5. Bố cục khóa luận: gồm 3 chương
2.3Nội dung cơ bản hoạt động hành chính văn phòng ở Chi nhánh
2.3.1 Nghiệp vụ thu thập và xử lý thông tin.
Thông tin trong mỗi cơ quan, doanh nghiệp có vai trò quan trọng và được ví như là mạch máu hoạt động có liên quan đến kết quả hoạt động, sự thành bại hay quy mô phát triển mở rộng phạm vi hoạt động của cơ quan, doanh nghiệp đó.
Phục vụ thông tin cho hoạt động của các cơ quan, đơn vị là nhằm đảm bảo cho các hoạt động của cơ quan, đơn vị đó được cung cấp những thông tin cần thiết tạo điều kiện cho hoạt động của cơ quan, đơn vị đem lại hiệu quả. Điều đó có thể được thực hiện thông qua hệ thống văn bản quản lý và các công nghệ hiện đại.
Chi nhánh Vinacontrol Hải Phòng ngoài công việc thu nhận thông tin qua hệ thống văn bản công ty thì thông tin còn được thu nhận qua hệ thống các công nghệ hiện đại như: điện thoại, máy fax, chuyển phát nhanh, internet… Nhờ những công nghệ hiện đại này mà công tác quản lý và sử dụng thông tin của công ty trở nên hiệu quả và đảm bảo hơn.
Quy trình tổ chức công tác thông tin của phòng (có 4 bước)
Bước 1: Thu thập thông tin
Khi thu thập thông tin, đầu tiên phòng xác định nhu cầu về thông tin của Chi nhánh. Bởi vì số lượng các loại thông tin rất phong phú và đa dạng nhưng không phải tất cả các thông tin đó đều có giá trị như nhau, đây là vấn đề cốt lõi trong quản lý thông tin của phòng. Đây là cơ sở trong việc hình thành thông tin nội bộ, nó giúp giảm nhẹ tình trạng thiếu thông tin hoặc thông tin không thích hợp cho việc ra quyết định trong Chi nhánh.
Ngoài việc tiếp nhận thông tin theo hệ thống, tính chất, lĩnh vực hoạt động của Chi nhánh mà còn phải thu thập thông tin theo yêu cầu của ban lãnh đạo Chi nhánh. Kênh thông tin cần thu thập gồm có:
+ Kênh thông tin theo ngành trong từng phòng ban, trong Công ty, Chi nhánh, trong phạm vi trong nước, quốc tế.
+ Kênh thông tin qua các báo cáo định kỳ, qua các cuộc họp giao ban, hội nghị….
+ Kênh thông tin qua giao tiếp với khách hàng, đối tác, nhà cung cấp. + Kênh thông tin qua việc tra cứu các văn bản Nhà nước.
Phòng HC-KT của Chi nhánh Vinacontrol Hải Phòng được coi là cửa sổ của mọi luồng thông tin, là bộ lọc thông tin cho Chi nhánh. Hầu hết các thông tin bên ngoài và thông tin nội bộ đều phải qua phòng này để thu thập và xử lý, phối hợp
Bước 2: Phân tích và xử lý thông tin
Đây là công việc đòi hỏi người làm công tác thông tin của phòng HC-KT (chính là nhân viên văn thư) phải sử dụng sự hiểu biết của mình để phân tích, đánh giá nguồn tài liệu, số lượng thông tin đã thu nhận để đưa ra các thông tin đầu ra cung cấp cho cấp trên. Yêu cầu của công việc này là phải tổng hợp được tình hình, phản ánh đúng bản chất sự việc, do đó phải kiểm tra tính chính xác, hợp lý của tài liệu, hệ thống chỉnh lý, tổng hợp, phân tích số liệu, so sánh, đánh giá để có được những thông tin đảm bảo yêu cầu đặt ra. Nhân viên văn thư khi làm công tác xử lý thông tin phải xác định thông tin chính và thông tin hỗ trợ. Đồng thời phải biết loại bỏ hoặc nghi ngờ những thông tin thiếu căn cứ pháp lý, căn cứ thực tiễn, thiếu cơ sở khoa học.
Bước 3: Truyền đạt, phổ biến thông tin
Các thông tin đầu vào sau khi được phân tích, xử lý, cho các thông tin đầu ra cần được truyền đạt, phổ biến nhanh chóng kịp thời đến các phòng ban, bộ phận, đối tượng cần thiết thông qua các hình thức truyền đạt như: văn bản, cuộc họp, hội nghị, phổ biến trao đổi qua điện thoại hoặc trực tiếp….
Bước 4: Bảo quản, lưu trữ thông tin
Vì thông tin không phải chỉ được sử dụng một lần hoặc một vài lần mà cần phải được lưu trữ bảo quản để sử dụng lâu dài. Do vậy thông tin phải được bảo quản, lưu trữ theo các phương pháp khoa học và theo yêu cầu cầu nghiệp vụ lưu trữ, bảo quản thông tin. Có các phương pháp bảo quản như sau:
+ Qua hệ thống máy tính điện tử của Chi nhánh. + Qua hệ thống phim ảnh.
+ Sắp xếp vào các cặp, tủ tài liệu ngăn nắp, gọn gang.
Kết quả thực hiện nghiệp vụ thông tin:
Tại Chi nhánh Vinacontrol Hải Phòng ngoài công việc thu nhận thông tin qua hệ thống văn bản thì thông tin còn được thu nhận qua hệ thống các công nghệ hiện đại như: điện thoại, máy fax, chuyển phát nhanh, internet… Nhờ những công nghệ hiện đại này công tác quản lý và sử dụng thông tin của Chi nhánh trở nên hiệu quả và đảm bảo hơn.
Việc thu nhận và xử lý thông tin cũng luôn được ban lãnh đạo và CBCNV trong Chi nhánh chú trọng vì vậy các thông tin luôn đảm bảo các yêu cầu:
Tính hệ thống, tính tổng hợp Tính đầy đủ
Tính chinh xác
Tính kịp thời, linh hoạt Tính đơn giản, dễ hiểu Tính kinh tế
Trong năm 2009 vừa qua, kinh tế biển ngày càng phát triển và sự cần thiết thành lập một phòng giám định chuyên về lĩnh vực hàng hải đã được Chi nhánh nhận định từ trước. Do vậy, Chi nhánh quyết định tách bộ phận giám định hàng
hải của phòng Giám định 2 để thành lập phòng Giám định 3 chuyên giám định về lĩnh vực hàng hải, phương tiện vận tải biển.
Nhân viên phòng HC – KT luôn tuân thủ một số điều lệ quy định của Chi nhánh Vinacontrol Hải Phòng:
+ Phòng HC –KT và phòng Nghiệp vụ tổng hợp có trách nhiệm đối với việc thu thập, cung cấp thông tin cho các phòng ban, cá nhân đúng quy định của Công ty.
+ Phòng HC –KT phải truyền đạt các quyết định, công văn từ Công ty xuống đầy đủ, chính xác và kịp thời. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
+ Các nhân viên chấp hành nghiêm chỉnh nội quy, điều lệ của Công ty và Chi nhánh, không được để thông tin rò rỉ và phải hoàn toàn chịu trách nhiệm đối với thông tin trong phạm vi quyền hạn của mình.
+ Trưởng các phòng HC –KT và Nghiệp vụ tổng hợp có trách nhiệm kiểm tra, phân tích các thông tin đầu vào và đảm bảo sự liên tục của thông tin trong hoạt động của Chi nhánh.
+ Các thông tin được thu thập từ các kênh, dưới mọi hình thức đã được chọn theo yêu cầu, mục tiêu của Chi nhánh tránh tình trạng thừa hay thiếu thông tin, thông tin không phù hợp.
+ Thường xuyên có thông tin phản hồi, những kiến nghị, đề xuất từ nội bộ Chi nhánh, từ khách hàng, đối tác, từ Công ty đều được xem xét cụ thể, chi tiết, chính xác để trình lên Giám đốc xem xét, có hướng giải quyết kịp thời.
Do thực hiện theo quy định nên phòng HC – KT luôn tổng hợp kịp thời những thông tin từ các phòng ban, tổ, đội giám định ngoài hiện trường, đưa ra những thông tin mang tính chiến lược cho Chi nhánh và giải đáp thắc mắc, kiến nghị của khách hàng một cách chu đáo, nhiệt tình.
Bên cạnh những kết quả đạt đƣợc còn có mặt hạn chế sau:
- Mặc dù phòng HC – KT và các phòng Nghiệp vụ được trang bị đầy đủ các phương tiện làm việc nhưng một số máy móc, thiết bị hỏng hóc, cũ ảnh hưởng đến chất lượng công việc.
khi thông tin từ phía khách hàng, các phòng ban, tổ, đội đang giám định ở hiện trường không thực hiện được. Khi có những tình huống xảy ra ngoài dự định cần phải xin ý kiến lãnh đạo giải quyết, những lúc như vậy mà hệ thống liên lạc bị trục trặc làm ảnh hưởng tới hiệu quả công tác giám định và phải mất thêm thời gian thực hiện.
2.3.2 Công tác hậu cần của phòng Hành chính – Kế toán
Công tác hậu cần là công tác không thể thiếu trong các cơ quan, tổ chức có nhiệm vụ tạo cơ sở vật chất cho đội ngũ CBCNV trong cơ quan của đơn vị để họ thực hiện tốt chương trình kế hoạch mà họ đã đề ra, hỗ trợ các phương tiện, dụng cụ cần thiết để CBCNV nâng cao năng suất lao động và hiệu quả công tác đồng thời bảo đảm môi trường sinh thái lành mạnh hài hòa, tạo diện mạo cho cơ quan, đơn vị đàng hoàng sạch sẽ góp phần xây dựng cơ quan theo hướng hiện đại hòa nhập với các nước khu vực và trên thế giới.
Công tác hậu cần trong các cơ quan đơn vị là rất cần thiết, nơi nào có hoạt động thì nơi đó có nhu cầu cần cung ứng những điều kiện trang thiết bị và nguồn tài chính, do đó việc đảm bảo đầy đủ các điều kiện cần thiết cho mọi hoạt động của cơ quan, đơn vị được trôi chảy, thuận lợi là nhiệm vụ của văn phòng.
Tại Chi nhánh Viancontrol Hải Phòng công tác hậu cần rất được ban Lãnh đạo Chi nhánh quan tâm. Hàng năm phòng HC – KT sẽ căn cứ vào số kinh phí để mua sắm trang thiết bị, sửa chữa, cung cấp các trang thiết bị có giá trị lớn. Sau khi ký duyệt phòng HC – KT tiến hành mua sắm các trang thiết bị và phân phối tới các phòng ban trong cơ quan. Đối với việc sửa chữa thường xuyên và cung ứng những dịch vụ và văn phòng phẩm cho đội ngũ CBCNV thì trong quá trình thực hiện công việc bộ phận, phòng ban nào có nhu cầu thì sẽ thông báo để văn phòng tiến hành thực hiện.
Về công tác hậu cần, phòng HC-KT thực hiện các công việc cụ thể như sau: 1. Quản lý chỉ tiêu kinh phí gồm có: Lương chính, phụ cấp lương, BHXH, tiền thưởng, công tác phí, hội nghị phí. tiền giao dịch, mua sắm TSCĐ, máy móc trang thiết bị, sửa chữa lớn, xây dựng công trình, phúc lợi tập thể và các chỉ tiêu khác.
2. Quản lý biên chế quỹ lương
Phòng HC-KT lập thành danh sách cán bộ công nhân viên kèm cả mức lương tương ứng của từng người để gửi cho Techcombank trả lương cho các công nhân viên qua thẻ. Quỹ lương của Chi nhánh được cấu thành bởi số biên chế được duyệt, mức lương phụ cấp, trợ cấp của từng người. Việc xét duyệt quỹ lương này được trả theo nghị định 205CP, Lương khoán theo doanh thu của Chi nhánh.
3. Quản lý tài sản cố định TSCĐ của Chi nhánh gồm có: - Nhà cửa, vật kiến trúc
- Hệ thống thiết bị máy móc
- Phương tiện kỹ thuật và phương tiện vận chuyển
Đây là những TSCĐ có giá trị lớn quyết định đến năng lực hoạt động kinh doanh của Chi nhánh nên cần được coi trọng việc quản lý và sử dụng. Để quản lý có hiệu quả phòng HC-KT đã phân loại TSCĐ, lập hồ sơ TSCĐ, có sổ sách tính toán trích khấu hao hàng tháng, ghi chép việc xuất, nhập kịp thời và đúng thủ tục. Phải nắm chắc về số lượng và chất lượng để có kế hoạch mua sắm, sửa chữa, thanh lý, huy động phục vụ cho các phòng ban của Chi nhánh. Đồng thời phòng đã xây dựng quy chế bảo vệ TSCĐ, thực hiện việc kiểm kê cuối năm, định kỳ và bất thường khi có sự thay đổi khác.
4. Quản lý hàng hóa vật tư khác
Các loại vật tư khác bao gồm: văn phòng phẩm, công cụ, vật tư, thiết bị, phương tiện kỹ thuật. Để quản lý tốt các loại vật tư này phòng đã thực hiện như sau:
+ Xác định định mức sử dụng vật tư hàng hóa và công bố công khai.
+ Cấp phát đúng đối tượng, đúng tiêu chuẩn cho từng cán bộ công nhân viên trong Chi nhánh.
+ Khi mua về phải làm phíếu nhập, khi cấp phát làm phiếu xuất theo đúng nguyên tắc xuất nhập của kế toán.
+ Người làm công tác thủ kho có đủ tín nhiệm. + Có nội quy quản lý, sử dụng và bảo vệ.
5. Đảm bảo điều kiện làm việc cho Chi nhánh gồm có:
+ Bố trí phòng làm việc tiện lợi cho các giao dịch của Chi nhánh + Trang bị các thiết bị làm việc cho cán bộ công nhân viên
6. Các hoạt động khác
+ Phục vụ các phương tiện đi lại, các chuyến công tác của lãnh đạo Chi nhánh. + Phục vụ nước uống hàng ngày cho cán bộ công nhân viên của Chi nhánh. + Phục vụ việc tiếp khách của Chi nhánh.
+ Phục vụ các điều kiện vật chất, trang thiết bị cho các cuộc họp, lễ tân của Chi nhánh. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
+ Thực hiện sửa chữa vừa và nhỏ. + Bảo vệ trật tự an toàn cho Chi nhánh.
*Trong thời gian qua công tác hậu cần đã đạt được những kết quả sau:
- Đảm bảo các văn phòng phẩm phục vụ cán bộ, công chức của toàn Công ty. - Hầu hết các phòng ban đều được trang bị hệ thống máy vi tính hiện đại. - Internet được nối tới các phòng ban.
- Đảm bảo các điều kiện làm việc.
- Các trang thiết bị làm việc được cung cấp khá đầy đủ.
*Những hạn chế tồn đọng:
- Việc mua sắm, sửa chữa thường xuyên chưa được diễn ra liên tục.
- Cán bộ, nhân viên còn lãng phí trong việc sử dụng các văn phòng phẩm.
*Nguyên nhân:
- Nguồn kinh phí hạn chế.
- Nhân viên chưa thực hiện tốt quy chế chi tiêu nội bộ và chưa thực sự tiết kiệm.
2.3.3 Công tác văn thƣ lƣu trữ
Công tác văn thư là toàn bộ công việc về xây dựng ban hành văn bản, tổ chức giải quyết và quản lý văn bản trong cơ quan, doanh nghiệp.
Công tác văn thư đảm bảo cung cấp kịp thời, đầy đủ các thông tin cần thiết phục vụ các nhiệm vụ quản lý, điều hành và các công việc chuyên môn của mỗi cơ quan, doanh nghiệp.
cấp từ nhiều nguồn khác nhau, nhưng thông tin ở dạng văn bản là chủ yếu. Công tác văn thư vừa có chức năng là đảm bảo thông tin cho hoạt động của cơ quan, doanh nghiệp vừa có chức năng truyền đạt, phổ biến thông tin bằng văn bản.
Công tác văn thư đảm bảo giữ lại đầy đủ chứng cứ về hoạt động của cơ quan, doanh nghiệp. Nội dung của những tài liệu được hình thành và được nhận trong quá trình giải quyết các công việc phản ánh chính xác, chân thực các hoạt động của cơ quan, doanh nghiệp.
Nội dung bao gồm:
+ Xây dựng, ban hành văn bản
+ Tổ chức giải quyết, quản lý văn bản + Quản lý và sử dụng con dấu
+ Lập và quản lý hồ sơ
Trong đó, phòng HC-KT thực hiện việc tổ chức giải quyết, quản lý văn bản rất chặt chẽ theo đúng mục tiêu chất lượng của phòng với nguyên tắc là:
- Các văn bản đến phải qua văn thư đăng ký vào sổ văn bản đến.
- Trước khi văn bản được giao cho các bộ phận, phòng ban giải quyết phải trình Giám đốc Chi nhánh xem xét.
- Người nhận văn bản đến phải ký nhận vào sổ văn bản đến. - Văn bản đến phải được tổ chức, giải quyết kịp thời.
2.3.3.1 Kỹ thuật soạn thảo văn bản
Việc bố trí các yếu tố của thể thức văn bản, quy định cách trình bày đều được thực hiện theo đúng Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06 tháng 5 năm 2005 của Bộ Nội Vụ và Văn Phòng Chính Phủ. Nhân viên thực hiện việc soạn thảo văn bản phải đảm bảo các nguyên tắc khi soạn thảo văn bản sau:
(1) Nội dung văn bản phải hợp hiến, hợp pháp (2) Văn bản phải được soạn thảo đúng thể thức
(3) Văn bản phải được soạn thảo đúng thẩm quyền quy định đối với các chức danh của Chi nhánh
(4) Văn bản phải đảm bảo tính khả thi
(5) Văn bản phải được trình bày bằng phong cách ngôn ngữ hành chính công vụ (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Nguyên tắc soạn thảo văn bản của Chi nhánh:
1. Nội dung văn bản phải hợp hiến, hợp pháp: Văn bản quy phạm pháp luật được ban hành phải có nội dung phù hợp với Hiến pháp và Luật pháp hiện hành.