5. Bố cục khóa luận: gồm 3 chương
2.2 Tổ chức bộ máy phòng hành chính – kế toán
2.2.1 Chức năng, nhiệm vụ của phòng hành chính – kế toán.
Thực hiện công tác tổ chức cho Chi nhánh, chủ yếu là việc tổ chức nhân sự: tuyển lao động, sắp xếp bố trí công việc cho nhân viên, đào tạo, kiểm tra, đánh giá việc thực hiện công việc của cán bộ, công nhân viên tại Chi nhánh.
Thực hiện nhiệm vụ hành chính: mua sắm và quản lý trang thiết bị phục vụ cho hoạt động của các Chi nhánh, tiếp khách, giao dịch, công tác văn thư, lưu trữ hồ sơ, công văn, giấy tờ, bảo vệ, lái xe…
Thực hiện nghiệp vụ kế toán và theo dõi tình hình tài chính của Chi nhánh, bao gồm: kế toán tiền mặt, lương, công nợ, các khoản phải trả, các khoản phải thu, các khoản phải chi…. Có nhiệm vụ thực hiện đúng chức năng quản lý, giám sát sự vận động của vốn trong quá trình kinh doanh, việc sử dụng vốn có mục đích và phải có kết quả thu được cho Công ty. Tổ chức chỉ đạo thực hiện toàn bộ công tác thống kê do Nhà nước quy định, nắm bắt và xử lý các thông tin kinh tế phục vụ cho hoạt động của Chi nhánh. Hạch toán đầy đủ các khoản thu, chi, công nợ… và làm tròn nghĩa vụ đối với Nhà nước. Thực hiện công tác mở sổ sách và các biểu, báo cáo đầy đủ, theo dõi phân tích hoạt động kinh doanh theo dúng pháp lệnh thống kê kế toán.
Căn cứ vào mô hình tổ chức, quản lý và điều hành chung của Chi nhánh và căn cứ vào khối lượng công việc thực tế của phòng HC – KT để phát huy tối đa hiệu quả công tác, nâng cao tinh thần trách nhiệm của từng CBCNV trong phòng phối kết hợp chặt chẽ trong việc hoàn thành khối lượng công việc của phòng với các đơn vị, các phòng ban liên quan trong Chi nhánh phòng HC – KT đề xuất mô hình tổ chức theo sơ đồ:
Hình 3: Sơ đồ cơ cấu tổ chức phòng HC – KT
(Nguồn: Vinacontrol hải Phòng) Căn cứ vào sơ đồ tổ chức trên cơ cấu nhân sự được bố trí như sau:
Trưởng phòng
Trưởng phòng là người phụ trách chung toàn phòng HC-KT, là người có trách nhiệm quản lý, điều hành toàn bộ mọi hoạt động của phòng HC-KT và chịu trách nhiệm về một số công việc mang tính chuyên trách như công tác tổng hợp, kiểm tra, giám sát…
Quản lý chung công tác hành chính quản trị - nhân sự: + Quản lý lưu trữ hồ sơ nhân sự của Chi nhánh. + Tổ chức cán bộ, hồ sơ tuyển dụng, báo cáo đào tạo.
+ Phụ trách công tác quản lý hệ thống chất lượng của phòng.
+ Theo dõi tiền lương của CBCNV. Đảm bảo quyền lợi theo đúng hợp đồng lao động.
Quản lý chung công tác:
+ Kế toán theo dõi thu, chi qua 2 ngân hàng: Ngoại thương & Trưởng phòng Bộ phận hành chính, tổ chức Phó phòng Bộ phận kế toán Nhân viên văn thư Kế toán tổng hợp Nhân viên hành chính – lái xe Thủ quỹ, thủ kho Nhân viên lao công
Techcombank trên hệ thống phần mềm FAST.
+ Cập nhật doanh thu những hóa đơn đã thu qua ngân hàng trên hệ thống phần mềm quản lý doanh số nghiệp vụ.
+ Chế độ chính sách, hưu trí người lao động (BHXH). + Hành chính quản trị & Công tác Quân sự Chi nhánh + Phân công công việc đột xuất cho nhân viên trong phòng.
Trưởng phòng HC-KT có quyền tổ chức, điều hành toàn bộ yếu tố trong phòng cho phù hợp với yêu cầu hoạt động của toàn Chi nhánh. Trưởng phòng HC-KT chịu trách nhiệm trước Giám đốc Chi nhánh về kết quả hoạt động của phòng HC-KT.
Phó phòng
Phó phòng đồng thời là trưởng bộ phận kế toán của phòng HC-KT và điều hành các công việc thuộc lĩnh vực kế toán tổng hợp.
Phó phòng thực hiện các công việc sau:
- Kế toán chi tiền mặt.
- Kế toán theo dõi, quản lý hóa đơn bán ra (Doanh số).
- Theo dõi và tính phân bổ khấu hao giá trị tài sản của Chi nhánh. - Kế toán lương, BHXH, BHYT, thuế TNCN của người lao động.
- Tổng hợp báo cáo hóa đơn mua vào, bán ra (gồm cả VAT) hàng tháng, kế toán in báo cáo tổng hợp công tác quyết toán của Chi nhánh tháng, quý, năm theo yêu cầu của Công ty.
- Báo cáo quyết toán thuế tháng, năm. - Lưu trữ chứng từ kế toán.
- Phục vụ Công tác kiểm toán năm.
- Điều hành mọi công việc của phòng khi Trưởng phòng đi vắng, hoặc đi công tác.
Phó phòng chịu trách nhiệm trước trưởng phòng về kết quả hoạt động của bộ phận Kế toán do phó phòng quản lý.
Bộ phận hành chính, tổ chức
- Nhân viên văn thư: làm nhiệm vụ:
+ Thường trực cơ quan tại số 56-Phạm Minh Đức. + Hướng dẫn khách đến làm việc tại các bộ phận.
+ Nhân viên văn thư nhận báo, theo dõi công văn đến, vào sổ công văn trình Giám đốc duyệt, phát cho các bộ phận theo quy định.
+ Theo dõi gửi công văn đi theo yêu cầu cho khách hàng ngoại tỉnh. + Giao công văn (Chứng thư, hóa đơn) trực tiếp cho khách hàng nội tỉnh. + Thực hiện một số công việc đột xuất theo sự phân công của lãnh đạo phòng. - Nhân viên hành chính – lái xe: thực hiện công việc:
+ Lái xe đảm bảo an toàn, quản lý và đề nghị bảo dưỡng kiểm tra xe an toàn theo đúng định kỳ quy định.
+ Làm công tác lễ tân: đưa đón tiếp khách, bố trí ăn nghỉ cho khách khi có yêu cầu.
+ Quản lý và đề xuất công tác sửa chữa tài sản nhà cửa cơ quan khi bị hư hỏng.
+ Mua sắm văn phòng phẩm, vật tư khi có yêu cầu.
+ Theo dõi quản lý kiểm kê tài sản của phòng và đôn đốc các phòng kiểm kê vật tư tài sản cuối năm của Chi nhánh.
+ Theo dõi công cụ cần kiểm định.
+ Chuyển công văn đến khách hàng nội tỉnh khi được phân công. + Thực hiện một số công việc theo sự phân công của lãnh đạo phòng. - Nhân viên lao công (hợp đồng công nhật)
+ Làm công việc vệ sinh, lao công tạp vụ cơ quan ( 56 & 80 - Phạm Minh Đức) hàng ngày, đảm bảo quét dọn giữ vệ sinh sạch sẽ.
+ Phục vụ nước phòng khách, phòng họp, phòng Giám đốc, Phó giám đốc
Bộ phận kế toán
Bộ phận kế toán thực hiện các nhiệm vụ: thủ quỹ, kế toán tài vụ. Trong đó Phó phòng đảm nhiệm công tác kế toán tổng hợp và nhân viên thủ quỹ.
* Công việc của nhân viên thủ quỹ:
- Cấp phát vật tư, văn phòng phẩm, sắp xếp vệ sinh kho hàng tuần. - Quản lý quỹ, lập phiếu thu phí giám định bằng tiền mặt, chi tiền mặt theo lệnh chi.
- In hóa đơn bán ra của Chi nhánh.
- Báo cáo sử dụng hóa đơn theo quy định.
- Vào doanh thu những hóa đơn đã thu tiền mặt qua hệ thống phấn mềm quản lý doanh số nghiệp vụ.
- Thực hiện một số công việc theo sự phân công của lãnh đạo phòng. * Nhân viên kế toán:
- Kế toán theo dõi chi tiết thu hồi công nợ.
- Thông báo đề nghị khách hàng thanh toán phí giám định. - Kế toán theo dõi kho: Xuất, Nhập vật tư văn phòng phẩm.
- Thực hiện một số công việc theo sự phân công của lãnh đạo phòng.