5. Bố cục khóa luận: gồm 3 chương
3.5 Giải pháp kỹ thuật đối với một số nghiệp vụ văn phòng
3.5.1 Nghiệp vụ thông tin
Qua nhiều năm tháng, tầm quan trọng của thông tin liên lạc đã được con người thừa nhận. Không thể hoạt động nhóm mà không có thông tin liên lạc bởi vì sẽ không thể thực hiện được sự điều phối và trao đổi. Do đó, việc tổ chức, nắm bắt thông tin cho việc ra quyết định trở thành mục tiêu hàng đầu cho các cấp quản lý. Chính vì thế mà hiện nay ở các cơ quan, đơn vị đã trang bị các phương tiện, thiết bị về thông tin khá đầy đủ như: máy vi tính, máy fax, nối mạng internet…. Việc tổ chức thông tin tại Chi nhánh Vinacontorl Hải Phòng đã có rất nhiều tiến bộ song vẫn có thể thấy tốc độ chậm, và cách khai thác thông tin đôi khi còn máy móc, thụ động.
Để khắc phục tình trạng trên việc phân bổ vốn đầu tư cho việc thu thập xử lý thông tin cần được đặc biệt quan tâm nhưng phải làm sao tránh đầu tư tràn lan gây lãng phí mà hiệu quả sử dụng lại không cao.
Để nâng cao chất lượng nghiệp vụ thông tin, phòng HC – KT nên: - Thiết lập kênh thông tin rõ ràng.
- Sử dụng nhiều kênh thông tin bằng việc giao nhiệm vụ cho các cá nhân hoặc bộ phận hành chính của phòng có trách nhiệm thu thập, phân tích các khía cạnh của thông tin.
- Tăng cường thông tin phản hồi để lãnh đạo biết được những thông điệp của khách hàng có được các nhân viên trong Chi nhánh hiểu, chấp nhận và thi hành đúng hay không.
- Bảo đảm thông tin phải đúng lúc để khắc phục việc kém hiệu quả khi người nói bắt đầu nói, người nghe sẵn sàng nghe.
- Đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, nhân viên để họ có khả năng quản lý, vận hành các phương tiện lỹ thuật.
3.5.2 Nghiệp vụ văn thƣ, lƣu trữ
Do nhân viên văn thư lưu trữ của Chi nhánh kiêm rất nhiều việc như: quản lý văn bản đến, đi, soạn thảo văn bản, viết giấy đi đường, viết phiếu nhập, xuất, quản lý con dấu đến tiếp khách, nhiều khi phải xuống tận hiện trường để
truyền đạt thông tin chỉ đạo của lãnh đạo Chi nhánh, lấy báo cáo nghiệm thu giám định…. Nhìn từ bên ngoài thì nhân viên văn thư ở đây rất đa năng nhưng thực tế về nghiệp vụ văn thư lưu trữ thì họ làm việc theo thói quen, kinh nghiệm. Đặc biệt quá trình ghi chép lập danh mục hồ sơ lưu trữ chưa đảm bảo đúng quy trình. Vì vậy, nhân viên văn thư, lưu trữ nên tham gia vào các lớp bồi dưỡng ngắn hạn về nghiệp vụ văn thư, lưu trữ ở các trường, trung tâm có đào tạo nghiệp vụ văn phòng. Hoặc đề xuất lên Công ty cử cán bộ văn phòng Công ty xuống tập huấn nâng cao nghiệp vụ. Nhân viên văn thư, lưu trữ phải thường xuyên cập nhật những thông tin mới, kinh nghiệm ở các cơ quan, doanh nghiệp bạn để có thể trau dồi thêm kiến thức mới về nghiệp vụ.
Ngoài ra, để đảm bảo giữ gìn, bảo quản tài liệu được nguyên vẹn, lâu bền, an toàn thì Chi nhánh nên bố trí một phòng lưu trữ riêng với các trang thiết bị bảo quản tốt. Khi thực hiện nghiệp vụ văn thư cần bổ sung thêm sổ chuyển giao văn bản để việc quản lý văn bản chặt chẽ hơn, thực hiện khoa học hơn và cần phải làm sổ đăng ký văn bản mật theo mẫu sau:
Hình 10: Mẫu sổ chuyển giao văn bản đến
STT Ngày tháng chuyển giao văn bản Số, ký hiệu văn bản (hoặc số phiếu gửi) Số lượng văn bản hoặc số lượng bì văn bản Đơn vị hoặc người nhận văn bản Ký nhận Ghi chú 1 2 3 4 5 6 7 Hình 11: Mẫu sổ văn bản mật STT Ngày đến Nơi gửi công văn Ngày tháng công văn Trích yếu nội dung Mức độ mật Người nhận Ký nhận Ghi chú 1 2 3 4 5 6 7 8 9
3.5.3 Giải pháp cho công tác hậu cần
Công ty nên làm mới các trang thiết bị, mua sắm các trang thiết bị cho Chi nhánh, thường xuyên theo dõi kiểm tra các trang thiết bị làm việc trong văn phòng Chi nhánh, có chế độ bảo dưỡng hợp lý đồng thời việc cung ứng đồ dùng văn phòng phẩm cần được tiến hành nhanh chóng hơn.
Đối với việc chuẩn bị chuyến đi công tác của lãnh đạo hiện nay đã được thực hiện tương đối tốt, đảm bảo yêu cầu và những nguyên tắc nhất định. Tuy nhiên để công tác này được đảm bảo chặt chẽ hoăn nữa phòng HC – KT cần có một văn bản quy định về việc chuẩn bị các chuyến đi công tác của lãnh đạo. Giao cho một nhân viên chuyên chịu trách nhiệm về hoạt động này để tạo một chuỗi công việc quen thuộc với nhân viên, từ đó có thể tránh được những thiếu xót trong quá trình chuẩn bị do chưa quen với công việc. Bên cạnh đó cũng cần có những mức hạn kinh phí đối với các chuyến đi công tác của lãnh đạo.
3.6 Giải pháp về môi trƣờng làm việc
Để bàn tiếp khách cùng phòng làm việc với nhân viên thuộc bộ phận hành chính làm ảnh hưởng tới công việc của nhân viên hoặc gián đoạn cuộc tiếp xúc với khách. Vì vậy, nên bố trí phòng tiếp khách riêng hoặc làm vách ngăn ngăn đôi phòng, điều này sẽ không làm ảnh hưởng tới công việc của nhân viên cũng như việc tiếp khách của Chi nhánh.
Nên bố trí 3, 4 cái ghế dành cho khách chờ ngoài của phòng làm việc của phòng HC – KT ở trụ sở 56 – Phạm Minh Đức để làm không mất thiện cảm của khách khi đến làm việc tại đây mà phải đứng chờ.
Mục tiêu hoạt động của phòng không chỉ đảm bảo hiệu quả mà còn đảm bảo tiết kiệm chi phí. Thực tế phòng làm việc có cửa sổ nhưng không mở điều này cho thấy các phòng làm việc đã không sử dụng ánh sáng tự nhiên, hoàn toàn chỉ sử dụng ánh sáng điện. Các phòng làm việc cần có sự kết hợp ánh sáng tự nhiên và ánh sáng điện để có thể thực hiện việc tiết kiệm điện.
Bàn làm việc của nhân viên văn thư mặc dù được bố trí ngay bên ngoài cửa phòng làm việc của Trưởng phòng cũng nên có vách ngăn lối hành lang để nhân viên văn thư không phải chịu sự tác động của các yếu tố bên ngoài khi làm việc.
Phòng làm việc của Trưởng phòng nên giảm bớt việc kê nhiều tủ lưu trữ hồ sơ, tài liệu, điều này sẽ làm cho không gian của phòng rộng và thoáng hơn.
Lãnh đạo Chi nhánh cũng phải hiểu rõ sức mạnh tập thể là yếu tố thúc đẩy sự nghiệp của Chi nhánh cho nên Chi nhánh nên tạo điều kiện cho mỗi nhân viên có quyền tự do đóng góp ý kiến với cán bộ quản lý về điều kiện làm việc, về chế độ khen thưởng. Chi nhánh nên lập quỹ khen thưởng cho những CBCNV có thành tích xuất sắc trong công việc.
KẾT LUẬN
Trong xu thế phát triển của nền kinh tế tri thức hiện nay, công tác văn phòng đang là nhiệm vụ then chốt của nhiều cơ quan, doanh nghiệp để bảo quản, cung cấp đầy đủ, kịp thời thông tin có chất lượng cho quá trình quản lý. Vì vậy, việc xây dựng văn phòng hiện đại, đầy đủ về vật chất và đội ngũ cán bộ nhân viên có năng lực, chuyên môn nghiệp vụ, nhiệt tình và hăng say làm việc là nhiệm vụ của toàn cơ quan, doanh nghiệp nói chung và của các nhà lãnh đạo nói riêng.
Qua thời gian thực tập tại Chi nhánh Vinacontrol Hải Phòng đã giúp em hiểu rõ hơn về tầm quan trọng của công tác văn phòng trong kết quả hoạt động kinh doanh. Văn phòng ở Vinacontrol Hải Phòng với tên gọi là phòng HC – KT đã thực hiện đầy đủ các chức năng, nhiệm vụ như lý luận về văn phòng đã nêu. Để đạt được kết quả đó là nhờ đội ngũ cán bộ nhân viên phòng HC – KT có năng lực, nhiệt tình, làm việc đúng cam kết; lãnh đạo phòng là những người giỏi chuyên môn, sát sao với công việc; lãnh đạo Chi nhánh có sự quản lý khoa học và luôn tạo bầu không khí thoải mái trong Chi nhánh. Tuy nhiên, trong thực tiễn hoạt động vẫn còn một số hạn chế, thiếu sót nên em xin đưa ra một số kiến nghị góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của công tác văn phòng. Qua đó Chi nhánh có thể xem xét và áp dụng phù hợp vào thực tiễn nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của công tác văn phòng tại Chi nhánh Vinacontrol Hải Phòng.
Đề tài: “Một số biện pháp nâng cao hiệu quả hoạt động của công tác văn phòng tại Chi nhánh Công ty Cổ phần Giám định Vinacontrol Hải Phòng” được hoàn thành với sự hướng dẫn trực tiếp của cô giáo Ths. Trần Thị Ngà – giảng viên Học viện Hành chính Quốc gia và sự nhiệt tình chỉ bảo của các cô chú, anh chị phòng HC – KT trong Chi nhánh Vinacontrol Hải Phòng đã giúp đỡ em hoàn thành bài khóa luận tốt nghiệp này.
Tuy nhiên, do có những hạn chế về thời gian và trình độ nên bài khóa luận của em không tránh khỏi những sai sót. Em rất mong nhận được sự tham gia, góp ý của các thầy, cô giáo và các bạn để bài khóa luận của em hoàn thiện hơn.
Em xin chân thành cảm ơn !
TÀI LIỆU THAM KHẢO
1. Quản trị hành chính văn phòng (Mike Harvay – Nhà xuất bản thống kê) 2. Bài giảng môn Quản trị văn phòng – Th.s Trần Thị Ngà
3. Tài liệu môn Quản trị văn phòng – Th.s Bùi Thị Thanh Nhàn 4. Nghiệp vụ thư ký – Ts Nguyễn Hữu Thời
5. Các tài liệu của Chi nhánh 6. Một số khóa luận cùng đề tài
MỤC LỤC
LỜI MỞ ĐẦU ... 1
1. Lý do chọn đề tài ... 1
2. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu ... 2
3. Phạm vi nghiên cứu ... 2
4. Phương pháp nghiên cứu ... 2
5. Bố cục khóa luận: gồm 3 chương ... 2
CHƢƠNG I NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ VĂN PHÒNG VÀ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG ... 3
1.1.2 Vai trò, vị trí của Văn phòng. ... 4
1.1.3 Chức năng và nhiệm vụ của văn phòng. ... 5
1.1.4 Những yếu tố ảnh hưởng đến hoạt động văn phòng ... 10
1.1.4.1 Môi trường bên trong doanh nghiệp, tổ chức ... 10
1.1.4.2 Môi trường bên ngoài doanh nghiệp, tổ chức ... 14
1.2. Những vấn đề cơ bản về công tác văn phòng. ... 16
1.2.1 Khái niệm công tác văn phòng ... 16
1.2.2 Vị trí và ý nghĩa của công tác văn phòng. ... 16
1.3 Hiệu quả của hoạt động công tác văn phòng. ... 17
CHƢƠNG II THỰC TRẠNG VỀ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI CHI NHÁNH CÔNG TY CỔ PHẦN GIÁM ĐỊNH VINACONTROL HẢI PHÒNG ... 19
2.1 Giới thiệu khái quát về Chi nhánh Vinacontrol Hải Phòng ... 19
2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển Công ty Cổ phần Giám định Vinacontrol Hải Phòng và Chi nhánh Vinacontrol Hải Phòng ... 19
2.1.2 Lĩnh vực kinh doanh. ... 22
2.1.3 Cơ cấu tổ chức của Chi nhánh Vinacontrol Hải Phòng ... 24
2.1.4.1 Kết quả đạt được ... 30
2.1.4.2 Những thuận lợi ... 31
2.1.4.3 Những khó khăn ... 32
2.2.2 Hoạt động của Phòng ... 38
2.2.3 Điều kiện làm việc của phòng ... 42
2.2.3.1 Công tác sắp xếp bố trí văn phòng ... 42
2.2.3.2 Trang thiết bị văn phòng ... 43
2.3 Nội dung cơ bản hoạt động hành chính văn phòng ở Chi nhánh. ... 44
2.3.1 Nghiệp vụ thu thập và xử lý thông tin. ... 44
2.3.2 Công tác hậu cần của phòng Hành chính – Kế toán ... 48
2.3.3 Công tác văn thư lưu trữ... 50
2.3.3.1 Kỹ thuật soạn thảo văn bản ... 51
2.3.3.2 Quy trình quản lý văn bản đến ... 54
2.3.3.3 Quy trình quản lý văn bản đi ... 58
2.3.3.4 Quản lý sử dụng con dấu. ... 59
2.3.3.5 Nghiệp vụ lưu trữ của phòng HC-KT ... 59
2.3.4 Nghiệp vụ tổ chức hội họp. ... 61
2.3.5 Nghiệp vụ lễ tân, tiếp khách. ... 63
2.3.6 Nghiệp vụ lập chương trình, kế hoạch cho cơ quan và lãnh đạo ... 64
CHƢƠNG III MỘT SỐ BIỆN PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG CỦA CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI CHI NHÁNH VINACONTROL HẢI PHÒNG ... 67
3.1 Giải pháp đầu tư con người cho phòng Hành chính – Kế toán ... 67
3.2 Hoàn thiện mô hình tổ chức phòng Hành chính – Kỹ thuật ... 68
3.3 Đổi mới, hoàn thiện công tác quản lý, điều hành trong quản lý ... 69
3.4 Hiện đại hóa trang thiết bị làm việc và ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý ... 69
3.5 Giải pháp kỹ thuật đối với một số nghiệp vụ văn phòng ... 70
3.5.1 Nghiệp vụ thông tin ... 70
3.5.2 Nghiệp vụ văn thư, lưu trữ ... 70
3.5.3 Giải pháp cho công tác hậu cần... 72
3.6 Giải pháp về môi trường làm việc ... 72
KẾT LUẬN ... 74
DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT
XNK : xuất nhập khẩu
CBCNV : cán bộ công nhân viên HC-KT : Hành chính - Kế toán
LN : lợi nhuận
TNDN : thu nhập doanh nghiệp
BHXH : bảo hiểm xã hội
BHYT : bảo hiểm y tế
KPCĐ : kinh phí công đoàn
TNCN : thu nhập cá nhân