Những ai biết sử dụng máy tính đều có thể cảm nhận sự quan trọng của chức năng tìm kiếm. Nó giúp bạn tiết kiệm thời gian và tăng độ chính xác trong trƣờng hợp bạn muốn thay thế một từ nào đó bằng một từ mới trong toàn bảng tính (kể cả sổ bảng tính). Để tìm dữ liệu hoặc tìm và thay thế dữ liệu:
Bước 1. Chọn Home > Editing > Find & Select,
Hộp thoại Find and Replace xuất hiện, nhập từ muốn tìm trong mục Find What (nếu bạn chọn Find ở bƣớc trên) hoặc nhập từ muốn tìm trong mục Find What và từ thay thế trong mục Replace with (nếu bạn chọn Replace ở bƣớc trên). Chúng ta có thể chỉ ra chính xác định dạng (nhƣ màu sắc, kiểu chữ, cỡ chữ…) của đối tƣợng cần tìm bằng cách nhấn nút Format....
Nhấn nút Options để tìm thêm các tùy chọn
- Ô Within bao gồm: Sheet (nếu chỉ tìm kiếm trên bảng tính (sheet) hiện hành), Workbook (nếu tìm kiếm trên toàn bộ sổ bảng tính – tất cả các sheet)
- Ô Search bao gồm: By Rows (khi sử dụng hƣớng tìm kiếm theo hàng, các kết quả lần lƣợt hiển thị tuần từ theo chiều ngang) và By Columns (theo chiều dọc)
- Ô Look in bao gồm: nhƣ chúng ta đã biết một ô của Excel có thể chứa các số liệu nhập từ bàn phím (Value), các số liệu qua tính toán (Formulas), định dạng (Format),
chú thích (Comment). Vì thế, chúng ta cũng có thể chỉ rõ tìm kiếm trong Formulas, Value hay Comments.
- Ô Match case: khi tick vào ô này bạn muốn nói với Excel rằng việc so sánh trong quá trình tìm kiếm phải phân biệt chữ cái thƣờng và chữ cái in cũng nhƣ các trƣờng hợp khác.
Ví dụ: tìm kiếm chữ “học liệu” trên bảng tính, nếu bạn sử dụng tùy chọn này thì các từ “Học Liệu” hay “HỌC LIỆU” sẽ không phải là các kết quả cần tìm.
- Ô Match entire cell contents: khi sử dụng tùy chọn này, bạn muốn Excel tìm kiếm những ô nào trong bảng tính mà có toàn bộ nội dung (content) của nó khớp với những từ trong Find What.
Trong ba nút trên hộp thoại Find and Replace, Find All dùng để tìm toàn bộ và hiển thị kết quả ra phía dƣới hộp thoại. Bạn có thể click vào một kết quả nào đó để nhảy nhanh đến vị trí cần tìm.