5. Bố cục khóa luận: gồm 3 chương
2.3.3.4 Quản lý sử dụng con dấu
Quản lý và sử dụng con dấu được nhân viện văn thư thực hiện theo Nghị định số 110/2004/ND-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư. Nhân viên văn thư phòng HC – KT đóng dấu theo nguyên tắc:
- Kiểm tra văn bản.
- Chỉ đóng dấu văn bản đúng thể thức, đúng yêu cầu. - Văn thư tự tay đóng dấu.
- Dấu đóng trùm 1/3 chữ ký lệch về bên trái. - Có thể đóng dấu treo.
Con dấu của Chi nhánh được giao cho nhân viên văn thư có trách nhiệm giữ, và phải chịu trách nhiệm trước Chi nhánh, trước pháp luật về quản lý và sử dụng con dấu. Nhân viên văn thư bảo quản con dấn cẩn thận, nếu mất phải báo cáo ngay cho Trưởng phòng HC – KT hoặc Giám đốc.
* Việc quản lý, sử dụng con dấu và lập danh mục hồ sơ, phòng HC-KT cũng thực hiện theo đúng mục tiêu chất lượng đã đề ra. Quản lý chặt chẽ, thực hiện nghiêm ngặt và khoa học việc lập hồ sơ theo từng tập, từng cặp những hồ sơ có liên quan với nhau, để khi cần lấy ra hoặc có kiểm tra của thanh tra thuận lợi.
2.3.3.5 Nghiệp vụ lƣu trữ của phòng HC-KT
Công tác lưu trữ là một lĩnh vực hoạt động của xã hội bao gồm những vấn đề lý luận, thực tiễn và pháp chế liên quan tới quá trình hoạt động quản lý và nghiệp vụ nhằm thu thập, bảo quản an toàn và tổ chức sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ.
Công tác lưu trữ ra đời do đòi hỏi khách quan của nhu cầu xã hội là sử dụng tài liệu lưu trữ, thông tin quá khứ để phục vụ các hoạt động thực tiễn của con người hiện tại. Công tác lưu trữ là hoạt động quan trọng trong mỗi cơ quan, doanh nghiệp.
Công tác lưu trữ có chức năng:
- Bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ
- Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ có hiệu quản để phục vụ nhu cầu hoạt động của cơ quan, doanh nghiệp.
Kết quả thực hiện nghiệp vụ lưu trữ:
Phòng HC-KT thực hiện nghiệp vụ lưu trữ là việc giữ lại và tổ chức khoa học các văn bản, giấy tờ có giá trị hình thành trong hoạt động của Chi nhánh, cán bộ công nhân viên Chi nhánh để làm bằng chứng và tra cứu khi cần thiết. Phòng thực hiện nghiệp vụ này theo Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia ngày 4/4/2001 và Nghị định của Chính phủ số: 111/2004/NĐ-CP ngày 8/4/2004 quy định chi tiết thi hành một số điều của Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia.
Các khâu của nghiệp vụ lưu trữ mà phòng HC-KT thực hiện gồm có:
- Phân loại tài liệu lưu trữ: là việc phân chia các tài liệu, văn bản thành từng khối, tập nhằm tổ chức một cách khoa học và sử dụng có hiệu quả những tài liệu đó.
- Xác định giá trị tài liệu lưu trữ: là việc nghiên cứu để quy định thời hạn cần bảo quản cho từng loại tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động kinh doanh của Chi nhánh và lựa chọn để đưa vào bảo quản lưu trữ những tài liệu có giá trị kinh tế, văn hóa, khoa học… Đồng thời loại ra, hủy bỏ những tài liệu thực sự hết ý nghĩa, nhằm nâng cao chất lượng của công tác lưu trữ.
- Bổ sung tài liệu lưu trữ: là việc sưu tầm, thu thập, hoàn chỉnh thêm tài liệu vào kho lưu trữ theo những phương pháp, nguyên tắc thống nhất.
- Thống kê tài liệu lưu trữ: là việc sử dụng phương tiện chuyên môn, nghiệp vụ để nắm được chính xác số lượng, chất lượng, thành phần, nội dung, tình hình tài liệu, tình hình cán bộ, hệ thống bảo quản lưu trữ.
- Chỉnh lý và bảo quản tài liệu lưu trữ: là toàn bộ những công việc được thực hiện nhằm hoàn thiện và đảm bảo giữ gìn nguyên vẹn, lâu bền và an toàn tài liệu lưu trữ.
- Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ: là công tác nhằm đảm bảo cho Công ty, Chi nhánh những thông tin cần thiết phục vụ cho mục đích kinh tế, khoa học, tuyên truyền, giáo dục, văn hóa….và các quyền lợi khác của toàn thể CBCNV.
Phòng HC – KT thực hiện bảo quản hồ sơ, tài liệu theo quy định của Vinacontrol như sau (Trích điều 22 trong trong quy định thực hiện công tác lưu trữ của Vinacontrol):
phải phân loại, chỉnh lý, sắp xếp một cách khoa học theo đúng quy trình nghiệp vụ lưu trữ để phục vụ kịp thời cho mọi yêu cầu khai thác, tra cứu.
- Cơ quan, đơn vị phải thường xuyên tiến hành xác định tài liệu lưu trữ nhằm mục đích: cho toàn bộ hồ sơ, tài liệu, quy trình, phương pháp giám định, chứng thư
+ Xác định thời hạn bảo quản cho toàn bộ hồ sơ, tài liệu, quy trình, phương pháp giám định, chứng thư giám định.
+ Phân loại hồ sơ, tài liệu để loại bỏ những hồ sơ, tài liệu hết hạn bảo quản, hết giá trị không cần lưu tiếp để hủy.
+ Việc xác định giá trị và thời hạn bảo quản phải đúng quy trình. - Thời gian lưu trữ bảo quản hồ sơ, tài liệu theo các thời hạn sau:
+ Hồ sơ, tài liệu có giá trị khoa học, lịch sử phát triển của cơ quan, đơn vị, hồ sơ của cán bộ đương chức, về hưu phải được bảo quản đến khi còn hiệu lực thi hành.
+ Những hồ sơ, tài liệu, báo cáo có giá trị thực tiễn trong thời hạn lâu dài thì được bảo quản ít nhất 10 năm.
+ Tài liệu về những dịch vụ giám định có liên quan đến việc khiếu nại, đòi bồi thường, tranh chấp được bảo quản 5 năm.
+ Những tài liệu liên quan đến công tác kế toán thì được thực hiện theo chế độ quy định của Nhà nước.
2.3.4 Nghiệp vụ tổ chức hội họp.
Hội họp là hoạt động phổ biến cả trong đời sống hàng ngày lẫn trong hoạt động quản lý. Nó phản ánh và đáp ứng những nhu cầu quan trọng trong đời sống cộng đồng, nhu cầu tập hợp giao tiếp và quản lý.
Hội họp là một yếu tố quan trọng trong hoạt động của mỗi cơ quan, doanh nghiệp. Đây là phương pháp tốt nhất để lấy được ý kiến của nhiều người cùng một lúc, là cơ hội cho các thành viên thảo luận các vấn đề chung và cùng tham gia tiến trình ra quyết định.
Tổ chức hội họp dù có khác nhau về mục đích cụ thể, quy mô cũng như tính phức tạp nhưng đều hướng tới mục tiêu chung sau:
- Là một kênh giao tiếp chính thức trong cơ quan, đơn vị.
- Để trao đổi thông tin, quan điểm nhằm đạt được sự nhất trí về quan điểm, nhận thức, làm cơ sở cho sự thống nhất trong hành động và tăng cường sự ủng hộ cũng như phối hợp.
- Để phát huy trí tuệ tập thể.
Việc thực hiện tổ chức hội họp của Vinacontrol Hải Phòng.
Vinacontrol Hải Phòng sử dụng phương pháp tổ chức hội họp theo kiểu truyền thống, tức là mời các đại biểu họp tại Hội trường 56-Phạm Minh Đức. Các cuộc họp ở đây thường là cuộc họp giao ban hàng tháng họp vào các ngày đầu tiên của tháng, họp tổng kết 6 tháng, 1 năm. Do vậy, nội dung chủ yếu của các cuộc họp này là: tổng kết hoạt động của Chi nhánh trong tháng trước, 6 tháng trước, trong năm, tiến độ thực hiện kế hoạch đã đề ra, kết quả đạt được, những vấn đề hạn chế, tồn tại và đưa ra kế hoạch mới, giải pháp cho những khó khăn, hạn chế, tổ chức rút kinh nghiệm…
Thành phần tham gia các cuộc họp này gồm có: Giám đốc, Phó Giám đốc, các Trưởng phòng, Phó phòng, nhân viên hành chính, nhân viên nghiệp vụ tổng hợp và những người khác tham dự theo yêu cầu của cuộc họp.
Phòng HC – KT có trách nhiệm chính trong việc tổ chức hội họp và phòng Nghiệp vụ tổng hợp có trách nhiệm hỗ trợ thực hiện để các cuộc họp diễn ra đạt hiệu quả. Công việc mà phòng HC – KT thực hiện:
- Lập kế hoạch và nội dung cuộc họp trình Giám đốc duyệt, sau đó chuẩn bị tiến hành.
- Thông báo thời gian, địa điểm họp. - Chuẩn bị các báo cáo, tài liệu.
- Chuẩn bị kinh phí, điều kiện vật chất: bố trí, trang trí phòng họp, chuẩn bị các dụng cụ nghe, nhìn (máy chiếu, micro), chuẩn bị hoa, nước uống, kê bàn ghế…
- Theo dõi cuộc họp.
Hai phòng HC – KT và phòng Nghiệp vụ tổng hợp kết hợp chuẩn bị rõ ràng và chi tiết cho các cuộc họp nên khi tổ chức các cuộc họp đã được diễn ra suôn sẻ, đạt hiệu quả cao. Trưởng phòng HC – KT thường xuyên xem xét, kiểm
tra sổ quỹ công và quy định tổ chức hội họp để tránh lãng phí hay lạm dụng quỹ công, tránh quan liêu, bao cấp. Do đó, các cuộc họp ở Vinacontrol Hải Phòng luôn diễn ra hiệu quả, đảm bảo các nội dung của cuộc họp mà tiết kiệm cả về mặt thời gian và kinh phí.
Kết quả đạt đƣợc:
Thông qua việc tổ chức các cuộc họp Ban lãnh đạo Chi nhánh có thể đánh giá được tình hình hoạt động của Chi nhánh hàng tháng, quý, năm từ đó đưa ra được những kinh nghiệm trong việc chỉ đạo thực hiện.
Đồng thời thông qua các cuộc họp Ban lãnh đạo Chi nhánh có thể nắm bắt được tâm tư, nguyện vọng của tập thể CBCNV làm việc tại công ty đảm bảo luồng thông tin hai chiều giữa lãnh đạo và CBCNV từ đó nâng cao hiệu quả công tác quản lý và sản xuất.
CBCNV trong Chi nhánh hiểu rõ được tầm quan trọng và ý nghĩa của mỗi cuộc họp nên đã tham gia rất nhiệt tình. Đây cũng là yếu tố dẫn đến thành công cho mỗi cuôc họp.
2.3.5 Nghiệp vụ lễ tân, tiếp khách.
Lễ tân là tổng hợp các hoạt động được diễn ra trong quá trình tiếp xúc, trao đổi làm việc giữa các đối tác, tổ chức, cá nhân kinh doanh trong và ngoài nước.
Tiếp khách là một trong những nghi lễ giao lưu, tiếp xúc của cá nhân, cơ quan này với cá nhân, tổ chức khác nhằm đảm bảo sự hoạt động thông suốt của qua trình quản lý giúp lãnh đạo có điều kiện xem xét, đánh giá hiệu quả công việc từ bên ngoài.
Kết quả thực hiện:
Việc đón tiếp khách của Chi nhánh cũng rất được coi trọng vì đó có thể tạo ra những cơ hội hợp tác kinh doanh, những hợp đồng kinh tế mang lại doanh thu cho Chi nhánh. Khách đến Chi nhánh có nhiều loại: khách ngoài doanh nghiệp (khách hàng, khách đến liên hệ công tác, khách quen, nhân viên ngân hàng, người đến xin việc, người than phiền…..); khách nội bộ doanh nghiệp (trưởng, phó và nhân viên các phòng ban đến liên hệ công tác, nhân viên xin gặp Giám đốc…..).
+ Đối với khách hàng : khách hàng đang có hợp đồng yêu cầu giám định và khách hàng tương lai bao giờ cũng được tiếp đón bất kỳ lúc nào. Khách đến bán hàng, chào hàng thì được tiếp vào những thời gian nhất định.
+ Đối với khách đến than phiền về cung cách làm việc, tình hình cấp chứng thư của các giám định viên….. thì phải lắng nghe, thông cảm với khách, giữ thái độ bình tĩnh, tránh tranh luận với khách và phải khôn ngoan đừng tự gắn mình hay doanh nghiệp vào sự than phiền của khách.
+ Đối với khách nội bộ thì có nhiều cách giải quyết, nếu là cộng sự thân cận thì có thể gặp lãnh đạo Chi nhánh bất cứ lúc nào, còn cán bộ nhân viên khác phải sắp xếp thời gian tiếp.
Ngoài ra cũng cần phải chú ý đến những trường hợp ngoại lệ.
Phương châm ứng xử khi tiếp khách của nhân viên thường trực Vinacontrol Hải Phòng:
+ Bình tĩnh, kiên nhẫn.
+ Mềm mỏng nhã nhặn, lịch sự. + Ân cần, chu đáo.
+ Linh hoạt. + Không tự ái.
+ Không hách dịch với người có địa vị thấp. + Không quá hạ mình với người có địa cao.
+ Lấy việc bảo vệ lợi ích và uy tín của Chi nhánh làm mục tiêu xuyên suốt.
2.3.6 Nghiệp vụ lập chƣơng trình, kế hoạch cho cơ quan và lãnh đạo
Kế hoạch là sự sắp xếp, bố trí các công việc, các hoạt động, các giải pháp để sử dụng và phối hợp các nguồn lực theo trình tự thời gian nhằm thực hiện các chức năng, nhiệm vụ và đạt tới các mục tiêu của mỗi tổ chức hoặc mỗi cá nhân.
Chương trình được hiểu theo 2 nghĩa:
Một là các định hướng và biện pháp lớn nhằm thực hiện một mục đích đặt ra, chương trình có độ dài trung hạn trở lên như: chương trình cải cách hành chính của Chính phủ, chương trình xóa đói, giảm nghèo…
gian nhất định. Ví dụ như: chương trình tổ chức cuộc họp, chương trình văn nghệ… Tục ngữ Việt Nam có câu: “Một người hay lo bằng một kho người hay làm”. Ở đây việc hay lo chính là sự suy nghĩ, tính toán trước sau một cách đầy đủ, liên tục cho công việc. Nhờ sự hay lo mà mỗi công việc được xác định rõ mục tiêu, nhiệm vụ, cách thức, thời gian thực hiện….
Việc lập kế hoạch giúp cho:
- Giảm thiểu lãng phí lao động, thời gian, tiền bạc.
- Đảm bảo cho những hoạt động của doanh nghiệp được diễn ra liên tục thống nhất đúng mục tiêu, yêu cầu đặt ra, tránh cho công việc khỏi bị trùng lặp.
- Giúp cho người làm việc thấy rõ mục tiêu, hướng đi cụ thể, đây là cơ sở để các nhà quản trị tổ chức, chỉ đạo, điều hành công việc trong từng thời gian, đảm bảo việc thực hiện đúng tiến độ.
Kết quả thực hiện:
Phòng HC – KT lập chương trình, kế hoạch làm việc cho Chi nhánh nói chung và cho phòng nói riêng dựa vào:
+ Định hướng phát triển kinh doanh dịch vụ giám định của Công ty và của Chi nhánh.
+ Thực tế hoạt động của Chi nhánh. + Chức năng, nhiệm vụ của phòng.
+ Chủ trương, đường lối, chính sách của Đảng, Nhà nước, các quyết định của Công ty.
+ Yêu cầu thực tế đòi hỏi trong từng thời kỳ của Công ty, Chi nhánh. + Xu thế vận động chung của thời đại.
Phòng HC – KT lập chương trình, kế hoạch hoạt động cho Chi nhánh, cho phòng thường trong khoảng thời gian 1 tháng, 1 năm với nội dung chủ yếu là: thu hồi nợ đọng, hoàn thành hợp đồng giám định với khách hàng, đào tạo nâng cao tay nghề giám định viên tại Công ty…. Việc lập kế hoạch này được thực hiện theo quy định của Chi nhánh và được soạn thảo trình Giám đốc phê duyệt mới được thực hiện.
KẾ HOẠCH ĐÀO TẠO GIÁM ĐỊNH VIÊN THỬ VIỆC VÀ TẬP SỰ Tháng 8 năm 2010
TT bài học
Nội dung bài học Thời gian Thời
lƣợng Địa điểm Ngƣời đảm nhận
1 Giới thiệu về CTCP giám định Vinacontrol
14h thứ 2
ngày 2/8/10 120 phút
56 Phạm
Minh Đức Trương văn Đô
2 Những hiểu biết chung về dịch vụ giám định 8h thứ 3 ngày 3/8/10 180 phút 56 Phạm Minh Đức NguyễnTrườngQuang 3
Những nội dung cơ bản của pháp luật về dịch vụ
giám định
8h thứ 4
ngày 4/8/10 180 phút
56 Phạm
Minh Đức Lê Thị Hoài Thu
4 Những kiến thức cơ bản về nghiệp vụ giám định 8h thứ 5 ngày 5/8/10 180 phút 56 Phạm Minh Đức NguyễnQuangNguyên 5 Những kiến thức cơ bản về nghiệp vụ giám định 8h thứ 6 ngày 6/8/10 180 phút 56 Phạm Minh Đức NguyễnQuangNguyên 6 Giới thiệu về hệ thống quản lý chất lượng đang
áp dụng tại Vinacontrol 8h thứ 2 ngày 9/8/10 180 phút 56 Phạm Minh Đức Vũ Thanh Hằng 7 Thương hiệu Vinacontrol và chính sách chăm sóc KH 8h thứ 3 ngày 10/8/10 60 phút 56 Phạm Minh Đức NguyễnQuangNguyên Kiểm tra 8h thứ 5