5. Bố cục khóa luận: gồm 3 chương
2.3.4 Nghiệp vụ tổ chức hội họp
Hội họp là hoạt động phổ biến cả trong đời sống hàng ngày lẫn trong hoạt động quản lý. Nó phản ánh và đáp ứng những nhu cầu quan trọng trong đời sống cộng đồng, nhu cầu tập hợp giao tiếp và quản lý.
Hội họp là một yếu tố quan trọng trong hoạt động của mỗi cơ quan, doanh nghiệp. Đây là phương pháp tốt nhất để lấy được ý kiến của nhiều người cùng một lúc, là cơ hội cho các thành viên thảo luận các vấn đề chung và cùng tham gia tiến trình ra quyết định.
Tổ chức hội họp dù có khác nhau về mục đích cụ thể, quy mô cũng như tính phức tạp nhưng đều hướng tới mục tiêu chung sau:
- Là một kênh giao tiếp chính thức trong cơ quan, đơn vị.
- Để trao đổi thông tin, quan điểm nhằm đạt được sự nhất trí về quan điểm, nhận thức, làm cơ sở cho sự thống nhất trong hành động và tăng cường sự ủng hộ cũng như phối hợp.
- Để phát huy trí tuệ tập thể.
Việc thực hiện tổ chức hội họp của Vinacontrol Hải Phòng.
Vinacontrol Hải Phòng sử dụng phương pháp tổ chức hội họp theo kiểu truyền thống, tức là mời các đại biểu họp tại Hội trường 56-Phạm Minh Đức. Các cuộc họp ở đây thường là cuộc họp giao ban hàng tháng họp vào các ngày đầu tiên của tháng, họp tổng kết 6 tháng, 1 năm. Do vậy, nội dung chủ yếu của các cuộc họp này là: tổng kết hoạt động của Chi nhánh trong tháng trước, 6 tháng trước, trong năm, tiến độ thực hiện kế hoạch đã đề ra, kết quả đạt được, những vấn đề hạn chế, tồn tại và đưa ra kế hoạch mới, giải pháp cho những khó khăn, hạn chế, tổ chức rút kinh nghiệm…
Thành phần tham gia các cuộc họp này gồm có: Giám đốc, Phó Giám đốc, các Trưởng phòng, Phó phòng, nhân viên hành chính, nhân viên nghiệp vụ tổng hợp và những người khác tham dự theo yêu cầu của cuộc họp.
Phòng HC – KT có trách nhiệm chính trong việc tổ chức hội họp và phòng Nghiệp vụ tổng hợp có trách nhiệm hỗ trợ thực hiện để các cuộc họp diễn ra đạt hiệu quả. Công việc mà phòng HC – KT thực hiện:
- Lập kế hoạch và nội dung cuộc họp trình Giám đốc duyệt, sau đó chuẩn bị tiến hành.
- Thông báo thời gian, địa điểm họp. - Chuẩn bị các báo cáo, tài liệu.
- Chuẩn bị kinh phí, điều kiện vật chất: bố trí, trang trí phòng họp, chuẩn bị các dụng cụ nghe, nhìn (máy chiếu, micro), chuẩn bị hoa, nước uống, kê bàn ghế…
- Theo dõi cuộc họp.
Hai phòng HC – KT và phòng Nghiệp vụ tổng hợp kết hợp chuẩn bị rõ ràng và chi tiết cho các cuộc họp nên khi tổ chức các cuộc họp đã được diễn ra suôn sẻ, đạt hiệu quả cao. Trưởng phòng HC – KT thường xuyên xem xét, kiểm
tra sổ quỹ công và quy định tổ chức hội họp để tránh lãng phí hay lạm dụng quỹ công, tránh quan liêu, bao cấp. Do đó, các cuộc họp ở Vinacontrol Hải Phòng luôn diễn ra hiệu quả, đảm bảo các nội dung của cuộc họp mà tiết kiệm cả về mặt thời gian và kinh phí.
Kết quả đạt đƣợc:
Thông qua việc tổ chức các cuộc họp Ban lãnh đạo Chi nhánh có thể đánh giá được tình hình hoạt động của Chi nhánh hàng tháng, quý, năm từ đó đưa ra được những kinh nghiệm trong việc chỉ đạo thực hiện.
Đồng thời thông qua các cuộc họp Ban lãnh đạo Chi nhánh có thể nắm bắt được tâm tư, nguyện vọng của tập thể CBCNV làm việc tại công ty đảm bảo luồng thông tin hai chiều giữa lãnh đạo và CBCNV từ đó nâng cao hiệu quả công tác quản lý và sản xuất.
CBCNV trong Chi nhánh hiểu rõ được tầm quan trọng và ý nghĩa của mỗi cuộc họp nên đã tham gia rất nhiệt tình. Đây cũng là yếu tố dẫn đến thành công cho mỗi cuôc họp.