tên loại văn bản cần soạn thảo: xác định vấn đề cần trình bày, từ đó xác định biểu mẫu trình bày của văn bản cần soạn thảo.
Xác định đối tượng nhận văn bản: Xác định đối tượng mà văn bản tác động đến. Thu thập và xử lý thông tin: Tập hợp thông tin, cần lựa chọn những thông tin cần thiết và chính xác, loại bỏ những thông tin không cần thiết, trùng lặp hoặc có độ tin cậy thấp.
Bước 2: Làm dàn bài và đề cƣơng
Dựa trên những thông tin đã thu thập người soạn thảo văn bản cần lựa chọn các thông tin để đưa vào từng phần trong cấu trúc của mẫu văn bản đã lựa chọn và sắp xếp những ý chính để tạo thành đề cương. Soạn đề cương xong nên tranh thủ ý kiến tham gia góp ý của những người có trách nhiệm duyệt trước để có sự bổ sung, điều chỉnh cần thiết.
Bước 3: Viết thành văn
Dựa trên đề cương theo mẫu, người soạn thảo sẽ viết thành văn từng phần trình bày từ thể thức đến nội dung văn bản (văn bản này thường được gọi là bản thảo).
Bước 4: Duyệt và ký văn bản
Người soạn thảo văn bản trình bày lại bản thảo sạch sẽ để trình duyệt. Bản thảo được duyệt gọi là bản gốc, đây là cơ sở pháp lý để hình thành bản chính.
Khi văn bản hoàn chỉnh trình Giám đốc hoặc người được Giám đốc uỷ quyền sẽ duyệt các vấn đề sau:
+ Thẩm quyền ban hành + Thể thức của văn bản + Nội dung của văn bản
Thẩm quyền ký văn bản ở Chi nhánh được quy đinh:
- Giám đốc Chi nhánh ký các văn bản quan trọng như: quyết định, hợp đồng, kế hoạch, phương án, báo cáo, tờ trình, công văn.
- Phó Giám đốc được ký thay Giám đốc theo sự ủy nhiệm của Giám đốc Chi nhánh về những văn bản thuộc lĩnh vực được phân công.
-Trong trường hợp Giám đốc, Phó Giám đốc đi vắng thì Giám đốc Chi nhánh có thể ủy quyền cho một cán bộ dưới quyền của mình một cấp (thường là Trưởng phòng HC – KT hoặc là Trưởng phòng Nghiệp vụ tổng hợp) ký thừa ủy quyền một số văn bản.
Trong văn bản được duyệt, người duyệt phải ghi ý kiến 4 nội dung sau: duyệt, số nhân bản để ban hành, ngày duyệt, chữ ký người duyệt. Vị trí ghi ở lề trái, dưới số và ký hiệu văn bản.
Bước 5: Hoàn chỉnh, ban hành và triển khai văn bản
Từ bản gốc đã duyệt hình thành bản trình ký (tuyệt đối trung thành với bản gốc). Trước khi trình ký phải kiểm tra kỹ văn bản về thể thức, nội dung, lối diễn đạt. Trình bày văn bản cho Trưởng phòng HC-KT hoặc Giám đốc trực tiếp kiểm tra và ký tắt về phía bên phải thành phần thể thức ký của bản trình ký.
Nhân bản bản trình ký, trình Giám đốc hoặc người được Giám đốc uỷ quyền ký chính thức. Đóng dấu lên chữ ký, đăng ký vào sổ công văn đi, ghi số, ký hiệu, ngày, tháng, năm ban hành văn bản. Chuyển văn bản đến các cá nhân, phòng ban có liên quan trong nội bộ Chi nhánh và bên ngoài Chi nhánh. Sau đó phải có kế hoạch theo dõi việc tổ chức thực hiện để kịp thời điều chỉnh rút kinh nghiệm trong việc ban hành văn bản mới.
Kết quả thực hiện nghiệp vụ soạn thảo văn bản:
Nghiệp vụ soạn thảo, ban hành văn bản là nghiệp vụ không của riêng nhân viên văn thư và công việc ban hành văn bản không chỉ do phòng HC – KT đảm nhiệm hết mà những vấn đề cơ bản về chuyên môn nghiệp vụ giám định do phòng Nghiệp vụ tổng hợp và phòng Giám định soạn thảo, trình gửi Giám đốc duyệt hoặc người có thẩm quyền được Giám đốc ủy nhiệm duyệt.
2.3.3.2 Quy trình quản lý văn bản đến
Bước 1: Nhận công văn, phân loại, bóc bì văn bản
- Nhận công văn: kiểm tra văn bản mới nhận, nếu không thuộc Chi nhánh thì phải gửi trả lại nơi gửi. Nếu phong bì bị rách, bị bóc hoặc bị mất thì phải lập biên bản ngay với sự chứng kiến của người đưa công văn.
- Phân loại văn bản:
+ Loại vào sổ đăng ký: Là những công văn, giấy tờ gửi cho Chi nhánh, Giám đốc hoặc những người có chức vụ lãnh đạo trong Chi nhánh.
+ Loại không phải vào sổ đăng ký: Thư riêng, báo, tạp chí
+ Loại bóc bì: Các văn bản ngoài bì đề tên Chi nhánh, chức danh lãnh đạo của Chi nhánh.
+ Loại không được bóc bì (chỉ ghi vào sổ): những công văn ghi rõ người nhận, gửi Đảng ủy, các đoàn thể trong Chi nhánh.
- Bóc bì phải khéo để không bị rách văn bản bên trong. Công văn có dấu mật thì không được bóc bì, phải chuyển ngay cho người có trách nhiệm giải quyết.
Bước 2: Đóng dấu đến
- Dấu đến có mục đích xác nhận văn bản đã qua văn thư, ghi nhận ngày, tháng, số văn bản đến.
- Dấu đến được đóng rõ ràng và thống nhất vào dưới số ký hiệu, trích yếu của công văn.
- Số đến ghi vào dấu đến phải khớp với số thứ tự trong sổ ghi văn bản đến, ngày đến là ngày văn thư nhận văn bản.
Hình 5: Mẫu dấu đến VINACONTROL HẢI PHÒNG CÔNG VĂN ĐẾN Số đến:………. Ngày:………... Chuyển:……… Lưu:…………..
(Nguồn: Vinacontrol Hải Phòng)
Bước 3:Vào sổ đăng ký văn bản đến
Mỗi văn bản chỉ được đăng ký 1 lần tránh trùng lặp. Văn bản đến phải được vào sổ ngay ngày nhận.
Hình 6: Bìa sổ đăng ký Công văn đến
VINACONTROL
VINACONTROL HẢI PHÒNG
SỔ ĐĂNG KÝ CÔNG VĂN ĐẾN
Từ số…... đến số………. Từ ngày…… đến ngày…….
Quyển số………
(Nguồn: Vinacontrol Hải Phòng)
Hình 7: Nội dung trong sổ đăng ký công văn đến
STT Ngày đến Số văn bản
Ký hiệu văn bản
Nơi gửi Trích yếu nội