5. Bố cục khóa luận: gồm 3 chương
2.3.3.1 Kỹ thuật soạn thảo văn bản
Việc bố trí các yếu tố của thể thức văn bản, quy định cách trình bày đều được thực hiện theo đúng Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06 tháng 5 năm 2005 của Bộ Nội Vụ và Văn Phòng Chính Phủ. Nhân viên thực hiện việc soạn thảo văn bản phải đảm bảo các nguyên tắc khi soạn thảo văn bản sau:
(1) Nội dung văn bản phải hợp hiến, hợp pháp (2) Văn bản phải được soạn thảo đúng thể thức
(3) Văn bản phải được soạn thảo đúng thẩm quyền quy định đối với các chức danh của Chi nhánh
(4) Văn bản phải đảm bảo tính khả thi
(5) Văn bản phải được trình bày bằng phong cách ngôn ngữ hành chính công vụ
Nguyên tắc soạn thảo văn bản của Chi nhánh:
1. Nội dung văn bản phải hợp hiến, hợp pháp: Văn bản quy phạm pháp luật được ban hành phải có nội dung phù hợp với Hiến pháp và Luật pháp hiện hành. Văn bản của cơ quan Nhà nước cấp dưới ban hành phải phù hợp và không trái với quy định trong văn bản của cơ quan Nhà nước cấp trên. Các văn bản quy phạm pháp luật trái với Hiến pháp, trái với các văn bản Luật và các văn bản của cơ quan Nhà nước cấp trên phải được cơ quan Nhà nước có thẩm quyền bãi bỏ, đình chỉ việc thi hành.
2. Văn bản phải được soạn thảo đúng thể thức: Văn bản phải đảm bảo đúng thể thức Nhà nước quy định, nếu văn bản không đúng thể thức thì văn bản sẽ không có giá trị pháp lý.
3. Văn bản phải được soạn thảo đúng thẩm quyền quy định: Đối với văn bản quy phạm pháp luật, thẩm quyền soạn thảo và ban hành của cơ quan quản lý nhà nước đã được phân định rõ nhằm tránh việc chồng chéo hay bỏ sót lĩnh vực cần quản lý và chức năng của từng cơ quan.
Đối với văn bản hành chính thông thường, các cơ quan, doanh nghiệp, đều có thể ban hành để phục vụ cho công việc quản lý, điều hành, giao dịch…. Mỗi cơ quan, doanh nghiệp không thể soạn thảo và ban hành một văn bản vượt quá thẩm quyền hoặc không đúng chức năng của cơ quan đã được pháp luật quy định.
4. Văn bản phải đảm bảo tính khả thi: Nếu là văn bản pháp luật thì phải phù hợp với nội dung và vấn đề mà văn bản đó điều chỉnh. Một văn bản chỉ đề cập đến những vấn đề có liên quan với nhau, còn những vấn đề khác phải được soạn thảo và trình bày ở một văn bản khác.
5. Văn bản phải được trình bày bằng phong cách hành chính công vụ: Đây là phong cách ngôn ngữ dùng trong lĩnh vực luật pháp và quản lý nhà nước. Khi soạn thảo văn bản hành chính nói chung cần đảm bảo các yêu cầu của phong cách này mới tạo ra các văn bản hành chính hoàn chỉnh.
.Quy trình soạn thảo văn bản của Chi nhánh được thực hiện theo các bước sau:
Bước 1: Chuẩn bị
Việc xác định mục đích của văn bản: Khi dự định ban hành một văn bản cần xác định rõ văn bản ban hành giải quyết vấn đề gì.
Xác định nội dung, tên loại văn bản cần soạn thảo: xác định vấn đề cần trình bày, từ đó xác định biểu mẫu trình bày của văn bản cần soạn thảo.
Xác định đối tượng nhận văn bản: Xác định đối tượng mà văn bản tác động đến. Thu thập và xử lý thông tin: Tập hợp thông tin, cần lựa chọn những thông tin cần thiết và chính xác, loại bỏ những thông tin không cần thiết, trùng lặp hoặc có độ tin cậy thấp.
Bước 2: Làm dàn bài và đề cƣơng
Dựa trên những thông tin đã thu thập người soạn thảo văn bản cần lựa chọn các thông tin để đưa vào từng phần trong cấu trúc của mẫu văn bản đã lựa chọn và sắp xếp những ý chính để tạo thành đề cương. Soạn đề cương xong nên tranh thủ ý kiến tham gia góp ý của những người có trách nhiệm duyệt trước để có sự bổ sung, điều chỉnh cần thiết.
Bước 3: Viết thành văn
Dựa trên đề cương theo mẫu, người soạn thảo sẽ viết thành văn từng phần trình bày từ thể thức đến nội dung văn bản (văn bản này thường được gọi là bản thảo).
Bước 4: Duyệt và ký văn bản
Người soạn thảo văn bản trình bày lại bản thảo sạch sẽ để trình duyệt. Bản thảo được duyệt gọi là bản gốc, đây là cơ sở pháp lý để hình thành bản chính.
Khi văn bản hoàn chỉnh trình Giám đốc hoặc người được Giám đốc uỷ quyền sẽ duyệt các vấn đề sau:
+ Thẩm quyền ban hành + Thể thức của văn bản + Nội dung của văn bản
Thẩm quyền ký văn bản ở Chi nhánh được quy đinh:
- Giám đốc Chi nhánh ký các văn bản quan trọng như: quyết định, hợp đồng, kế hoạch, phương án, báo cáo, tờ trình, công văn.
- Phó Giám đốc được ký thay Giám đốc theo sự ủy nhiệm của Giám đốc Chi nhánh về những văn bản thuộc lĩnh vực được phân công.
-Trong trường hợp Giám đốc, Phó Giám đốc đi vắng thì Giám đốc Chi nhánh có thể ủy quyền cho một cán bộ dưới quyền của mình một cấp (thường là Trưởng phòng HC – KT hoặc là Trưởng phòng Nghiệp vụ tổng hợp) ký thừa ủy quyền một số văn bản.
Trong văn bản được duyệt, người duyệt phải ghi ý kiến 4 nội dung sau: duyệt, số nhân bản để ban hành, ngày duyệt, chữ ký người duyệt. Vị trí ghi ở lề trái, dưới số và ký hiệu văn bản.
Bước 5: Hoàn chỉnh, ban hành và triển khai văn bản
Từ bản gốc đã duyệt hình thành bản trình ký (tuyệt đối trung thành với bản gốc). Trước khi trình ký phải kiểm tra kỹ văn bản về thể thức, nội dung, lối diễn đạt. Trình bày văn bản cho Trưởng phòng HC-KT hoặc Giám đốc trực tiếp kiểm tra và ký tắt về phía bên phải thành phần thể thức ký của bản trình ký.
Nhân bản bản trình ký, trình Giám đốc hoặc người được Giám đốc uỷ quyền ký chính thức. Đóng dấu lên chữ ký, đăng ký vào sổ công văn đi, ghi số, ký hiệu, ngày, tháng, năm ban hành văn bản. Chuyển văn bản đến các cá nhân, phòng ban có liên quan trong nội bộ Chi nhánh và bên ngoài Chi nhánh. Sau đó phải có kế hoạch theo dõi việc tổ chức thực hiện để kịp thời điều chỉnh rút kinh nghiệm trong việc ban hành văn bản mới.
Kết quả thực hiện nghiệp vụ soạn thảo văn bản:
Nghiệp vụ soạn thảo, ban hành văn bản là nghiệp vụ không của riêng nhân viên văn thư và công việc ban hành văn bản không chỉ do phòng HC – KT đảm nhiệm hết mà những vấn đề cơ bản về chuyên môn nghiệp vụ giám định do phòng Nghiệp vụ tổng hợp và phòng Giám định soạn thảo, trình gửi Giám đốc duyệt hoặc người có thẩm quyền được Giám đốc ủy nhiệm duyệt.