7. Bố cục khúa luận:
3.2Cỏc giải phỏp cụ thể
3.2.1 Giải phỏp về nhõn sự
Con người là yếu tố quan trọng hàng đầu trong mỗi doanh nghiệp, tổ chức. Vỡ thế hoàn thiện bộ mỏy quản lý cũng đồng thời với việc hoàn thiện người quản lý, người lónh đạo và cỏc cỏn bộ nhõn viờn văn phũng. Với vai trũ quan trọng như vậy mỗi doanh nghiệp, tổ chức cần phải cú những giải phỏp thiết thực nhằm hoàn thiện và nõng cao vai trũ, trỡnh độ của đội ngũ nhõn sự cũng như nõng cao hiệu quả hoạt động văn phũng núi chung.
Đối với Trưởng phũng :
Trong quỏ trỡnh điều hành bộ mỏy văn phũng trong Chi nhỏnh Cụng ty, Trưởng phũng phải luụn tỏ ra là nhà lónh đạo gương mẫu trong mọi cụng việc,
cú năng lực quản lý, điều hành, vỡ vậy luụn được giỏm đốc và cỏc phũng ban tin tưởng, tớn nhiệm. Tuy nhiờn để theo kịp sự phỏt triển nhanh và mạnh của khoa học kỹ thuật, đồng thời cựng với việc ỏp dụng những thành tựu đú vào cụng tỏc quản lý điều hành bộ phận văn phũng đũi hỏi Trưởng phũng cần phải được cung cấp, bổ sung những kiến thức chuyờn mụn cao hơn để cú thể giỳp giỏm đốc giải quyết cỏc cụng việc chuyờn mụn một cỏch nhanh chúng, hiệu quả. Ngoài ra cú thể bổ sung những kiến thức về tõm lý quản lý, điều hành hay là cỏch tạo khụng khớ làm việc trong văn phũng, cỏch xõy dựng văn húa riờng trong văn phũng... cú rất nhiều kiến thức để nõng cao nghệ thuật quản lý, điều hành của Trưởng phũng nhằm khớch lệ duy trỡ tinh thần làm việc của nhõn viờn, thường xuyờn tổ chức giao lưu, trao đổi kinh nghiệm với nhõn viờn tăng thờm tinh thần đoàn kết học hỏi cựng giỳp đỡ nhau trong cụng việc.
Đối với nhõn viờn:
Đối với nhõn viờn thuộc bộ phận hành chớnh nờn cú kế hoạch tổ chức cỏc khoỏ học bồi dưỡng về nghiệp vụ chuyờn mụn cụng tỏc văn phũng nhằm nõng cao kỹ năng. Thường xuyờn tổ chức cỏc lớp tập huấn ngắn hạn, dài hạn, huấn luyện chuyờn sõu cho nhõn viờn về cụng tỏc văn phũng, tổ chức, tạo điều kiện cho nhõn viờn tham gia học hỏi, trao đổi kinh nghiệm, giao lưu với cỏc đơn vị thành viờn trong Tổng Cụng ty nhằm hoàn thiện văn phũng cả về vật chất và con người. Vớ dụ: Nhõn viờn Phũng Hành chớnh cử người tham gia vào lớp học “ Nõng cao khả năng làm việc với mỏy vi tớnh” do Tổng cụng ty TNHH Một thành viờn Cảng Hải phũng mở, mọi chi phớ đều được Tổng cụng ty chi trả.
Hiện nay số lượng nhõn viờn trong phũng Hành chớnh cũn ớt mà khối lượng cụng việc thỡ nhiều, một người phải kiờm nhiệm nhiều việc nờn việc giải quyết cỏc cụng việc chưa được kịp thời gõy ảnh hưởng đến hoạt động chung của toàn Chi nhỏnh Cụng ty. Do vậy Chi nhỏnh cần cú cỏc chương trỡnh tuyển dụng nhõn sự cho hợp lý, kịp thời, lấp được cỏc chỗ hổng tại cỏc vị trớ làm việc tạo ra một dõy truyền cụng việc khộp kớn, đồng bộ, nõng cao được hiệu quả hoạt động của văn phũng cũng như của toàn Chi nhỏnh cụng ty.
Chi nhỏnh cụng ty cú thể tổ chức cỏc chuyến đi thăm quan du lịch, dó ngoại... để giỳp nhõn viờn giảm căng thẳng trong cụng việc, tăng tỡnh đoàn kết, hiểu thờm về đồng nghiệp và tạo cơ hội cho họ học hỏi kinh nghiệm của nhau.
3.2.2. Giải phỏp kỹ thuật đối với một số nghiệp vụ văn phũng cơ bản
3.2.2.1 Về cụng tỏc tham mưu tổng hợp
Hiện nay, đõy chớnh là cụng tỏc mà phũng Hành chớnh thực hiện cũn chưa tốt vỡ thế để khắc phục điều này thỡ cần cú một số biện phỏp sau:
Trước tiờn là Trưởng phũng cần chủ động hơn nữa trong việc đề xuất ý kiến với Ban Giỏm đốc. Ban Giỏm đốc cũng cần kịp thời khen thưởng những cỏn bộ cú sự cố gắng, cú tớnh sỏng tạo trong cụng việc. Điều này thể hiện sự dõn chủ, khớch lệ sự cố gắng của nhõn viờn thỳc đẩy nhõn viờn thực hiện cụng tỏc cú hiệu quả hơn nữa.
Phõn cụng cụng việc rừ ràng, cụ thể giữa cỏc nhõn viờn trong văn phũng, từ đú mỗi nhõn viờn sẽ chuyờn sõu vào cụng việc của mỡnh hơn và cú thể đề xuất tham mưu cho lónh đạo những vấn đề liờn quan tới nghiệp vụ của mỡnh tốt hơn.
Trưởng phũng sẽ căn cứ vào những bản kế hoạch chi tiết của cỏc nhõn viờn trong phũng để soạn thảo bỏo cỏo tổng hợp, do đú cần nắm vững 3 nguyờn tắc: Thứ nhất là nguyờn tắc hệ thống: Nguyờn tắc này đũi hỏi sự đồng bộ và thống nhất của kế hoạch theo hệ thống dọc về nội dung kế hoạch, giữa cấp trờn với cấp dưới.
Nguyờn tắc thứ hai là nguyờn tắc ưu tiờn: Sự ưu tiờn thể hiện ở chỗ cỏn bộ văn phũng phải tỡm ra nhiệm vụ trọng tõm của kế hoạch, cỏc nhiệm vụ cần thực hiện trước để ưu tiờn giải quyết.
Nguyờn tắc dự phũng: Nguyờn tắc dự phũng đũi hỏi cỏn bộ văn phũng phải chỳ ý tới cỏc yếu tố dự phũng về thời gian và cỏc điều kiện cần thiết khỏc trong bản kế hoạch tổng hợp.
Nếu tuõn thủ theo 3 nguyờn tắc trờn thỡ sẽ giỳp Trưởng phũng và cỏc nhõn viờn cú những bản kế hoạch tổng hợp được cỏc yếu tố như: cụ thể, thiết thực, kịp thời, phự hợp với năng lực của cỏc cỏ nhõn trong Chi nhỏnh Cụng ty, phự
hợp với mục tiờu hoạt động của Chi nhỏnh, thống nhất giữa cỏc biện phỏp thực hiện và đảm bảo được tớnh khả thi.
3.2.2.2. Về nghiệp vụ văn thư, lưu trữ
Đõy là một nghiệp vụ chủ yếu của văn phũng, nú đúng vai trũ quan trọng trong mỗi cơ quan, tổ chức. Với thực tế hiện nay, khụng chỉ Phũng hành chớnh mà tất cả cỏc phũng ban trong Chi nhỏnh cụng ty cần cú những giải phỏp thiết thực để hoàn thiện, nõng cao chất lượng, hiệu quả cho cụng tỏc này.
Nõng cao kiến thức về tin học văn phũng là những điều kiện bắt buộc đối với mỗi nhõn viờn văn thư nào trong thời đại hiện nay, việc ứng dụng cụng nghệ thụng tin vào cụng tỏc văn thư là việc làm hết sức cần thiết, việc đăng ký, quản lý cỏc văn bản đến và đi được thực hiện trờn mỏy vi tớnh sẽ đảm bảo được thuận tiện, nhanh chúng và khoa học, hệ thống mỏy vi tớnh được nối mạng nội bộ thỡ sẽ giỳp nhõn viờn văn thư tốn ớt thời gian, cụng sức trong việc chuyển cỏc văn bản đến cỏc phũng ban, đơn vị. Vỡ vậy nhõn viờn văn thư núi riờng và toàn nhõn viờn trong Chi nhỏnh cần thụng qua những khúa học tin học văn phũng, thụng qua sự chia sẻ về kinh nghiệm của đồng nghiệp mà nhõn viờn văn thư sẽ tớch lũy được cho mỡnh ớt nhất cũng là kiến thức cơ bản về tin học văn phũng để cú thể thực việc cụng việc một cỏch nhanh chúng, chớnh xỏc và hiệu quả hơn.
Về mặt lưu trữ, Chi nhỏnh Cụng ty cần phải thực hiện nghiờm tỳc việc quản lý và bảo quản tài liệu, ban hành cỏc quy định mang tớnh bắt buộc đối với tất cả cỏc phũng ban trong việc tự giỏc nộp tài liệu vào kho lưu trữ chung theo yờu cầu của văn phũng. Ngoài ra nhõn viờn lưu trữ cần phải thực hiện nghiờm tỳc quy chế về quản lý và bảo quản văn bản, đồng thời tăng cường kiểm tra chặt chẽ việc bảo quản tài liệu trong kho lưu trữ.
3.2.3. Về bố trớ, sắp xếp nơi làm việc
Cỏc điều kiện vật chất là nhõn tố quyết định đến sự thành cụng trong cụng việc văn phũng, cỏc điều kiện vật chất được đảm bảo đầy đủ, hiện đại sẽ tạo một mụi trường làm việc hăng say, nhiệt tỡnh đối với nhõn viờn. Vỡ thế văn phũng cũng cần đảm bảo cỏc điều kiện vật chất.
Tại Chi nhỏnh Cụng ty, Phũng Hành chớnh đảm nhận cụng việc đún tiếp khỏch tới Chi nhỏnh Cụng ty làm việc do đú phũng tiếp khỏch là bộ mặt của cụng ty, là hỡnh mẫu trong việc sắp xếp bố trớ phũng làm việc để mọi phũng ban đơn vị trong cụng ty cũng như cỏc đơn vị bạn nhỡn vào học tập. Do vậy hoàn thiện bố trớ phũng tiếp khỏch là một việc làm cần thiết cho nờn cần nờn bố trớ phũng tiếp khỏch riờng hoặc làm vỏch ngăn, ngăn đụi phũng để khụng làm ảnh hưởng tới cụng việc của nhõn viờn hoặc giỏn đoạn cuộc tiếp xỳc với khỏch và để cho khỏch hàng thấy được sự bố trớ hợp lý khụng gian của phũng.
Màu sắc và ỏnh sỏng trong phũng cỳng ảnh hưởng đến tõm lý làm việc của nhõn viờn. Ánh sỏng trong phũng cũn tối, chỉ sử dụng ỏnh sỏng điện, phũng làm việc cú cửa sổ nhưng khụng mở, cho thấy cỏc phũng làm việc đó khụng sử dụng ỏnh sỏng tự nhiờn và cũn kết hợp với sơn màu vàng sẽ làm ấm căn phũng nhưng dễ gõy sự mệt mỏi.Vỡ vậy cần phải cú sự kết hợp giữa ỏnh sỏng tự nhiờn và ỏnh sỏng nhõn tạo để tạo ra mụi trường làm việc mới năng động ngoài ra cũn cú thể tiết kiệm điện.
Trang thiết bị làm việc: Nếu cỏc thiết bị ngày một hiện đại, đa chức năng
hơn là những trợ thủ đắc lực cho việc tối ưu hoỏ những hoạt động của con người trờn mọi lĩnh vực vỡ trang thiết bị làm việc cú ảnh hưởng lớn đến hiệu quả cụng việc do vậy cần phải cú cỏc giải phỏp cải tiến theo hướng hiện đại, nõng cấp cỏc trang thiết bị làm việc trong văn phũng.
Hiện nay cỏc thiết bị làm việc trong văn phũng đó được trang bị đầy đủ, cỏc bộ phận đều được trang bị mỏy vi tớnh, mỏy in, điện thoại, tủ đựng hồ sơ tài liệu và cỏc thiết bị chuyờn dựng khỏc song một số thiết bị đó cũ kỹ chưa được thay thế dẫn đến hỏng húc thường xuyờn gõy ảnh hưởng đến quỏ trỡnh thực hiện cụng việc của văn phũng, ảnh hưởng đến hoạt động chung của toàn cụng ty. Vỡ vậy văn phũng cần phải thay thế, nõng cấp cỏc trang thiết bị, bổ sung, bố trớ vào cỏc vị trớ hợp lý, thuận lợi cho cỏc tỏc nghiệp hành chớnh.
KẾT LUẬN (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Văn phũng đang ngày càng khẳng định rừ vai trũ của nú đối với hoạt động của cỏc cơ quan, doanh nghiệp. Một doanh nghiệp muốn tồn tại và phỏt triển bền vững, song song với việc phỏt triển và ổn định kinh tế thỡ cần phải cú sự ổn định thống nhất trong quản lý. Để thực hiện điều đú trước tiờn phải làm tốt cụng tỏc văn phũng. Văn phũng chớnh là trợ thủ đắc lực cho cỏc nhà lónh đạo, là bộ mặt của cơ quan, đơn vị vỡ vậy văn phũng khụng thể thiếu ở trong mỗi cơ quan tổ chức.
Hoạt động văn phũng Hành chớnh Chi nhỏnh Cụng ty TNHH Một thành viờn Cảng Hải Phũng – Xớ nghiệp XD và VT Bạch Đằng khụng vận dụng rập khuụn lý luận mà vận dụng linh hoạt, phự hợp với thực tế tại Chi nhỏnh Cụng ty. Trong giai đoạn săp tới, Chi nhỏnh Cụng ty đang tiến tới Cổ phần húa doanh nghiệp, như vậy Chi nhỏnh cụng ty sẽ phải đối mặt với những thỏch thức mới đũi hỏi trong thời gian tới Chi nhỏnh phải khụng ngừng đổi mới phương thức hoạt động sao cho phự hợp với mụ hỡnh hoạt động mới .Vỡ thế, hoạt động văn phũng cũng cần phải được nõng cao hơn để phự hợp với yờu cầu phỏt triển của Chi nhỏnh Cụng ty. Muốn nõng cao hiệu quả hoạt động văn phũng tại Chi nhỏnh Cụng ty phải nắm rừ được thực trạng hoạt động văn phũng tại Chi nhỏnh Cụng ty và khúa luận này đó tập trung nghiờn cứu, phõn tớch vị trớ, chức năng, nhiệm vụ của bộ phận văn phũng tại Chi nhỏnh Cụng ty, khúa luận đi sõu phõn tớch thực trạng hoạt động văn phũng tại đơn vị, trọng tõm là cụng tỏc thụng tin bỏo cỏo, cụng tỏc tham mưu tổng hợp, cụng tỏc văn thư – lưu trữ, cụng tỏc hậu cần và tổ chức cỏc cuộc họp, hội nghị. Từ đú đưa ra những kết quả đó đạt được, những hạn chế và nguyờn nhõn của những hạn chế đú. Từ việc phõn tớch thực trạng hoạt động văn phũng tại Cụng ty TNHH Một thành viờn Cảng Hải Phũng – Xớ nghiệp XD và VT Bạch Đằng, khúa luận đưa ra phương hướng, giải phỏp nhằm nõng cao hiệu quả hoạt động văn phũng của Chi nhỏnh Cụng ty.
Trờn cơ sở kết hợp cỏc phương phỏp nghiờn cứu, khoỏ luận đó kiểm chứng cỏc giả thuyết ban đầu về hoạt động văn phũng ở Chi nhỏnh Cụng ty. Khúa luận đó chỉ ra rằng:
Cụng ty TNHH Một thành viờn Cảng Hải Phũng – Xớ nghiệp XD và VT Bạch Đằng đó đạt nhiều kết quả, khắc phục khú khăn trong giai đoạn khủng hoảng kinh tế, trong đú cú sự đúng gúp lớn của Văn phũng.
Cỏc chức năng, nhiệm vụ và nghiệp vụ văn phũng được thực hiện ở Văn phũng Chi nhỏnh Cụng ty về cơ bản thống nhất với những gỡ đó được khỏi quỏt trong lý luận. Cỏc hoạt động văn phũng của Chi nhỏnh Cụng ty hoạt động thực sự cú hiệu quả, cỏc nghiệp vụ đều tuõn theo đỳng quy định chung đó ban hành.
Tuy nhiờn hoạt động văn phũng cũn đang phải đối mặt với những yếu kộm nhất định như khả năng cập nhật với cụng nghệ thụng tin cũn hạn chế, chưa được quan tõm kịp thời, ... Để khắc phục được những yếu điểm đú văn cần phải cú cỏc giải phỏp nhằm nõng cao hiệu quả hoạt động văn phũng một cỏch tốt hơn.
TÀI LIỆU THAM KHẢO
1. Hồ Ngọc Cẩn (2003), Cẩm nang Tổ chức và quản trị hành chớnh văn phũng, Nxb Tài Chớnh, Hà Nội.
2. Bựi Thị Thanh Nhàn (2009), Bài giảng Quản trị văn phũng, QT1001P, ĐHDL Hải Phũng
3. Học viện hành chớnh (2008), Giỏo trỡnh Thư ký lónh đạo trong cơ quan tổ chức, Nxb Khoa học và Kỹ thuật, Hà Nội.
4. Chi nhỏnh Cụng ty TNHH Một thành viờn Cảng Hải Phũng – Xớ nghiệp XD và VT Bạch Đằng (2009), Quy chế, quyết định, bỏo cỏo.
MỤC LỤC
Trang
Lời cảm ơn
Danh mục từ viết tắt và hệ thống bảng biểu
PHẦN MỞ ĐẦU ... 1
1. Lý do chọn đề tài ... 1
2. Mục đớch nghiờn cứu ... 2
3. Phạm vi và đối tượng nghiờn cứu ... 2
4. Giả thuyết nghiờn cứu ... 2
5. Phương phỏp nghiờn cứu ... 3
6. Đúng gúp của khúa luận vào hoạt đụng thực tiễn văn phũng ... 3
7. Bố cục khúa luận: ... 3
CHƢƠNG 1. Lí LUẬN CHUNG VỀ VĂN PHếNG VÀ HOẠT ĐỘNG VĂN PHếNG ... 4
1.1. Lý luận chung về văn phũng ... 4
1.1.1. Khỏi niệm văn phũng ... 4
1.1.2. Vai trũ của văn phũng ... 5
1.1.3. Chức năng của văn phũng ... 6
1.2. Lý luận về hoạt động văn phũng ... 8
1.2.1. Cỏc nội dung cơ bản của hoạt động văn phũng ... 8 (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
1.2.2. Cỏc yếu tố ảnh hưởng tới hiệu quả hoạt động văn phũng ... 17
1.2.3. Quản trị văn phũng ... 20
Tiểu kết Chương ... 21
CHƢƠNG 2: THỰC TIỄN HOẠT ĐỘNG VĂN PHếNG Ở CHI NHÁNH CễNG TY TNHH MỘT THÀNH VIấN CẢNG HẢI PHếNG - XÍ NGHIỆP XẾP DỠ VÀ VẬN TẢI BẠCH ĐẰNG TẠI HẢI PHếNG. ... 22
2.1 Giới thiệu khỏi quỏt về Chi nhỏnh cụng ty TNHH Một thành viờn Cảng Hải Phũng – Xớ nghiệp Xếp dỡ và Vận tải Bạch Đằng ... 22
2.1.1 Quỏ trỡnh phỏt triển Chi nhỏnh Cụng ty TNHH một thành viờn Cảng Hải
Phũng – Xớ nghiệp Xếp dỡ và Vận tải Bạch Đằng ... 22
2.1.2 Lĩnh vực kinh doanh của chi nhỏnh ... 23
2.1.3 Cơ cấu tổ chức của Chi nhỏnh Cụng ty TNHH Một thành viờn Cảng Hải Phũng - Xớ nghiệp Xếp dỡ và Vận tải Hải Phũng ... 25
2.1.4. Kết quả hoạt động của Chi nhỏnh Cụng ty TNHH Một thành viờn Cảng Hải phũng - Xớ nghiệp Xếp dỡ và Vận tải Bạch Đằng: ... 28
2.2. Giới thiệu khỏi quỏt về Phũng Hành chớnh Chi nhỏnh Cụng ty TNHH một thành viờn Cảng Hải Phũng – Xớ nghiệp Xếp dỡ và Vận tải Bạch Đằng. ... 33
2.2.1. Chức năng, nhiệm vụ của Phũng Hành chớnh. ... 33
2.2.2 Cơ cấu tổ chức phũng Hành chớnh chi nhỏnh Cụng ty TNHH Một thành