7. Bố cục khúa luận:
2.2. Giới thiệu khỏi quỏt về Phũng Hành chớnh Chi nhỏnh Cụng ty TNHH một
một thành viờn Cảng Hải Phũng – Xớ nghiệp Xếp dỡ và Vận tải Bạch Đằng. 2.2.1. Chức năng, nhiệm vụ của Phũng Hành chớnh.
Tổng hợp tỡnh hỡnh chung của cỏc phũng ban bỏo cỏo với lónh đạo quản lý để cú hướng chỉ đạo chung.
Tổ chức cỏc cuộc họp hội nghị, kỉ niệm ngày lễ lớn của Xớ nghiệp, thụng bỏo và mới dự hội nghị, hội thảo, sơ kết tổng kết…
Giải quyết cụng việc đối nội đối ngoại của Xớ nghiệp. Tổ chức quản lý hành chớnh toàn bộ Xớ nghiệp.
Tổ chức chỉ đạo cụng tỏc y tế của Cụng ty, cấp phỏt thuốc chăm súc sức khỏe ban đầu cho CBCNV. Thực hiện cụng tỏc y tế trong Xớ nghiệp. Theo dừi và thụng bỏo kip thời cỏc đợt dịch bệnh phỏt sinh để chỉ đạo cho toàn Xớ nghiệp phũng dịch bệnh, vệ sinh mụi trường. Theo dừi và chăm súc sức khỏe cho cỏn bộ cụng nhõn viờn cơ quan.
Xõy dựng chương trỡnh cụng tỏc lịch làm việc cho lónh đạo.
Tổ chức thường trực và bảo vệ cơ quan giữ vững an toàn trật tự an ninh. Quản lý và theo dừi, phõn loại khỏch đến làm việc với lónh đạo. Giữ vững an ninh trật tự, phũng chống chỏy nổ hỏa hoạn,cỏc tệ nạn cờ bạc rượu chố trong cơ quan. Sửa chữa xe ụ tụ, điện nước trong Xớ nghiệp kịp thời đỏp ứng cho làm việc ngày của Xớ nghiệp.
Quản lý và tổ chức bố trớ sắp xếp lỏi xe phục vụ tốt cụng tỏc cho lónh đạo đi cụng tỏc.
Cú kế hoạch sửa chữa bảo dưỡng trang thiết bị.
Lập kế hoạch chi tiờu hàng năm cho cơ quan. Ký kết cỏc hợp đồng sửa chữa, cải tạo nhà làm việc, oto con, thuờ mượn địa điểm phục vụ hội nghị.
Theo dừi tổng hợp mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của xớ nghiệp theo hàng thỏng, hàng quý, năm. Vào cuối thỏng nhận bỏo cỏo của cỏc đơn vị phũng ban về:
Thực hiện sản xuất kinh doanh; tỡnh hỡnh thực hiện và cũn cú cỏc vướng mắc gỡ mà cần đề nghị cấp trờn giải quyết.
Tiếp nhận cụng văn giấy tờ ở cỏc nơi gửi đến, căn cứ theo tớnh chất của văn bản, phõn loại xử lý trỡnh lónh đạo giải quyết rồi phõn phối cho cỏc phũng ban kịp thời và nhanh chúng.
Theo dừi giải quyết cụng văn giấy tờ gửi đi, cú biện phỏp nghiệp vụ giải quyết cụng văn giấy tờ đảm bảo thời gian và đỳng với quy định.
Nhận cỏc văn bản, bản thảo của cỏc phũng nghiệp vụ duyệt cho đỏnh mỏy và Photocopy.
Quản lý cấp phỏt giấy giới thiệu, giấy đi đường và giấy tờ cụng văn khỏc. Quản lý sử dụng cỏc loại con dấu theo đỳng chế độ và quy định.
Quản lý tài sản của cơ quan bao gồm cỏc trang thiết bị phục vụ làm việc sinh hoạt trong cơ quan.
2.2.2 Cơ cấu tổ chức phũng Hành chớnh chi nhỏnh Cụng ty TNHH Một thành viờn Cảng Hải Phũng - Xớ nghiệp XD và VT Bạch Đằng thành viờn Cảng Hải Phũng - Xớ nghiệp XD và VT Bạch Đằng
2.2.2.1 Tổ chức:
Hỡnh 2.4: Sơ đồ cơ cấu tổ chức Phũng Hành chớnh
(Nguồn: Phũng Hành chớnh - 2008)
2.2.2.2 Chức năng nhiệm vụ: Trƣởng phũng: 01 người.
Tổ chức đụn đốc, kiểm tra giỏm sỏt và quản lý cỏc bộ phận của cấp dưới, tham gia cụng tỏc tại bộ phận tổng hợp, giỳp lónh đạo tổng hợp, xõy dựng cỏc đề ỏn, kế hoạch sản xuất, kế hoạch đầu tư chiều sõu, tỏi sản xuất mở rộng theo hướng phỏt triển của Cụng ty theo từng thời kỳ.
Xõy dựng kế hoạch mua sắm trang thiết bị, phương tiện làm việc, hợp đồng thuờ mướn cải tạo, sửa chữa nhà làm việc của cơ quan, điện, nước, điện thoại, và theo dừi quản lý tài sản của cỏc phũng làm việc của cơ quan.
TRƢỞNG PHếNG NHÂN VIấN VĂN THƯ LƯU TRỮ NHÂN VIấN HÀNH CHÍNH NHÂN VIấN LÁI XE TỔ BẢO VỆ
Hàng năm thực hiện kiểm kờ tài sản cố định cũng như tài sản trang bị cho cơ quan làm việc.
Đề xuất cỏc phương ỏn thuộc cơ chế quản lý thuộc lĩnh vực chuyờn mụn nghiệp vụ mỡnh phụ trỏch với lónh đạo Xớ nghiệp
Viết cỏc bỏo cỏo tổng kết, chuẩn bị nội dung cho lónh đạo họp, dự hội nghị, tổ chức cỏc cuộc họp tổng kết, hội nghị, khỏch hàng, phối hợp cỏc cụng đoàn tổ chức, đại hội cụng nhõn viờn chức hàng năm. Trờn cơ sở tổng hợp ý kiến của cỏc đơn vị chức năng, giỳp lónh đạo xõy dựng cỏc đề ỏn tổ chức, lập kế hoạch xõy dựng cơ bản trỡnh lónh đạo duỵờt.
Nhõn viờn văn thƣ, lƣu trữ: 01 người
Hàng ngày, cỏn sự văn thư lưu trữ tiếp nhận cụng văn giấy tờ của cỏc cơ quan hữu quan, cỏc cơ quan đơn vị và cỏc phũng ban gửi đến;
Vào sổ và quản lý tốt cụng văn, quyết định gửi đi đảm bảo nhanh chúng, kịp thời, đỳng nguyờn tắc;
Tiếp nhận cụng văn hồ sơ lưu trữ toàn Xớ nghiệp;
Hướng dẫn cỏc phũng ban của đơn vị về nghiệp vụ văn thư lưu trữ, bảo quản tốt cụng văn giấy tờ;
Quản lý và sử dụng tốt con dấu của Xớ nghiệp, cỏc loại giấy tờ khống chỉ, giấy giới thiệu, giấy đi đường;
Quản lý, lưu trữ hồ sơ tài liệu theo quy định mua sắm và phõn phối văn phũng phẩm hàng thỏng cho Xớ nghiệp;
Thực hiện cỏc nghiệp vụ kỹ thuật thường xuyờn và soạn thảo văn bản bằng mỏy vi tớnh và mỏy photocopy tài liệu cho cơ quan. Sử dụng thành thạo tỏc dụng, tớnh năng của mỏy vi tớnh, mỏy photocopy để thực hiện cụng việc được giao.
Nhận cỏc bản thảo cụng văn đỏnh mỏy của cỏc phũng nghiệp vụ gửi đến để đỏnh mỏy đảm bảo bớ mật, chớnh xỏc, kịp thời.
Cỏc tài liệu đỏnh mỏy, tài liệu photocopy phải được ghi chộp số lượng để thanh quyết toỏn giấy tờ và văn phũng phẩm phục vụ cho cụng việc in ấn;
Ghi sổ theo dừi cỏc bản thảo cụng văn đỏnh mỏy photocopy đỳng số lượng bản thảo được duyệt.
Thực hiện nghiờm chỉnh qui chế về bảo quản và sử dụng mỏy vi tớnh, mỏy photocopy được trang bị cho Xớ nghiệp.
Ngoài ra nhõn viờn này cũn kiờm nhiệm thờm cụng tỏc y tế của Xớ nghiệp, thực hiện cụng tỏc cấp phỏt thuốc, sơ cứu …
Nhõn viờn hành chớnh: 01 người.
Phụ trỏch cụng tỏc hành chớnh của Xớ nghiệp.
Cấp phỏt giấy giới thiệu, giấy đi đường và giấy tờ cụng văn khỏc. Quản lý sử dụng cỏc loại con dấu theo đỳng chế độ và quy định. Quản lý và đề xuất cụng tỏc quản lý của Xớ nghiệp.
Chịu trỏch nhiệm về cỏc vật dụng văn phũng phẩm.
Duy trỡ việc theo dừi CBCNV thực hiện nội quy của Xớ nghiệp, theo dừi thi đua khen thưởng.
Theo dừi quản lý tài sản của cơ quan, nếu hỏng đề xuất để sửa chữa.
Theo dừi tiến độ làm việc của CBCNV để chấm cụng đảm bảo quyền lợi cho người lao động.
Kiờm nhiệm trực tiếp sửa chữa điện nước, mỏy múc trang thiết bị văn phũng…
Nhõn viờn bảo vệ: 04 người
Thực hiện nghiờm chỉnh chức năng, nhiệm vụ của bảo vệ thường trực cơ quan. Thực hiện tốt cụng tỏc quản lý người cư trỳ lại trong cơ quan làm việc Cú trỏch nhiệm ngăn ngừa nghiờm cấm những cỏ nhõn tổ chức đỏnh bạc rượu chố gõy rối trật tự trong khu vực cơ quan;
Đảm bảo cụng tỏc phũng chỏy chữa chỏy trong cơ quan,
Nhõn viờn lỏi xe: 02 người
Thực hiện các nghiệp vụ kỹ thuật về thao tác vận hành điều khiển lái xe ô tô, sử dụng thành thạo các trang thiết bị, máy móc, dụng cụ trang thiết bị ô tô để thực hiện công tác đ-ợc giao;
Quản lý sử dụng tốt xe ô tô đ-ợc giao nh-: Tăng c-ờng kiểm tra theo dõi, bảo d-ỡng sửa chữa vật đảm bảo cho hoạt động của xe ô tô con đ-ợc th-ờng xuyên liên tục.
Giữ gìn bảo quản xe tốt sạch sẽ, tiết kiệm trong việc sử dụng xăng dầu, xăm lốp, phụ tùng;
Mua sắm xăng dầu, quản lý sử dụng xăng dầu và báo cáo hoạt động của xe, quyết toán xăng dầu hàng tháng;
Lái xe an toàn tuyệt đối, phục vụ đúng giờ theo sự điều động phân công của lãnh đạo văn phòng.
2.2.2.3 Điều kiện làm việc của phũng.
+ Bố trớ phũng làm việc:
Việc bố trớ phũng làm việc cú ảnh hưởng rất nhiều đến hiệu quả, chất lượng cụng việc. Vỡ vậy mỗi cơ quan, doanh nghiệp cú sự bố trớ khỏc nhau tuỳ theo điều kiện của mỗi cơ quan, doanh nghiệp đú sao cho phự hợp, tận dụng tối đa diện tớch mặt bằng cỏc phũng làm việc.
+ Yờu cầu bố trớ văn phũng:
- Tận dụng tối ưu mặt bằng, tiết kiệm và sử dụng cơ động diện tớch văn phũng.
- Giảm thiểu thời gian và chi phớ cho việc di chuyển giữa cỏc bộ phận của văn phũng.
- Tạo mụi trường thớch hợp cho cụng việc của nhõn viờn, giỳp họ hoàn thành cụng việc với năng suất cao nhất.
- Tạo điều kiện thuận lợi nhất cho cụng tỏc thu thập và xử lý thụng tin. - Tiết kiệm chi phớ lắp đặt.
Tuy phũng hành chớnh chi nhỏnh cụng ty cú 9 nhõn viờn bao gồm cả trưởng phũng nhưng thực ra tại văn phũng chỉ cú 3 người đú là trưởng phũng và 2 nhõn viờn hành chớnh và văn thư cũn tổ bảo vệ và nhõn viờn lỏi xe cú 1 phũng thường trực trước cửa cơ quan nhằm tiện cho việc thực hiện nhiệm vụ của mỡnh. Do điều kiện cơ sở hạ tầng cũn nhỏ nhưng khang trang sạch sẽ và phong hành chớnh
được bố trớ ở ngay cổng gần vào cơ quan nhằm tiện đún tiếp khỏch đến cơ quan làm việc, phớa trờn tầng 2 là phũng của Giỏm đốc và phũng của Phú giỏm đốc cho tiện việc trao đổi và thực hiện cỏc nhiệm vụ mà cấp trờn giao phú. Bờn cạnh phớa trong là phũng ban chức năng bao gồm: phũng kinh doanh tiếp đến phũng thường trực, phũng tổng hợp và cuối cựng là phũng kế toỏn tài chớnh. Việc bố trớ như vậy rất thuận lợi cho việc hoạt động của phũng hành chớnh cú thể dễ dàng trao đổi xủ lý cụng việc. Trong phũng hành chớnh cú 1 phũng nhỏ của Trưởng phũng, phũng bờn ngoài vừa tiếp khỏch đến vừa là phũng làm việc của 2 nhõn viờn văn thư lưu trữ và nhõn viờn hành chớnh.
Về trang thiết bị làm việc:
Cỏc phũng đều được bố trớ tủ đựng hồ sơ, tài liệu, văn bản để thuận tiện cho việc tỡm kiếm và lưu trữ. Riờng phũng làm việc của Trưởng phũng được bố trớ tới 3 tủ đựng hồ sơ.
Cú 2 bộ bàn ghế tiếp khỏch: 1 được đặt tại phũng làm việc của cỏc nhõn viờn thuộc bộ phận hành chớnh và 1 bộ được bố trớ trong phũng làm việc của Trưởng phũng.
Về thiết bị văn phũng: Phũng hành chớnh được trang bị, đầu tư một cỏch hợp lý, khụng quỏ hiện đại nhưng cũng đủ để thực hiện cỏc cụng tỏc, cỏc nghiệp vụ văn phũng.
Hỡnh 2.5: Bảng kờ thiết bị văn phũng (Thỏng 12/2009) STT Loại thiết bị Số lượng (chiếc)
1 Mỏy vi tớnh 03
2 Mỏy photo 01
3 Mỏy in 02
4 Điện thoại 03
5 Mỏy fax 01
6 Mỏy điều hoà 02
7 Mỏy scan 01 8 Loa đài 01 9 Tủ hồ sơ 06 10 Bàn làm việc 03 11 Bàn tiếp khỏch 02 12 Quạt 03 ( Nguồn: Phũng Hành chớnh,2009)
2.3 Nội dung hoạt động văn phũng ở Chi nhỏnh Cụng ty TNHH Một thành viờn Cảng Hải Phũng – Xớ nghiệp Xếp dỡ và Vận tải Bạch Đằng viờn Cảng Hải Phũng – Xớ nghiệp Xếp dỡ và Vận tải Bạch Đằng
2.3.1. Nghiệp vụ thu thập và xử lý thụng tin
Yờu cầu về tổ chức thu thập thụng tin và xử lý thụng tin của Chi nhỏnh Cụng ty TNHH Một thành viờn Cảng Hải Phũng - Xớ nghiệp XD và VT Bạch Đằng:
- Thụng tin ban đầu phải phự hợp với yờu cầu mà chi nhỏnh đặt ra: Thụng tin từ cỏc dữ liệu chuyển tới chi nhỏnh đến từ nhiều nguồn khỏc nhau nhưng những thụng tin chu yếu được chuyển tới chi nhỏnh đú là thụng tin tàu cập Cảng Hải Phũng, hay là thụng tin về thời gian chuyến tàu chuyờn tuyến Hải Phũng - Lào Cai, hoặc là thụng bỏo về giỏ cả của lụ hàng cũng cú thể là cỏc thụng bỏo, cỏc quyết định mà Tổng Cụng ty chuyển xuống cho chi nhỏnh… đối với lượng thụng tin đầu vào như vậy thỡ yờu cầu đối với người tiếp nhận thụng tin phải biết phõn loại thụng tin đồng thời phải xỏc định được thụng tin nào cần
thiết, cú giỏ trị sử dụng, thụng tin nào là khụng phự hợp với yờu cầu của chi nhỏnh đặt ra. Vỡ thế người tiếp nhận phải sử lý ngay khi nhận được tin và tiến hành phõn loại theo phương thức hợp lý nhất.
- Thụng tin phải đảm bảo tớnh thống nhất: Sau khi người tiếp nhận thụng tin đó phõn loại thụng tin thỡ phải xắp xếp thụng tin ra từng từng khối, từng tệp dữ liệu theo mục đớch sử dụng. Những Quyết định, những thụng bỏo thỡ được xếp riờng; Bỏo cỏo thực hiện sản xuất từ dưới bói được xếp riờng… Việc chia theo từng nhúm như vậy sẽ cú ớch cho việc tỡm kiếm thụng tin sau này đồng thời cũng làm cho quỏ trỡnh kiểm soỏt kiểm tra thụng tin sau này được dễ dàng giỳp loại bỏ những thụng tin sai lệch khụng phự hợp với mục đớch sử dụng qua đú cú thể kịp thời cung cấp thụng tin cho lónh đạo một cỏch chuẩn xỏc nhất.
- Thụng tin phải đảm bảo chất lượng.
Chất lượng thụng tin phải đảm bảo được cỏc tiờu chớ sau: + Tớnh đầy đủ
+ Tớnh chớnh xỏc + Tớnh kịp thời + Tớnh hệ thống + Đơn giản – dễ hiểu + Tớnh thời sự
Tại chi nhỏnh, thụng tin phải đỏp ứng được 6 yếu tổ trờn. Thụng thường, khi một nghiệp vụ kinh tế của Chi nhỏnh phỏt sinh, thụng tin về nghiệp vụ đú nếu thiếu 1 trong 6 yếu tố trờn thỡ sẽ gõy ảnh hưởng khụng tốt tới kết quả thực hiện của nghiệp vụ đú. Giả sử rằng thụng tin gửi về phũng Hành chớnh nhận được về lịch trỡnh tàu hỏa từ Lao Cai về Hải Phũng và đề nghị phớa Hải Phũng tiếp nhận, nếu thụng tin khụng đủ, thiếu thụng tin về khối lượng hàng hoặc là khụng chớnh xỏc thỡ phia Chi nhỏnh sẽ khụng biết phải phõn cụng bao nhiờu độ xe tiếp nhận hàng húa, phải nhận bao nhiờu nhõn lực để bốc xếp hàng húa hoặc là phõn cụng nhiều tổ bốc xếp hơn lượng hàng thụng bỏo xẽ gõy lóng phớ, ớt hơn sẽ làm chậm tiến độ cụng việc gõy thiệt hại về kinh tế.
Quy trỡnh thu thập thụng tin: Bước 1: Thu thập thụng tin.
Trước khi thu thập thụng tin phải xỏc định được xem là Chi nhỏnh cần những thụng tin gỡ và cần biết tới giỏ trị sử dụng của nú tức là trước tiờn cần phải xỏc định nhu cầu thụng tin của chi nhỏnh, đõy chớnh là cốt lừi trong quản lý thụng tin của phũng. Xỏc định được nhu cầu rồi sẽ giảm thiểu thiểu tỡnh trạng thiếu thụng tin hoặc thu thập được những thụng tin khụng cần thiết khụng thớch hợp.
Ngoài việc tiếp nhận thụng tin theo hệ thống, tớnh chất, lĩnh vực hoạt động của Chi nhỏnh mà cũn phải thu thập thụng tin theo yờu cầu của ban lónh đạo Chi nhỏnh.
Kờnh thụng tin cần thu thập gồm cú:
+ Kờnh thụng tin theo ngành trong từng phũng ban, trong Cụng ty, Chi nhỏnh, trong phạm vi trong nước, quốc tế.
+ Kờnh thụng tin qua cỏc bỏo cỏo định kỳ, qua cỏc cuộc họp giao ban, hội nghị… + Kờnh thụng tin qua giao tiếp với khỏch hàng, đối tỏc, nhà cung cấp. + Kờnh thụng tin qua việc tra cứu cỏc văn bản Nhà nước.
Bước 2: Xử lý thụng tin.
Đú là sự tỏc động chủ quan của chủ thể lờn cỏc dữ liệu đó thu thập để cú được những thụng tin theo mục đớch xỏc định. Đũi hỏi nhõn viờn xử lý phải sử dụng sự hiểu biết của mỡnh phõn tớch, đỏnh giỏ nguồn tài liệu, số lượng thụng tin đó thu nhận, xỏc định được thụng tin chớnh và thụng tin bổ trợ, biết loại bỏ hoặc nghi ngờ những thụng tin thiếu căn cứ phỏp lý căn cứ thực tiễn và thiếu cơ