2. Bộ phận trực tiếp kinh doanh 28 T ổng lao ủộng
3.7.4. Phương phỏp tổ chức thu thập số liệu và phõn bổ chi phớ cho từng bộ
phận tại EXSECO
3.7.4.1. Tỡnh hỡnh theo dừi doanh thu và chi phớ của cụng ty
Cụng ty EXSECO mở cỏc sổ sỏch kế toỏn ủể theo dừi tổng hợp cho từng loại tài khoản và ủồng thời mở cỏc sổ chi tiết theo dừi từng ủối tượng chịu chi phớ doanh thu.
* ðối với doanh thu:
- Cụng ty mở sổ theo dừi tổng hợp doanh thu toàn Cụng ty trờn sổ cỏi tài khoản 511, 512 và sổ tổng hợp doanh thu.
- Ở cỏc quầy hàng, bộ phận mở sổ theo dừi doanh thu cho từng bộ phận, trung tõm, Cửa hàng, dịch vụ khỏch sạn.
* ðối với chi phớ:
Cụng ty mở cỏc sổ theo dừi từng loại chi phớ cho cỏc bộ phận như sau: - ðối với nghiệp vụ khỏch sạn:
+ Sổ chi phớ dịch vụ khỏch sạn TK 627: mở chi tiết cho từng thỏng với cỏc nội dung chi phớ như: chi phớ nguyờn vật liệu, phõn bổ cụng cụ dụng, tiền lương, bảo hiểm xó hội, kinh phớ cụng ủoàn, chi phớ tiền ủiện, tiền ủiện thoại, tiền nước.
+ Sổ theo dừi cụng cụ dụng cụ. + Sổ theo dừi tài sản cố ủịnh.
- ðối với cỏc Cửa hàng và Trung tõm phõn phối sản phẩm: mỗi Cửa hàng cú từng loại sổ theo dừi riờng:
+ Sổ theo dừi giỏ vốn hàng bỏn TK632. + Sổ chi phớ bỏn hàng TK641
+ Thẻ kho.
+ Sổ theo dừi cụng cụ dụng cụ. - ðối với văn phũng Cụng ty:
toàn cụng ty.
+ Bảng tớnh và phõn bổ tiền lương và bảo hiểm xó hội, bảo hiểm y tế, kinh phớ cụng ủoàn.
+ Bảng tớnh phõn bổ khấu hao tài sản cố ủịnh cho toàn cụng ty và cỏc bộ phận cú liờn quan.
+ Sổ chi tiết cụng cụ dụng cụ.
3.7.4.2. Phõn loại chi phớ theo ứng xử
Dựa vào số liệu trờn cỏc sổ kế toỏn trờn tỏc giả tiến hành phõn ra ủịnh phớ và biến phớ của từng bộ phận Cửa hàng như sau:
* ðối với nghiệp vụ khỏch sạn:
- ðịnh phớ bao gồm cỏc khoản chi phớ sau:
+ Tiền lương của 2 cỏn bộ quản lý hưởng theo lương thời gian (căn cứ vào số liệu trờn bảng tớnh lương hàng thỏng).
+ Bảo hiểm xó hội, bảo hiểm y tế, kinh phớ cụng ủoàn tớnh tỷ lệ 19% trờn tiền lương tương ứng.
+ Toàn bộ chi phớ cụng cụ dụng cụ phõn bổ cho từng thỏng (lấy trờn bảng phõn bổ cụng cụ dụng cụ).
+ Toàn bộ chi phớ khấu hao tài sản cố ủịnh (lấy trờn bảng tớnh và phõn bổ khấu hao tài sản cố ủịnh).
+ Chi phớ dịch vụ mua ngoài: bao gồm tiền ủiện, bảo vệ, tiền ủiện thoại, thuờ bao tiền mua văn phũng phẩm dựa vào sổ kế toỏn chi tiết.
+ Cỏc khoản chi phớ khỏc phỏt sinh nhưng khụng phụ thuộc vào doanh thu hay số lượng khỏch ở như chi phớ sửa chữa nhỏ thường xuyờn ...
- Biến phớ bao gồm:
+ Tiền lương của nhõn viờn hưởng theo tỷ lệ trờn doanh thu (căn cứ vào bảng tớnh lương).
+ Chi phớ dịch vụ mua ngoài: những chi phớ chịu ảnh hưởng trực tiếp của số lượng khỏch hàng như tiền mua nguyờn vật liệu, tiền ủiện, tiền nước,
tiền cước phớ ủiện thoại (ngoài phõn thuờ bao).
+ Chi phớ khỏc: chi phớ ủồ dựng phục vụ cho khỏch hàng như: xà phũng, bàn chải, thuốc ủỏnh răng ... dựng một lần.
* ðối với Trung tõm phõn phối sản phẩm và cỏc Cửa hàng:
- ðịnh phớ bao gồm:
+ Toàn bộ chi phớ cụng cụ dụng cụ căn cứ vào bảng tớnh và phõn bổ cụng cụ dụng cụ ủang sử dụng.
+ Khấu hao tài sản cố ủịnh và tiền thuờ nhà: căn cứ vào số khấu hao tài sản cố ủịnh và chi phớ thuờ nhà do cụng ty phõn bổ.
+ Chi phớ dịch vụ mua ngoài như: chi phớ quảng cỏo, in ấn, cước phớ ủiện thoại thuờ bao, tiền ủiện, tiền nước, chi phớ hội họp .... Căn cứ cỏc khoản mục chi phớ trờn sổ chi phớ ủể lấy số liệu.
- Biến phớ bao gồm:
+ Giỏ vốn hàng bỏn: căn cứ vào sổ chi tiết giỏ vốn hàng bỏn TK632 ủược mở và theo dừi cho từng Cửa hàng.
+ Tiền lương: bao gồm lương khoỏn theo tỷ lệ trờn doanh thu, tiền thưởng năng suất: lấy số liệu trờn bảng lương và cỏc khoản thưởng.
+ Chi phớ dịch vụ mua ngoài: tiền xăng xe ụ tụ vận tải, tiền thuờ ủúng gúi, chuẩn bị hàng ủể bỏn ra ... lấy số liệu trờn cỏc mục trong sổ chi phớ.
+ Phớ vận chuyển: tiền vận chuyển hàng hoỏ ủi tiờu thụ ngoài theo số lượng lấy số liệu cỏc mục trờn sổ chi phớ.
* ðối với văn phũng cụng ty:
Toàn bộ chi phớ ủược tớnh là ủịnh phớ trừ một số chi phớ dịch vụ mua ngoài như tiền xăng xe, chi phớ phục vụ cho hoạt ủộng của ụ tụ, tiền ủiện ủược tớnh là biến phớ.