7. Bố cục khúa luận:
2.3.1. Nghiệp vụ thu thập và xử lý thụng tin
Yờu cầu về tổ chức thu thập thụng tin và xử lý thụng tin của Chi nhỏnh Cụng ty TNHH Một thành viờn Cảng Hải Phũng - Xớ nghiệp XD và VT Bạch Đằng:
- Thụng tin ban đầu phải phự hợp với yờu cầu mà chi nhỏnh đặt ra: Thụng tin từ cỏc dữ liệu chuyển tới chi nhỏnh đến từ nhiều nguồn khỏc nhau nhưng những thụng tin chu yếu được chuyển tới chi nhỏnh đú là thụng tin tàu cập Cảng Hải Phũng, hay là thụng tin về thời gian chuyến tàu chuyờn tuyến Hải Phũng - Lào Cai, hoặc là thụng bỏo về giỏ cả của lụ hàng cũng cú thể là cỏc thụng bỏo, cỏc quyết định mà Tổng Cụng ty chuyển xuống cho chi nhỏnh… đối với lượng thụng tin đầu vào như vậy thỡ yờu cầu đối với người tiếp nhận thụng tin phải biết phõn loại thụng tin đồng thời phải xỏc định được thụng tin nào cần
thiết, cú giỏ trị sử dụng, thụng tin nào là khụng phự hợp với yờu cầu của chi nhỏnh đặt ra. Vỡ thế người tiếp nhận phải sử lý ngay khi nhận được tin và tiến hành phõn loại theo phương thức hợp lý nhất.
- Thụng tin phải đảm bảo tớnh thống nhất: Sau khi người tiếp nhận thụng tin đó phõn loại thụng tin thỡ phải xắp xếp thụng tin ra từng từng khối, từng tệp dữ liệu theo mục đớch sử dụng. Những Quyết định, những thụng bỏo thỡ được xếp riờng; Bỏo cỏo thực hiện sản xuất từ dưới bói được xếp riờng… Việc chia theo từng nhúm như vậy sẽ cú ớch cho việc tỡm kiếm thụng tin sau này đồng thời cũng làm cho quỏ trỡnh kiểm soỏt kiểm tra thụng tin sau này được dễ dàng giỳp loại bỏ những thụng tin sai lệch khụng phự hợp với mục đớch sử dụng qua đú cú thể kịp thời cung cấp thụng tin cho lónh đạo một cỏch chuẩn xỏc nhất.
- Thụng tin phải đảm bảo chất lượng.
Chất lượng thụng tin phải đảm bảo được cỏc tiờu chớ sau: + Tớnh đầy đủ
+ Tớnh chớnh xỏc + Tớnh kịp thời + Tớnh hệ thống + Đơn giản – dễ hiểu + Tớnh thời sự
Tại chi nhỏnh, thụng tin phải đỏp ứng được 6 yếu tổ trờn. Thụng thường, khi một nghiệp vụ kinh tế của Chi nhỏnh phỏt sinh, thụng tin về nghiệp vụ đú nếu thiếu 1 trong 6 yếu tố trờn thỡ sẽ gõy ảnh hưởng khụng tốt tới kết quả thực hiện của nghiệp vụ đú. Giả sử rằng thụng tin gửi về phũng Hành chớnh nhận được về lịch trỡnh tàu hỏa từ Lao Cai về Hải Phũng và đề nghị phớa Hải Phũng tiếp nhận, nếu thụng tin khụng đủ, thiếu thụng tin về khối lượng hàng hoặc là khụng chớnh xỏc thỡ phia Chi nhỏnh sẽ khụng biết phải phõn cụng bao nhiờu độ xe tiếp nhận hàng húa, phải nhận bao nhiờu nhõn lực để bốc xếp hàng húa hoặc là phõn cụng nhiều tổ bốc xếp hơn lượng hàng thụng bỏo xẽ gõy lóng phớ, ớt hơn sẽ làm chậm tiến độ cụng việc gõy thiệt hại về kinh tế.
Quy trỡnh thu thập thụng tin: Bước 1: Thu thập thụng tin.
Trước khi thu thập thụng tin phải xỏc định được xem là Chi nhỏnh cần những thụng tin gỡ và cần biết tới giỏ trị sử dụng của nú tức là trước tiờn cần phải xỏc định nhu cầu thụng tin của chi nhỏnh, đõy chớnh là cốt lừi trong quản lý thụng tin của phũng. Xỏc định được nhu cầu rồi sẽ giảm thiểu thiểu tỡnh trạng thiếu thụng tin hoặc thu thập được những thụng tin khụng cần thiết khụng thớch hợp.
Ngoài việc tiếp nhận thụng tin theo hệ thống, tớnh chất, lĩnh vực hoạt động của Chi nhỏnh mà cũn phải thu thập thụng tin theo yờu cầu của ban lónh đạo Chi nhỏnh.
Kờnh thụng tin cần thu thập gồm cú:
+ Kờnh thụng tin theo ngành trong từng phũng ban, trong Cụng ty, Chi nhỏnh, trong phạm vi trong nước, quốc tế.
+ Kờnh thụng tin qua cỏc bỏo cỏo định kỳ, qua cỏc cuộc họp giao ban, hội nghị… + Kờnh thụng tin qua giao tiếp với khỏch hàng, đối tỏc, nhà cung cấp. + Kờnh thụng tin qua việc tra cứu cỏc văn bản Nhà nước.
Bước 2: Xử lý thụng tin.
Đú là sự tỏc động chủ quan của chủ thể lờn cỏc dữ liệu đó thu thập để cú được những thụng tin theo mục đớch xỏc định. Đũi hỏi nhõn viờn xử lý phải sử dụng sự hiểu biết của mỡnh phõn tớch, đỏnh giỏ nguồn tài liệu, số lượng thụng tin đó thu nhận, xỏc định được thụng tin chớnh và thụng tin bổ trợ, biết loại bỏ hoặc nghi ngờ những thụng tin thiếu căn cứ phỏp lý căn cứ thực tiễn và thiếu cơ sở khoa học để đưa ra được thụng tin đầu ra đảm bảo được yờu cầu.
Tại Chi nhỏnh phũng Hành chớnh đảm nhận việc phõn tớch xử lý thụng tin liờn quan tới chớnh sỏch, kế hoạch sản xuất đều được nhõn viờn phũng tập hợp và kết hợp với nhõn viờn phũng nghiệp vụ bàn bạc đưa ra ý kiến, đề xuất và bỏo cỏo cho cấp trờn.
Bước 3: Truyền đạt và phổ biến thụng tin.
Thụng tin đầu vào qua quỏ trỡnh xử lý cần được truyền đạt, phổ biến nhanh chúng kịp thời đến cỏc phũng ban, bộ phận hữu quan. Cần xỏc định rừ về
nội dung và khối lượng thụng tin, thời gian và hỡnh thức truyền đạt cũng như đối tượng tiếp nhận thụng tin, cần ỏp dụng cụng nghệ hiện đại vào việc truyền đạt thụng tin, sử dụng hệ thống mạng Internet, mạng nội bộ để giảm bớt thời gian cũng như chi phớ trong quỏ trỡnh truyền thụng tin.
Yờu cầu khi truyền đạt: Chớnh xỏc, đầy đủ, cụ thể, rừ ràng và phải chịu trỏch nhiệm về những thụng tin đó truyền đạt.
Bước 4: Bảo quản, lưu trữ thụng tin.
Thụng tin phải được bảo quản lưu trữ cẩn thận theo cỏc phương phỏp khoa học đảm bảo cho thụng tin sử dụng được nhiều lần, lõu dài.
Cỏc phương phỏp bảo quản như sau:
- Qua hệ thống mỏy tớnh điện tử của Chi nhỏnh
- Sắp xếp vào cỏc cặp, tủ tài liệu ngăn nắp, gọn gàng.
Như vậy, về hoạt động thu thập và xử lý thụng tin tại Chi nhỏnh Cụng ty đó bỏm sỏt vào lý luận, vận dụng lý luận để ỏp dụng vào thực tiễn hoạt động và đó đúng gúp một phần vào thành tựu của Chi nhỏnh Cụng ty:
Phũng hành chớnh đó thực hiện truyền phỏt thụng tin từ lónh đạo xuống người lao động, giữa Chi nhỏnh với cỏc cụng ty khỏc, với nội bộ Chi nhỏnh cỏc phũng ban chức năng và cơ sơ trực thuộc, từng bước đảm bảo thụng tin hai chiều, thực hiện tốt chế độ thụng tin bỏo cỏo theo quy định của Nhà nước và của Chi nhỏnh.
Phũng Hành chớnh cũng rất quan tõm đến việc củng cố cụng tỏc thụng tin nội bộ, đặc biệt là cấp dưới lờn cấp trờn, lờn cỏc phũng ban chức năng đảm bảo thụng tin nhanh nhạy và cú hiệu quả đỳng theo quy định và bao hàm đầy đủ cỏc nội dung.
Sử dụng cỏc phương tiện kỹ thuật hiện đại như mỏy fax, điện thoại, mạng Internet đảm bảo tốt cho việc trao đổi thụng tin.
Giỳp cho chi nhỏnh nắm được tỡnh hỡnh thị trường, nguồn hàng, cũng như lao động, mỏy múc phương tiện khoa học kỹ thuật mới để chi nhỏnh cú những phương phỏp, kế hoạch sản xuất phự hợp.
Cỏc nhõn viờn chấp hành nghiờm chỉnh nội quy, điều lệ của Chi nhỏnh, khụng được để thụng tin rũ rỉ và phải hoàn toàn chịu trỏch nhiệm đối với thụng tin trong phạm vi quyền hạn của mỡnh.
Trưởng cỏc phũng Hành chớnh và Nghiệp vụ cú trỏch nhiệm kiểm tra, phõn tớch cỏc thụng tin đầu vào và đảm bảo sự liờn tục của thụng tin trong hoạt động của Chi nhỏnh.
2.3.2 Nghiệp vụ văn thƣ.
2.3.2.1 Thực tế hoạt động văn thƣ tại phũng Hành chớnh Chi nhỏnh cụng ty TNHH Một thành viờn Cảng Hải Phũng- Xớ nghiệp XD và VT Bạch Đằng Soạn thảo văn bản:
Việc xõy dựng và ban hành văn bản tại Chi nhỏnh Cụng ty TNHH Một thành viờn Cảng Hải Phũng- Xớ nghiệp XD và VT Bạch Đằng đó thực hiện đỳng theo cỏc quy định văn bản :
Nghị định 101/CP ngày 23/9/1997 của Chớnh phủ quy định thi hành một số điều của Luật ban hành văn bản.
Luật sửa đổi bổ sung một số điều của Luật ban hành văn bản Quy phạm phỏp luật ngày 16/12/2002.
Thụng tư liờn tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06/5/2005 của Bộ Nội Vụ và Văn Phũng Chớnh Phủ nờn một số yếu tố của thể thức văn bản chưa được thực hiện đỳng theo quy định của Thụng tư đú.
Quy trỡnh soạn thảo văn bản
Quỏ trỡnh soạn thảo văn bản tại phũng Hành chớnh Chi nhỏnh được phõn ra làm 2 nhúm: Nhúm cỏc văn bản do cỏc phũng ban nghiệp vụ soạn thảo, nhúm cỏc văn bản do phũng trực tiếp soạn thảo.
Đối với cỏc văn bản do cỏc phũng ban khỏc soạn thảo thỡ phũng Hành chớnh cú trỏch nhiệm cung cấp thụng tin về mặt phỏp lý, kỹ thuật giỳp cho cỏc phũng ban khỏc hoàn thành soạn thảo theo đỳng quy định.
Cũn đối với cỏc văn bản do phũng Hành chớnh soạn thảo, quỏ trỡnh soạn thảo cú thể được thể hiện qua mụ hỡnh sau:
Hỡnh 2.6: Quy trỡnh soạn thảo văn bản:
(Nguồn: Phũng Hành chớnh, 2008)
Sau khi thực hiện xong quy trỡnh soạn thảo văn bản như đó trỡnh bày ở trờn, cỏc nhõn viờn tiếp tục thực hiện cụng việc tiếp theo.
Đỏnh mỏy và nhõn bản
Khi văn bản đó được lónh đạo thụng qua, nhõn viờn văn thư tiến hành đỏnh mỏy nhõn bản. Ở cụng đoạn này, nhõn viờn luụn thực hiện:
- Đỏnh mỏy đỳng nguyờn văn bản thảo, đỳng thể thức và kỹ thuật trỡnh bày văn bản.
- Nhõn bản đỳng số lượng quy định.
- Giữ gỡn nội dung văn bản thực hiện đỏnh mỏy, nhõn bản đỳng theo thời gian quy định.
Ký văn bản
Sau khi văn bản được đỏnh mỏy và chỉnh sửa xong, nhõn viờn văn thư kẹp văn bản vào bỡa trỡnh ký theo mẫu, chuyển tới cho trưởng phũng xem xột, duyệt, sau đú trỡnh lónh đạo ký, văn bản được đem sao, photo và tiến hành đỏnh dấu theo quy định.
Thu thập xử lý thụng tin liờn quan
Dự thảo
Soạn thảo chớnh thức Chỉnh xửa Trỡnh duyệt văn bản
Xỏc định hỡnh thức nội dung văn bản
2.3.3 Nghiệp vụ tiếp nhận và quản lý văn bản
Nguyờn tắc quản lý văn bản đến tại Chi nhỏnh Cụng ty TNHH Một thành viờn Cảng Hải Phũng – Xớ nghiệp XD và VT Bạch Đằng:
- Tất cả cỏc văn bản từ bờn ngoài chuyển đến đều được tập trung ở phũng Hành chớnh để vào sổ đăng ký văn bản đến. Trong trường hợp cú phiếu gửi kốm thỡ nhõn viờn văn thư ký nhận và trả lại phiếu gửi cho đơn vị, cỏ nhõn gửi đến.
- Nếu văn bản đến khụng đỳng thủ tục hành chớnh, nhàu nỏt, khụng đọc được, dấu đen hoặc văn bản gửi nhầm thỡ làm thủ tục trả lại nơi gửi.
Quy trỡnh xử lý văn bản đến tại Chi nhỏnh Cụng ty TNHH Một thành viờn Cảng Hải Phũng – Xớ nghiệp XD và VT Bạch Đằng.
Hỡnh2.7: Quy trỡnh xử lý văn bản đến
(Nguồn: Phũng Hành chớnh, 2008)
Việc xử lý cỏc văn bản đến ở phũng Hành chớnh Chi nhỏnh cụng ty được thực hiện cụ thể theo mụ hỡnh sau:
Văn thư Trưởng phũng
Ban giỏm đốc
(Nguồn: Phũng Hành chớnh, 2008)
Quy trỡnh xử lý cụ thể văn bản đến tại Chi nhỏnh Cụng ty
Bước 1: Nhận cụng văn, phõn loại, búc bỡ văn bản
- Nhận cụng văn: kiểm tra văn bản mới nhận, nếu khụng thuộc Chi nhỏnh thỡ phải gửi trả lại nơi gửi. Nếu phong bỡ bị rỏch, bị búc hoặc bị mất thỡ phải lập biờn bản ngay với sự chứng kiến của người đưa cụng văn
- Phõn loại văn bản:
+ Loại vào sổ đăng ký: Là những cụng văn, giấy tờ gửi cho Chi nhỏnh, Giỏm đốc hoặc những người cú chức vụ lónh đạo trong Chi nhỏnh.
+ Loại khụng phải vào sổ đăng ký: Thư riờng, bản tin, bỏo, tạp chớ.
+ Loại búc bỡ: Cỏc văn bản ngoài bỡ đề tờn Chi nhỏnh, chức danh lónh đạo của Chi nhỏnh, khụng cú dấu mật.
+ Loại khụng được búc bỡ: Chỉ vào sổ nhưng khụng được búc bỡ mà chuyển cả bỡ gồm những cụng văn ghi rừ tờn người nhận, cỏc đoàn thể trong Chi nhỏnh Theo dừi việc giải quyết Vào sổ đăng ký Búc bỡ Đúng dấu đến Phõn loại Chuyển giao văn bản Trỡnh bày văn bản Nhận văn bản
Chuyển trực tiếp cho người nhận Khụng phải
Bước 2: Đúng dấu đến
- Dấu đến cú mục đớch xỏc nhận văn bản đó qua văn thư, ghi nhận ngày, thỏng, số văn bản đến.
- Dấu đến được đúng rừ ràng và thống nhất vào dưới số, ký hiệu, trớch yếu của cụng văn.
- Số đến ghi vào dấu đến phải khớp với số thứ tự trong sổ ghi văn bản đến, ngày đến là ngày văn thư nhận văn bản.
Bước 3: Vào sổ đăng ký văn bản đến
Việc vào sổ phải đảm bảo ghi rừ ràng, chớnh xỏc, đầy đủ, khụng viết bỳt chỡ, dập xoỏ hoặc viết tắt, trỏnh trựng số hoặc bỏ sút số. Cỏc yếu tố nội dung cần phải ghi vào cỏc mẫu sau:
Hỡnh 2.8: Mẫu bỡa sổ đăng ký “ Văn bản đến”
(Nguồn:Phũng Hành chớnh: 2008) Nguyờn tắc ghi sổ đăng ký văn bản đi, văn bản đến của Chi nhỏnh Cty.
Nhõn viờn văn thư Phũng Hành chớnh đó thực hiện như sau:
Ghi số và ký hiệu rất rừ ràng, đầy đủ, khụng viết tắt những từ khụng thụng dụng, khụng dập xúa, khụng viết bằng bỳt mực dễ phai hoặc bỳt chỡ.
Nhõn viờn văn thư tự vào sổ, tự kẻ mẫu sổ.
Đối với ngày dưới 10, đối với thỏng dưới 3 thỡ cú số 0 ở đằng trước.
Chi nhỏnh Cụng ty TNHH Một thành viờn Cảng Hải Phũng Xớ nghiệp XD và VT Bạch Đằng SỔ ĐĂNG Kí VĂN BẢN ĐẾN Năm:……… Từ số…… ….đến số……… Từ ngày…… đến ngày…… Quyển số………..
Hỡnh 2.9: Mẫu nội dung đăng ký “ Cụng văn đến” Stt Ngày đến Số văn bản Ký hiệu văn bản
Nơi gửi Trớch yếu nội dung Nơi nhận Ký nhận 11 05/01/2010 210 QĐ Tổng cụng ty TNHH Một thành viờn Cảng Hải Phũng Giao kế hoạch sản xuất kinh doanh quý 1 năm 2010 cho xớ nghiệp Phũng Kinh doanh Ngụ Thế Hà 12 05/01/2010 117 TB Cụng ty đường sắt Việt Nam – Phũng khai thỏc kinh doanh Thụng bỏo tăng giỏ cước đoàn tàu chuyờn tuyến Lào Cai – Hải Phũng Phũng Kinh doanh Ngụ Thế Hà (Nguồn: Phũng Hành chớnh, 2010) Bước 4: Trỡnh văn bản đến.
Trỡnh văn bản đến cho Trưởng phũng Hành chớnh rồi ban Giỏm đốc (Cú thể là Giỏm đốc hoặc Phú Giỏm đốc) xem xột, cho ý kiến phõn phối. Sau đú văn thư nhận lại để bổ sung vào sổ cụng văn đến, nắm nội dung cụng văn và ý kiến lónh đạo để chuyển cho cỏc phũng ban, người cú trỏch nhiệm giải quyết.
Bước 5: Giao trỏch nhiệm giải quyết
Bước 6: Chuyển đến cỏc phũng, đối tượng giải quyết
Văn bản đến phải được giao trong ngày, đến đỳng và trực tiếp cho người chịu trỏch nhiệm giải quyết và người đú phải ký xỏc nhận vào phần “ký nhận” trong sổ “Đăng ký cụng văn đến” của văn thư.
Khụng để người khụng cú trỏch nhiệm xem cụng văn, tài liệu của người khỏc.
Bước 7: Theo dừi giải quyết.
Quy trỡnh quản lý văn bản đi được tiến hành như sau:
Bước 1: Kiểm tra thể thức văn bản
Mọi văn bản trước khi vào sổ gửi đi đều được kiểm tra thể thức nhằm đảm bảo chất lượng của văn bản. Cỏc văn bản được soạn thảo bởi cỏc phũng ban chuyờn mụn đều được chuyển qua văn phũng để kiểm tra đúng dấu, vào sổ văn bản đi.
Sau khi kiểm tra xong nếu văn bản chưa cú chữ ký của thủ trưởng, văn thư phải xin chữ ký và đúng dấu doanh nghiệp.
Bước 2: Vào sổ văn bản đi
Việc vào sổ văn bản đi nhằm quản lý toàn bộ cỏc văn bản giấy tờ ra khỏi cơ quan đỳng quy định , hợp phỏp và thống kờ văn bản đi của cụng ty phục vụ cụng tỏc quản lý điều hành cụng ty.
Hỡnh 2.10: Mẫu sổ đăng ký văn bản đi STT Ngày thỏng Số văn bản Ký hiệu