7. Kết cấu đề tài
2.2.2 Trình Tự tổ chức công tách ạch toán chi phí và giá thành
Tại các công trình, các đội sản xuất, công việc hạch toán kế toán là việc ghi chép, lập chứng từ ban đầu. Tại phòng kế toán, sau khi nhận đựơc các chứng từ
ban đầu, kế toán tiến hàng kiểm tra, phân loại, xử lý chứng từ, hệ thống hoá số
liệu và cung cấp thông tin phục vụ cho bên yêu cầu quản lý.
2.2.2.1 Tập hợp chi phí nguyên vật liệu trực tiếp.
Đối với nguyên vật liệu xuất dùng liên quan trực tiếp với từng đối tượng tập hợp chi phí sản xuất riêng thì tập hợp riêng cho từng đối tượng đó. Đối với nguyên vật liệu xuất dùng cho nhiều đối tượng tập hợp chi phí sản xuất thì phải phân bổ chi phí cho các đối tượng chịu chi phí.
Trước tiên ban kế hoạch căn cứ vào các dự toán và các phương án thi công của các công trình, hạng mục công trình cùng tiến độ thi công để lập kế hoạch cung cấp vật tư, đồng thời giao nhiệm vụ thi công các công trình đến các tổ đội thi công. Sau đó căn cứ vào nhiệm vụ thi công thì các đội thi công tính toán lượng vật tư cần thiết cho sản xuất và lập các yêu cầu cung ứng vật tư.
Sau khi nhận được yêu cầu cung ứng vật tư, được sự xác nhận của giám
đốc và các phòng ban, kế toán tiền mặt viết phiếu chi cho tạm ứng tiền, tiến hành
định khoản ngay và ghi sổ kế toán:
- Trường hợp khoán gọn vật tư và nhân công thì giao toàn bộ cho đội trưởng tự mua nguyên vật liêu sản xuất, khi mua đội trưởng sẽ ghi tên công ty, đến kỳ
- Trường hợp nhập vật tư tại kho công ty: Tại đây thủ kho và kế toán công ty sẽ xác nhận phiếu giao nhận vật tư sau đó nhập kho vật tư (kế toán và thủ kho mỗi người giữ một phiếu), tiếp tục tiến hành ghi thẻ kho. Khi đội trưởng các công trình gửi giấy đề nghị cung cấp vật tư thì kế toán và thủ kho tiến hành ghi phiếu xuất kho và ghi vào thẻ kho.
Ở phòng kế toán, sau khi đối chiếu kế toán tiến hành kiểm tra tính chính xác và định khoản trên các chứng từ, đồng thời tiến hành phân loại các chứng từ
theo từng công trình và ghi vào tờ khai chi tiết xuất nguyên vật liệu cho từng công trình theo chứng từ đó. Cuối tháng dựa vào bảng kê chi tiết kế toán tiến hành tổng hợp toàn bộ chi phí, lập bảng phân bổ nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ. Định kỳ hàng tháng kế toán căn cứ vào bảng phân bổđể tiến hành tập hợp chi phí cho từng đối tượng và kết chuyển chi phí để tính giá thành sản phẩm.
2.2.2.2 Tập hợp chi phí nhân công trực tiếp.
Lao động có hợp đồng: Chứng từ ban đầu dùng để hạch toán chi phí nhân công trực tiếp là bảng chấm công và các hợp đồng giao khoán. Bảng chấm công
được áp dụng cho các đội sản xuất, các đội công trình tiến hành làm công nhật, các tổ trưởng tiến hành theo dõi tình hình lao động của công nhân tổ mình để tiến hành lập bảng chấm công, lấy xác nhận của chỉ huy trưởng công trình, theo định kỳ gửi về phòng kế toán để làm cơ sở lập bảng thanh toán tiền lương, bảng phân bổ tiền lương và tính giá thành.
Lao động không có hợp đồng (lao động thuê ngoài): Chứng từ để hạch toán chi phí nhân công trực tiếp là các biên bản nghiệm thu khối lượng công việc hoàn thành và bảng thanh toán khối lượng thuê ngoài. Khi có nhu cầu thuê nhân công, doanh nghiệp tiến hành ký hợp đồng thuê nhân công và giao nhiệm vụ thi công, khi khối lượng công việc hoàn thành, đội trưởng công trình, kỹ thuật công trình cùng tổ trưởng tiến hành nghiệm thu bàn giao thông qua “biên bản nghiệm thu khối lượng công việc đã hoàn thành” và lập lên bảng thanh toán tiền lương của nhân công thuê ngoài. Bảng này được chỉ huy công trình gửi lên phòng kế
toán, sau khi xem xét tính hợp pháp bảng này được sử dụng cho bảng kế toán chi phí và thanh toán lương cho nhân công. Sau đó kế toán tiến hành lập bảng thanh toán lương cho nhân công thuê ngoài, vào sổ sách liên quan và tính giá thành.
phiếu làm thêm giờ, phiếu xác nhận sản phẩm hoàn thành, kế toán tiến hành tính lương, thưởng, trợ cấp phải trả cho người lao động. Trên cơ sở đó kế toán lập bảng phân bổ tiền lương tính vào chi phí sản xuất.
2.2.2.3 Tập hợp chí phí sử dụng máy thi công.
Tài khoản sử dụng dùng để phản ánh chi phí sử dụng máy thi công, việc hạch toán chi phí nguyên vật liệu, chi phí nhân công trong chi phí sử dụng máy thi công được tiến hành như chi phí nguyên vật liêụ trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp.
Đối với chi phí khấu hao TSCĐ, phần mềm máy tính sử dụng có phần tính khấu hao riêng cho từng loại tài sản cụ thể. Đối với chi phí máy thuê ngoài doanh nghiêp hạch toán công trình thì được phân bổ trên giá dự toán của khối lượng thực hiện trong tháng. Tuy nhiên muốn xác định chính xác hơn thì doanh nghiệp cần chi tiết hơn nữa đến từng ca máy để có thể phân bổ chi phí một cách chính xác hơn.
2.2.2.4 Tập hợp chi phí sản xuất chung.
Các phiếu chi, bảng chấm công là những chứng từ ban đầu để tập hợp chi phí sản xuất chung, theo định kỳ được gửi về phòng kế toán. Lúc này nhân viên kế toán tiến hành tổng hợp, lập bảng phân bổ và vào sổ sách liên quan, tập hợp chi phí, tính giá thành sản phẩm.
2.3 TÌNH HÌNH HẠCH TOÁN CHI PHÍ SẢN XUẤT VÀ GIÁ THÀNH XÂY LẮP TẠI CÔNG TY CPXD TÍN ĐỨC PHÁT.
Do đặc điểm là đơn vị xây lắp nên sản phẩm sản xuất của doanh nghiệp là các công trình, hạng mục công trình. Chính vì thếđối tượng hạch toán chi phí sản xuất tại doanh nghiệp được xác định theo công trình, hạng mục công trình. Và các khoản chi phí được tập hợp theo từng đơn vị để tính giá thành. Hàng năm doanh nghiệp tiến hành hạch toán nhiều công trình khác nhau, nhưng phương pháp hạch toán CPSX và tính giá thành sản phẩm là tương tự nhau. Do vậy để
tiện cho việc nghiên cứu và thu được kết quả em xin chọn công trình “Nhà ăn N17A Trường SỸ QUAN LỤC QUÂN 2” (Công trình 12/08) để làm rõ hơn về đề tài nghiên cứu. Công trình được tiến hành từ tháng 01/2010 tới 25/08/2010, với tổng giá trị hợp đồng khi trúng thầu là 6.101.701.000 (đồng).
2.3.1 Tổ chức hạch toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp.
Nguyên vật liệu là một trong những yếu tố quan trọng nhất trong quá trình sản xuất. Chi phí vật liệu chiếm tỷ trọng cao trong giá thành xây lắp [7]. Do vậy việc hạch toán đúng, đủ chi phí nguyên vật liệu có tầm quan trọng đặc biệt trong việc xác định lựơng tiêu hao vật chất trong sản xuất thi công, đảm bảo tính chính xác của giá thành công trình xây dựng. Kế toán tiến hành ghi sổ theo phương pháp kê khai thường xuyên đối với chi phí nguyên vật liệu chi tiết.
Vật liệu trực tiếp sử dụng cho thi công được sử dụng nhiều chủng loại, có tính năng công dụng khác nhau và được sử dụng với mục đích khác nhau. Công ty sử dụng một số tài khoản cho một số vật liệu cho công trình như sau:
TK 1521 : Vật liệu chính gồm sắt, thép, xi măng, đá, cát, sỏi… TK1522 : Vật liệu phụ gồm vôi, sơn, đinh, kẽm…
TK1523 : Vật liệu kết cấu gồm kèo, cột, bê tông đúc sẵn, vỉ kèo lắp sẵn…
Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp được hạch toán trên tài khoản 621 và
được mở chi tiết cho từng công trình, hạng mục công trình như:
TK 621.01: Công trình nhà ăn N17A trường sĩ quan lục quân 2. TK 621.02: Công trình trạm bơm tăng áp Tam Phước.
…
Do đặc thù của ngành xây dựng là các công trình phân bổở nhiều nơi, nên
để tạo thuận lợi và đáp ứng kịp thời về nhu cầu vật tư, công ty giao cho các đội thi công tự tìm các nguồn cung cấp nguyên vật liệu bên ngoài dựa trên định mức
được đề ra.
Trên cơ sở định mức đã đề ra, để tiến hành mua nguyên vật liệu ở bên ngoài, đội trưởng công trình tiến hành viết giấy đề nghị tạm ứng gửi lên phòng kế
toán. Sau khi được xét duyệt kế toán tiến hành viết phiếu chi tạm ứng tiền và tiến hành định khoản ngay trên chứng từ và ghi vào sổ kế toán.
• Đối với công trình Nhà ăn N17A Trường SQLQ 2, kế toán tiến hành định khoản ứng với phiếu chi tạm ứng như sau:
Nợ TK 141 10.000.000 Có Tk 111 10.000.000
một thủ kho xuống làm việc tại công trình và chịu trách nhiệm về hàng hóa nhập xuất kho, khi hàng hóa về tới kho thì thủ kho ghi phiếu nhập kho, đồng thời gửi một phiếu nhập kho cho kế toán giữ. Khi đội trưởng các công trình gửi giấy đề
nghị cung cấp vật tư, thủ kho tiến hành ghi phiếu xuất kho và ghi vào thẻ kho.
• Vào ngày 01/01 công ty mua xi măng về nhập kho với trị giá thanh toán là 12.804.000, kế toán tiến hành định khoản:
Nợ TK 152 11.640.000 Nợ TK 133 1.164.000
Có TK 331 12.804.000
Sau khi nhận được tiền, chỉ huy công trình hay nhân viên quản lý tiến hành mua nguyên vật liệu ở bên ngoài và chuyển tới công trình để phục vụ sản xuất. khi vật liệu về tới kho, thủ kho công trình tiến hành lập phiếu nhập kho, thẻ kho (nếu cần). Sau đó căn cứ vào nhu cầu sử dụng, lập phiếu xuất kho vật tư sử dụng cho thi công công trình, giá vật tư được xuất theo phương pháp bình quân gia quyền.
• Ở công trình N17A, khi có yêu cầu xuất kho xi măng phục vụ cho quá trình sản xuất, Thủ kho tiến hành xuất kho và ghi phiếu xuất kho và ghi vào thẻ kho, kế toán nhận được chứng từ tiến hành định khoản:
Nợ TK 621 11.640.000 Có TK 152 11.640.000
Cuối mỗi tháng, các phiếu xuất kho được thủ kho đội tập hợp và lên bảng kê xuất kho vật tư . Bảng kê xuất kho (tương đương bảng tổng hợp xuất kho) phải có chữ ký của đội trưởng, cán bộ kỹ thuật và thủ kho đội.
Căn cứ vào bảng kê chi tiết và các chứng từ kế toán ở công trình gửi lên, kế
toán nhập dữ liệu vào các chứng từ, sau đó các số liệu sẽ được chuyển vào sổ
nhật ký chung.Trong quá trình nhập số liệu kế toán vào sổ này, kế toán phải đối chiếu, kiểm tra rõ các chứng từ hóa đơn. Kế toán tiến hành định khoản:
Nợ Tk 621 2.743.817.403 Có Tk 2.743.817.403
Biểu mẫu 2.1
(Trích) Sổ chi tiết Tk 621.01
Công trinh Nhà ăn N17A Trường SQLQ 2
Tháng 08 năm 2010. ĐVT: Đồng Chứng từ Số hiệu Số phát sinh Số Ngày Diễn giải TK Nợ Có Hoàn ứng tiền mua vật tư CT 12/08 Chi phí NVLTT 621 5.366.200 01-H/05 18/05/10 Tạm ứng 141 5.366.200 … … … … … … Phải trả tiền mua vật tư Chi phí NVLTT 621 238.140.000 0197718 01/05/10 Phải trả người bán 331 238.140.000 KC CPNVLTT nhà ăn N17A Chi phí SXKD dở dang 154 328.271.200 KC 28/05/10 CPNVLTT 621 328.271.200 … … … … … … Phải trả tiền mua gạch CPNVLTT 621 102.383.445 0072187 01/07/10
Thanh toán người bán 331 102.383.445 Hoàn ứng tiền mua vật tư CT 12/08 05H/07 29/07/10 CPNVLTT 621 131.997.200 Tạm ứng 141 131.997.200 … … … … … … KC 31/07/10 KC CPNVLTT nhà ăn N17A
Chi phí SXKD dở dang 154 433.907.118
Chi phí NVLTT 621 433.907.118
… … … … … …
Hoàn ứng tiền thi công nhà ăn N17A
CPNVLTT 70.410.880
01TTTƯ 13/08/10
Tạm ứng 70.410.880
Hoàn ứng tiền thi công nhà ăn N17A CPNVLTT 621 143.829.779 02TTTƯ 21/08/10 Tạm ứng 111 143.829.779 … … … … … …. KC CPNVLTT nhà ăn N17A Chi phí SXKD dở dang 154 537.156.254 KC 31/08/10 Chi phí NVLTT 621 537.156.254 Người lập biểu Ngày 31 tháng08 năm 2010 (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên)
(Nguồn:Tài liệu phòng kế toán công ty CPXD Tín Đức Phát)[8] Căn cứ vào bảng kê chi tiết và các chứng từ kế toán ở công trình gửi lên, kế
toán nhập dữ liệu vào các chứng từ, sau đó các số liệu sẽ được chuyển vào sổ
cái.Trong quá trình nhập số liệu kế toán vào sổ này, kế toán phải đối chiếu, kiểm tra rõ các chứng từ hóa đơn.
Biểu mẫu 2.2
Sổ Cái TK 621.01
Công trình Nhà ăn N17A Trường SQLQ 2. Tháng 08 năm 2010 Đơn vị tính: Đồng Chứng từ Shiốệu Số phát sinh Số Ngày Diễn giải TKĐƯ Nợ Có NKC 18/05/10 Hoàn tạm ứng vật tư nhà ăn N17A 111 5.366.200 NKC 01/05/10 Trả chi phí vật tưu nhà ăn N17A 331 238.140.000 NKC 28/05/10 Kết chuyển CPNVL nhà ăn N17A 154 328.271.200 … … … … … …
NKC 01/07/10 Thanh toán tiền mua
gạch 331 102.383.445 NKC 29/07/10 Hoàn tạm ứng chi phí vật tư nhà ăn N17A 111 131.997.200 … … … … … … NKC 31/07/10 Hoàn tạm ứng chi phí vật tư nhà ăn N17A 154 433.907.118 NKC 13/08/10 Hoàn tạm ứng chi phí vật tư nhà ăn N17A 111 70.410.880 NKC 21/08/10 Hoàn tạm ứng chi phí mua vật tư nhà ăn N17A 111 143.829.779 … … … … NKC 31/08/10 Hoàn tạm ứng chi phí vật tư nhà ăn N17A 154 537.156.254 Cộng phát sinh 2.743.817.403 2.743.817.403 … Số dư cuối kỳ - -
Người lập biểu Kế toán trưởng Giám đốc (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên)
• Sơđồ hạch toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp tại công trình N17A:
Sơđồ 2.4: Sơđồ hạch toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
(Nguồn:Tài liệu phòng kế toán công ty CPXD Tín Đức Phát)[8]
2.3.2 Hạch toán chi phí nhân công trực tiếp.
Tổ chức hạch toán chi phí nhân công cũng là vấn đề quan trọng đối với doanh nghiệp, vì trong tổng chi phí sản xuất thì chi phí nhân công trực tiếp cũng chiếm tỷ trọng khá lớn. Việc cung cấp phản ánh đầy đủ nhu cầu thực tế về lao
động tại mỗi công trình sẽ giúp cho nhà quản lý có những biện pháp tổ chức sản xuất thích hợp, để có những tác động tâm lý tới người lao động. Khi làm tốt và rõ công tác này người lao động sẽ thấy được cụ thể sức lao động của mình bỏ ra có
được đền bù xứng đáng hay không. Từđó tạo cho họ niềm say mê với công việc, tăng năng suất lao động, từ đó tiết kiệm được chi phí sản xuất, hạ thấp giá thành sản phẩm, đồng thời đảm bảo thu nhập, nâng cao chất lượng đời sống.
Chi phí nhân công trực tiếp của doanh nghiệp được hạch toán vào TK 622 và được mở chi tiết theo từng công trình, hạng mục công trình:
TK 622.01: Nhà ăn N17A Trường SQLQ 2. TK 622.02: Trạm Bơm tăng áp Tam Phước …
Về lao động, trong công ty có hai trường hợp hạch toán:
khoản BHXH, BHYT, KPCĐ cho công nhân, trong đó có 22 % trích vào chi phí sản xuất, 8.5% trích từ thu nhập của người lao động.
• Đối với lao động không có hợp đồng: Công ty không tiến hành trích các khoản BHXH,BHYT, KPCĐ mà tính toán hợp lý đơn giá tiền lương phải trả cho họ. Đơn giá hành chính này dựa trên sự thoả thuận của người lao
động dựa trên giá của thị trường và lương thực tế.
2.3.2.1Đối với lao động trực tiếp trong danh sách.
Công ty áp dụng hai hình thức trả lương:
- Hình thức trả lương theo thời gian để trả lương cho lao động trực tiếp hưởng lương theo thời gian.
- Hình thức trả lương theo sản phẩm (Khối lượng công việc hoàn thành). Chứng từ ban đầu để hạch toán là các hợp đồng làm khoán, biên bản thanh lý hợp đồng, bảng chấm công và các hợp đồng liên quan khác. Hợp đồng nhân khoán do chỉ huy trưởng công trình, và các tổ trưởng các tổ nhân khoán lập khi giao khoán công việc. Trong hợp đồng làm khoán có ghi rõ chi tiết về khối lượng công việc được giao, yêu cầu kỹ thuật và đơn giá khoán. Đơn giá khoán là đơn giá của từng phần việc trong dự toán.