7. Bố cục khúa luận:
3.2.3.Về bố trớ, sắp xếp nơi làm việc
Cỏc điều kiện vật chất là nhõn tố quyết định đến sự thành cụng trong cụng việc văn phũng, cỏc điều kiện vật chất được đảm bảo đầy đủ, hiện đại sẽ tạo một mụi trường làm việc hăng say, nhiệt tỡnh đối với nhõn viờn. Vỡ thế văn phũng cũng cần đảm bảo cỏc điều kiện vật chất.
Tại Chi nhỏnh Cụng ty, Phũng Hành chớnh đảm nhận cụng việc đún tiếp khỏch tới Chi nhỏnh Cụng ty làm việc do đú phũng tiếp khỏch là bộ mặt của cụng ty, là hỡnh mẫu trong việc sắp xếp bố trớ phũng làm việc để mọi phũng ban đơn vị trong cụng ty cũng như cỏc đơn vị bạn nhỡn vào học tập. Do vậy hoàn thiện bố trớ phũng tiếp khỏch là một việc làm cần thiết cho nờn cần nờn bố trớ phũng tiếp khỏch riờng hoặc làm vỏch ngăn, ngăn đụi phũng để khụng làm ảnh hưởng tới cụng việc của nhõn viờn hoặc giỏn đoạn cuộc tiếp xỳc với khỏch và để cho khỏch hàng thấy được sự bố trớ hợp lý khụng gian của phũng.
Màu sắc và ỏnh sỏng trong phũng cỳng ảnh hưởng đến tõm lý làm việc của nhõn viờn. Ánh sỏng trong phũng cũn tối, chỉ sử dụng ỏnh sỏng điện, phũng làm việc cú cửa sổ nhưng khụng mở, cho thấy cỏc phũng làm việc đó khụng sử dụng ỏnh sỏng tự nhiờn và cũn kết hợp với sơn màu vàng sẽ làm ấm căn phũng nhưng dễ gõy sự mệt mỏi.Vỡ vậy cần phải cú sự kết hợp giữa ỏnh sỏng tự nhiờn và ỏnh sỏng nhõn tạo để tạo ra mụi trường làm việc mới năng động ngoài ra cũn cú thể tiết kiệm điện.
Trang thiết bị làm việc: Nếu cỏc thiết bị ngày một hiện đại, đa chức năng
hơn là những trợ thủ đắc lực cho việc tối ưu hoỏ những hoạt động của con người trờn mọi lĩnh vực vỡ trang thiết bị làm việc cú ảnh hưởng lớn đến hiệu quả cụng việc do vậy cần phải cú cỏc giải phỏp cải tiến theo hướng hiện đại, nõng cấp cỏc trang thiết bị làm việc trong văn phũng.
Hiện nay cỏc thiết bị làm việc trong văn phũng đó được trang bị đầy đủ, cỏc bộ phận đều được trang bị mỏy vi tớnh, mỏy in, điện thoại, tủ đựng hồ sơ tài liệu và cỏc thiết bị chuyờn dựng khỏc song một số thiết bị đó cũ kỹ chưa được thay thế dẫn đến hỏng húc thường xuyờn gõy ảnh hưởng đến quỏ trỡnh thực hiện cụng việc của văn phũng, ảnh hưởng đến hoạt động chung của toàn cụng ty. Vỡ vậy văn phũng cần phải thay thế, nõng cấp cỏc trang thiết bị, bổ sung, bố trớ vào cỏc vị trớ hợp lý, thuận lợi cho cỏc tỏc nghiệp hành chớnh.
KẾT LUẬN
Văn phũng đang ngày càng khẳng định rừ vai trũ của nú đối với hoạt động của cỏc cơ quan, doanh nghiệp. Một doanh nghiệp muốn tồn tại và phỏt triển bền vững, song song với việc phỏt triển và ổn định kinh tế thỡ cần phải cú sự ổn định thống nhất trong quản lý. Để thực hiện điều đú trước tiờn phải làm tốt cụng tỏc văn phũng. Văn phũng chớnh là trợ thủ đắc lực cho cỏc nhà lónh đạo, là bộ mặt của cơ quan, đơn vị vỡ vậy văn phũng khụng thể thiếu ở trong mỗi cơ quan tổ chức.
Hoạt động văn phũng Hành chớnh Chi nhỏnh Cụng ty TNHH Một thành viờn Cảng Hải Phũng – Xớ nghiệp XD và VT Bạch Đằng khụng vận dụng rập khuụn lý luận mà vận dụng linh hoạt, phự hợp với thực tế tại Chi nhỏnh Cụng ty. Trong giai đoạn săp tới, Chi nhỏnh Cụng ty đang tiến tới Cổ phần húa doanh nghiệp, như vậy Chi nhỏnh cụng ty sẽ phải đối mặt với những thỏch thức mới đũi hỏi trong thời gian tới Chi nhỏnh phải khụng ngừng đổi mới phương thức hoạt động sao cho phự hợp với mụ hỡnh hoạt động mới .Vỡ thế, hoạt động văn phũng cũng cần phải được nõng cao hơn để phự hợp với yờu cầu phỏt triển của Chi nhỏnh Cụng ty. Muốn nõng cao hiệu quả hoạt động văn phũng tại Chi nhỏnh Cụng ty phải nắm rừ được thực trạng hoạt động văn phũng tại Chi nhỏnh Cụng ty và khúa luận này đó tập trung nghiờn cứu, phõn tớch vị trớ, chức năng, nhiệm vụ của bộ phận văn phũng tại Chi nhỏnh Cụng ty, khúa luận đi sõu phõn tớch thực trạng hoạt động văn phũng tại đơn vị, trọng tõm là cụng tỏc thụng tin bỏo cỏo, cụng tỏc tham mưu tổng hợp, cụng tỏc văn thư – lưu trữ, cụng tỏc hậu cần và tổ chức cỏc cuộc họp, hội nghị. Từ đú đưa ra những kết quả đó đạt được, những hạn chế và nguyờn nhõn của những hạn chế đú. Từ việc phõn tớch thực trạng hoạt động văn phũng tại Cụng ty TNHH Một thành viờn Cảng Hải Phũng – Xớ nghiệp XD và VT Bạch Đằng, khúa luận đưa ra phương hướng, giải phỏp nhằm nõng cao hiệu quả hoạt động văn phũng của Chi nhỏnh Cụng ty.
Trờn cơ sở kết hợp cỏc phương phỏp nghiờn cứu, khoỏ luận đó kiểm chứng cỏc giả thuyết ban đầu về hoạt động văn phũng ở Chi nhỏnh Cụng ty. Khúa luận đó chỉ ra rằng:
Cụng ty TNHH Một thành viờn Cảng Hải Phũng – Xớ nghiệp XD và VT Bạch Đằng đó đạt nhiều kết quả, khắc phục khú khăn trong giai đoạn khủng hoảng kinh tế, trong đú cú sự đúng gúp lớn của Văn phũng.
Cỏc chức năng, nhiệm vụ và nghiệp vụ văn phũng được thực hiện ở Văn phũng Chi nhỏnh Cụng ty về cơ bản thống nhất với những gỡ đó được khỏi quỏt trong lý luận. Cỏc hoạt động văn phũng của Chi nhỏnh Cụng ty hoạt động thực sự cú hiệu quả, cỏc nghiệp vụ đều tuõn theo đỳng quy định chung đó ban hành.
Tuy nhiờn hoạt động văn phũng cũn đang phải đối mặt với những yếu kộm nhất định như khả năng cập nhật với cụng nghệ thụng tin cũn hạn chế, chưa được quan tõm kịp thời, ... Để khắc phục được những yếu điểm đú văn cần phải cú cỏc giải phỏp nhằm nõng cao hiệu quả hoạt động văn phũng một cỏch tốt hơn.
TÀI LIỆU THAM KHẢO
1. Hồ Ngọc Cẩn (2003), Cẩm nang Tổ chức và quản trị hành chớnh văn phũng, Nxb Tài Chớnh, Hà Nội.
2. Bựi Thị Thanh Nhàn (2009), Bài giảng Quản trị văn phũng, QT1001P, ĐHDL Hải Phũng
3. Học viện hành chớnh (2008), Giỏo trỡnh Thư ký lónh đạo trong cơ quan tổ chức, Nxb Khoa học và Kỹ thuật, Hà Nội.
4. Chi nhỏnh Cụng ty TNHH Một thành viờn Cảng Hải Phũng – Xớ nghiệp XD và VT Bạch Đằng (2009), Quy chế, quyết định, bỏo cỏo.
MỤC LỤC
Trang
Lời cảm ơn
Danh mục từ viết tắt và hệ thống bảng biểu
PHẦN MỞ ĐẦU ... 1
1. Lý do chọn đề tài ... 1
2. Mục đớch nghiờn cứu ... 2
3. Phạm vi và đối tượng nghiờn cứu ... 2
4. Giả thuyết nghiờn cứu ... 2
5. Phương phỏp nghiờn cứu ... 3
6. Đúng gúp của khúa luận vào hoạt đụng thực tiễn văn phũng ... 3
7. Bố cục khúa luận: ... 3
CHƢƠNG 1. Lí LUẬN CHUNG VỀ VĂN PHếNG VÀ HOẠT ĐỘNG VĂN PHếNG ... 4 (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
1.1. Lý luận chung về văn phũng ... 4
1.1.1. Khỏi niệm văn phũng ... 4
1.1.2. Vai trũ của văn phũng ... 5
1.1.3. Chức năng của văn phũng ... 6
1.2. Lý luận về hoạt động văn phũng ... 8
1.2.1. Cỏc nội dung cơ bản của hoạt động văn phũng ... 8
1.2.2. Cỏc yếu tố ảnh hưởng tới hiệu quả hoạt động văn phũng ... 17
1.2.3. Quản trị văn phũng ... 20
Tiểu kết Chương ... 21
CHƢƠNG 2: THỰC TIỄN HOẠT ĐỘNG VĂN PHếNG Ở CHI NHÁNH CễNG TY TNHH MỘT THÀNH VIấN CẢNG HẢI PHếNG - XÍ NGHIỆP XẾP DỠ VÀ VẬN TẢI BẠCH ĐẰNG TẠI HẢI PHếNG. ... 22
2.1 Giới thiệu khỏi quỏt về Chi nhỏnh cụng ty TNHH Một thành viờn Cảng Hải Phũng – Xớ nghiệp Xếp dỡ và Vận tải Bạch Đằng ... 22
2.1.1 Quỏ trỡnh phỏt triển Chi nhỏnh Cụng ty TNHH một thành viờn Cảng Hải
Phũng – Xớ nghiệp Xếp dỡ và Vận tải Bạch Đằng ... 22
2.1.2 Lĩnh vực kinh doanh của chi nhỏnh ... 23
2.1.3 Cơ cấu tổ chức của Chi nhỏnh Cụng ty TNHH Một thành viờn Cảng Hải Phũng - Xớ nghiệp Xếp dỡ và Vận tải Hải Phũng ... 25
2.1.4. Kết quả hoạt động của Chi nhỏnh Cụng ty TNHH Một thành viờn Cảng Hải phũng - Xớ nghiệp Xếp dỡ và Vận tải Bạch Đằng: ... 28
2.2. Giới thiệu khỏi quỏt về Phũng Hành chớnh Chi nhỏnh Cụng ty TNHH một thành viờn Cảng Hải Phũng – Xớ nghiệp Xếp dỡ và Vận tải Bạch Đằng. ... 33
2.2.1. Chức năng, nhiệm vụ của Phũng Hành chớnh. ... 33
2.2.2 Cơ cấu tổ chức phũng Hành chớnh chi nhỏnh Cụng ty TNHH Một thành viờn Cảng Hải Phũng - Xớ nghiệp XD và VT Bạch Đằng ... 35
2.3 Nội dung hoạt động văn phũng ở Chi nhỏnh Cụng ty TNHH Một thành viờn Cảng Hải Phũng – Xớ nghiệp Xếp dỡ và Vận tải Bạch Đằng ... 40
2.3.1. Nghiệp vụ thu thập và xử lý thụng tin... 40
2.3.2 Nghiệp vụ văn thư. ... 44
2.3.3 Nghiệp vụ tiếp nhận và quản lý văn bản ... 46
2.3.4.Nghiệp vụ quản lý và sử dụng con dấu ... 51
2.3.5 Nghiệp vụ lưu trữ ... 52
2.3.6 Nghiệp vụ lễ tõn, tiếp khỏch. ... 54
2.3.7 Nghiệp vụ cung cấp trang thiết bị, điều kiện làm việc. ... 55
2.3.8 Nghiệp vụ tổ chức Hội họp. ... 57
Tiểu kết chương ... 59
CHƢƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP GểP PHẦN NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG VĂN PHếNG TẠI CHI NHÁNH CễNG TY TNHH MỘT THÀNH VIấN CẢNG HẢI PHếNG - XÍ NGIỆP XD VÀ VT BẠCH ĐẰNG ... 60 (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
3.1 Định hướng chung ... 60
3.2.1 Giải phỏp về nhõn sự ... 62
3.2.2. Giải phỏp kỹ thuật đối với một số nghiệp vụ văn phũng cơ bản ... 64
3.2.3. Về bố trớ, sắp xếp nơi làm việc ... 65
KẾT LUẬN ... 67
LỜI CẢM ƠN
Em xin gửi lời cảm ơn tới nhà trường và cỏc thầy cụ Bộ mụn Quản trị Kinh doanh Trường ĐHDL Hải Phũng đó giảng dạy những kiến thức lý luận, nghiệp vụ trong suốt 4 năm qua.
Em xin chõn thành cảm ơn sự chỉ bảo, giỳp đỡ nhiệt tỡnh của cỏn bộ, nhõn viờn Phũng Hành chớnh Chi nhỏnh Cụng ty TNHH Một thành viờn Cảng Hải Phũng - Xớ nghiệp Xếp dỡ và Vận tải Bạch Đằng đó giải đỏp những thắc mắc về hoạt động văn phũng ở đõy để em hoàn thành bài khoỏ luận này.
Đặc biệt, em xin cảm ơn những nhận xột, gúp ý, sự chỉ bảo tận tỡnh của cụ giỏo hướng dẫn - TS. Trần Thị Thanh Thuỷ, giảng viờn Học viện Hành chớnh trong quỏ trỡnh em viết và hoàn thành Khoỏ luận.
Hải Phũng, ngày 15 thỏng 06 năm 2010 Sinh viờn
CÁC TỪ VIẾT TẮT TNHH : Trỏch nhiệm hữu hạn XD và VT : Xếp dỡ và Vận tải TTLT : Thụng tư liờn tịch BNV : Bộ Nội Vụ CBCNV : Cỏn bộ cụng nhõn viờn.
Một số biện pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng
tại Chi nhánh Công ty TNHH Một thành viên Cảng Hải Phòng – Xí nghiệp XD và VT Bạch Đằng
HỆ THỐNG SƠ ĐỒ, BẢNG BIỂU
Hỡnh Nội dung Trang
2.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức Chi nhỏnh Cụng ty 25 2.2 Bảng kờ nhõn sự tại Chi nhỏnh Cụng ty 27
2.3 Kết quả hoạt động kinh doanh 29
2.4 Sơ đồ cơ cấu tổ chức Phũng Hành chớnh 35
2.5 Bảng kờ thiết bị văn phũng 40
2.6 Quy trỡnh soạn thảo văn bản 45
2.7 Quy trỡnh sử lý văn bản đến 46
2.8 Mẫu bỡa sổ đăng ký “ Văn bản đến” 48 2.9 Mẫu nội dung đăng ký “ Văn bản đến” 49
2.10 Mẫu sổ đăng ký “ Văn bản đi” 50
nội dung văn bản