7. Bố cục khúa luận:
3.2.2. Giải phỏp kỹ thuật đối với một số nghiệp vụ văn phũng cơ bản
3.2.2.1 Về cụng tỏc tham mưu tổng hợp
Hiện nay, đõy chớnh là cụng tỏc mà phũng Hành chớnh thực hiện cũn chưa tốt vỡ thế để khắc phục điều này thỡ cần cú một số biện phỏp sau:
Trước tiờn là Trưởng phũng cần chủ động hơn nữa trong việc đề xuất ý kiến với Ban Giỏm đốc. Ban Giỏm đốc cũng cần kịp thời khen thưởng những cỏn bộ cú sự cố gắng, cú tớnh sỏng tạo trong cụng việc. Điều này thể hiện sự dõn chủ, khớch lệ sự cố gắng của nhõn viờn thỳc đẩy nhõn viờn thực hiện cụng tỏc cú hiệu quả hơn nữa.
Phõn cụng cụng việc rừ ràng, cụ thể giữa cỏc nhõn viờn trong văn phũng, từ đú mỗi nhõn viờn sẽ chuyờn sõu vào cụng việc của mỡnh hơn và cú thể đề xuất tham mưu cho lónh đạo những vấn đề liờn quan tới nghiệp vụ của mỡnh tốt hơn.
Trưởng phũng sẽ căn cứ vào những bản kế hoạch chi tiết của cỏc nhõn viờn trong phũng để soạn thảo bỏo cỏo tổng hợp, do đú cần nắm vững 3 nguyờn tắc: Thứ nhất là nguyờn tắc hệ thống: Nguyờn tắc này đũi hỏi sự đồng bộ và thống nhất của kế hoạch theo hệ thống dọc về nội dung kế hoạch, giữa cấp trờn với cấp dưới.
Nguyờn tắc thứ hai là nguyờn tắc ưu tiờn: Sự ưu tiờn thể hiện ở chỗ cỏn bộ văn phũng phải tỡm ra nhiệm vụ trọng tõm của kế hoạch, cỏc nhiệm vụ cần thực hiện trước để ưu tiờn giải quyết.
Nguyờn tắc dự phũng: Nguyờn tắc dự phũng đũi hỏi cỏn bộ văn phũng phải chỳ ý tới cỏc yếu tố dự phũng về thời gian và cỏc điều kiện cần thiết khỏc trong bản kế hoạch tổng hợp.
Nếu tuõn thủ theo 3 nguyờn tắc trờn thỡ sẽ giỳp Trưởng phũng và cỏc nhõn viờn cú những bản kế hoạch tổng hợp được cỏc yếu tố như: cụ thể, thiết thực, kịp thời, phự hợp với năng lực của cỏc cỏ nhõn trong Chi nhỏnh Cụng ty, phự
hợp với mục tiờu hoạt động của Chi nhỏnh, thống nhất giữa cỏc biện phỏp thực hiện và đảm bảo được tớnh khả thi.
3.2.2.2. Về nghiệp vụ văn thư, lưu trữ
Đõy là một nghiệp vụ chủ yếu của văn phũng, nú đúng vai trũ quan trọng trong mỗi cơ quan, tổ chức. Với thực tế hiện nay, khụng chỉ Phũng hành chớnh mà tất cả cỏc phũng ban trong Chi nhỏnh cụng ty cần cú những giải phỏp thiết thực để hoàn thiện, nõng cao chất lượng, hiệu quả cho cụng tỏc này.
Nõng cao kiến thức về tin học văn phũng là những điều kiện bắt buộc đối với mỗi nhõn viờn văn thư nào trong thời đại hiện nay, việc ứng dụng cụng nghệ thụng tin vào cụng tỏc văn thư là việc làm hết sức cần thiết, việc đăng ký, quản lý cỏc văn bản đến và đi được thực hiện trờn mỏy vi tớnh sẽ đảm bảo được thuận tiện, nhanh chúng và khoa học, hệ thống mỏy vi tớnh được nối mạng nội bộ thỡ sẽ giỳp nhõn viờn văn thư tốn ớt thời gian, cụng sức trong việc chuyển cỏc văn bản đến cỏc phũng ban, đơn vị. Vỡ vậy nhõn viờn văn thư núi riờng và toàn nhõn viờn trong Chi nhỏnh cần thụng qua những khúa học tin học văn phũng, thụng qua sự chia sẻ về kinh nghiệm của đồng nghiệp mà nhõn viờn văn thư sẽ tớch lũy được cho mỡnh ớt nhất cũng là kiến thức cơ bản về tin học văn phũng để cú thể thực việc cụng việc một cỏch nhanh chúng, chớnh xỏc và hiệu quả hơn.
Về mặt lưu trữ, Chi nhỏnh Cụng ty cần phải thực hiện nghiờm tỳc việc quản lý và bảo quản tài liệu, ban hành cỏc quy định mang tớnh bắt buộc đối với tất cả cỏc phũng ban trong việc tự giỏc nộp tài liệu vào kho lưu trữ chung theo yờu cầu của văn phũng. Ngoài ra nhõn viờn lưu trữ cần phải thực hiện nghiờm tỳc quy chế về quản lý và bảo quản văn bản, đồng thời tăng cường kiểm tra chặt chẽ việc bảo quản tài liệu trong kho lưu trữ.