Cơ cấu bộ mỏy kế toỏn bao gồm việc xõy dựng cỏc quy trỡnh hạch toỏn, phõn cụng quy định mối liờn hệ giải quyết cụng việc giữa cỏc nhõn viờn kế toỏn cũng nhƣ với cỏc bộ phận khỏc trong doanh nghiệp. Tổ chức cụng tỏc, bộ mỏy kế toỏn gọn nhẹ để thực hiện tốt cụng tỏc hạch toỏn, quản lý tốt tài sản, cung cấp đầy đủ kịp thời thụng tin cho quản lý với chi phớ thấp nhất luụn là mong muốn cuả cỏc nhà quản lớ
Cụng ty cổ phần thƣơng mại Hũa Dung tổ chức bộ mỏy kế toỏn theo mụ hỡnh tập trung , theo mụ hỡnh này doanh nghiệp chỉ cú một phũng kế toỏn duy nhất, mọi cụng việc kế toỏn đều đƣợc thực hiện tại đõy.
Chức năng nhiệm vụ của kế toỏn : Phũng kế toỏn cụng ty bao gồm
- Kế toỏn trƣởng kiờm kế toỏn tổng: Tổ chức điều hành cụng việc chung của phũng kế toỏn , cú trỏch nhiệm chỉ đạo cụng việc cho cỏc nhõn viờn trong phũng và chịu trỏch nhiệm trƣớc phỏp luật về những sai phạm trong cụng tỏc quản lý tài chớnh của cụng ty. Kế toỏn trƣởng là ngƣời lập bỏo cỏo tài chớnh và trực tiếp bỏo cỏo cỏc thụng tin kinh tế với nhà nƣớc, giỏm đúc và cơ quan chức năng khi họ yờu cầu.
- Kế toỏn doanh thu: là kế toỏn theo dừi tỡnh hỡnh bỏn hàng, tổng hợp doanh thu, theo dừi tỡnh hỡnh nhập, xuất, tồn kho.
- Kế toỏn vốn bằng tiền: quản lý chặt chẽ vốn bằng tiền, theo dừi thanh toỏn thu chi, cỏc thủ tục thanh toỏn trong cụng ty.
- Kế toỏn hàng tụn kho: theo dừi và tập hợp hàng húa phỏt sinh trong quỏ trỡnh bỏn hỏng và mua hàng
- Thủ kho: giữ bảo quản hàng húa ở kho, xuất, nhập hàng húa khi cú phiếu xuất, nhập kho.
Sơ đồ tổ chức bộ mỏy kế toỏn của cụng ty
2.1.6 Tổ chức cụng tỏc kế toỏn và hỡnh thức ghi sổ kế toỏn
Bộ mỏy kế toỏn tại cụng ty CPTM Hũa Dung đƣợc tổ chức theo mụ hỡnh tập trung, mọi nghiệp vụ kinh tế phỏt sinh đều đƣợc gửi về phũng Tài chớnh - kế toỏn để kiểm tra xử lớ và ghi sổ kế toỏn
Cụng ty hạch toỏn hàng tồn kho theo phƣơng phỏp kờ khai thƣờng xuyờn, tớnh giỏ hàng tồn kho theo phƣơng phỏp bỡnh quõn gia quền cả kỳ dự trữ và tớnh thuế GTGT theo phƣơng phỏp khấu trừ
Hệ thống chứng từ và tài khoản kế toỏn của cụng ty ỏp dụng theo chuẩn mực kế toỏn mới ban hành theo quyết định số 15/2006/QĐ- BTC ngày
20/3/2006 của bộ trƣởng Bộ Tài chớnh.
Cụng tỏc kế toỏn tại cụng ty CPTM Hũa Dung đƣợc thực hiện phần lớn trờn mỏy vi tớnh nhƣng khụng ỏp dụng phần mềm kế toỏn mà chỉ thao tỏc trờn cỏc bảng Word và Exel.
Để đỏp ứng đƣợc yờu cầu quản lớ, tạo điều kiện cho cụng tỏc hạch toỏn đƣợc thuận lợi, cụng ty đó ỏp dụng hỡnh thức kế toỏn “ Nhật Ký chung”. Theo hỡnh thức này, mọi nghiệp vụ kinh tế phỏt sinh đƣợc tập hợp từ chứng từ gốc, sau đú kế toỏn tiến hành ghi vào sổ Nhật ký chung theo thứ tự thời gian. Sau đú căn cứ số liệu đó ghi trờn sổ Nhật ký chung để ghi vào Sổ Cỏi theo cỏc tài khoản kế toỏn phự hợp. Đồng thời việc ghi sổ Nhật ký chung, cỏc nghiệp vụ phỏt sinh đƣợc ghi vào cỏc sổ, thẻ kế toỏn chi tiết liờn quan.
Cuối thỏng, quý, năm cộng số liệu trờn sổ Cỏi, lập bàgr cõn đối số phỏt sinh. Sau khi đó kiểm ttra, đối chiếu khớp đỳng số liệu ghi trờn sổ Cỏi và bảng tổng hợp chi tiết ( đƣợc lập từ cỏc sổ, thẻ kế toỏn chi tiết) đƣợc dựng để lập bỏo cỏo Tài chớnh. Kế toỏn trƣởng kiờm kế toỏn tổng Kế toỏn vốn bằng tiền Kế toỏn hàng tồn kho Kế toỏn doanh thu Thủ kho
Hỡnh thức kế toỏn Nhật ký chung bao gồm cỏc loại sổ chủ yếu sau: -Sổ Nhậy ký chung
-Sổ Cỏi
-Cỏc dổ, thẻ kế toỏn chi tiết
-bảng tổng hợp chi tiết
-Bảng Cõn đối số phỏt sinh
Sơ đồ 1.11: Trỡnh tự ghi sổ theo hỡnh thức nhật ký chung
Ghi chỳ
Ghi hàng ngày
Ghi cuối thỏng, định kỳ
Quan hệ đối chiếu
Chứng từ kế toỏn
BÁO CÁO TÀI CHÍNH Bảng cõn đối số phỏt sinh
Bảng tổng hợp chi tiết
SỔ CÁI
SỔ NHẬT Kí CHUNG Sổ,thẻ kế toỏn chi tiết Sổ nhật ký đặc biệt
2.2. Thực trạng tổ chức kế toỏn doanh thu, chi phớ và xỏc định kết quả kinh doanh tại cụng ty doanh tại cụng ty
Cụng ty CPTM Hũa Dung là một cụng ty thƣơng mại cung cấp cỏc sản phẩm dịch vụ nờn cụng tỏc kế toỏn doanh thu, chi phớ và xỏc định kết quả kinh doanh đƣợc cỏc nhà quản lớ đặc biệt quan tõm. Khụng chỉ là mục tiờu lợi nhuận mà quan trọng là chất lƣợng và khả năng cuing cấp dịch vụ , đỏp ứng nhu cầu kinh tế của doanh nghiệp. Hơn nữa, quỏ trỡnh này phản ỏnh tỡnh hỡnh hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, là cơ sở để xỏc định nguồn tài chớnh cho những chiến lƣợc mang tớnh tài chớnh của cụng ty.
2.2.1 Hạch toỏn doanh thu bỏn hàng
2.2.1.1 Cỏc phƣơng thức tiờu thụ hàng hoỏ của cụng ty
Với đặc điểm ngành nghề kinh doanh của cụng ty cú 2 phƣơng thức tiờu thụ hàng hoỏ nhƣ sau:
* Bỏn buụn
Thụng qua việc ký kết cỏc hợp đồng kinh tế và cỏc đơn đặt hàng cụng ty lập kế hoạch bỏn hàng hoỏ tạo điều kiện thuận lợi cho cụng tỏc tiờu thụ và kết quả kinh doanh của đơn vị mỡnh .
Phƣơng thức bỏn buụn chủ yếu mà cụng ty đang ỏp dụng bao gồm: + Bỏn buụn trực tiếp qua kho của cụng ty
+ Bỏn buụn khụng qua kho (vận chuyển thẳng) cú tham gia thanh toỏn * Bỏn buụn trực tiếp qua kho của cụng ty
Kho của cụng ty đặt tại trụ sở của cụng ty. Đõy là kho để dự trữ toàn bộ nguồn hàng của cụng ty. Khi phỏt sinh nghiệp vụ này, kế toỏn bỏn hàng của cụng ty viết hoỏ đơn GTGT gồm 3 liờn và xuất hàng taị kho, thủ kho lập phiếu xuất kho xuất hàng tại kho, và ngày giao hàng theo nhƣ đơn đặt hàng đó ký. Khi giao xong, cuối ngày thủ kho nộp bản kờ xuất hàng hàng ngày lờn cho phũng kế toỏn.
* Bỏn buụn khụng qua kho của cụng ty.
thẳng hàng hoỏ đi đến nơi bỏn buụn, căn cứ vào hợp đồng kinh tế đó ký của cỏc đại lý và đơn đặt hàng, kế toỏn bỏn hàng của cụng ty lập hoỏ đơn GTGT gồm 3 liờn và giao hàng trực tiếp khụng qua kho.
* Bỏn lẻ: Việc bỏn lẻ của cụng ty đƣợc thực hiện tại trụ sở chớnh của cụng ty và 2 cửa hàng chi nhỏnh.
- 201, 203 Trần Nguyờn Hón, Lờ Chõn, HP - Quỏn Toan, Hồng Bàng, HP
Cụng ty cú 2 cửa hàng bỏn lẻ rất tốt. Doanh số của cỏc cửa hàng này chiếm một phần khụng nhỏ trong doanh số bỏn hàng của toàn cụng ty, đặc biệt việc hạch toỏn của cửa hàng bỏn lẻ đề là thanh toỏn tiền ngay. Vỡ vậy nú gúp phần cho cụng ty khụng bị ứ đọng vốn, thu đƣợc lƣợng tiền mặt rất lớn.
Tại cỏc cửa hàng bỏn lẻ khi nghiệp vụ bỏn hàng phỏt sinh, kế toỏn nghiệp vụ tại cửa hàng lập hoỏ đơn GTGT. Hàng ngày căn cứ vào đú kế toỏn cửa hàng lập bỏo cỏo bỏn hàng kốm theo số tiền bỏn hàng đƣợc trong ngày nộp về cụng ty. Nhƣ vậy kế toỏn cụng ty sử dụng chứng từ ban đầu gồm cỏc bỏo cỏo bỏn lẻ hàng hoỏ, phiếu thu tiền mặt và hoỏ đơn GTGT để hạch toỏn.
2.2.1.2 Phƣơng thức thanh toỏn
Để tạo điều kiện thuận lợi cho cỏc đại lý và cú thể sử dụng đƣợc nguồn vốn linh hoạt hơn, cụng ty đó chủ động tạo ra cỏc phƣơng thức thanh toỏn rất mềm dẻo. Cụng ty cú thể giảm giỏ hoặc chiết khấu cho cỏc đại lý vào từng lụ hàng hoặc sau từng lần thanh toỏn cụ thể là:
+ Cụng ty thực hiện giảm giỏ đối với khỏch hàng mua với số lƣợng lớn. + Chiết khấu trờn từng lụ hàng với hỡnh thức thanh toỏn ngay sau khi giao hàng.
+ Trong từng chu kỳ kinh doanh, sau khi xem xột toàn bộ doanh số của cỏc đại lý mua trong kỳ, đại lý nào cú doanh số cao nhất thỡ cụng ty cú thể giảm giỏ từ 0,5 đến 1% trờn tổng doanh số bỏn cả năm cho khỏch hàng đú.
2. 2.1.3 Chứng từ kế toán sử dụng Hóa đơn GTGT Hóa đơn GTGT Phiếu thu Sổ chi tiết TK 131, 511 Sổ nhật ký chung Sổ cỏi TK 131, 511, 515... Quy trỡnh ghi sổ kế toỏn
Trƣớc tiờn, căn cứ vào biờn bản kớ kết hợp đồng kế toỏn viết phiếu xuất kho hỏng húa, phiếu xuất kho sau khi viết xong đƣợc chuyển cho thủ kho để xuất kho hàng húa cho khỏch hàng. Khi xuất kho phải kiểm tra xem số lƣợng , chủng loại hàng húa cú đỳng với quy định ghi trong phiếu xuất kho hay khụng. Từ đú kế toỏn tiờu thụ sẽ lập húa đơn GTGT về bỏn hàng húa
Căn cứ theo yêu cầu của khách hàng gửi công ty phó giám đốc phụ trách bán hàng xem xét,nghiên cứu phía đối tác và thay mặt công ty ký kết hợp đồng bán hàng. Đồng thời, phó giám đốc viết hóa đơn bán hàng (hóa đơn GTGT) đ-ợc lập thành 3 liên:
Liên 1:l-u tại sổ gốc
Liên 2:giao cho khách hàng
Liên 3 :làm căn cứ xuất hàng và giao cho kế toán nghiệp vụ bán hàng
2.2.1.4 Hệ thống tài khoản kế toỏn ỏp dụng vào hạch toỏn nghiệp vụ tiờu thụ hàng hoỏ thụ hàng hoỏ
Để hạch toỏn nghiệp vụ tiờu thụ hàng hoỏ và xỏc định kết quả kinh doanh. Cụng ty đó thực hiện theo đỳng chế độ kế toỏn. Cỏc tài khoản đƣợc sử dụng trong hạch toỏn tiờu thụ và xỏc đinh kết quả kinh doanh trong cụng ty:
TK 511 : Doanh thu bỏn hàng và cung cấp dịch vụ TK515 : Doanh thu hoạt động tài chớnh
TK521 : Chiết khấu thƣơng mại TK 531 : Giảm giỏ hàng bỏn TK 532 : Hàng bỏn bị trả lại
2.2.1.5 Nguyên tắc hạch toán doanh thu bán hàng.
Kế toán phải theo dõi, phản ánh đầy đủ, chính xác, kịp thời các nội dung liên quan đến kế toán tiêu thụ sản phẩm và lập báo cáo liên quan đến quá trình tiêu thụ.
Doanh thu và chi phí đến cùng một giao dịch phải ghi nhận đồng thời theo nguyên tắc phù hợp và phải theo năm báo cáo tài chính.
Doanh thu theo dõi riêng từng loại doanh thu: doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ, doanh thu nội bộ...
Cuối kỳ, kế toán xác định kết quả kinh doanh của công ty.
2.2.1.6 Trình tự ghi sổ kế toán : Trình tự ghi sổ kế toán : Ghi chỳ: : Ghi hằng ngày : Đối chiếu : Ghi cuối Hóa đơn GTGT, phiếu thu Sổ nhật ký chung Sổ cái TK 632, 511 Bảng cân đối số phát sinh
Báo cáo tài chính
Sổ chi tiết GÍA VỐN, DT
Bảng tổng hợp GIÁ VỐN,
Hằng ngày, căn cứ vào húa đơn GTGT cựng với cỏc chứng từ liờn quan, kế toỏn ghi vào sổ Nhật ký chung, sổ chi tiết bỏn hàng, từ số liệu trờn sổ Nhật ký chung ghi vào sổ cỏi cỏc TK 632, 511, 3331, ....
Cuối kỳ, từ sổ cỏi cỏc tài khoản lập Bảng cõn đối TK và lập bỏo cỏo tài chớnh.
Vớ dụ minh họa
Ngày 28/5/2010 bỏn cho cửa hàng điện tử Đoàn Lan 4 chiếc ti vi SAMSUNG 8690 đơn giỏ 6.458.500 đ đó thu bằng chuyển khoản.
Căn cứ vào Hoỏ đơn GTGT số 0059886 (Biểu số 2.1), cửa hàng điện tử Đoàn Lan chuyển tiền qua ngõn hàng,Cụng ty nhận đƣợc GBC1005 ngày 28/5 của Ngõn hàng Vietin Bank (Biểu số 2.2) thụng bỏo về số tiền đó nhận đƣợc, kế toỏn tiến hành nhập sổ Nhật ký chung (Biểu 2.3), từ số liệu trờn vào sổ Cỏi TK 511 (Biểu 2.4). Đồng thời ghi cỏc sổ chi tiết TK 511 (Biểu số 2.5). sổ chi tiết TK 1121 (Biểu 2.6). Cuối năm tiến hành lập Bỏo cỏo tài chớnh, bỳt toỏn định khoản nhƣ sau:
Nợ TK 112 : 28.417.400 Cú TK 511 : 25.834.000 Cú TK 3331: 2.583.400
HOÁ ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG
Liờn 3: Nội bộ Ngày 01 thỏng 12 năm 2008 Mẫu số:01 GTKT - 3LL ML/2010B 0059886
Đơn vị bỏn hàng: Cụng ty CP Thƣơng mại Hũa Dung ... Địa chỉ: Số 4B – Tõn Dƣơng – Thủy Nguyờn – Hải Phũng ... Số tài khoản: ... Điờn thoại: ... MS thuế
0 2 0 0 6 3 0 2 6 3 Họ tờn ngƣời mua hàng: ... Tờn đơn vị: Cửa hàng điện tử Đoàn Lan ... Địa chỉ: Số 72 – Trần Phỳ- Hải Phũng Số tài khoản: ... Hỡnh thức thanh toỏn: CK... MS: STT Tờn hàng hoỏ, dịch vụ Đơn vị Tớnh Số
lƣợng Đơn giỏ Thành tiền
A B C 1 2 3=1x2
1 Tivi SAMSUNG 8690 Chiếc 04 6.458.500 25.834.000
Cộng tiền hàng: 25.834.000
Thuế GTGT: 10 % Tiền thuế GTGT: 2.583.400
Tổng cộng tiền thanh toỏn 28.417.400
Số tiền viết bằng chữ: Hai mươi tỏm triệu bốn trăm mười bảy nghỡn bốn trăm đồng.
Ngƣời mua hàng
(Ký,ghi rừ họ tờn) (Ký, ghi rừ họ tờn) Ngƣời bỏn hàng (Ký, đúng dấu,ghi rừ họ Thủ trƣởng đơn vị tờn)
NGÂN HÀNG TMCP CễNG THƢƠNG VN Mó GDV: VIETIN BANK Mó KH: 10366
GIẤY BÁO Cể SỐ : 065 Ngày 28/5/2010
Kớnh gửi: CTY CỔ PHẦN THƢƠNG MẠI HếA DUNG
Hụm nay chỳng tụi xin bỏo đó ghi Cú tài khoản của quý khỏch hàng với nội dung sau: Số tài khoản ghi Cú: 10201-000020222-8
Số tiền bằng số : 28.417.400
Số tiền bằng chữ: hai mƣơi tỏm triệu bốn trăm mƣời bảy nghỡn bốn trăm đồng Nội dung: Cửa hàng điện tử Đoàn Lan thanh toỏn tiền hàng
GIAO DỊCH VIấN KIỂM SOÁT
Đơn vị : Cụng ty CP thƣơng mại Hũa Dung Mẫu sụS03a4-DN
Địa chỉ : 4B - Phố Bến Mới - Tõn Dƣơng - Thủy Nguyờn (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC
Ngày20/03/2006 của Bộ trưởng BTC)
SỔ NHẬT Kí CHUNG Từ ngày 01/04/2010 đến ngày 30/06/2010 Đơn vị tớnh: Đồng Ngày thỏng ghi sổ Chứng từ
Diễn giải Số hiệu
TK
Số phỏt sinh
Số hiệu Ngày, thỏng Nợ Cú
...
28/5/2010 HĐ 0059885 28/5/2010 Bỏn 3 điều hũa TCL 12000BTU chƣa thanh toỏn 131 511 3331 15.986.000 14.532.727 1.453.273 28/5/2010 HĐ 0059886 28/5/2010
Bỏn 4 chiếc tivi SAMSUNG 8960 cho CH ĐT Đoàn Lan, thanh toỏn bằng TGNH 112 511 3331 28.417.400 25.834.000 2.583.400 ...
30/6/2010 PKT 113 30/6/2010 Kết chuyển doanh thu bỏn hàng 511
911 36.695.422.035 36.695.422.035
Cộng phỏt sinh 105.715.692.661 105.715.692.661
Giỏm đốc Kế toỏn trƣởng Ngƣời ghi sổ
Đơn vị : Cụng ty CP thƣơng mại Hũa Dung Mẫu sụS03a4-DN
Địa chỉ : 4B - Phố Bến Mới - Tõn Dƣơng - Thủy Nguyờn (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC
Ngày20/03/2006 của Bộ trưởng BTC
SỔ CÁI
Tài khoản: 511 – Doanh thu bỏn hàng
Từ ngày 01/04/2010 đến ngày 30/6/2010 Đơn vị tớnh: Đồng Ngày thỏng
ghi sổ
Chứng từ Diễn giải Nhật ký chung
SHTK đối ứng
Số phỏt sinh
Số hiệu Ngày thỏng Trang STT
Dũng Nợ Cú Số dƣ đầu kỳ - - Số phỏt sinh trong kỳ ... 28/5/2010 HĐ 0059884 28/5/2010 Bỏn 2 tủ lạnh TOSHIBA R16VT đó thanh toỏn = TM 111 12.563.600 28/5/2010 HĐ 0059885 28/5/2010
Bỏn 3 điều hũa TCL 12000BTU
chƣa thanh toỏn 131 15.986.000
28/5/2010 HĐ
0059886 28/5/2010
Bỏn 4 ti vi sam sung 8690 thanh
toỏn bằng TGNH 112 25.834.000
...
30/6/2010 PKT 113 30/6/2010 Kết chuyển doanh thu bỏn hàng 911
Cộng phỏt sinh 36.695.422.035 36.695.422.035
Địa chỉ : 4B - Phố Bến Mới - Tõn Dƣơng - Thủy Nguyờn (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC
Ngày20/03/2006 của Bộ trưởng BTC
SỔ CHI TIẾT DOANH THU BÁN HÀNG Tài khoản : 511 - Doanh thu bỏn hàng
Doanh thu bỏn hàng ti vi
Đơn vị tớnh: Đồng
Chứng từ
Diễn giải TK đối
ứng Số phỏt sinh Số dƣ Số hiệu Ngày thỏng Nợ Cú Nợ Cú Số dƣ đầu kỳ - - Phỏt sinh trong kỳ ... 28/5/2010 HĐ 0059885 Bỏn 3 điều hũa TCL 12000BTU chƣa thanh toỏn 131 15.986.000 768.348.600 28/5/2010 HĐ 0059886 Bỏn 4 chiếc ti vi SAMSUNG 8960 thanh toỏn bằng TGNH