2) Ngân hàng chịu áp lực trong việc duy trì
2.1.1.5Tìm hiểu về quy trình và những điểm dễ xảy ra sai sót của lớp nghiệp vụ và thực hiện kiểm tra xuyên suốt
thực hiện kiểm tra xuyên suốt
Với việc xác định được những lớp nghiệp cần chú ý, các kiểm toán viên dễ dàng đi sâu vào đánh giá những rủi ro của mỗi lớp nghiệp vụ. Để làm được việc này, các kiểm toán viên cần phải thực hiện công đoạn tìm hiểu để phát hiện ra những điểm dễ xảy ra sai sót của lớp nghiệp vụ, sau đó thực hiện công đoạn kiểm tra xuyên suốt đối với lớp nghiệp vụ dựa theo những điểm dễ xảy ra rủi ro đó, để từ đó có thể đánh giá được những rủi ro của mỗi nghiệp vụ.
Đối với khoản mục “Tiền và tương đương tiền”, các kiểm toán viên sẽ thực hiện việc tìm hiểu quy trình 3 lớp nghiệp vụ chi tiền, thu tiền và tiền ở máy ATM. Sau đây, ta sẽ tìm hiểu việc thực hiện công đoạn này với lớp nghiệp vụ tiền ở máy ATM để minh họa. Với lớp nghiệp vụ đối với tiền trong máy ATM thì đầu tiên các kiểm toán viên sẽ tìm hiểu về quy trình phát hành thẻ ATM cho khách hàng từ việc khách hàng đến đăng ký làm thẻ cho đến khi khách hàng nhận được thẻ ATM của mình. Tiếp đó, kiểm toán viên sẽ tìm hiểu kỹ hơn về những vấn đề cụ thể liên quan đến thẻ ATM của ngân hàng XYZ như sau:
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Kinh tế Quốc dân
• Những dịch vụ mà thẻ ATM cung cấp cho khách hàng: rút tiền, xem số dư, mua sắm thông qua hệ thống liên ngân hàng…
• Những giới hạn của thẻ ATM: Số lần rút và lượng tiền cho phép rút ra trong ngày của từng loại thẻ bị giới hạn, không linh hoạt…
• Lãi suất: được hưởng mức lãi suất của tiền gửi thanh toán… • Phương pháp hạch toán:
- Khi khách hàng rút tiền ghi:
Nợ Tài khoản khách hàng Có Tài khoản Tiền tại máy ATM
- Khi khách hàng gửi tiền vào tài khoản ghi:
Nợ Tài khoản Tiền tại máy ATM Có Tài khoản khách hàng
Sau khi có được những hiểu biết trên, kiểm toán viên sẽ xác định những điểm dễ xảy ra sai sót đối với những nghiệp vụ liên quan đến tiền trong máy ATM được liệt kê dưới đây:
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Kinh tế Quốc dân
Những điểm dễ xảy ra sai sót
Những hoạt động kiểm soát quản lý Cơ sở dấn liệu liên quan Rủi ro có liên quan
Rủi ro tài chính Các nghiệp vụ không được nhập đúng vào hệ thống
Giám sát để kiểm tra và phê chuẩn hoạt động của nhân viên thực hiện đăng ký cho khách hàng trên hệ thống và chứng từ.
• Tiền và tương đương tiền (E,C,V, R&O) • Các khoản thu nhập từ phí và hoa hồng
(C,E,V,P&D,R&O)
• Tiền dễ bị các nhân viên biển thủ • Các nghiệp vụ bị ghi sai vào Sổ Cái • Ghi khống/ghi thiếu thu nhập • Phân loại sai tiền gửi
Tiền khách hàng gửi vào tài khoản không được cập nhật ngay lập tức
Cuối ngày, thực hiện đối chiếu danh sách các nghiệp vụ trong ngày với toàn bộ chứng từ của mỗi chi nhánh để chắc chắn rằng mọi khoản tiền gửi đã được ghi nhận.
• Tiền và tương đương tiền (C,E,V,R&O) • Tiền gửi của khách hàng
(C,E,V,R&O,P&D)
• Ghi khống/ghi thiếu tài khoản tài sản • Ghi khống/ghi thiếu tài khoản tiền gửi
• Tính không đầy đủ của tài khoản tiền do các nghiệp vụ không được ghi nhận đúng kỳ
• Ghi khống/ghi thiếu của tài khoản tiền Tất cả các nghiệp vụ
không được ghi nhận đầy đủ và chính xác
Tất cả các nghiệp đã hoàn thành phải được đặt ở trạng thái “Đã hoàn thành” trên màn hình
Thực hiện đối chiếu cuối ngày tại phòng kế toán để chắc chắn rằng không có sai sót nào xuất hiện trong ngày.
• Tiền và tương đương tiền (E,C,V, R&O) • Chi phí trả lãi (C,M,O, P&D)
• Các khoản thu nhập từ phí và hoa hồng (C,E,V,P&D,R&O)
• Tiền dễ bị các nhân viên biển thủ • Các nghiệp vụ bị ghi sai vào Sổ Cái • Ghi khống/ghi thiếu thu nhập • Phân loại sai tiền gửi
Rủi ro hoạt động Các ứng dụng không được điền vào một cách chính xác và thỏa đáng
Có 3 mức độ kiểm soát:
• Nhân viên đăng ký sẽ kiểm tra xem các ứng dụng đã được điền đầy đủ chưa-ký tên
• Giám sát để kiểm tra lại và phê chuẩn trên hệ thống và chứng từ- ký tên
• Kiểm tra việc ghi nhận nghiệp vụ vào cuối ngày của phòng kế toán Thẻ ATM có thể được
mở cho người khác không phải là người
Khi khách hàng đến thực hiện giao dịch, họ được yêu cầu phải khai tên giao dịch và chữ ký để kiểm tra cả
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Kinh tế Quốc dân
có thể bị gửi cho người không phải là người đăng ký
giao dịch và chữ ký trước khi giao thẻ và mã số PIN
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Kinh tế Quốc dân
Sau đó, các kiểm toán viên đã thực hiện kiểm tra xuyên suốt đối với những hoạt động kiểm soát những rủi ro trên nhằm đánh giá xem những rủi ro đó có được hạn chế bởi những kiểm soát trên không được thể hiện ở bảng dưới đây:
Tên hoạt động kiểm soát Tần suất Thực hiện bởi Thiết kế Hoạt động
Cuối ngày, thực hiện đối chiếu danh sách các nghiệp vụ trong ngày với toàn bộ chứng từ của mỗi chi nhánh để chắc chắn rằng mọi khoản tiền gửi đã được ghi nhận.
Hàng ngày Bộ phận kế toán Hiệu quả Hiệu quả
Khi khách hàng đến thực hiện giao dịch, họ được yêu cầu phải khai tên giao dịch và chữ ký để kiểm tra cả trên hệ thống và trên chứng từ.
Nhiều lần trong
ngày Hệ thống và chứng từ Hiệu quả Hiệu quả Giám sát để kiểm tra và phê chuẩn hoạt động
của nhân viên thực hiện đăng ký cho khách hàng trên hệ thống và chứng từ.
Nhiều lần trong ngày
Người kiểm soát Hiệu quả Hiệu quả
Thực hiện đối chiếu cuối ngày tại phòng kế toán để chắc chắn rằng không có sai sót nào xuất hiện trong ngày.
Hàng ngày Kế toán viên Hiệu quả Hiệu quả
Khi những hoạt động kiểm soát này được thiết và hoạt động có hiệu quả thì những rủi ro tiềm tàng ở trên sẽ được đánh giá ở mức độ thấp.