Để điều hành một đơn vị mới trƣớc những thỏch thức khú khăn cũn tồn tại, lónh đạo Cụng ty Cổ phần Khỏch sạn Du lịch Đại Dƣơng đó thống nhất đƣa hệ thống tổ chức điều hành của cụng ty vào hoạt động kinh doanh.
Qua sơ đồ bộ mỏy tổ chức ta thấy: Cơ cấu tổ chức lao động trong Cụng ty Cổ phần Khỏch sạn Du lịch Đại Dƣơng đƣợc sắp xếp theo mụ hỡnh quản lý trực tuyến. Giỏm đốc là ngƣời điều hành hoạt động kinh doanh của khỏch sạn, chỉ đạo giỏn tiếp cỏc hoạt động kinh doanh thụng qua cỏc phú giỏm đốc. Cỏc phú giỏm đốc lại chỉ đạo cỏc hoạt động kinh doanh thụng qua cỏc phũng ban và tới nhõn viờn.
Cỏc bộ phận chức năng đƣợc phõn định rừ chức năng nhiệm vụ do vậy khụng cú sự chồng chộo mệnh lệnh giữa cỏc bộ phận mà đảm bảo tớnh chuyờn mụn hoỏ cao, đồng thời đảm bảo sự phối hợp chặt chẽ thụng qua cỏc cấp lónh đạo trung gian.
Nhỡn chung, bộ mỏy tổ chức của Cụng ty Cổ phần Khỏch sạn Du lịch Đại Dƣơng chặt chẽ và khỏ tinh gọn. Giữa cỏc phũng ban cú mối quan hệ mật thiết, hỗ trợ nhau trong kinh doanh. Đõy là mụ hỡnh quản lý rất phự hợp với tỡnh hỡnh thực tế của Cụng ty cổ phần khỏch sạn Đại Dƣơng.
Một số giải phỏp nhằm nõng cao năng lực cạnh tranh tại Cụng ty Cổ phần Khỏch sạn Du Lịch Đại Dương
Nguyễn Minh Tuấn- QT1103N 35
Sơ đồ bộ mỏy quản lý của khỏch sạn Đại Dƣơng
( Nguồn: Báo cáo thống kê khách sạn Đại D-ơng)
Chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận:
2.1.2.1 Ban Giỏm đốc
Chịu trỏch nhiệm trƣớc Hội đồng quản trị. Đại diện cho Cụng ty liờn doanh trƣớc cỏc cơ quan nhà nƣớc, Tũa ỏn và với cỏc bờn thứ 3 về toàn bộ hoạt động cú liờn quan đến sản xuất kinh doanh của Cụng ty.
Quyết định chớnh sỏch và mục tiờu chất lƣợng của Cụng ty, quyết định chiến lƣợc kinh doanh, quy mụ và phạm vi thị trƣờng cũng nhƣ kế hoạch đầu tƣ, phỏt triển của Cụng ty. Sắp xếp cơ cấu tổ chức và bố trớ nhõn sƣ, chỉ đạo điều hành mọi hoạt động của Cụng ty, hoàn thành kế hoạch sản xuất kinh doanh.
HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ GIÁM ĐỐC PHể GIÁM ĐỐC 1 PHể GIÁM ĐỐC 2 Phòng kế toán Phòng nhân sự tổng hợp Bộ phận nhà hàng Bộ phận lễ tân Bộ phận thị tr-ờng lữ hành nội địa Bộ phận thị tr-ờng lữ hành quốc tế Đào tạo nghề Bộ phận marketing Phòng kinh doanh
Một số giải phỏp nhằm nõng cao năng lực cạnh tranh tại Cụng ty Cổ phần Khỏch sạn Du Lịch Đại Dương
Nguyễn Minh Tuấn- QT1103N 36
Phờ duyệt nội dung cỏc quy trỡnh của hệ thống quản lý chất lƣợng theo tiờu chuẩn quốc tế ISO 9001:2000 đƣợc ỏp dụng tại Cụng ty. Huy động mọi nguồn lực đỏp ứng nhu cầu xõy dựng và thực hiện hệ thống quản lý chất lƣợng, thực hiện cỏc cam kết về chất lƣợng đối với khỏch hàng. Chủ trỡ cỏc cuộc họp, soỏt xột của lónh đạo về hệ thống quản lý chất lƣợng của Cụng ty.
2.1.2.2 Phũng Nhõn sự - Tổng hợp
Chịu trỏch nhiệm trƣớc BGĐ về việc tuyển dụng, duy trỡ, đào tạo và phỏt triển nguồn nhõn lực. Đỏp ứng yờu cầu nõng cao khụng ngừng về khả năng quản lý của hệ thống chất lƣợng, gúp phần nõng cao năng lực hoạt động và hiệu quả tổ chức của Cụng ty.
Thiết lập cỏc chớnh sỏch về nguồn lực, căn cứ trờn cơ sở quyết định sản xuất kinh doanh và định hƣớng của Cụng ty nhƣ:
- Cỏc chớnh sỏch về quyền hạn, trỏch nhiệm, quy chế hoạt động của cỏc phũng, ban.
- Cỏc chớnh sỏch về quy chế tuyển dụng, về thời gian tập sự và bổ nhiệm - Cỏc chớnh sỏch về chế độ tiền lƣơng, phụ cấp, khen thƣởng.
- Cỏc chớnh sỏch về đào tạo, bồi dƣỡng nghiệp vụ cho nhõn viờn.
Tổ chức cụng tỏc thống kờ nhõn sự, quản lý lao động. Thiết lập quy chế ký kết hợp đồng lao động, đảm bảo quyền lợi và nghĩa vụ của ngƣời lao động phự hợp với điều kiện của Cụng ty và tuõn thủ chớnh sỏch, quy định hiện hành của Nhà nƣớc.
Thiết lập hệ thống theo dừi ngày cụng lao động, ngày nghỉ chế độ và ngày cụng làm thờm. Đảm bảo chớnh xỏc trong việc thanh toỏn tiền cụng, cỏc loại bảo hiểm và cỏc chế độ khỏc theo quy chế của Cụng ty, phự hợp với quy định hiện hành của Nhà nƣớc. Lập kế hoạch tiền lƣơng, trực tiếp thanh toỏn tiền lƣơng cho ngƣời lao động và theo dừi diễn biến thanh toỏn lƣơng từng kỳ kế hoạch.
Tổ chức thu thập số liệu thống kờ về tỡnh hỡnh sản xuất, sử dụng lao động để tham mƣu cho BGĐ xem xột cỏc khả năng hợp lý húa quỏ trỡnh sản xuất kinh doanh, tối ƣu húa việc sử dụng nguồn nhõn lực, năng lƣợng, mỏy múc, thiết bị.
Một số giải phỏp nhằm nõng cao năng lực cạnh tranh tại Cụng ty Cổ phần Khỏch sạn Du Lịch Đại Dương
Nguyễn Minh Tuấn- QT1103N 37
Tổ chức đội ngũ nhõn viờn bảo vệ Cụng ty, đảm bảo an toàn cho sản xuất, bảo đảm an ninh và phũng chống chỏy nổ trong khu vực Cụng ty; mua cỏc loại bảo hiểm cho phƣơng tiện, tài sản và cho ngƣời lao động. Tiến hành tổ chức cụng tỏc huấn luyện an toàn lao động và trang bị bảo hộ lao động; chăm súc sức khỏe, bảo vệ cảnh quan mụi trƣờng trong phạm vi Cụng ty.
Tổ chức hệ thống kiểm soỏt đảm bảo việc lƣu trữ hồ sơ, tài liệu và cỏc văn bản thực sự khoa học, đỳng với quy định của Cụng ty. Tham gia đỏnh giỏ chất lƣợng nội bộ và soỏt xột hệ thống chất lƣợng khi cú yờu cầu, thực hiện cỏc quy trỡnh chất lƣợng của phũng trọng hệ thống quản lý chất lƣợng.
2.1.2.3 Phũng Tài chớnh – Kế toỏn
Chịu trỏch nhiệm trƣớc BGĐ Cụng ty và Nhà nƣớc theo điều lệ kế toỏn Nhà nƣớc về mọi hoạt động Tài chớnh – Kế toỏn của Cụng ty.
Theo dừi và tập hợp cỏc số liệu về kết quả sản xuất, kinh doanh bằng nghiệp vụ kế toỏn; tham gia phõn tớch kết quả sản xuất kinh doanh của Cụng ty theo từng kỳ tài chớnh từ đú đề ra cỏc giải phỏp tài chớnh phự hợp với chớnh sỏch kinh doanh của Cụng ty. Xỏc lập tớnh hiệu quả của hệ thống tài chớnh Cụng ty, theo dừi và lập sổ kế toỏn, phỏt hiện cỏc khoản chi phớ khụng hợp lý.
Theo dừi và đề xuất cỏc biện phỏp kế toỏn trong cỏc nghiệp vụ cú liờn quan đến giỏ ăn uống, l-u trú của Cụng ty. Tớnh toỏn, trớch gộp đỳng quy định cỏc khoản phải nộp vào ngõn sỏch Nhà nƣớc nhƣ thuế, cỏc loại bảo hiểm cho ngƣời lao động… Theo dừi cụng nợ và thanh toỏn đỳng quy định cỏc khoản tiền vay, cỏc khoản phải thu, phải chi, phải trả trong nội bộ Cụng ty cũng nhƣ với cỏc đối tỏc kinh doanh bờn ngoài.
Theo dừi, trớch lập cỏc quỹ tài chớnh sử dụng trong Cụng ty theo đỳng quy định tài chớnh hiện hành và nghị quyết của hội đồng quản trị Cụng ty hàng năm. Lập và gửi bỏo cỏo đỳng hạn cỏc loại văn bản tài chớnh, thống kờ quyết toỏn theo đỳng hạn cỏc loại văn bản tài chớnh, thống kờ quyết toỏn theo đỳng chế độ hiện hành cho cơ quan quản lý Nhà nƣớc và HĐQT Cụng ty. Tổ chức bảo quản,
Một số giải phỏp nhằm nõng cao năng lực cạnh tranh tại Cụng ty Cổ phần Khỏch sạn Du Lịch Đại Dương
Nguyễn Minh Tuấn- QT1103N 38
lƣu trữ cỏc tài liệu, hồ sơ kế toỏn theo đỳng chế độ Kế toỏn do Nhà nƣớc ban hành. Đảm bảo bớ mật tuyệt đối cỏc tài liệu, hồ sơ và số liệu kế toỏn.
Thực hiện kế hoạch đào tạo, bồi dƣỡng nõng cao trỡnh độ của đội ngũ cỏn bộ kế toỏn nhằm thực hiện tốt nhiệm vụ đƣợc giao, đỏp ứng khụng ngừng nõng cao chuyờn mụn, nghiệp vụ.
2.1.2.4 Phũng Kinh doanh
Chịu trỏch nhiệm trƣớc ban giỏm đốc về việc thu thập đầy đủ, chớnh xỏc cỏc thụng tin về tỡnh hỡnh chủ hàng, tỡnh hỡnh thực hiện cỏc hợp đồng vận tải nội bộ; cỏc thụng tin về cụng tỏc quản lý duy trỡ và mở rộng phạm vi kinh doanh của Cụng ty. Nghiờn cứu chiến lƣợc kinh doanh và tổ chức cụng tỏc tiếp thị, nhằm duy trỡ và phỏt triển cỏc dịch vụ phự hợp với chiến lƣợc phỏt triển của Cụng ty.
Tổ chức theo dừi, cập nhật, lƣu trữ tài liệu hồ sơ phản ỏnh quỏ trỡnh sản xuất kinh doanh của Cụng ty theo nhiệm vụ ban giỏm đốc giao.
Tham gia đỏnh giỏ chất lƣợng nội bộ và soỏt xột hệ thống chất lƣợng khi cú yờu cầu, tổ chức thực hiện cỏc quy trỡnh chất lƣợng của phũng trong hệ thống quản lý chất lƣợng.