7. Bố cục khúa luận:
2.3.3 Nghiệp vụ tiếp nhận và quản lý văn bản
Nguyờn tắc quản lý văn bản đến tại Chi nhỏnh Cụng ty TNHH Một thành viờn Cảng Hải Phũng – Xớ nghiệp XD và VT Bạch Đằng:
- Tất cả cỏc văn bản từ bờn ngoài chuyển đến đều được tập trung ở phũng Hành chớnh để vào sổ đăng ký văn bản đến. Trong trường hợp cú phiếu gửi kốm thỡ nhõn viờn văn thư ký nhận và trả lại phiếu gửi cho đơn vị, cỏ nhõn gửi đến.
- Nếu văn bản đến khụng đỳng thủ tục hành chớnh, nhàu nỏt, khụng đọc được, dấu đen hoặc văn bản gửi nhầm thỡ làm thủ tục trả lại nơi gửi.
Quy trỡnh xử lý văn bản đến tại Chi nhỏnh Cụng ty TNHH Một thành viờn Cảng Hải Phũng – Xớ nghiệp XD và VT Bạch Đằng.
Hỡnh2.7: Quy trỡnh xử lý văn bản đến
(Nguồn: Phũng Hành chớnh, 2008)
Việc xử lý cỏc văn bản đến ở phũng Hành chớnh Chi nhỏnh cụng ty được thực hiện cụ thể theo mụ hỡnh sau:
Văn thư Trưởng phũng
Ban giỏm đốc
(Nguồn: Phũng Hành chớnh, 2008)
Quy trỡnh xử lý cụ thể văn bản đến tại Chi nhỏnh Cụng ty
Bước 1: Nhận cụng văn, phõn loại, búc bỡ văn bản
- Nhận cụng văn: kiểm tra văn bản mới nhận, nếu khụng thuộc Chi nhỏnh thỡ phải gửi trả lại nơi gửi. Nếu phong bỡ bị rỏch, bị búc hoặc bị mất thỡ phải lập biờn bản ngay với sự chứng kiến của người đưa cụng văn
- Phõn loại văn bản:
+ Loại vào sổ đăng ký: Là những cụng văn, giấy tờ gửi cho Chi nhỏnh, Giỏm đốc hoặc những người cú chức vụ lónh đạo trong Chi nhỏnh.
+ Loại khụng phải vào sổ đăng ký: Thư riờng, bản tin, bỏo, tạp chớ.
+ Loại búc bỡ: Cỏc văn bản ngoài bỡ đề tờn Chi nhỏnh, chức danh lónh đạo của Chi nhỏnh, khụng cú dấu mật.
+ Loại khụng được búc bỡ: Chỉ vào sổ nhưng khụng được búc bỡ mà chuyển cả bỡ gồm những cụng văn ghi rừ tờn người nhận, cỏc đoàn thể trong Chi nhỏnh Theo dừi việc giải quyết Vào sổ đăng ký Búc bỡ Đúng dấu đến Phõn loại Chuyển giao văn bản Trỡnh bày văn bản Nhận văn bản
Chuyển trực tiếp cho người nhận Khụng phải
Bước 2: Đúng dấu đến
- Dấu đến cú mục đớch xỏc nhận văn bản đó qua văn thư, ghi nhận ngày, thỏng, số văn bản đến.
- Dấu đến được đúng rừ ràng và thống nhất vào dưới số, ký hiệu, trớch yếu của cụng văn.
- Số đến ghi vào dấu đến phải khớp với số thứ tự trong sổ ghi văn bản đến, ngày đến là ngày văn thư nhận văn bản.
Bước 3: Vào sổ đăng ký văn bản đến
Việc vào sổ phải đảm bảo ghi rừ ràng, chớnh xỏc, đầy đủ, khụng viết bỳt chỡ, dập xoỏ hoặc viết tắt, trỏnh trựng số hoặc bỏ sút số. Cỏc yếu tố nội dung cần phải ghi vào cỏc mẫu sau:
Hỡnh 2.8: Mẫu bỡa sổ đăng ký “ Văn bản đến”
(Nguồn:Phũng Hành chớnh: 2008) Nguyờn tắc ghi sổ đăng ký văn bản đi, văn bản đến của Chi nhỏnh Cty.
Nhõn viờn văn thư Phũng Hành chớnh đó thực hiện như sau:
Ghi số và ký hiệu rất rừ ràng, đầy đủ, khụng viết tắt những từ khụng thụng dụng, khụng dập xúa, khụng viết bằng bỳt mực dễ phai hoặc bỳt chỡ.
Nhõn viờn văn thư tự vào sổ, tự kẻ mẫu sổ.
Đối với ngày dưới 10, đối với thỏng dưới 3 thỡ cú số 0 ở đằng trước.
Chi nhỏnh Cụng ty TNHH Một thành viờn Cảng Hải Phũng Xớ nghiệp XD và VT Bạch Đằng SỔ ĐĂNG Kí VĂN BẢN ĐẾN Năm:……… Từ số…… ….đến số……… Từ ngày…… đến ngày…… Quyển số………..
Hỡnh 2.9: Mẫu nội dung đăng ký “ Cụng văn đến” Stt Ngày đến Số văn bản Ký hiệu văn bản
Nơi gửi Trớch yếu nội dung Nơi nhận Ký nhận 11 05/01/2010 210 QĐ Tổng cụng ty TNHH Một thành viờn Cảng Hải Phũng Giao kế hoạch sản xuất kinh doanh quý 1 năm 2010 cho xớ nghiệp Phũng Kinh doanh Ngụ Thế Hà 12 05/01/2010 117 TB Cụng ty đường sắt Việt Nam – Phũng khai thỏc kinh doanh Thụng bỏo tăng giỏ cước đoàn tàu chuyờn tuyến Lào Cai – Hải Phũng Phũng Kinh doanh Ngụ Thế Hà (Nguồn: Phũng Hành chớnh, 2010) Bước 4: Trỡnh văn bản đến.
Trỡnh văn bản đến cho Trưởng phũng Hành chớnh rồi ban Giỏm đốc (Cú thể là Giỏm đốc hoặc Phú Giỏm đốc) xem xột, cho ý kiến phõn phối. Sau đú văn thư nhận lại để bổ sung vào sổ cụng văn đến, nắm nội dung cụng văn và ý kiến lónh đạo để chuyển cho cỏc phũng ban, người cú trỏch nhiệm giải quyết.
Bước 5: Giao trỏch nhiệm giải quyết
Bước 6: Chuyển đến cỏc phũng, đối tượng giải quyết
Văn bản đến phải được giao trong ngày, đến đỳng và trực tiếp cho người chịu trỏch nhiệm giải quyết và người đú phải ký xỏc nhận vào phần “ký nhận” trong sổ “Đăng ký cụng văn đến” của văn thư.
Khụng để người khụng cú trỏch nhiệm xem cụng văn, tài liệu của người khỏc.
Bước 7: Theo dừi giải quyết.
Quy trỡnh quản lý văn bản đi được tiến hành như sau:
Bước 1: Kiểm tra thể thức văn bản
Mọi văn bản trước khi vào sổ gửi đi đều được kiểm tra thể thức nhằm đảm bảo chất lượng của văn bản. Cỏc văn bản được soạn thảo bởi cỏc phũng ban chuyờn mụn đều được chuyển qua văn phũng để kiểm tra đúng dấu, vào sổ văn bản đi.
Sau khi kiểm tra xong nếu văn bản chưa cú chữ ký của thủ trưởng, văn thư phải xin chữ ký và đúng dấu doanh nghiệp.
Bước 2: Vào sổ văn bản đi
Việc vào sổ văn bản đi nhằm quản lý toàn bộ cỏc văn bản giấy tờ ra khỏi cơ quan đỳng quy định , hợp phỏp và thống kờ văn bản đi của cụng ty phục vụ cụng tỏc quản lý điều hành cụng ty.
Hỡnh 2.10: Mẫu sổ đăng ký văn bản đi STT Ngày thỏng Số văn bản Ký hiệu Nơi nhận cụng văn Trớch yếu nội dung Ghi chỳ 04 10/01/2010 14 TB Cụng ty Cổ phần Hải Việt Thụng bỏo về tăng giỏ cước vận chuyển hàng húa 05 10/01/2010 15 TB Cụng ty TNHH Hồng Hà Thụng bỏo về tăng giỏ cước vận chuyển
hàng húa
Bước 4: Chuyển phỏt Bước 5: Lưu văn bản đi
Mỗi văn bản đều phải được lưu ớt nhất 2 bản: 1 bản để lập hồ sơ và theo dừi cụng việc ở đơn vị thừa hành, 1 bản lưu ở văn thư để tra tỡm phục vụ khi cần thiết. Những bản lưu ở văn thư phải sắp xếp theo từng loại, văn bản của ngăn nào để riờng ngăn đấy và bản lưu phải là bản chớnh.
Nhận thấy: Tại Chi nhỏnh cụng ty việc giải quyết, quản lý văn bản đến và đi của cụng ty đó thực hiện đỳng theo trỡnh tự quy định, được giải quyết một cỏch khoa học, đảm bảo tớnh chớnh xỏc, cỏn bộ văn thư làm việc lõu năm nờn cú nhiều kinh nghiệm trong việc giải quyết cỏc cụng việc cú liờn quan đến nghiệp vụ. Tuy nhiờn, tại phũng Hành chớnh đó trang bị mỏy vi tớnh hiện đại nhưng cỏn bộ, nhõn viờn vẫn chưa khỏi thỏc hết chức năng của mỏy vi tớnh vào thực hiện nghiệp vụ văn thư, chủ yếu chỉ dựng để soạn thảo văn bản cũn việc đăng ký văn bản đến và đi vẫn được thực hiện trờn sổ sỏch mà chưa đăng ký bằng mỏy vi tớnh. Xột thấy, văn phũng cần cú giải phỏp nõng cao trỡnh độ, kỹ năng tin học văn phũng cho cỏn bộ nhõn viờn để cú khẳ năng khai thỏc triệt để giỏ trị sử dụng của mỏy vi tớnh.
2.3.4.Nghiệp vụ quản lý và sử dụng con dấu
Quy trỡnh quản lý và sử dụng con dấu tại Chi nhỏnh Cụng ty tuõn theo những quy định sau:
Con dấu của Chi nhỏnh được để tại cơ quan, được cất trong hộp để ở trong tủ cú khoỏ do nhõn viờn văn thư cú trỏch nhiệm, cú chuyờn mụn lưu giữ. Đõy cũng là người trực tiếp đúng dấu lờn văn bản và chịu trỏch nhiệm về bảo quản con dấu. Nhõn viờn văn thư khụng được mang con dấu đi một cỏch tuỳ tiện, khụng được mang con dấu rời khỏi cơ quan hoặc giao cho người khụng cú trỏch nhiệm sử dụng.
Dấu được đúng trờn cỏc văn bản phải đỳng thể thức: Cú chữ ký của người cú thẩm quyền ký. Nhõn viờn văn thư khụng được đúng dấu khống chỉ vào văn bản. Dấu cơ quan khụng đúng vào phần chữ ký của văn bản cấp đơn vị (chỉ đúng dấu đơn vị hoặc khụng đúng dấu), trong trường hợp cần thiết thỡ đúng dấu treo (ở
phần tờn cơ quan ban hành) hoặc đúng dấu xỏc nhận chữ ký. Khi đúng dấu phải đúng rừ ràng, ngay ngắn, đỳng chiều và dựng đỳng mực dấu quy định. Dấu đúng trựm lờn 1/3 chữ ký về bờn trỏi. Nếu dấu đúng mờ hoặc khụng rừ thỡ phải đúng lại, dấu đúng lại khụng trựm lờn dấu cũ mà phải đúng về phớa bờn trỏi dấu cũ. Nhõn viờn văn thư sẽ phải chịu trỏch nhiệm hoàn toàn với con dấu mỡnh đó đúng.
2.3.5 Nghiệp vụ lƣu trữ
Cụng tỏc lưu trữ là sự lựa chọn, giữ lại và tổ chức khoa học những văn bản, tài liệu cú giỏ trị được hỡnh thành trong quỏ trỡnh hoạt động của Chi nhỏnh Cụng ty để làm bằng chứng, tra cứu thụng tin cần thiết trong quỏ trỡnh hoạt động. Cụng tỏc văn thư tại Chi nhỏnh cụng ty TNHH Một thành viờn Càng Hải Phũng – Xớ nghiệp XD và VT Bạch Đằng được thực hiện theo cỏc bước sau: Bước 1: Phõn loại tài liệu lưu trữ:
Đõy là khõu rất quan trọng để tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ. Trờn cơ sở cỏc văn bản được lưu tại văn thư mà văn thư tiến hành phõn loại cỏc tài liệu một cỏch phự hợp thuận lợi cho việc lưu trữ. Tổ chức phõn loại tài liệu lưu trữ một cỏch khoa học sẽ giỳp cho đối tượng sử dụng một cỏch hiệu quả, thuận tiện những tài liệu đú.
Bước 2 : Xỏc định giỏ trị tài liệu lưu trữ
Bộ phận lưu trữ xỏc định giỏ trị tài liệu để quy định thời hạn cần bảo quản
cho từng loại tài liệu được hỡnh thành trong quỏ trỡnh hoạt động của cơ quan và
trờn cơ sở đú lựa chọn để đưa vào bảo quản trong cỏc phũng, cỏc kho lưu trữ
những tài liệu cú giỏ trị.
Thụng qua việc đỏnh giỏ sẽ loại ra để huỷ bỏ những tài liệu đó thực sự hết ý nghĩa trờn mọi phương diện nhằm nõng cao chất lượng của cụng tỏc lưu trữ. Xỏc định giỏ trị tài liệu đỳng đắn sẽ gúp phần gỡn giữ được những tài liệu cú giỏ trị đồng thời loại bỏ được những tài liệu hết giỏ trị, giảm bớt chi phớ bảo quản, tạo điều kiện sử dụng cú hiệu quả tài liệu lưu trữ.
Bước 3 : Bảo quản tài liệu lưu trữ
Bảo quản tài liệu lưu trữ là toàn bộ những cụng việc được thực hiện nhằm đảm bảo an toàn và kộo dài tuổi thọ của tài liệu lưu trữ. Mục đớch của việc bảo quản:
- Chống và loại trừ cỏc khả năng làm mất tài liệu và lộ thụng tin tài liệu. Tài liệu lưu trữ được bố trớ trong kho lưu trữ của toàn Chi nhỏnh cụng ty. Phũng lưu trữ được trang bị cỏc phương tiện bảo quản: Quạt thụng giú, mỏy điều hoà, mỏy hỳt ẩm, dụng cụ đo nhiệt, giỏ tủ xếp tài liệu, đảm bảo thụng thoỏng khụng ẩm mốc, khụng dễ bắt lửa, an toàn tuyệt đối cho tài liệu. Tài liệu được xếp trong cỏc cặp, cỏc hộp được dỏn nhón ghi đầy đủ cỏc thụng tin để dễ thống kờ và tra tỡm. Sau đú tài liệu được xếp lờn giỏ theo trật tự số lưu trữ được ghi trờn hộp.
Khi đưa tài liệu ra phục vụ khai thỏc sử dụng phải kiểm tra tỡnh trạng vật lý, chất lượng của tài liệu. Những tài liệu hư hỏng nặng, quý hiếm thỡ phải trực tiếp giữ bản gốc và khụng cho sử dụng bản gốc. Hàng năm phải kiểm tra tài liệu trong kho để nắm được số lượng và chất lượng của tài liệu. Cần dựng cỏc biện phỏp khoa học để khụi phục cỏc đặc điểm ban đầu và gia cố kộo dài tuổi thọ của tài liệu.
Bước 4: Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ
Cụng tỏc tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ là khõu cuối cựng của cụng tỏc lưu trữ. Cú thể núi việc sử dụng bảo quản tài liệu lưu trữ gúp phần quan trọng vào kết quả hoạt động lưu trữ. Do đú phải cú những phương phỏp, biện phỏp, cỏch thức sử dụng tài liệu lưu trữ một cỏch hợp lý, khoa học để phỏt huy tỏc dụng và hiệu quả của tài liệu lưu trữ trờn cỏc lĩnh vực: khoa học, kỹ thuật, kinh tế nhằm phục vụ nhu cầu cụng tỏc thực tiễn của cơ quan.
Chi nhỏnh Cụng ty cũng đưa ra những quy định đối với nhõn viờn làm cụng tỏc lưu trữ: Sắp xếp bảo quản tài liệu lưu trữ một cỏch khoa học, nắm rừ quy định về việc sử dụng tài liệu lưu trữ của cơ quan nhằm đảm bảo tài liệu lưu trữ được sử dụng đỳng mục đớch và hợp lý, đồng thời giỳp cho việc tra tỡm một cỏch nhanh chúng, chớnh xỏc, đỏp ứng nhu cầu của người tra cứu, phỏt huy tỏc
dụng của tài liệu lưu trữ.
Việc phũng Hành chớnh ỏp dụng lý luận vào việc thực hiện bảo quản hồ sơ, tài liệu theo quy định của Chi nhỏnh cụng ty như sau:
Hồ sơ, tài liệu, chứng thư giỏm định được bảo quản tại cơ quan phải phõn loại, chỉnh lý, sắp xếp một cỏch khoa học theo đỳng quy trỡnh nghiệp vụ lưu trữ để phục vụ kịp thời cho mọi yờu cầu khai thỏc, tra cứu.
Hồ sơ, tài liệu, quy trỡnh, phương phỏp giỏm định, chứng thư giỏm định được lưu trữ phải là những tài liệu cú ý nghĩa giỏ trị đối với nhu cầu tra cứu, sử dụng trước mắt cũng như lõu dài.
Phũng Hành chớnh phải thường xuyờn tiến hành xỏc định tài liệu lưu trữ nhằm mục đớch:
- Xỏc định thời hạn bảo quản cho toàn bộ hồ sơ, tài liệu, quy trỡnh, phương phỏp giỏm định, chứng thư giỏm định.
- Phõn loại hồ sơ, tài liệu để loại bỏ những hồ sơ, tài liệu hết hạn bảo quản, hết giỏ trị khụng cần lưu trữ tiếp để huỷ.
Bờn cạnh những kết quả đạt được cụng tỏc lưu trữ cũn cú điểm chưa thực hiện tốt:
- Cỏc phũng ban lưu trữ tài liệu trọng phạm vi phũng mỡnh quản lý, cũn chậm nộp tài liệu vào kho lưu trữ của cụng ty, gõy khú khăn trong việc tra cứu, sử dụng tài liệu của cỏc phũng ban khỏc.
- Hồ sơ tài liệu của cỏc phũng ban nộp đến phũng Hành chớnh sắp xếp chưa được gọn gàng nhiều lỳc cũn nhàu nỏt, bụi bẩn ...
2.3.6 Nghiệp vụ lễ tõn, tiếp khỏch.
Việc đún tiếp khỏch của Chi nhỏnh cũng rất được coi trọng vỡ vị trớ văn phũng nằm ngay phớa trước cơ quan, chịu trỏch nhiệm đún tiếp khỏch đầu tiờn và đú là những vị khỏch cú thể tạo ra những cơ hội hợp tỏc kinh doanh, những hợp đồng kinh tế mang lại doanh thu cho Chi nhỏnh. Khỏch đến Chi nhỏnh cú nhiều loại: khỏch ngoài doanh nghiệp (khỏch hàng, khỏch đến liờn hệ cụng tỏc, khỏch quen, nhõn viờn ngõn hàng, người đến xin việc, người than phiền…..); khỏch nội bộ
doanh nghiệp (Trưởng, Phú và nhõn viờn cỏc phũng ban đến liờn hệ cụng tỏc, nhõn viờn xin gặp Giỏm đốc…..) hoặc là khỏch từ trờn Tổng cụng ty xuống.
Nhõn viờn hành chớnh hoặc văn thư nhiều khi cú thể là trưởng phũng khi đún tiếp khỏch phải phõn loại khỏch để ứng xử tốt:
Đối với khỏch hàng: khỏch hàng đang cú hợp đồng yờu cầu vận chuyển hàng húa và khỏch hàng tương lai bao giờ cũng được tiếp đún bất kỳ lỳc nào.
Đối với khỏch đến kiến nghị về cung cỏch làm việc, tỡnh hỡnh giao nhận hàng ….thỡ phải lắng nghe, thụng cảm với khỏch, giữ thỏi độ bỡnh tĩnh, trỏnh tranh luận với khỏch và đồng cảm với khỏch hàng và từ từ giải thớch với khỏch.
Đối với khỏch là cỏn bộ hay nhõn viờn từ trờn Tổng Cụng ty TNHH Một thành viờn Cảng Hải Phũng xuống làm việc với chi nhỏnh thỡ nhõn viện đún tiếp phải nhanh chúng xắp xếp gặp lónh đạo hay dẫn khỏch tới phũng ban chức năng
