5) Biểu đồ hệ thống mạng của Ngân hàng XYZ:
2.1.1.3Đánh giá hệ thống kiểmsoát nội bộ của Ngân hàng
Để có thể đánh giá được hệ thống kiểm soát nội bộ của Ngân hàng, các kiểm toán viên đã xem xét những thông tin liên quan đến 5 yếu tố của kiểm soát nội bộ như sau:
Môi trường kiểm soát
Ernst & Young Việt Nam đã xác định và đánh giá những thiết kế kiểm soát của ngân hàng có vai trò quan trọng đối với cuộc kiểm toán và xác định xem những kiểm soát này có được thực hiện hay không?
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Kinh tế Quốc dân
Những kiểm soát nội bộ quan trọng với kiểm toán
Có được thực hiện? Quy trình thực hiện
Việc thực hiện các công việc được đánh giá định kỳ và được xem xet, kiểm tra bởi mỗi nhân viên.
Có Không Hàng năm, Ngân hàng đánh giá và kiểm tra lại việc thực hiện của mỗi chi nhánh và mỗi nhân viên trong chi nhánh nhằm quyết định mức thưởng và mức lương thu nhập
Ban Quản trị có những quy trình khác để giải quyết những khúc mắc về kế toán, kiểm toán, công nghệ thông tin hay các vấn đề vể kiểm soát nội bộ.
Có Không Không.
Có những hướng dẫn nghề nghiệp và những thông tin khác để hướng dẫn cho các nhân viên nhiệm vụ của họ
Có Không Hàng tuần, ở chi nhánh cũng như ở Hội sở, trung tâm giao dịch luôn tổ chức những cuộc họp nhằm đánh giá, giải quyết những vấn đề nổi bật và lập kế hoạch chi tiết cho mỗi phần.
Ngân hàng có hướng dẫn cụ thể về nghĩa vụ và trách nhiệm được quy định cho mỗi nghiệp vụ (như tín dụng, bảo lãnh, ngân quỹ…)
Chỉnh sửa những khuyết điểm về kiểm soát nội bộ đã xác định được trong 1 khoảng thời gian xác định.
Có Không Hàng quý, Ban Kiểm soát nội bộ sẽ trình bản báo cáo giám sát và báo cáo sửa đổi lên Hội đồng Quản trị và Ngân hàng Nhà nước.
Phân công trách nhiệm từ Hộ sở đến các chi nhánh.
Có Không Hội sở chính sẽ thiết lập hệ thống phân quyền từ Hội sở chính đến các Chi nhánh.
Đánh giá rủi ro
Quy trình đánh giá rủi ro của Ngân hàng vẫn chưa được kiểm soát một cách bao quát, ví dụ như:
• Một quy trình đánh giá rủi ro, bao gồm việc ước lượng rủi ro tiêu biểu, đánh giá những sự cố có khả năng xảy ra và xác định những hoạt động cần thiết thì lại chưa được thiết lập.
• Quy trình đánh giá rủi ro không bao gồm việc xác định và đánh giá những rủi ro mang tính gian lận.
Tuy nhiên quy trình này của Ngân hàng XYZ đã được đánh giá tốt hơn quy trình của những ngân hàng khác, ví dụ: Ban Kế toán của Ngân hàng có khả năng thực hiện được tất cả các quy định mới của Ngân hàng Nhà nước Việt Nam.
Sau khi có những đánh giá về ngân hàng, các kiểm toán lại xây dựng thêm 1 bảng nhằm mô tả những quy trình thực hiện của Ngân hàng trong việc đánh giá rủi ro:
Những kiểm soát nội bộ quan trọng với kiểm toán
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Kinh tế Quốc dân Có cơ chế thích đáng cho việc xác
định rủi ro kinh doanh.
Có Không Ngân hàng đã thành lập Ban Quản lý rủi ro Kinh doanh để xác định và đề xuất những thủ tục nhắm đương đầu với rủi ro.
Thực hiện đánh giá rủi ro định kỳ (ít nhất là hàng năm), kể cả Công nghệ thông tin
Có Không Hàng quý, Ngân hàng đã có báo cáo nội bộ tóm tắt về tín dụng, vốn lưu động, dịch vụ, Công nghệ thông tin …và đánh giá kết quả hoạt động.
Kế hoạch chiến lược được xem xét và phê duyệt bởi Hội đồng Quản trị.
Có Không Vào đầu năm, Ban Giám đốc của Ngân hàng sẽ tiến hành một cuộc họp để đánh giá kết quả của năm trước và kế hoạch chiến lược cho năm nay.
Mục tiêu kinh doanh của Ngân hàng được thiết lập, truyền đạt và kiểm soát trong toàn Ngân hàng.
Có Không Giám đốc sẽ xem xét kết quả năm trước và ra quyết định để lập nên mục tiêu kế hoạch.
Các hoạt động, thông tin kiểm soát
Tại Ngân hàng , Ban Kế toán và Ban Công nghệ thông tin hiện đang hoạt động gắn liền với những hệ thống mới.
Định kỳ, những người quản lý ở các cấp sẽ phải báo cáo cho cấp cao hơn về việc thực hiện của các chi nhánh hay các khu vực thuộc quản lý của họ. Tất cả các kết quả thực tế sẽ được so sánh với Ngân sách
Hiện nay, cùng việc thực hiện hệ thống mới, các yêu cầu vấn chưa được thỏa mãn và do đó, mức độ hài lòng của nhân viên không phải là cao nhất.
Dưới đây là bảng thể hiện sự hiểu biết của các kiểm toán viên về mức độ kiểm soát của ngân hàng có liên quan đến các hoạt động và thông tin kiểm soát:
Những kiểm soát nội bộ quan trọng
với kiểm toán Có được thực hiện? Quy trình thực hiện
Ngân hàng duy trì sự mô tả công việc bằng văn bản và tham khảo các hướng dẫn mô tả nhiệm vụ của từng người.
Có Không Ngân hàng đã có hướng dẫn cụ thể từng nghiệp vụ ( như tín dụng, bảo lãnh, ngân quỹ…) mà về trách nhiệm và nhiệm vụ của từng phần.
Người Quản lý của Ngân hàng xem xét những người được chỉ định thực hiện công việc như ngân quỹ, lợi nhuận, mục tiêu tài chính, mục tiêu hoạt động…một cách đều đặn (hàng tháng, hàng quý…)và xác định những sự khác nhau. Những sự chênh lệch đó được xem xét tỉ mỉ và được điều chỉnh bởi những hoạt động thích hợp.
Có Không Ban Giám đốc của ngân hàng đã họp và ra báo cáo kết quả kinh.
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Kinh tế Quốc dân tới ban quản lý hoạt động và được hỗ
trợ bởi những ý kiến phân tích.
kết quả hoạt động kinh doanh và báo cáo lên Giám đốc.
Sự kiểm tra
Đây là quá trình đánh giá chất lượng của việc thực hiện kiểm soát nội bộ theo thời gian. Một trách nhiệm quan trọng của việc quản lý là thiết lập và duy trì kiểm soát nội bộ. Các nhà quản lý của Ngân hàng thực hiện kiểm tra các hoạt động kiểm soát để biết khi nào họ hoạt động như đã định và khi nào họ phải thay đổi để thích nghi với những thay đổi của các điều kiện.
Đối với Ngân hàng XYZ, sau khi thu thập được đủ tài liệu, các kiểm toán viên đã đưa ra một số nhận xét sau:
Chức năng kiểm toán nội bộ của Ngân hàng là khá yếu do nhân viên không có đủ kinh nghiệm, được đào tạo không bài bản nên có kỹ năng và chất lượng kém. Với mức năng lực này, tính hữu ích của kiểm toán nội bộ sẽ bị giới hạn về mục đích của nó. Hơn thế nữa, bộ phận kiểm toán nội bộ của Ngân hàng được đặt ở chi nhánh nào thì chỉ thực hiện kiểm toán cho chi nhánh đó, vì vậy công việc của họ sẽ không độc lập với chi nhánh.
Các nhà quản lý có thể hành động dựa trên những ý kiến của kiểm toán nội bộ. Các thủ tục kiểm tra được thực hiện bởi Ngân hàng Nhà nước, kiểm toán nội bộ và kiểm tra một chiều của nhà quản lý.
Chức năng giám sát bởi Ngân hàng Nhà nước là tương đối đơn giản, không mang tính toàn diện nhưng vẫn có ích cho mục đích kiểm soát và kiểm tra các hoạt động của ngân hàng.
Dưới đây sẽ là bảng tóm tắt những thông tin và sự hiểu biết của kiểm toán viên đối với yếu tố kiểm tra trong môi trường kiểm soát nội bộ của Ngân hàng:
Những kiểm soát nội bộ quan trọng
với kiểm toán Có được thực hiện? Quy trình thực hiện
Nhà quản lý sẽ thực hiện những hành động thích đáng và kịp thời để chỉnh sửa những thiếu sót đã được báo cáo bởi chức năng kiểm toán nội bộ hay các kiểm toán viên độc lập.
Có Không Định kỳ, bộ phận kiểm toán nội bộ sẽ cung cấp các báo cáo về các kết quả bổ sung cho Hội đồng Quản trị, Ngân hàng Nhà nước.
Các kết quả của các hoạt động kiểm toán nội bộ được báo cáo cho quản lý cấp cao, Hội đồng quản trị hay ủy ban kiểm toán và các kiểm toán viên đôc lập. Các kiểm toán viên nội bộ có thể tham gia vào Hội đồng quản trị hay ủy ban Kiểm toán.
Có Không Cuối mỗi quý, báo cáo giám sát nội bộ sẽ được trình lên Hội đồng quản trị và Ngân hàng Nhà nước.
Phạm vi của các hoạt động kiểm toán nội bộ tùy thuộc vào bản chất, quy mô và cơ cấu của Ngân hàng.
Có Không Phạm vi của cuộc kiểm toán nội bộ vẫn bị giới hạn trong việc kiểm tra các thủ tục, tính tuân thủ các nguyên
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Kinh tế Quốc dân
tắc, do đó, không nhiều mảng công việc trên Báo cáo tài chính được thực hiện.
Sau khi xem xét từng yếu tố của kiểm soát nội bộ, Ernst & Young Việt Nam đã đi đến kết luận về tính hiệu quả của Ngân hàng XYZ. Theo Ernst & Young Việt Nam thì XYZ là một ngân hàng nhà nước chịu sự giám sát và kiểm soát chặt chẽ, nghiêm túc của Ngân hàng Nhà nước và các cổ đông khác. Ban quản lý của Ngân hàng xuất hiện nhằm có thẩm quyền trong những nhiệm vụ và trách nhiệm được giao phó. Hội đồng quản trị và Ban giám sát của Ngân hàng đã thiết lập một cách hiệu quả những hệ thống và chính sách để ngăn ngừa và phát hiện các sai sót và gian lận.
Ngân hàng XYZ đã thiết lập những quy tắc, luật lệ và những thủ tục toàn diện tạo điều kiện cho chức năng kiểm soát và kiểm tra của ngân hàng.
Mặc dù những yếu kém tồn tại có thể được xác định tại các cấp chi nhánh nhưng về tổng thể Ernst & Young Việt Nam vẫn đánh giá khả năng quản lý của Ngân hàng là đủ tốt trong việc phát hiện những kỳ vọng và sự chệch hướng từ những luật lệ của Ngân hàng.
Theo những nhận xét trên đây thì các kiểm toán viên của Ernst & Young Việt Nam đã đi đến kết luận rằng: Hệ thống kiểm soát nội bộ của Ngân hàng XYZ hoạt động hiệu quả. Như vậy, rủi ro kiểm soát của ngân hàng được đánh giá là ở mức thấp.