7. Bố cục khúa luận:
2.3.8 Nghiệp vụ tổ chức Hội họp
Do điều kiện cơ sở của Chi nhỏnh Cụng ty chưa cú phũng hội nghị hay hội trường lớn để tổ chức cỏc hội nghị hay cỏc cuộc họp lớn. Nếu cú những buổi sơ kết, tổng kết bỏo cỏc cuối cỏc kỳ thỡ nhõn viờn phũng Hành chớnh sẽ đăng ký mượn phũng Hội nghị trờn Tổng cụng ty và phối hợp với cỏc nhõn viờn Phũng Hành chớnh trờn Tổng cụng ty tổ chức phục vụ hội nghị, thường tại Chi nhỏnh Cụng ty thường tổ chức cỏc cuộc họp nhỏ, giao ban hay họp bàn bạc cỏc vấn đề nảy sinh trong quỏ trỡnh kinh doanh của Chi nhỏnh thỡ sẽ được tổ chức tại Phũng Tài chớnh kế toỏn, phũng họp khụng lớn nhưng cú thể phục vụ tốt cho cuộc họp của Chi nhỏnh Cụng ty.
Về quy trỡnh:
Sau khi nhận được thụng bỏo của lónh đạo cụng ty tổ chức cuộc họp, Phũng Hành chớnh cú trỏch nhiệm chuẩn bị cho cuộc họp đú.
- Lờn danh sỏch khỏch mời trỡnh lónh đạo Chi nhỏnh xột duyệt. - Viết và chuyển giấy mời tới khỏch.
- Nếu mời nhõn viờn nội bộ Chi nhỏnh thỡ khụng cần giấy mời, nhõn viờn hành chớnh sẽ đăng thụng bỏo trờn bảng thụng bỏo của Chi nhỏnh kốm danh sỏch nhõn viờn được mời tới họp và sau đú nhõn viờn hành chớnh tới cỏc phũng ban trong chi nhỏnh thụng bỏo lại một lần nữa và mời cỏc Trưởng phũng hay nhõn viờn cú tờn trong danh sỏch được mời và ký tờn xỏc nhận. Thụng bỏo với cỏc nhõn viờn phũng ban chức năng cú thể Phũng Tài chớnh kế toỏn hay Phũng Kinh doanh phối hợp tổ chức cuộc họp.
- Chọn và trang trớ phũng họp:
Tại chi nhỏnh Cụng ty chủ yếu diễn ra những hội nghị hay những cuộc họp nhỏ nhưng cũng phải trang trớ sao cho vừa mang tớnh trang nghiờm, phự hợp với tớnh chất của cuộc họp.
Trong phũng họp thường được trang trớ cờ, hoa, biểu ngữ… - Chuẩn bị phương tiện:
Cỏc tài liệu cần chuẩn bị: chương trỡnh nghị sự, danh sỏch đại biểu, bỏo cỏo chớnh, bản tham luận…
Cỏc phương tiện ghi biờn bản: giấy, bỳt, mỏy vi tớnh… Chuẩn bị chỗ ngồi của chủ tọa và tổ thư ký.
- Chuẩn bị khỏc:
Trong thời gian diễn ra hội nghị, phũng Hành chớnh đó phõn cụng người chuyờn lo từng mặt như:
+ Điện sỏng, õm thanh, điều hũa…
+ Nước uống trước hội nghị và trong giờ nghỉ.
Khi hội nghị kết thỳc, cỏc mệnh lệnh, thụng bỏo, kết luận, nghị quyết của hội nghị sẽ được văn phũng triển khai dưới dạng văn bản đến cỏc phũng ban, đơn vị liờn quan. Bờn cạnh đú văn thư sẽ tiến hành lập hồ sơ hội nghị, ngoài ra khi hội nghị kết thỳc, văn phũng sẽ tiến hành thanh toỏn cỏc khoản chi phớ cho hội nghị như cỏc trang thiết bị thuờ để phục vụ hội nghị.
Cỏc cuộc họp, hội nghị của cụng ty được diễn ra định kỳ hàng thỏng thỡ Giỏm đốc gửi thụng bỏo đến văn phũng và yờu cầu văn phũng lập kế hoạch chi tiết để trỡnh Giỏm đốc duyệt nội dung. Kinh phớ tổ chức cỏc cuộc họp, hội nghị được quy định trong quy chế tổ chức cỏc sự kiện cụng ty để trỏnh lóng phớ, lạm dụng quỹ cụng.
Trong cụng tỏc tổ chức cuộc họp, hội nghị văn phũng cụng ty đó thực hiện đỳng và đủ chức năng, quyền hạn mỡnh phụ trỏch, đảm bảo cụng tỏc tổ chức được diễn ra một cỏch suụn sẻ, đạt hiệu quả.
Cụng tỏc tổ chức luụn chu đỏo, gõy ấn tượng tốt cho cỏc đại biểu tham dự hội nghị.
CBCNV trong chi nhỏnh cụng ty hiểu rừ tầm quan trọng và ý nghĩa của mỗi cuộc họp nờn đó tham gia rất nhiệt tỡnh, đõy cũng là yếu tố dẫn đến thành cụng cho mỗi cuộc họp.
Cỏc mệnh lệnh, thụng bỏo, quyết định, nghị quyết của hội nghị sau khi hội nghị kết thỳc được triển khai nhanh dưới dạng văn bản đến cỏc phũng ban chuyờn mụn và cỏc đơn vị liờn quan.
Cỏc bỏo cỏo chớnh thức, bỏo cỏo tham luận, bài phỏt biểu của lónh đạo được chuẩn bị chu đỏo.
Tiểu kết chƣơng
Chương này được trỡnh bày thành hai nội dung chớnh. Phần giới thiệu về Chi nhỏnh Cụng ty TNHH Một thành viờn Cảng Hải Phũng và Văn phũng chi nhỏnh đó cung cấp bối cảnh cho phộp việc phõn tớch hoạt động văn phũng. Cỏc nghiệp vụ văn phũng chủ yếu tại Văn phũng chi nhỏnh đó được mụ tả và đỏnh giỏ trờn cơ sở hệ thống lý luận đó được trỡnh bày ở Chương 1. Cỏc phõn tớch này cho phộp việc nghiờn cứu và đưa ra cỏc giải phỏp gúp phần cải thiện hiệu quả hoạt động văn phũng Chi nhỏnh sẽ được trỡnh bày cụ thể ở Chương tiếp theo.
CHƢƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP GểP PHẦN NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG VĂN PHếNG TẠI CHI NHÁNH CễNG TY TNHH MỘT THÀNH VIấN CẢNG HẢI PHếNG -
XÍ NGIỆP XD VÀ VT BẠCH ĐẰNG 3.1 Định hƣớng chung
Trong giai đoạn hiện nay, nền kinh tế thị trường đang phỏt triển theo hướng đa dạng hoỏ, hiện đại hoỏ, mở cửa hội nhập vào nền kinh tế khu vực và thế giới đó tạo cho cỏc doanh nghiệp nhiều cơ hội cũng như thỏch thức lớn. Điều này đũi hỏi mỗi doanh nghiệp phải tỡm ra cho mỡnh một hướng đi đỳng phự hợp với yờu cầu thực tế và thớch nghi được với sự biến đổi của thị trường. Yờu cầu đú đặt ra cho mỗi doanh nghiệp phải tự hoàn thiện mỡnh để đạt hiệu quả cao nhất đồng thời cú thể làm chủ trong quỏ trỡnh sản xuất kinh doanh của mỡnh. Để làm được điều đú doanh nghiệp phải xỏc định rừ mỡnh muốn đi đõu, phải đi như thế nào, những khú khăn, thỏch thức nào phải vượt qua. Và quan trọng hơn cả là làm thế nào để mọi thành viờn trong doanh nghiệp cựng đồng tõm, nhất trớ, nỗ lực hết mỡnh vỡ thành cụng chung của doanh nghiệp. Điều này trước hết phụ thuộc vào cụng tỏc quản lý mà hoạt động quản lý gắn liền với cụng tỏc văn phũng.
Với tỡnh hỡnh phỏt triển kinh tế như hiện nay thỡ văn phũng là bộ phận khụng thể thiếu trong mỗi cơ quan, doanh nghiệp. Việc hiện đại hoỏ cụng tỏc văn phũng ở mỗi cơ quan, doanh nghiệp sẽ vừa gúp phần nõng cao hiệu quả của cụng tỏc văn phũng vừa gúp phần nõng cao vị trớ của văn phũng trong cỏc hoạt động của cơ quan, doanh nghiệp. Vỡ vậy, trong thời gian tới hiện đại húa chỳ trọng vào con người sẽ là mục tiờu mà Chi nhỏnh cụng ty đặt ra để phỏt triển theo xu thế chung. Tức là mục tiờu trờn sẽ xoay quanh việc nõng cao về phương phỏp, phong cỏch lónh đạo, quản lý, làm việc của cỏn bộ cụng nhõn viờn và hiện đại húa trang thiết bị cũng như cụng nghệ phục vụ quỏ trỡnh cụng tỏc của cỏn bộ cụng nhõn viờn.
Để hoàn thành mục tiờu trờn Chi nhỏnh Cụng ty đó đưa ra giải phỏp cho phũng Hành chớnh như sau :
1. Đối với tổ chức Văn phũng
Xõy dựng một mụ hỡnh tổ chức bộ mỏy văn phũng theo hướng gọn nhẹ, chức năng, nhiệm vụ được xỏc định một cỏch cụ thể, rừ ràng đú là điều cần hoàn thiện ở bất kỳ cơ quan, đơn vị nào. Mặc dự mụ hỡnh của phũng Hành chớnh được trỡnh bày ở trờn đó gọi là đơn giản, gọn nhẹ song chức năng, nhiệm vụ cần phải được phõn cụng một cỏch rừ ràng, cụ thể hơn để tạo tớnh chuyờn nghiệp trong quản lý của Trưởng phũng và chuyờn mụn sõu cỏc nghiệp vụ mà nhõn viờn của phũng thực hiện. Trong thời gian tới, Chi nhỏnh nờn tuyển dụng thờm nhõn viờn để Phũng Hành chớnh cú thể thực hiện tốt hơn nữa cụng việc được giao và trỏnh quỏ tải cho nhõn viờn của Phũng.
Mụ hỡnh văn phũng mới phải được xõy dựng sao cho phự hợp với xu thế, với tỡnh hỡnh phỏt triển, lĩnh vực kinh doanh của mỗi doanh nghiệp để cú thể khai thỏc tối đa cỏc nguồn lực sẵn cú trong doanh nghiệp mỡnh.
Bờn cạnh đú cũng cần phải xõy dựng nột văn hoỏ nơi cụng sở trang trọng, lịch sự, nõng cao tinh thần tập thể, đoàn kết giỳp đỡ nhau trong cụng việc để đạt được mục tiờu chung của cụng ty mỡnh.
2. Tăng cường đầu tư vào con người.
Cỏn bộ nhõn viờn văn phũng khụng những thụng thạo về chuyờn mụn nghiệp vụ mà phải cú kiến thức và kinh nghiệm quản lý tổ chức. Vỡ thế đầu tư vào con người là việc đầu tiờn mà phũng Hành chớnh Chi nhỏnh Cụng ty cần làm vỡ con người là yếu tố quan trọng hàng đầu của doanh nghiệp. Do đú khụng chỉ hoàn thiện người quản lý, lónh đạo (chớnh là Trưởng, Phú phũng) mà phải hoàn thiện cả cỏc nhõn viờn của phũng.
3. Đổi mới, hoàn thiện cụng tỏc quản lý, điều hành trong Chi nhỏnh.
Để cụng việc trong Cụng ty được giải quyết nhanh chúng, chớnh xỏc, hiệu quả, cỏc cụng việc cần được chuyờn mụn hoỏ trong phạm vi chức năng, quyền hạn của mỡnh. Phải xõy dựng chương trỡnh, kế hoạch làm việc cụ thể giỳp cho
cụng việc thực hiện một cỏch khoa học, chớnh xỏc, kịp thời. Đõy chớnh là vấn đề cốt lừi mà văn phũng phải nắm vững, bỏm chắc nội dung từ khi bắt đầu thực hiện đến khi khắc phục để giỳp cho lónh đạo cơ quan bỏm chắc trọng tõm, trọng điểm.
Xõy dựng quy chế, quy trỡnh chuẩn cho cụng tỏc quản lý cơ quan . Một cơ quan hoạt động tốt, cụng việc được vận hành đều đặn, năng suất được tăng cao thỡ cỏc hoạt động của cơ quan phải tuõn theo những quy chế, quy trỡnh nhất định, tiến tới mọi hoạt động của cơ quan đều được quy chế hoỏ
4. Tăng cường ứng dụng cụng nghệ thụng tin theo hướng hiện đại húa
Ứng dụng cụng nghệ thụng tin đặc biệt là cỏc phầm mềm quản lý vào cụng tỏc văn phũng đang trở thành xu thế chung của thời đại, đem lại những lợi ớch thiết thực cho doanh nghiệp mỡnh.
Trong cỏc hoạt động của cơ quan nờn ứng dụng cụng nghệ thụng tin hiện đại để cung cấp, xử lý thụng tin một cỏch nhanh chúng, chớnh xỏc giỳp cho cụng tỏc chỉ đạo, điều hành một cỏch thống nhất, kịp thời, mang lại hiệu quả cao hơn.
Tại chi nhỏnh, mặc dự đó trang thiết bị lưu trữ tương đối đầy đủ và hiệu đại song nếu được trang bị thờm phần mềm tin học quản lý hồ sơ văn bản thỡ sẽ nõng cao hiệu quả nghiệp vụ lưu trữ, tiết kiệm diện tớch mặt bằng phũng vừa đảm bảo tớnh khoa học trong quản lý hồ sơ, cụng văn.
3.2 Cỏc giải phỏp cụ thể 3.2.1 Giải phỏp về nhõn sự 3.2.1 Giải phỏp về nhõn sự
Con người là yếu tố quan trọng hàng đầu trong mỗi doanh nghiệp, tổ chức. Vỡ thế hoàn thiện bộ mỏy quản lý cũng đồng thời với việc hoàn thiện người quản lý, người lónh đạo và cỏc cỏn bộ nhõn viờn văn phũng. Với vai trũ quan trọng như vậy mỗi doanh nghiệp, tổ chức cần phải cú những giải phỏp thiết thực nhằm hoàn thiện và nõng cao vai trũ, trỡnh độ của đội ngũ nhõn sự cũng như nõng cao hiệu quả hoạt động văn phũng núi chung.
Đối với Trưởng phũng :
Trong quỏ trỡnh điều hành bộ mỏy văn phũng trong Chi nhỏnh Cụng ty, Trưởng phũng phải luụn tỏ ra là nhà lónh đạo gương mẫu trong mọi cụng việc,
cú năng lực quản lý, điều hành, vỡ vậy luụn được giỏm đốc và cỏc phũng ban tin tưởng, tớn nhiệm. Tuy nhiờn để theo kịp sự phỏt triển nhanh và mạnh của khoa học kỹ thuật, đồng thời cựng với việc ỏp dụng những thành tựu đú vào cụng tỏc quản lý điều hành bộ phận văn phũng đũi hỏi Trưởng phũng cần phải được cung cấp, bổ sung những kiến thức chuyờn mụn cao hơn để cú thể giỳp giỏm đốc giải quyết cỏc cụng việc chuyờn mụn một cỏch nhanh chúng, hiệu quả. Ngoài ra cú thể bổ sung những kiến thức về tõm lý quản lý, điều hành hay là cỏch tạo khụng khớ làm việc trong văn phũng, cỏch xõy dựng văn húa riờng trong văn phũng... cú rất nhiều kiến thức để nõng cao nghệ thuật quản lý, điều hành của Trưởng phũng nhằm khớch lệ duy trỡ tinh thần làm việc của nhõn viờn, thường xuyờn tổ chức giao lưu, trao đổi kinh nghiệm với nhõn viờn tăng thờm tinh thần đoàn kết học hỏi cựng giỳp đỡ nhau trong cụng việc.
Đối với nhõn viờn:
Đối với nhõn viờn thuộc bộ phận hành chớnh nờn cú kế hoạch tổ chức cỏc khoỏ học bồi dưỡng về nghiệp vụ chuyờn mụn cụng tỏc văn phũng nhằm nõng cao kỹ năng. Thường xuyờn tổ chức cỏc lớp tập huấn ngắn hạn, dài hạn, huấn luyện chuyờn sõu cho nhõn viờn về cụng tỏc văn phũng, tổ chức, tạo điều kiện cho nhõn viờn tham gia học hỏi, trao đổi kinh nghiệm, giao lưu với cỏc đơn vị thành viờn trong Tổng Cụng ty nhằm hoàn thiện văn phũng cả về vật chất và con người. Vớ dụ: Nhõn viờn Phũng Hành chớnh cử người tham gia vào lớp học “ Nõng cao khả năng làm việc với mỏy vi tớnh” do Tổng cụng ty TNHH Một thành viờn Cảng Hải phũng mở, mọi chi phớ đều được Tổng cụng ty chi trả.
Hiện nay số lượng nhõn viờn trong phũng Hành chớnh cũn ớt mà khối lượng cụng việc thỡ nhiều, một người phải kiờm nhiệm nhiều việc nờn việc giải quyết cỏc cụng việc chưa được kịp thời gõy ảnh hưởng đến hoạt động chung của toàn Chi nhỏnh Cụng ty. Do vậy Chi nhỏnh cần cú cỏc chương trỡnh tuyển dụng nhõn sự cho hợp lý, kịp thời, lấp được cỏc chỗ hổng tại cỏc vị trớ làm việc tạo ra một dõy truyền cụng việc khộp kớn, đồng bộ, nõng cao được hiệu quả hoạt động của văn phũng cũng như của toàn Chi nhỏnh cụng ty.
Chi nhỏnh cụng ty cú thể tổ chức cỏc chuyến đi thăm quan du lịch, dó ngoại... để giỳp nhõn viờn giảm căng thẳng trong cụng việc, tăng tỡnh đoàn kết, hiểu thờm về đồng nghiệp và tạo cơ hội cho họ học hỏi kinh nghiệm của nhau.
3.2.2. Giải phỏp kỹ thuật đối với một số nghiệp vụ văn phũng cơ bản
3.2.2.1 Về cụng tỏc tham mưu tổng hợp
Hiện nay, đõy chớnh là cụng tỏc mà phũng Hành chớnh thực hiện cũn chưa tốt vỡ thế để khắc phục điều này thỡ cần cú một số biện phỏp sau:
Trước tiờn là Trưởng phũng cần chủ động hơn nữa trong việc đề xuất ý kiến với Ban Giỏm đốc. Ban Giỏm đốc cũng cần kịp thời khen thưởng những cỏn bộ cú sự cố gắng, cú tớnh sỏng tạo trong cụng việc. Điều này thể hiện sự dõn chủ, khớch lệ sự cố gắng của nhõn viờn thỳc đẩy nhõn viờn thực hiện cụng tỏc cú hiệu quả hơn nữa.
Phõn cụng cụng việc rừ ràng, cụ thể giữa cỏc nhõn viờn trong văn phũng, từ đú mỗi nhõn viờn sẽ chuyờn sõu vào cụng việc của mỡnh hơn và cú thể đề xuất tham mưu cho lónh đạo những vấn đề liờn quan tới nghiệp vụ của mỡnh tốt hơn.
Trưởng phũng sẽ căn cứ vào những bản kế hoạch chi tiết của cỏc nhõn viờn trong phũng để soạn thảo bỏo cỏo tổng hợp, do đú cần nắm vững 3 nguyờn tắc: Thứ nhất là nguyờn tắc hệ thống: Nguyờn tắc này đũi hỏi sự đồng bộ và thống nhất của kế hoạch theo hệ thống dọc về nội dung kế hoạch, giữa cấp trờn với cấp dưới.
Nguyờn tắc thứ hai là nguyờn tắc ưu tiờn: Sự ưu tiờn thể hiện ở chỗ cỏn bộ văn phũng phải tỡm ra nhiệm vụ trọng tõm của kế hoạch, cỏc nhiệm vụ cần thực hiện trước để ưu tiờn giải quyết.
Nguyờn tắc dự phũng: Nguyờn tắc dự phũng đũi hỏi cỏn bộ văn phũng phải chỳ ý tới cỏc yếu tố dự phũng về thời gian và cỏc điều kiện cần thiết khỏc trong bản kế hoạch tổng hợp.
Nếu tuõn thủ theo 3 nguyờn tắc trờn thỡ sẽ giỳp Trưởng phũng và cỏc nhõn viờn cú những bản kế hoạch tổng hợp được cỏc yếu tố như: cụ thể, thiết thực, kịp thời, phự hợp với năng lực của cỏc cỏ nhõn trong Chi nhỏnh Cụng ty, phự
hợp với mục tiờu hoạt động của Chi nhỏnh, thống nhất giữa cỏc biện phỏp thực hiện và đảm bảo được tớnh khả thi.
3.2.2.2. Về nghiệp vụ văn thư, lưu trữ
Đõy là một nghiệp vụ chủ yếu của văn phũng, nú đúng vai trũ quan trọng