M ục tiêu nghiên cứ u
2.1.3Cơ cấu tổ chức, nhiệm vụ các phịng ban
K ết cấu đề tài
2.1.3Cơ cấu tổ chức, nhiệm vụ các phịng ban
Cơ cấu tổ chức cơng ty
Nguồn: [15]
Sơ đồ 2.1 Sơ đồ tổ chức của cơng ty TNHH Thương Mại và Dịch Vụ Tin Học Thiên Long. TỔNG GIÁM ĐỐC PHĨ TỔNG GIÁM ĐỐC GIÁM ĐỐC KỸ THUẬT GIÁM ĐỐC BỘ PHẬN DỰ ÁN GIÁM ĐỐC BỘ PHẬN PHÂN PHỐI TỔNG HỢP KẾ TỐN TRƯỞNG Phịng kỹ thuật Kế tốn hĩa đơn Phịng phân phối thiết bị dự án Phịng làm dự án Phịng phân phối tổng hợp Phịng bán lẻ Kế tốn cơng nợ Kế tốn tiền lương Phịng bảo hành Phịng giao nhận
-28-
Chức năng nhiệm vụ các bộ phận Tổng giám đốc:
Là người trực tiếp điều hành mọi hoạt động kinh doanh của cơng ty theo
đúng chính sách, pháp luật của nhà nước.
Là người đại diện tồn quyền của cơng ty, đề ra những qui định, nội qui chung cho cơng ty. Cĩ quyền quyết định bộ máy quản lý, đưa ra những chính sách,
điều hành cơng ty thành cơng.
Phĩ tổng giám đốc:
Dưới quyền tổng giám đốc, là người trực tiếp quản lý các bộ phận. Giám sát hoạt động kinh doanh để hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp đạt hiệu quả.
Đồng thời, phĩ giám đốc là người trực tiếp làm việc với nhà cung cấp để đảm bảo nguồn cung ứng luơn đáp ứng quá trình kinh doanh của doanh nghiệp.
Giám đốc bộ phận dự án:
Quản lý hoạt động của bộ phận dự án, gồm cĩ 2 phịng đĩ là phịng phân phối thiết bị dự án và phịng làm dự án.
Giám đốc xây dựng cơ chế hoạt động cho tồn bộ phận. Hoạch định chiến lược kinh doanh cho từng phịng theo từng thời điểm. Cam kết doanh số và doanh thu của bộ phận đối với cơng ty. Quản lý nhân viên, quản lý hoạt động kinh doanh của bộ phận mình. Báo cáo doanh số và lợi nhuận cho tổng giám đốc định kỳ vào
đầu tháng.
¾ Phịng phân phối thiết bị dự án:
Đứng đầu là trưởng phịng cĩ nhiệm vụ hoạch định chiến lược kinh doanh cho phịng, quản lý việc kinh doanh phịng phân phối thiết bị dự án. Lập kế hoạch kinh doanh và triển khai thực hiện, phân phối tồn bộ thiết bị mà các dự án đang cần. Phối hợp với các trưởng bộ phận khác để đẩy mạnh tiêu thụ những sản phẩm của cơng ty nhập về, và các sản phẩm cơng ty đang chạy chương trình. Phối hợp với hãng lập kế hoạch chạy chương trình nhằm nâng cao doanh số và doanh thu cho cơng ty.
-29-
Đối tượng khách hàng là các cơng ty thực hiện dự án trong cả nước, cơng ty chuyên kinh doanh ngành CNTT lĩnh vực bán lẻ cho cơ quan nhà nước, các cơ
quan ban ngành.
¾ Phịng làm dự án:
Hoạch định chiến lược kinh doanh phịng dự án, thiết lập mối quan hệ với nhà cung cấp để nhập hàng với giá tốt nhất.
Tìm hiểu thơng tin thị trường và các đối thủ cạnh tranh, phân tích và đề xuất lên giám đốc những giải pháp cải tiến hoạt động kinh doanh cho bộ phận mình.
Nhiệm vụ của bộ phận dự án là làm những dự án trong cơ quan nhà nước và khối doanh nghiệp cĩ tổ chức đấu thầu.
Giám đốc bộ phận phân phối tổng hợp:
Quản lý hoạt động của bộ phận phân phối tổng hợp, gồm cĩ phịng phân phối tổng hợp và phịng bán lẻ.
¾ Phịng phân phối tổng hợp:
Phân phối những gì mà đại lý đang cần về thiết bị cơng nghệ thơng tin và thiết bị
văn phịng. Thống kê tất cả nhu cầu của khách hàng (khách hàng là đại lý) nắm rõ việc đặt hàng của khách hàng, phối hợp với hãng đểđẩy mạnh tiêu thụ sau khi cơng ty nhập hàng về.
Trực tiếp liên hệ làm việc với khách hàng, tìm kiếm các thị trường tiềm năng, cung cấp thơng tin sản phẩm đến với khách hàng. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
¾ Phịng bán lẻ:
Bán lẻ trong cơ quan nhà nước, khối doanh nghiệp và hộ tiêu dùng cá thể khơng thơng qua tổ chức đấu thầu, chú trọng vào các doanh nghiệp vừa và lớn, giới IT mua đi bán lại. Trực tiếp quản lý showroom dưới sựđiều hành của tổng giám đốc, thực hiện các chương trình marketing tại showroom để khách hàng đến với doanh nghiệp nhiều hơn.
-30-
Giám đốc kỹ thuật:
Quản lý hoạt động chung ba phịng: phịng kỹ thuật, phịng bảo hành, phịng giao nhận. Đứng đầu mỗi phịng là trưởng phịng.
¾ Phịng kỹ thuật: lắp ráp cài đặt hệ thống theo yêu cầu kinh doanh của cơng ty. Kết hợp cùng bộ phận bảo hành trong việc kiểm tra, sửa chữa các thiết bị tin học cho khách hàng. Kiểm tra hàng trước khi nhập kho, quản trị hệ thống mạng nội bộ
trong cơng ty. Đồng thời, hỗ trợ bộ phận kinh doanh khi tổ chức bán hàng, thiết kế
quảng cáo.
¾ Phịng bảo hành: sửa chữa các thiết bị tin học khi bán cho khách hàng. Kiểm tra các sản phẩm bảo hành nhằm đảm bảo đúng tiêu chuẩn kỹ thuật. Xử lý những lỗi do cài đặt cho khách hàng. Đảm bảo việc tiếp nhận và trả bảo hành cho khách hàng đúng hẹn.
¾ Phịng giao nhận: chịu trách nhiệm nhận hàng từ nhà cung cấp theo yêu cầu của bộ phận kinh doanh. Giao hàng cho khách hàng, thực hiện đúng qui trình đĩng- gửi-giao hàng cho khách hàng. Trợ giúp các bộ phận chức năng trong cơng việc thu hồi cơng nợ, gửi nhận hàng bảo hành.Thực hiện việc quản lý xuất nhập máy mĩc, linh kiện, thực hiện báo cáo kho và quản lý kho.
Kế tốn trưởng:
Điều hành chung phịng kế tốn. Trong đĩ cĩ kế tốn hĩa đơn, kế tốn cơng nợ, kế
tốn tiền lương. Chịu trách nhiệm lưu giữ các chứng từ kế tốn, lập và gửi báo cáo tài chính các loại đúng hạn, cung cấp đầy đủ các chứng từ cho ban kiểm tra. Đề
xuất các giải pháp tài chính tổng thể giúp tổng giám đốc chỉ đạo tốt hoạt động kinh doanh.
¾ Kế tốn hĩa đơn:
Quản lý hĩa đơn nhập, xuất hàng trên phần mềm máy tính. Xuất hĩa đơn bán hàng cho khách hàng. Tổng hợp sản lượng nhập, xuất sau mỗi tuần, mỗi tháng, quí, năm.
¾ Kế tốn cơng nợ:
Theo dõi dịng tiền lưu chuyển và tình hình sử dụng vốn của bộ phận kinh doanh giúp tổng giám đốc đưa ra các quyết định vềđầu tư hiệu quả.
-31-
Cung cấp các thơng tin cần thiết: cơng nợ khách hàng, cơng nợ nhà cung cấp… phối hợp với các phịng ban trong cơng ty nhằm nâng cao hiệu quả kinh doanh.
¾ Kế tốn tiền lương:
Theo dõi quản lý các chứng từ và phản ánh chính xác hoạt động của bộ phận kinh doanh để cĩ chính sách lương hợp lý. Đồng thời tổng hợp chi phí của các phịng ban để phân bổ chính xác cho các đối tượng cĩ liên quan.
2.1.4 Quan điểm kinh doanh, phương châm hoạt động của cơng ty
Quan điểm kinh doanh:
Luơn đặt chữ tín lên hàng đầu, luơn quan tâm đến lợi ích khách hàng. Sự hài lịng của khách hàng là tiêu chuẩn hàng đầu của cơng ty.
Luơn cung cấp cho khách hàng những sản phẩm tốt, giá cả cạnh tranh nhất đi kèm với những chếđộ, dịch vụ tốt nhất.
Quan điểm kinh doanh: uy tín-chất lượng-giá cạnh tranh.
Phương châm hoạt động:
Bộ phận kinh doanh của cơng ty gồm cĩ 2 bộ phận:
¾ Bộ phận dự án: (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
-Phịng phân phối thiết bị dự án: phân phối những gì cơng ty đang cĩ -Phịng làm dự án: bán những gì khách hàng đang cần
¾ Bộ phận phân phối tổng hợp:
Phịng phân phối tổng hợp: phân phối những gì khách hàng đang cần Phịng bán lẻ: bán những gì khách hàng đang cần
Tất cả các bộ phận hoạt động để thực hiện mục tiêu chung của cơng ty.
2.1.5 Sản phẩm và thị trường
-32-
Bảng 2.1 Một số sản phẩm cơng ty kinh doanh Tên sản phẩm Sản phẩm chi tiết
Máy bộ Thiên Long Acer Veriton X275, Acer Veriton X480G
Máy bộ Server Hp, Dell, Acer, Lenovo
Notebook - Máy tính xách tay Acer, Compaq, Dell, Asus, IBM,Sony,Apple, HP, Emachines
Linh kiện latop Đế tải nhiệt, túi xách, bàn để latop, latopkeyboard
Cpu - Bộ vi xử lý Intel xeon, Intel Pentium4,intel core i3,i5,i7, Intel core 2 duo, AMD
Ram - Bộ nhớ Team, NCP, Kingston, Elixir
HDD - Ỗđĩa cứng Notebook 2.5\’’ Western, Seagete, Sam Sung, Hộp box ổ cứng 2.5\”, HDD SSD 1.8\”//2.5\”
HDD - Ổđĩa cứng 3.5\” Hộp box ổđĩa cứng 3.5\”, HDD ổđĩa cứng gắn ngồi
Keyboard - Bàn phím Wiewsonic, Sam Sung, Mitsumi, Logitech
Mouse - Con chuột Mitsumi, Logitech, IBM/HP/Dell, Sony
Case - Thùng máy + Nguồn Power cooler master, power - nguồn
Monitor - Màn hình Wiewsonic, Sam Sung, ,Philips, LG, HP, Dell, ACO
Ổđĩa quang DVD Rom, CD Rom, Bo VCD 5.25\”
Ổđĩa di động USB Tramcend, kingston, kingmax
Máy in phun Hp, Epson, Canon
Máy in Laser Sam Sung, Ricoh, Hp, Brother
Máy in kim Ori, Epson
Máy in Ribbon Fullmark, HP - màu, Canon, Scaner máy quét
Mp3, Mp4, Mp5 JVJ, Ipod, thẻ nhớ, SD
Projector - Máy Chiếu Sony, Panasonic
Màn chiếu Dalite, Apollo
Sofware - Phần mềm Windown XP, Windown Vista, Kapersky, Norton Anti
-33- (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Dịch vụ:
-Sửa chữa, bảo trì thiết bị tin học văn phịng.
-Tư vấn, thiết kế, thi cơng, sửa chữa, bảo trì hệ thống mạng máy vi tính
2.1.6 Nhà cung cấp và đối thủ cạnh tranh 2.1.6.1 Nhà cung cấp 2.1.6.1 Nhà cung cấp
Các mặt hàng kinh doanh của cơng ty rất đa dạng và phong phú. Chính vì vậy, doanh nghiệp cũng nhập hàng từ nhiều nhà cung cấp khác nhau. Một số nhà cung cấp thường xuyên cho cơng ty như: hãng Acer, Asus, Hp, Dell,… Hiện tại cơng ty Thiên Long là đại lý phân phối sản phẩm của hãng Acer, đặc biệt là sản phẩm dự
án.
Ngồi ra cơng ty cũng thường xuyên nhập hàng từ nhiều nhà cung cấp khác tùy theo nhu cầu và giá cả mà cơng ty lựa chọn nhà cung cấp tốt nhất. Một số nhà cung cấp mà cơng ty thường xuyên nhập hàng
1. Cơng ty TNHH xuất nhập khẩu Nhật Huy 2. Cơng ty TNHH vi tính Nguyên Kim 3. Cơng ty cổ phần thế giới máy tính
4. Cơng ty TNHH Tin Học thiết bị văn phịng Hạ Long Nguồn:[14]
2.1.6.2 Đối thủ cạnh tranh
-Đối với sản phẩm dịng dự án, thì Viettel là đối thủ mạnh của cơng ty. Viettel và Thiên Long luơn cạnh tranh gay gắt nhau để giành hợp đồng phân phối sản phẩm dịng dự án của cơng ty Acer Việt Nam. Hiện tại trên thị trường Acer cĩ 2 dịng sản phẩm, đĩ là dịng sản phẩm thị trường và dịng sản phẩm dự án.
Sản phẩm dự án là sản phẩm máy bộ, laptop cĩ cấu hình khơng cao, nhưng giá rẻ. Hiện tại một số sản phẩm dự án của acer như: Acer Veriton X480G, Acer Veriton X275, laptop Acer TravelMale TM4740. Đối với sản phẩm dự án doanh nghiệp
-34-
phải tổ chức đấu thầu giành được hợp đồng để được phân phối. Đây là những mặt hàng giá tốt phục vụ cho hoạt động của cơ quan, doanh nghiệp nhà nước, bán với số lượng lớn, lợi nhuận ổn định. Cho nên đây là mảng phân phối được nhiều đối thủ
quan tâm .
- Hiện nay trên thị trường thì Lê Phụng, Khánh Thảo, Phụng Vi được xem là 3 đối thủ cạnh tranh chính trong ngành của Thiên Long. Mỗi cơng ty cĩ một sản phẩm chủ lực tạo nên sản phẩm thay thế cạnh tranh với các doanh nghiệp cùng ngành.
Cơng ty TNHH Lê Phụng thành lập ngày 19 tháng 11 năm 2003 tọa lạc tại 301 Võ Văn Tần, phường 5 quận 3,TPHCM. Lê Phụng là mơt trong những cơng ty cung cấp hàng chính hãng cĩ uy tín tại TPHCM . Lê Phụng là đối tác của nhiều tập
đồn tin học lớn tại Việt Nam như: Intel, LG, Samsung, Asus, Acer…với phương châm hoạt động là cung cấp cho khách hàng những sản phẩm chính hiệu với giá thấp nhất. Lê Phụng tự hào với slogan “Lê Phụng- sự lựa chọn số 2”. Sản phẩm chủ
lực của Lê Phụng là sản phẩm máy tính hãng Asus, Sam Sung, Toshiba, Acer.
Cơng ty TNHH MTV Tin Học Khánh Thảo, 313 Võ Văn Tần, phường 5, quận 3, TPHCM chuyên kinh doanh laptop và linh kiện vi tính. Hơn 7 năm xây dựng và phát triển, cơng ty Khánh Thảo đã đạt được nhiều thành cơng, được khách hàng và đối tác biết đến như một cơng ty máy tính chuyên nghiệp, uy tín tại TPHCM. Cơng ty Khánh Thảo là nhà phân phối các sản phẩm: màn hình tinh thể
lỏng LCD, linh kiện, máy tính PC, máy tính xách tay, thiết bị máy văn phịng. Khánh Thảo hoạt động với phương châm là “phục vụ nhanh nhất, sản phẩm rẻ
nhất”. Sản phẩm chủ lực của cơng ty là sản phẩm của hãng Dell, Hp, Lenovo.
Cơng ty TNHH Phụng Vi, 12L Nguyễn Thị Minh Khai, phường Đa Kao, quận 1, TPHCM. Được thành lập vào tháng 11/2003, cơng ty Phụng Vi đã nhanh chĩng phát triển thành 1 trong những cơng ty phân phối linh kiện máy tính lớn tại TPHCM. Lĩnh vực hoạt động của cơng ty là cung cấp sỉ và lẻ tất cả các thiết bị máy tính, thiết kế hệ thống mạng cho cơ quan, trường học, phịng game, lắp ráp máy tính
-35-
thương hiệu Việt cho các dự án. Sản phẩm phân phối chính của cơng ty là sản phẩm của hãng Acer, Dell, Hp.
Nhìn chung đây là 3 đối thủ nặng ký và trực tiếp giành thị phần tiêu thụ với Thiên Long trong thời gian vừa qua [13]. Trong 3 đối thủ này thì Lê Phụng được xem là đối thủ nặng ký nhất vì Lê Phụng cĩ mạng lưới phân phối rộng và thành lập
được đại lý bán lẻ ở TPHCM như Đơng Nam Á, Bí Bo. Ngồi ra hoạt động marketing, khuyến khích tiêu thụ cũng được Lê Phụng quan tâm và được khách hàng biết đến.
Ngồi 3 đối thủ này cịn 2 đối thủ đang tấn cơng và giành thị phần cơng ty là:
-Cơng ty cổ phần sản xuất tin học sáng tạo địa chỉ 27ABC, Tơn Thất Tùng, Phường Phạm Ngũ Lão, Quận 1, TPHCM. Kinh doanh thương mại máy tính, thiết bị máy văn phịng, sản xuất lắp ráp linh kiện máy tính, thiết bị văn phịng . Cơng ty sáng tạo cũng hoạt động kinh doanh 4 mảng: kinh doanh phân phối, kinh doanh bán lẻ, kinh doanh dự án, kinh doanh dịch vụ phần mềm. Là đại lý phân phối của hãng Acer, Dell .
-Cơng ty TNHH Tin Học Thành Nhân là đại lý phân phối trong lĩnh vực cơng nghệ (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
thơng tin của các hãng Intel, Asus, Hp, Acer. Đối tượng khách hàng là các đại lý trong thành phố và ngồi tỉnh, các cơ quan hành chính sự nghiệp và đơng đảo người tiêu dùng .
2.2 THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG KINH DOANH CỦA CƠNG TY
-36- Bảng 2.2: Kết quả kinh doanh năm 2008, 2009, 2010 Chỉ tiêu Năm 2008 (1000đ) Năm 2009 (1000đ) Năm 2010 1000đ) Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ 34,380,067 35,258,695 84,760,355
Doanh thu thuần về bán hàng và cung cấp dịch vụ 34,380,067 35,258,695 84,760,355 Gía vốn hàng bán 33,267,508 34.506,927 83,792,875 Lợi nhuận gộp bán hàng và cung cấp dịch vụ 1,112,559 751,768 967,480
Doanh thu hoạt động
tài chính 1,279 3,657 6,840
Chi phí tài chính 450,000 8,145 9,375
Chi phí quản lý
doanh nghiệp 795.131 628.167 652,052
Lợi nhuận thuần từ
hoạt động kinh doanh (131.293) 119,113 312,893 Thu nhập khác 9,083 17,552 24,785 Chi phí khác 2,467 3,860 Lợi nhuận khác 9,083 15,085 20,925 Tổng lợi nhuận trước thuế (122,210) 134,198 333,818
Chi phí thuế thu
nhập doanh nghiệp 33,549.5 83,454.5
Lợi nhuận sau thuế thu nhập doanh nghiệp
(122,210) 100,648.5 250,363.5
Nguồn: [15] Qua bảng cân đối kế tốn năm 2008, 2009, 2010 ta cĩ thể lập bảng so sánh mức độ
-37-
Bảng 2.3 So sánh mức độ chênh lệch các chỉ tiêu bảng báo cáo kết quả kinh doanh So sánh 2010/2009 (1000đ) So sánh 2009/2008 (1000đ) Chỉ tiêu Chênh lệch Tỷ lệ (%) Chênh lệch Tỷ lệ (%) Doanh thu bán hàng và cung
cấp dịch vụ 49,501,660 140.4 878,628 2.56
Doanh thu thuần về bán hàng
& cung cấp dịch vụ 49,501,660 140.4 878,628 2.56
Giá vốn hàng bán 49,285,948 142.83 1,239,419 3.73
Lợi nhuận gộp bán hàng &
cung cấp dịch vụ 215,712 28.69 (360.791) (32.43)
Doanh thu hoạt động tài chính 3,183 87.04 2,378 185.93