I/ Bán sản phẩm Bước 1 :
a) Kiểm tra vật chất
Việc kiểm kê cũng được KTV thực hiên tương tự như Công ty ABC. Kỹ thuật kiêm kê được KTV sử dụng đối với hàng tồn kho, tiền tại quỹ và tài sản của Công ty. Tham gia vào quá trình kiểm kê cũng cần có sự tham gia của kế toán trưởng, kế toán tiền mặt, thủ quỹ và KTV. Trong quá trình kiểm kê, trước hết tiến hành niêm phong quỹ nhằm, niêm phong kho nhằm đảm bảo không có sự thu chi tiền mặt cũng như việc nhập xuất kho tránh nhầm lẫn và kết quả kiểm kê không chính xác. Do đây là khách hàng mới của AASC, nên KTV sẽ trực tiếp xuống kho cũng như tham gia vào quá trình kiểm kê quỹ tiền mặt tại thời điểm kết thúc niên độ, thông qua đó cũng bước đầu làm quen và có thu thập được những thông tin về hệ thống KSNB của Công ty khách hàng.
Trong quá trình kiểm kê hàng tồn kho, KTV yêu cầu thủ kho cung cấp các thông tin về hàng gửi bán và hàng của Công ty để đánh dấu riêng, tránh nhầm lẫn. KTV cùng với thủ kho tiến hành kiểm kê theo mã hàng, đồng thời ghi chép lại đầy đủ quá trình thực hiện, số lượng và tình trạng sử dụng.
Khi tham gia vào kiểm kê quỹ, KTV cũng tiến hành ghi chép lại trên giấy tờ làm việc kết quả thu thập được kèm theo biên bản kiểm kê tại Công ty XYZ (mẫu như biên bản kiểm kê tại Công ty ABC).
Biểu 13: Trích giấy tờ làm việc của KTV Công ty TNHH DV Tư vấn Kế toán và Kiểm toán
Auditing and accounting financial consultancy service company THÀNH VIÊN INPACT QUỐC TẾ
Tên khách hàng: Công ty XYZ Tham chiếu:
Niên độ kế toán:31/12/2008 Người thực hiện:
Bước công việc: Kiểm kê Ngày thực hiện:
Tham gia vào quá trình kiểm kê vào hồi 16h ngày 31/12/2008 tại Công ty XYZ có Bà: Lê Thị Hoa – Kế toán trưởng
Bà: Phan Bích Hằng – Kế toán tiền mặt Bà: Nguyễn Huyền Trang – Thủ quỹ Ông: Nguyễn Mạnh Hùng – KTV Kết quả kiểm kê:
Chỉ tiêu Kết quả kiểm kê Sổ liệu sổ sách Chênh lệch
Tiền mặt VNĐ 6.500.000 6.500.000 0
Kết luận: Kết quả kiểm kê khớp với sổ liệu sổ sách.
( Trích: Phòng đầu tư nước ngoài AASC; File kiểm toán của Công ty XYZ)
b) Lấy xác nhận
Quá trình lấy xác nhận cũng được thực hiện tương tự như đối với Công ty ABC, tuy nhiên do XYZ là khách hàng mới, nên việc gửi thư xác nhận do KTV tự thực hiện.Chúng ta sẽ đề cập đến việc gửi thư xác nhận đối với các khoản phải thu. Khách hàng chủ yếu của Công ty là Yamaha, VMEP và Asashi Densho VN nên KTV tiến hành gửi thư xác định khẳng định nhằm yêu cầu xác định các khoản công nợ với Công ty. Các khách hàng khác chiếm tỷ trọng rất nhỏ trong các khoản phải thu nên KTV tiến hành gửi thư xác nhận phủ định, yêu cầu người nhận gửi thư phúc đáp nếu có sự chênh lệch.
Kết quả xác nhận được KTV ghi lại trên giấy tờ làm việc như sau:
Biểu14 : Trích giấy tờ làm việc của KTV Công ty TNHH DV Tư vấn Kế toán và Kiểm toán
Auditing and accounting financial consultancy service company THÀNH VIÊN INPACT QUỐC TẾ
Tên khách hàng: Công ty XYZ Tham chiếu:
Niên độ kế toán:31/12/2008 Người thực hiện:
Bước công việc: Lấy xác nhận Ngày thực hiện:
Theo phản hồi của khách hàng, công nợ phải thu đến ngày 31/12/2008:
Khách hàng Số xác nhận Sổ liệu sổ sách Chênh lệch
Yamaha 275.000.000 275.000.000 0
VMEP 98.000.000 98.000.000 0
Asashi Densho 25.000.000 25.000.000 0
Kết luận: Kết quả xác nhận khớp với sổ liệu sổ sách.
( Trích: Phòng đầu tư nước ngoài AASC; File kiểm toán của Công ty XYZ)
c) Phỏng vấn
Đối với Công ty XYZ là khách hàng mới của Công ty, kỹ thuật phỏng vấn được
vận dụng đầy đủ. KTV tiến hành lập kế hoạch phỏng vấn với mục đích thu thập hiểu
biết ban đầu về hệ thống kiểm soát của Công ty. Đối tượng mà KTV lựa chọn phỏng vấn
đầu tiên là Ban Giám Đốc, là những người nắm rõ nhất tình hình hoạt động của Công ty.
Tiếp đó là kế toán trưởng để tìm hiểu kỹ hơn về hệ thống kế toán đang thực hiện tại
Công ty. Qua quá trình phỏng vấn, KTV cũng bước đầu làm quen và tạo lòng tin với
khách hàng.
Trong quá trình phỏng vấn, KTV sử dụng bảng câu hỏi được xây dựng trước nhằm thu thập được những thông tin khái quát về Công ty khách hàng. Đồng thời KTV cũng sử dụng hệ thống các câu hỏi “đóng” và câu hỏi “mở” để tìm hiểu chi tiết và đầy đủ hơn các thông tin cần thu thập. Ở đây, chúng ta cũng xem xét việc áp dụng kỹ thuật này đối với việc thu thập các thông tin về khoản mục doanh thu như đối với Công ty ABC. KTVtiến hành phỏng vấn kế toán trưởng về việc doanh thu được ghi nhận khi nào, qui trình bán hàng và việc theo dõi sổ trên sổ như thế nào để biết được sự ghi nhận của doanh thu, KTV thu được câu trả lời:
Biểu 15: Trích giấy tờ làm việc của KTV
Công ty TNHH DV Tư vấn Kế toán và Kiểm toán
Auditing and accounting financial consultancy service company THÀNH VIÊN INPACT QUỐC TẾ
Tên khách hàng: Công ty XYZ Tham chiếu: Niên độ kế toán:31/12/2008 Người thực hiện:
Bước công việc: Mô tả hệ thống Ngày thực hiện I/Thông tin chung:
Chính sách giá: được thực hiện bởi bộ phận Sale và đưa ra quyết định cuối cùng là Ban lãnh đạo bộ phận- TGĐ. Chính sách được lập trên cơ sở nguyên liệu đầu vào, tuy nhiên hiện nay giá nguyên liệu đang tăng nhưng chính sách giá của Công ty chưa đáp ứng được thay đổi của thị trường.
Sản phẩm: Hiện nay, Công ty đang bán 3 mặt hàng chủ đạo là: đồng hồ đo tốc, bộ dây điện, và phao xăng, và cả 3 đều có dây chuyền sản xuât tại nhà máy, Công ty sẽ tiến hành nhập khẩu nguyên vật liệu và tiến hành sản xuất. Ngoài ra, công ty cung đang mua một số mặt hàng khác như sợi bóng kính rồi về bán lại thu lợi nhuận thương mại. Tuy nhiên doanh thu từ mặt hàng này còn rất nhỏ so với doanh thu của Công ty
Thị trường: Nội địa và nước ngoài. Tuy nhiên doanh thu xuất khẩu chiếm tỷ trọng rất ít ( 0,06%)
Khách hàng chủ đạo của Công ty là Yamaha (64,05%), VMEP (29.07% )
Và Asashi Densho VN (5,855). Đơn vị chưa có chính sách giá hữu hiệu với 3 khách hàng này và đang bị Yamaha ép giá bán. Điều này ảnh hưởng rất lớn đến lợi nhuân của Công ty vì Yamaha là khách hàng chính của Công ty.
Doanh thu xuất khẩu của công ty thu được từ các mặt hàng tạm nhập tái xuất (bán cho Công ty Chao Long)
II/Chu trình bán hàng
Order (1) Sale dep (2) Production dep
(5) (2) (4) (3) BOD (6) Accountant dep Customer Chú thích:
(1) Các đơn đặt hàng từ khách hàng tới bộ phận bán hàng. Đối với khách hàng mới sau khi nhận được đơn đặt hàng, Công ty sẽ quyết định giá và gửi lại. Đối với khách hàng quen thuộc, sau khi nhận được đơn đặt hàng, Công ty sẽ ngầm thỏa thuận với khách hàng như các lần trước, như vậy giá bán trong các lần sẽ không thỏa thuận theo giá nguyên vật liệu tại thời điểm hiện tại. Đây cũng là một phần ành hưởng tới chính sách giá và lợi nhuận của Công ty.
(2)Sau khi khách hàng confirm giá, bộ phận sale sẽ gửi đơn đặt hàng của khách hàng cho bộ phận kê toán để làm HĐ và bộ phận sản xuất tiến hành sản xuất.
(3) Xuất kho gửi khách hàng đồng thời bộ phận kế toán cũng tiến hành xuất hóa đơn và ghi nhận doanh thu. Việc ghi nhận doanh thu trong trường hợp này là chưa chắc chắn do khách hàng chưa nhận được hàng và confirm như khách hàng trả lại hàng => nên theo dõi ở tài khoản 157 nếu như chưa chắc chắn khách hàng nhận được hàng.
Đối với KH quen thuộc, mặc dù chưa thỏa thuận được giá nhưng Công ty vẫn tiến hàng xuất bán và theo dõi trên TK 175 =>OK
(4)KH trả lại hàng, công ty sẽ tiến hành nhập kho với giá nhập là giá đã xuất, đồng thời ghi giảm doanh thu đúng với giá bán =>OK
(5)Kế toán lập và trình BOD bảng theo dõi giá vốn bán hàng, doanh thu, lợi nhuận, và lợi nhuân gộp theo tháng, khách hàng và loại sản phẩm.
Trường hợp nếu sau khi lập báo cáo này, hàng bán bị trả lại thì sẽ dân đến số trên báo cáo chưa phản ánh đúng tình hình sản xuất kinh doanh của Công ty và có thể dẫn đến việc phân tích, xử lý của BOD trên cơ sở số liệu báo cáo là không chính xác
( Trích: Phòng đầu tư nước ngoài AASC; File kiểm toán của Công ty XYZ)
Vì XYZ là khách hàng mới của Công ty, cho nên KTV tiến hành xây dựng bảng câu hỏi đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ của Công ty và yêu cầu kế toán trả lời để có căn cứ đánh giá hệ thống kiểm soát có hiệu quả hay không. Đồng thời KTVcũng đưa ra bảng câu hỏi về hệ thống kiểm soát nội bộ đối với khoản mục doanh thu.
