Là các dữ liệu phát sinh trong hoạt động của một tổ chức, từ các dữ liệu thô này, ta sẽ tính toán, xử lý để có các dữ liệu kết quả phục vụ trong quản lý. Rõ ràng, loại dữ liệu này chỉ thuộc các kiểu dữ liệu dạng số, chuỗi và luận lý.
2.2.2. Dữ liệu ã qua xử lý
Là các dữ liệu có đƣợc qua các bƣớc tính toán. Dữ liệu này phát sinh qua việc thực hiện các công thức. Công thức là một biểu thức toán học trong đó các toán hạng có thể là hằng số, hằng chuỗi, địa chỉ ô, địa chỉ vùng, tên vùng, hàm. Dễ nhận ra loại dữ liệu này thuộc dạng công thức.
2.3. NHẬP DỮ LIỆU
Mỗi kiểu dữ liệu có một cách nhập khác nhau sao cho phù hợp với định dạng của nó. Phần này giới thiệu cách nhập liệu cho từng kiểu dữ liệu đã trình bày trên. Tuy nhiên, trƣớc hết chúng ta cần biết cách nhập liệu vào từng ô nhƣ thế nào.
2.3.1. Các bƣớc cơ bản khi nhập liệu
Bước 1. Trên worksheet, chọn ô cần nhập liệu
Bước 2. Nhập vào con số, chuỗi văn ản, ngày tháng hay thời gian… m ạn cần
Bước 3. Nhập xong nhấn Enter(ô hiện hành chuyển xuốn dưới) hoặc Tab (ô hiện hành
Hình 2.1 – Ví dụ nhập các loại dữ liệu
Để xuống hàng trong ô, nhấn tổ hợp phím [Alt+Enter]
2.3.2. Nhập dữ liệu cho một ô
Không giống với Word, nhập dữ liệu trong Excel đƣợc thực hiện trong hai bƣớc. Chẳng hạn, nhập số 10 trong Word, bạn chỉ cần gõ hai chữ số 1,0 liền nhau. Nhƣng với Excel, đầu tiên bạn gõ hai chữ số 1,0; kế tiếp để hoàn thành việc gõ đó với mục đích báo cho Excel biết rằng: “Tôi đã nhập xong số 10, hãy ghi số 10 vào sheet đi nhé?”, bạn phải gõ một trong các phím điều khiển (Enter, Shift+Enter, Page Up/Down, Tab) hoặc click chuột vào một ô khác. Trình tự các bƣớc nhƣ sau:
Bước 1. Chọn ô cần nhập, nhập dữ liệu vào,
Hình 2.2 – Nhập dữ liệu cho một ô
Bước 2. Nhấn Enter (hoặc Shift+Enter, Page Up/Down, Tab/Shift+Tab, Ctrl+Enter)
để hoàn thành nhập liệu cho ô đó.
Enter hoặc Shift+Enter: để nhập theo cột.
Tab hoặc Shift+Tab: để nhập theo dòng.
Ctrl+Enter: để nhập dữ liệu vào vùng ô đã chọn.
Trên Hình 2.2, minh họa cách nhập số 10 vào ô C5. Bạn chỉ cần làm:
Đặt con trỏ vào ô C5, nhấn số 10
2.3.3. Nhập cùng dữ liệu cho khối ô
Bước 1. Chọn khối ô cần nhập, nhập dữ liệu,
Bước 2. Bấm [Ctrl+Enter] để hoàn thành việc nhập liệu cho vùng ô.
Khối ô trong trường hợp này được hiểu mở rộng hơn: các ô không nhất thiết phải liền kề nhau, và có thể hiểu là multi-ranges.
Thực hành trong giờ: Giả sử cần nhập dấu “x” vào cột Nữ trong một danh sách nhân viên như
Hình 2.3
Hình 2.3 – Nhập cùng dữ liệu vào khối ô
Giả sử, các nhân viên Vy, Thắm, Hƣơng, Tâm, Trang là nữ. Thế thì:
Bước 1. Chọn các ô E3, E4, E8, E9, E12 (bằng cách nhấn Ctrl để chọn các khối ô rời nhau)
tươn ứng với các nhân viên Vy, Thắm, Hươn , Tâm, Tran .
Bước 2. Khi chọn như trên, con trỏ nằm tại ô E12, bạn chỉ cần nhập chữ “x”,
Bước 3. Nhấn Ctrl+Enter để hoàn thành việc nhập cho các ô này.
Thực hành trong giờ: Nhập danh sách như Hình 2.3, riêng cột Năm sinh: chọn những nhân viên sinh năm 1987 và sinh năm 1988 nhập cùng một lúc; cột nữ nhập như hướng dẫn trong ví dụ trên.
2.3.4. Nhập dữ liệu kiểu số
Dữ liệu kiểu số ngầm đinh sẽ đƣợc canh đều bên phải
Đƣợc sử dụng vào các thao tác tính toán
Chia làm 3 loại: Value, Date, Time
2.3.4.1. Dữ liệu kiểu trị số (Value)
Các ký số từ 0 đến 9
Một dấu chấm nếu là số thập phân
Một dấu trừ (số âm) và một vài ký tự đặc biệt khác
- Khi chiều dài của chuỗi số nhỏ hơn độ rộng của ô, Excel tự động chuyển sang dạng scientific hoặc hiển thị các dấu #### trong ô đó.
- Để có thể hiển thị đầy đủ chuỗi số bị che khuất, chỉ cần thay đổi độ rộng cột.
- Từ dạng số thường (General) nhập vào ô, ta có thể thay đổi thành nhiều dạng số khác nhau bằng lệnh Format > Cells, chọn tab Number và lựa chọn dạng số trên khung Format Codes. - Có thể nhập trực tiếp các dấu phân cách hàng ngàn.
2.3.4.2. Dữ liệu kiểu ngày (Date)
Khi cần nhập dữ liệu kiểu Date, ta cần chú ý đến các điểm sau:
Dạng nhập: Ta có thể nhập dữ liệu kiểu ngày theo 2 dạng: d/m/y hoặc d-m-y
Thứ tự: Trƣớc khi nhập dữ liệu kiểu ngày, ta cần d/m/y, m/d/y, y/m/d
Dạng: Ta có thể trình bày dữ liệu kiểu Date theo các dạng thức sau:
Dạ t ức Dạ t ể ệ m/d/y 1/1/99 d-mmm-y 1-Jan-99 d-mmm 1-Jan mmm-yy Jan-99 mmmm-yy 1-January-99 m/d/y h:mm 1/1/99 13:00 h:mm AM/PM 1:00 PM h:mm:ss AM/PM 1:00:00 PM h:mm 13:00 h:mm:ss 13:00:01
Khi nhập không đúng theo những dạng thức đã ấn định thì Excel hiểu sai hay tự động chuyển sang dạng chuỗi.
Ngày và thời gian nhập vào ô phải cùng định dạng ngày mặc định trong Control Panel >
Regional and Language Options.
Khi nhập ngày dùng dấu / hoặc - để phân cách, ví dụ 10/05/2007 hoặc 10-05-2007.
Khi muốn dùng định dạng ngày mặc định cho ô chứa ngày thì chọn ô và gõ [Ctrl+Shift+#].
Có thể nhập ngày, giờ theo các cách:
- Nhấn phím Ctrl + : để nhập ngày hệ thống vào ô hiện hành.
- Dùng hàm Date(yy, mm, dd) hay Time(hh, mm, ss) sau đó chọn lệnh Format >
Cells và chọn bảng Number và lựa chọn dạng thể hiện ngày.
- Nhập trị số tƣơng ứng với thời gian (Excel bắt đầu tính từ 1/1/1901 tƣơng ứng với số 1) sau đó chọn lệnh Format > Cells > Number, rồi chọn dạng thức thể hiện ngày.
2.3.4.3. Dữ liệu kiểu giờ (Time)
Dạng qui ƣớc: hh:mm:ss
Các dạng khác đƣợc chỉ định trong Format > Cells > Number > Time.
Khi nhập thời gian và muốn định dạng theo chuẩn 12 giờ thì thêm A hoặc P vào sau thời gian nhập vào, ví dụ 8:30 AM hoặc 4:15 PM, nếu không Excel tự hiểu là AM. Khi muốn nhập thời gian hiện tại vào ô hãy gõ [Ctrl+Shift+;].
Khi muốn dùng định dạng thời gian mặc định cho ô chứa thời gian thì chọn ô và gõ [Ctrl+Shift+@]. Muốn nhập cùng một nội dung cho nhiều ô, bạn hãy chọn các ô và nhập liệu vào sau đó nhấn [Ctrl+Enter].
Ngoài ra còn có thể sử dụng chức năng AutoFill (phần sau). Muốn nhập cùng nội dung trên các ô ở nhiều sheet, bạn hãy chọn các sheet đó, sau đó chọn các ô trên sheet hiện hành, tiếp theo nhập liệu (có thể mất dữ liệu do bị nhập đè lên các ô có dữ liệu). Để bỏ chọn các sheet thì nhấp phải chuột lên thanh sheet tab và chọn Ungroup Sheets.
2.3.5. Nhập dữ liệu kiểu chuỗi
Nhập tƣơng tự nhƣ các bƣớc cơ bản. Tuy nhiên, trong trƣờng hợp chuỗi nhập lẫn lộn với dữ liệu kiểu số, ta nhập chuỗi bắt đầu bằng dấu nháy đơn („)
Mặc định canh chuỗi bên trái của ô.
Nếu chiều dài của chuỗi dữ liệu nhỏ hơn hay bằng độ rộng của ô: Chuỗi dữ liệu nhập vào sẽ đƣợc hiển thị đầy đủ trong ô
Nếu chiều dài của chuỗi dữ liệu lớn hơn chiều rộng của ô:
- Chuỗi dữ liệu nhập vào sẽ tràn sang các ô bên phải và đƣợc hiển thị đầy đủ.
- Nếu các ô bên phải có chứa dữ liệu thì chuỗi sẽ bị che khuất bởi các ô kế cận.
Để hiển thị đầy đủ chuỗi dữ liệu bị che khuất, bạn chỉ cần thay đổi độ rộng cột. Hoặc đặt tham số Wrap Text để cuộn từ trong ô hoặc tham số Shrink To Fit.
Có thể thay đổi hình thức so hàng bằng cách Nhấn vào các nút hay chọn lệnh Format > Cells > Aligment.
Khi nhập dữ liệu số, ngày, giờ không đúng theo quy ƣớc thì Excel tự động chuyển sang dạng chuỗi.
Nếu độ rộng của ô không đủ để hiển thị hết chuỗi dữ liệu đƣa vào, phần dữ liệu sẽ bị khuất và đƣợc hiển thị khi ta định lại độ rộng của cột.
2.3.6. Nhập các ký tự ặc biệt
Bước 1. Muốn nhập ký tự đặc biệt v o, trước tiên chọn ô v đến nơi cần chèn trong ô,
Bước 2. Chọn Insert > Symbol > Symbol,
Bước 3. Trong hộp thoại Symbolhãy chọn ký tự cần, có thể đổi kiểu Font tại hộp Font,
Bước 4. Nhấn nút Insert để chèn.
Hình 2.4 – Ví dụ chèn ký tự vào ô
2.3.7. Lệnh Undo/Redo
Để hủy một lệnh vừa thực hiện bạn nhấn chuột lên nút (hay dùng phím [Ctrl+Z] hoặc [Alt+Backspace].
Đang nhập liệu vào ô muốn hủy thì nhấn phím ESC.
Để phục hồi lệnh vừa hủy thì nhấn nút hay dùng phím [Ctrl+Y]
2.3.8. Lặp lệnh
2.3.9. Sử dụng các kỹ thuật ể nhập liệu nhanh
Thực tế, có rất nhiều thao tác chúng ta thực hiện nhiều lần trong quá trình nhập liệu. Có thể nêu ra đây một ví dụ nhƣ đánh số thứ tự cho một danh sách gồm 2000 sinh viên. Rõ ràng, nếu chúng ta biết cách nhập một dãy số từ 1 đến 2000 một cách tự động sẽ giúp tiết kiệm nhiều thao tác. Để giúp tự động hóa cũng nhƣ thuận tiện hơn khi nhập liệu, Excel cung cấp cho chúng ta một số kỹ thuật thao tác khá nhanh và hiệu quả.
2.3.9.1. Sử dụng chức ă AutoFill
Sử dụng công cụ này Excel sẽ giúp bạn điền tự động dữ liệu theo các mẫu AutoFill có sẵn. Ngoài ra bạn còn có thể tạo thêm các mẫu phục vụ cho công việc của mình.
Bảng 2.1 – Danh sách một số AutoFill có sẵn
Các giá trị khở ầu Chuỗi sau khi mở rộng
1, 2, 3 4, 5, 6
9:00 10:00, 11:00, 12:00
Mon Tue, Wed, Thu
Monday Tuesday, Wednesday, Thursday
Jan Feb, Mar, Apr
Jan, Apr Jul, Oct, Jan
Jan-99, Apr-99 Jul-99, Oct-99, Jan-00 15-Jan, 15-Apr 15-Jul, 15-Oct
1999, 2000 2001, 2002, 2003
1-Jan, 1-Mar 1-May, 1-Jul, 1-Sep,... Qtr3 (or Q3 or Quarter3) Qtr4, Qtr1, Qtr2,...
Product 1, On backorder Product 2, On backorder, Product 3, On backorder,...
Text1, textA text2, textA, text3, textA,... 1st Period 2nd Period, 3rd Period,... Product 1 Product 2, Product 3,...
Bạ muố ề các số ẻ tro oả từ 1 ế 25 vào cột A bạ àm ƣ sau:
Bước 1. Chọn ô đầu tiên A1và nhập vào số 1
Bước 2. Chọn ô tiếp theo A2nhập vào số 3 ( ước nhảy bằng 3-1 = 2, Excel sẽ cộng số 2
Bước 3. Chọn hai ô A1:A2, di chuyển chuột xuống dấu vuông nhỏ m u đen (Fill handle) óc dưới bên phải vùng chọn cho chuột biến thành dấu cộng m u đen.
Bước 4. Giữ trái chuột kéo xuống phía dưới cho đến khi hiện số 25 thì dừng lại.
Hình 2.5 – Minh họa cách sử dụ tí ă AutoF
bạ muố ề tự ộ (sao c ép) dữ ệu ay cô t ức của ô ệ à c o các ô bê trá , bê p ả , p ía trê ay bê dƣớ ó t ì bạ àm t eo các các sau:
Chọn ô hiện hành đang chứa dữ liệu hay công thức cần sao chép, sau đó giữ Fill handle
và kéo theo hƣớng bạn cần (lên, xuống, trái hay phải). Khi đó dữ liệu hay biểu thức sẽ đƣợc sao chép.
Chọn ô chứa dữ liệu (hay công thức) cần sao chép và tất cả các ô cần sao dữ liệu đến, sau đó vào Home > nhóm Editing > Fill > chọn hƣớng phù hợp (Down, Right, Up, Left).
Tự tạo da sác AutoFill
Vào nút File > Options > Popular > trong phần trong phần Top options for working with Excel > chọn Edit Custom Lists > hộp thoại Custom Lists hiện ra. Tại đây, bạn hãy nhập vào danh sách trong khung List entries, sau khi nhập xong nhấn nút Add để thêm vào Custom lists
và kể từ lúc này bạn có thể sử dụng chức năng AutoFill với danh sách tự tạo của bạn.
Muốn xóa một danh sách thì bạn chỉ cần chọn danh sách đó và nhấn nút Delete.
Nếu muốn hiệu chỉnh danh sách thì chọn danh sách đó và hiệu chỉnh trong ô List entries, sau khi hiệu chỉnh xong nhấn nút Add.
Sử dụ c ức ă Automat c Completion
Chức năng Automatic Completion giúp bạn nhập các chuỗi văn bản giống nhau ở các ô đƣợc nhanh chóng hơn. Tuy nhiên, chức năng này đôi khi cũng làm bạn khó chịu, để bật tắt bạn vào nút File > Excel Options > chọn Tab Advance > tại Editing options >Enable AutoComplete for cell values.
2.3.9.2. Sử dụng chức ă AutoCorrect
AutoCorrect giúp bạn sửa các lỗi chính tả nhập liệu khi nhập bằng tiếng Anh, ngoài ra nó còn giúp nhập nhanh các ký hiệu hay các đoạn văn bản lặp đi lặp lại. Chúng ta có thể thêm vào các cụm từ mà chúng ta thƣờng hay dùng vào danh sách của AutoCorrect. Để thêm tử vào danh sách AutoCorrect làm theo các bƣớc sau:
Bước 1. Chọn nút File > Options > Proofing > AutoCorrect Options,
Bước 2. Tại Tab AutoCorrect> Replace text as you type thì chức năn n y mới có tác
dụng,
Bước 3. Trong hộp Replace gõ cụm từ thường hay gõ sai (hoặc gõ vào mã tốc ký),
Bước 4. Trong hộp With gõ cụm từ đún v o (hoặc gõ vào nguyên bản của mã tốc ký),
Bước 5. Nhấn nút Add để thêm vào danh sách.
Ðể hiệu chỉnh một mục từ trong danh sách thì chọn mục từ đó và gõ nội dung mới vào hai hộp
Replace và With, sau đó nhấn nút Replace. Muốn xóa một mục từ trong danh sách thì chọn mục từ đó và nhấn nút Delete.
Hình 2.6 – Minh họa thêm mã tốc ý v và uyê vă
2.4. HIỆU CHỈNH DỮ LIỆU
Sau khi nhập dữ liệu vào ô, bạn có thể chỉnh sửa nội dung trong ô theo một số hình thức sau:
Xóa nội dung trong ô
Thay thế bằng nội dung khác
Sửa nội dung trong ô
2.4.1. Xóa nội dung trong ô
Bước 1. Chọn một hoặc nhiều ô cần xóa,
Bước 2. Nhấn Deletetrên bàn phím (cách này thì chỉ xóa nội dung, các định dạng của ô
vẫn giữ nguyên).
Ngoài ra để xóa bạn có thể vào Home > Editing > Clear ( ) và chọn các lệnh:
Clear All: Xóa tất cả nội dung và định dạng
Clear Formats: Chỉ xóa phần định dạng của ô
Clear Contents: Chỉ xóa nội dung, vẫn giữ được định dạng, chú thích của ô
Clear Comments: Chỉ xóa các chú thích của ô (nếu có)
Clear Hyperlinks: Chỉ xóa các liên kết trong ô
2.4.2. Thay thế bằng nội dung khác
Muốn nhập đè lên các ô có sẵn nội dung tức là bạn đã thay thế nội dung của ô hiện hành bằng một nội dung khác. Trƣớc tiên, bạn hãy chọn ô đó và nhập vào nội dung mới. Khi đó, nội dung cũ của ô sẽ mất đi và thay bằng nội dung vừa nhập đè.
2.4.3. Sửa nội dung trong ô
Nếu nội dung trong ô chỉ gồm vài ký tự thì việc thay thế bằng một nội dung mới là cách làm dễ nhất. Tuy nhiên, nếu nội dung là những chuỗi văn bản khá dài hoặc là những công thức phức tạp thì việc chỉnh sửa sẽ hiệu quả hơn nhiều so với thao tác gõ lại toàn bộ nội dung. Muốn sửa nội dung sẵn có của ô bạn làm các cách sau:
Cách 1:
Nhấp chuột hai lần liên tiếp lên ô cần hiệu chỉnh để vào chế độ hiệu chỉnh, dùng chuột hoặc các phím mũi tên di chuyển đến nơi cần hiệu chỉnh; dùng phím Backspace hoặc Delete để xóa một số nội dung; sau đó nhập vào nội dung mới.
Cách 2:
Chọn ô cần hiệu chỉnh và nhấn F2 để vào chế độ hiệu chỉnh; sau đó làm tƣơng tự các thao tác nhƣ trình bày trong cách 1.
Cách 3:
Chọn ô cần hiệu chỉnh, sau đó nhấp chuột vào thanh công thức để vào chế độ hiệu chỉnh. Tuy nhiên, lúc này bạn chỉnh sửa nội dung trên thanh công thức, không giống nhƣ chỉnh sửa trực tiếp trong ô nhƣ cách 1 và 2.
Tab Advanced trong hộp thoại Excel Options chứa một vùng có tên là Editing Options. Những