Sau khi thực hiện xong các thao tác tính toán cho công thức nhằm giảm thời gian thực hiện và tạo tính an toàn chính xác cho công thức, ta cần thực hiện thao tác sao chép công thức đó cho tất cả các dòng (chứng từ, báo cáo, danh sách dữ liệu…) còn lại trong dữ liệu.
Cách 1
Di chuyển chuột đến góc phải phía dƣới ô chứa công thức cần sao chép, khi xuất hiện dấu cộng. Kéo rê chuột xuống các ô cần nhận công thức sao chép
Hình 5.3 – Minh họa sao chép công thức Cách 2
Chọn khối ô chứa công thức cần sao chép, bấm tổ hợp phím [Ctrl + D]
Hình 5.4 – Minh họa sao chép công thức
5.3.2. T ay ổi chế ộ tính toán
Là chế độ cập nhật dữ liệu sau khi lập xong công thức tính toán (tự động hay thủ công), thực hiện các thao tác sau:
Bước 1. Chọn menu File > Option,
Hình 5.5 – Menu Excel Option
Automatic: chế độ tính toán cập nhật tự động
Hình 5.6 – Minh họa chế ộ tính toán Automatic
Sau khi sao chép công thức giá trị của các công thức sẽ được cập nhật tự động
Manual: chế độ tính toán cập nhật thủ công
Sau khi sao chép công thức giá trị của các công thức vẫn giữ nguyên giá trị trên Để cập nhật giá trị mới
- Chọn vào biểu tượng Calculate Now trên thanh Formulas
- Hoặc bấm Ctrl + S để lưu dữ liệu
Hình 5.8 – Công cụ Calculate now
5.3.3. Tham chiếu dữ liệu
Khi đã thực hiện thao tác nhập liệu, lập công thức và tính ra đƣợc các giá trị theo yêu cầu, tình huống đặt ra là nếu chúng ta muốn nhận lại giá trị đó vào một địa chỉ ô khác hoặc không phải sửa chữa lại công thức khi giá trị tính toán có thay đổi thì sẽ thực hiện thao tác nhƣ thế nào?
Cách 1
Thực hiện lại các thao tác nhƣ đã làm trƣớc đó (không khả thi nếu đó là thao tác phức tạp hoặc thực hiện quá nhiều lần)
Cách 2
Thực hiện các phƣơng pháp tham chiếu dữ liệu.
Vậy “t am c ếu” là gì và hiểu về “t am c ếu” nhƣ thế nào? Tham chiếu là thao tác cập nhật các dữ liệu đã tồn tại trƣớc đó vào vị trí khác trong cùng Sheet, sang Sheet khác hoặc sang tập tin khác.
5.3.3.1. Tham chiếu dữ liệu tại ịa chỉ ô trong cùng Sheet hiện hành Cú pháp
= Tên địa chỉ ô
Thao tác
Tại ô cần tham chiếu dữ liệu, nhập vào dấu bằng ( = ) và chọn vào địa chỉ ô chứa giá trị cần tham chiếu.
Ví dụ
= A2
Tham chiếu đến dữ liệu có trong ô A2
5.3.3.2. Tham chiếu dữ liệu từ Sheet khác Cú pháp Cú pháp
Tại ô cần cập nhật dữ liệu, nhập vào dấu bằng ( = ), chọn vào Sheet chứa giá trị cần tham chiếu và chọn địa chỉ ô chứa giá trị cần tham chiếu.
Ví dụ
=Sheet2!A2
Sheet hiện hành là Sheet 1, tham chiếu đến ô A2 trong Sheet2.
5.3.3.3. Tham chiếu dữ liệu từ tập tin Excel khác Cú pháp Cú pháp
= [Tên tập tin]<Tên Sheet chứa dữ liệu cần tham chiếu>!<tên địa chỉ ô cần tham chiếu>
Thao tác
Mở 2 tập tin (tập tin chứa dữ liệu cần tham chiếu và tập tin nhận giá trị tham chiếu).
Tại ô cần nhận giá trị tham chiếu, nhập vào dấu bằng ( = ), chọn sang tập tin chứa dữ liệu cần tham chiếu, chọn vào Sheet chứa giá trị cần tham chiếu và chọn địa chỉ ô chứa giá trị cần tham chiếu.
Ví dụ
=[BTGT.xls]BT1!$B$4
Tham chiếu đến giá trị tại ô B4 trong Sheet tên BT1 và trong tập tin BTGT.xls.
5.3.4. Địa chỉ ô tính toán
Khi lập công thức, tùy theo trƣờng hợp ta có thể sử dụng từng loại địa chỉ sao cho phù hợp và khả thi trong việc tính toán, có 3 loại địa chỉ ô:
Địa c ỉ tƣơ ố
Vị trí dòng và cột tham chiếu sẽ thay đổi khi chúng ta sao chép hoặc di dời công thức đến vị trí khác.
Địa c ỉ tuyệt ố
Vị trí dòng và cột tham chiếu sẽ không thay đổi khi chúng ta sao chép hoặc di dời công thức đến vị trí khác.
Địa c ỉ ô ỗ ợp
Là sự phối hợp tham chiếu giữa địa chỉ tƣơng đối và địa chỉ tuyệt đối. Trong trƣờng hợp này ta có thể thay đổi chỉ cố định dòng hoặc cột sao cho phù hợp với yêu cầu
Dấu $ trước thứ tự cột là cố định cột và trước thứ tự dòng là cố định dòng. Nhấn phím F4 nhiều lần để (tuyệt đối) cố định/ bỏ cố định dòng hoặc cột.
Hình 5.9 – Mô tả quy trình cố ịnh ịa chỉ ô
5.3.5. Chuyể ổi công thức thành giá trị
Sau khi thực hiện việc thiết lập công thức, nếu ngƣời sử dụng cần chuyển đổi nội dung bên trong công thức đó thành giá trị cần xuất thì khi đó sẽ thực hiện thao tác sau:
Bước 1. Chọn nội dung công thức cần chuyển
Bước 2. Chọn Home > Copy (hoặc nhấn [Ctrl + C])
Bước 3. Di chuyển đến ô cần nhận giá trị
Bước 4. Chọn menu Home, cho mũi tên ên dưới công cụ Paste và chọn Value (V) hoặc
bấm phải vào ô nhận giá trị, chọn Value (V)
5.3.6. Các lỗ t ô t ƣờng (Formulas errors)
Trong quá trình lập công thức sẽ có nhiều trƣờng hợp phát sinh lỗi và khi đó phần mềm sẽ xuất hiện các thông báo lỗi giúp ngƣời sử dụng phát hiện, chỉnh sửa kịp thời và chính xác.
Xuất ệ Mô tả
#DIV/0! Trong công thức có chứa phép chia cho 0 (zero) hoặc chia ô rỗng
#NAME? Do đánh sai tên hàm hay tham chiếu hoặc đánh thiếu dấu nháy #N/A Công thức tham chiếu đến ô mà có dùng hàm NA để kiểm tra
sự tồn tại của dữ liệu hoặc hàm không có kết quả
#NULL! Hàm sử dụng dữ liệu giao nhau của 2 vùng mà 2 vùng này không có phần chung nên phần giao rỗng
#NUM! Vấn đề đối với giá trị, ví dụ nhƣ dùng nhầm số âm trong khi đúng phải là số dƣơng
#REF! Tham chiếu bị lỗi, thƣờng là do ô tham chiếu trong hàm bị xóa #VALUE! Công thức tính toán có chứa kiểu dữ liệu không đúng.
5.4. TỔNG QUAN VỀ HÀM
Excel giúp ngƣời sử dụng có thể đƣa ra các giải pháp xử lý chính xác, mạnh mẽ và tiết kiệm thời gian hơn.
Một trong các công cụ và tính năng hỗ trợ đó chính là các hàm được dùng trong Excel.
5.4.1. Thế nào là hàm
Hàm là những chƣơng trình do Excel thiết kế sẵn nhằm thực hiện các yêu cầu tính toán chuyên biệt.
Mỗi hàm có một cú pháp riêng, khi sử dụng trong công thức chỉ việc ghi tên hàm kèm theo các đối số bên trong ngoặc tròn, nếu có từ hai đối số trở lên phải cách nhau dấu phẩy.
Excel có khoảng 300 hàm và có thể đƣợc chia thành 10 nhóm (Category).
Nhóm hàm (Category) Mô tả
1 Statistical Nhóm hàm Thống kê
2 Date & Time Nhóm hàm về Ngày giờ
3 Text Nhóm hàm Xử l ý chuỗi
4 Logic Nhóm hàm Luận lý
5 Lookup & Reference Nhóm hàm Dò tìm 6 Math & Trig Hàm Toán và Lƣợng giác
7 Information Nhóm hàm Xử lý thông tin
8 Financial Nhóm hàm Tài chính
9 Database Nhóm hàm Cơ sở dữ liệu
10 Engineering Hàm dùng trong kỹ thuật
Khi gọi thi hành một hàm, hàm sẽ trả về một kết quả là: giá trị số, một giá trị kiểu ngày, giờ, giá trị chuỗi, giá trị dạng luận lý (logical value): TRUE, FALSE (đúng, sai) hoặc một thông báo lỗi tùy theo hàm thuộc nhóm nào hoặc có lỗi cú pháp nào không?
5.4.2. Thiết lập công thức có ứng dụng hàm
Công thức có ứng dụng các hàm bên trong Excel điều có dạng cú pháp tổng quát nhƣ sau:
Cú pháp
= Tên hàm(Đối số 1, đối số 2,…, đối số N)
Ý ĩa
Excel sẽ thực hiện công việc tính toán dựa vào tên hàm bên trong biểu thức.
Tro ó
Dấu ( = ): thành phần bắt buộc phải có trong mọi công thức.
Tên hàm: tên hàm đƣợc sử dụng tùy thuộc vào từng tình huống xử lý cụ thể và phải thực hiện dung theo các quy ƣớc của Excel.
Đối số: mỗi hàm có các đối số tƣơng ứng, có thể là các trị số, chuỗi, địa chỉ, tên ô, vùng, biểu thức hoặc các hàm lồng bên trong.
- Một hàm có thể có hoặc không có đối số. Giữa các đối số phải được phân cách bởi dấu phẩy (,) hoặc chấm phẩy (;) tùy theo khai báo trong Start\ Settings\ Control Panel\ Regional Settings.
- Trong một hàm có thể chứa tối đa 30 đối số, nhưng không được vượt quá 1024 ký tự. - Các đối số là hằng chuỗi phải được đặt trong cặp dấu nháy kép “ ”.
- Đối số của hàm có thể được chỉ định bởi một hằng (số, chuỗi…), địa chỉ ô hoặc vùng hoặc một biểu thức.
- Trong một hàm có thể xếp lồng (Nest) một hoặc nhiều hàm khác vào bên trong.
5.5. XÂY DỰNG VÀ ỨNG DỤNG HÀM
Để xây dựng công thức và ứng dụng các hàm bên trong, ta có các phƣơng pháp thực hiện sau:
Nhập từ bàn phím.
Sử dụng công cụ AutoSum.
Sử dụng chức năng Function Library.
5.5.1. N ập từ bà p ím
Khi nhập công thức từ bàn phím, có thể nhập trực tiếp tại địa chỉ ô cần lập công thức hoặc nhập trên thanh công cụ Formula.
Hình 5.11 – Nhập công thức hàm trên thành Formula T ao tác t ực ệ
Bước 1. Chọn ô cần nhập công thức, gõ dấu bằng (=) hoặc dấu @.
Bước 2. Nhập tên h m v đối số từ n phím theo đún cú pháp h m muốn sử dụng.
Bước 3. Nhấn Enter hay nút trên thanh công thức hoặc bấm phím Enter để xuất ra kết
quả.
Với thao tác này có thể hỗ trợ cho các bạn nếu không nhớ đầy đủ tên hàm cần sử dụng, chúng ta có thể chọn hàm từ danh sách đó, nếu không danh sách đó sẽ tự ẩn đi.
- Nhập ký tự đầu tiên cho tên hàm tại công thức sẽ xuất hiện một danh sách các hàm có tên giống ký tự vừa nhập (Hình 5.10).
- Nhập xong tên hàm tiếp theo sẽ xuất hiện mô tả ngắn gọn công thức của hàm vừa nhập (Hình 5.11).
5.5.2. Sử dụng công cụ AutoSum
Cung cấp và hỗ trợ nhanh các hàm thƣờng xuyên sử dụng.
Hình 5.12 – Minh họa công cụ AutoSum T ao tác t ực ệ
Bước 1. Chọn ô cần nhập công thức.
Bước 2. Chọn menu Formulas > chọn dấu mũi tên tại công cụ AutoSum.
Tránh nhập trực tiếp các con số, giá trị vào công thức mà bạn nên dùng tham chiếu đến các địa chỉ ô để có thể dễ dàng khi thay đổi giá trị tính toán hoặc khi sao chép công thức.
Ví dụ trong Hình 5.12, để tính tổng điểm 3 môn ta có thể thực hiện nhƣ sau: =SUM(10,8,5) : không nên sử dụng.
=SUM(B4:D4) : nên sử dụng.
5.5.3. Sử dụng chức ă Fu ct o L brary
Giúp dễ dàng thực hiện việc nhập hàm và các đối số bên trong, hỗ trợ tốt khi ngƣời sử dụng không chắc chắn các hàm cần dùng và muốn duyệt qua về sự lựa chọn đó.
Tùy theo trƣờng hợp có thể chọn hàm cần sử dụng trong từng nhóm hàm khác nhau, gồm các bƣớc thực hiện sau:
Bước 1. Chọn thanh Ribbon > chọn nhóm hàm Formulas,
Bước 2. Chọn Function Library > chọn hàm cần sử dụng,
Hình 5.13 – Minh họa các nhóm hàm trên thanh Formulas 1
Bước 3. Nếu nhóm hàm cần sử dụng không có trên thanh Formulas: chọn More
Hình 5.14 – Minh họa các nhóm hàm trên thanh Formulas 2
Ta có thể chọn biểu tƣợng hoặc bấm [Shift + F3] để gọi hộp thoại Insert Function một cách nhanh chóng, khi cần tìm hiểu về hàm này chỉ cần nhấn vào Help on this function.
Hình 5.15 – Sử dụng chức ă I sert Fu ct o T ao tác t ực ệ
Với trƣờng hợp sau:
Hình 5.16 – Chức ă I sert Function 1
Tại cột Kết quả cần lập công thức theo yêu cầu sau: Nếu tổng điểm 3 môn Toán, Lý, Hóa từ 15 trở lên thì Kết quả xuất ra “ĐẬU”, ngƣợc lại nếu nhỏ hơn 15 thì Kết quả là “RỚT”.
Bước 1. Chọn biểu tượng hoặc [Shift+F3],
Hình 5.17 – Chức ă I sert Fu ct o 2
Bước 3. Chọn nhóm hàm trên danh sách Or select a category,
Bước 4. Chọn hàm muốn sử dụng trên danh sách Select a function,
Bước 5. Chọn OK > xuất hiện tiếp hộp thoại yêu cầu chỉ định các đối số của hàm:
Hình 5.18 – Chức ă I sert Fu ct o 3
Bước 6. Chỉ định đối số của hàm bằng cách:
Đặt điểm nháy vào khung nhập đối số.
Gõ vào từ bàn phím hay dùng chuột chọn vào biểu tƣợng bên phải hộp chọn để chọn địa chỉ trên bảng tính. Nếu đối số lại là một hàm khác thì chọn tại hộp danh sách hàm.
BÀI 6. XÂY DỰNG CÔNG THỨC VÀ GIẢI PHÁP DỰA TRÊN NHÓM HÀM
Xây dựng công thức và giải pháp dựa trên nhóm hàm:
Nhóm hàm thống kê. Nhóm hàm thời gian. Nhóm hàm xử lý chuỗi. 6.1. NHÓM HÀM THỐNG (STATISTICAL) Cú pháp chung =Tên hàm (các giá trị cần tính) 6.1.1. Hàm Sum Ý ĩa Dùng để tính tổng các giá trị. Ví dụ = Sum(2,3,4) = 9
Các ô trong vùng A4:F4 chứa các trị số: 3, 10, 5, 2, 4. =Sum(A4:F4) = 24
6.1.2. Hàm Max
Ý ĩa
Dùng để tìm giá trị lớn nhất giữa các giá trị.
Ví dụ
= Max(2,3,4) = 4
Các ô trong vùng A4:F4 chứa các trị số: 3, 10, 5, 2, 4. = Max(A4:F4) = 10
6.1.3. Hàm Min
Ý ĩa
Dùng để tìm giá trị nhỏ nhất giữa các giá trị.
Ví dụ
= Min(2,3,4) = 2
Các ô trong vùng A4:F4 chứa các trị số: 3, 10, 5, 2, 4. =Min(A4:F4) = 2
6.1.4. Hàm Count
Ý ĩa
Dùng để đếm các giá trị số.
= Count(2, “ab”,3,4) = 3
6.1.5. Hàm Counta
Ý ĩa
Dùng để đếm số lƣợng ô chứa nội dung khác rỗng trong vùng dữ liệu.
Ví dụ
= Counta(2, “ab”,3,4) = 4
Nếu ô có giá trị rỗng (là ô không có dữ liệu) hay ô chứa công thức cho kết quả là chuỗi rỗng.
6.1.6. Hàm Average
Ý ĩa
Dùng để tính trung bình của các giá trị.
Ví dụ
= Average(2,4,6) = 4
6.1.7. Hàm CountIF
Cú pháp
=CountIF(vùng dữ liệu, điều kiện)
Ý ĩa
Dùng để đếm các giá trị số trong vùng dữ liệu nhƣng phải thỏa điều kiện cho trƣớc.
Ví dụ A B 1 MAMH TIỀN 2 A 20,000 3 B 10,000 4 B 12,000 5 A 22,000 6 C 5,000 7 A 21,000 Hình 6.1 – Ví dụ hàm CountIF 6.1.8. Hàm SumIF Cú pháp
=SumIF(vùng dữ liệu chứa điều kiện, điều kiện, vùng tính tổng)
Ý ĩa
Dùng để tính tổng các giá trị trong vùng dữ liệu nếu thỏa điều kiện cho trƣớc.
Ví dụ A B 1 MAMH TIỀN 2 A 20,000 Tính số lần bán mặt hàng A = CountIF(A2:A7, “A”) = 3 Tính số lần bán mặt hàng B = CountIF(A2:A7, “B”) = 2 Tính số lầ bá ƣợc tiền trên 20,000 = CountIF(B2:B7, “>20,000”)= 2 Tính tổng tiền mặt hàng A =SumIF(A2:A7,”A”,B2:B7) = 63,000
4 B 12,000
5 A 22,000
6 C 5,000
Vùng dữ liệu chứa điều kiện và vùng tính tổng phải nằm trên cùng vùng dữ liệu và có độ dài bằng nhau.
6.1.9. Hàm Rank
Cú pháp
=Rank(giá trị so sánh, vùng dữ liệu, kiểu tính chất)
Ý ĩa
Dùng để so sánh và sắp xếp thứ tự các giá trị có trong vùng dữ liệu.
Ví dụ A B 1 ĐIỂM XẾP HẠNG 2 8 2 3 4 5 4 10 1 5 6 4 6 7 3 7 2 6
- Nếu kiểu tính chất là 0: gặp giá trị lớn xuất ra số nhỏ. - Nếu kiểu tính chất là 1: gặp giá trị lớn xuất ra số lớn.
6.1.10.Giải pháp xử lý tình huống
Hình 6.4 – Xử lý tính huống cho nhóm hàm Thống kê
Tại Công ty TNHH TM-DV C&C, kinh doanh các sản phẩm “trà” và “cà phê”. Vào cuối kỳ sau khi nhập liệu vào bảng tính, anh Huy Hoàng (thủ kho) in bảng số liệu và gửi lên phòng kế toán, tại đây chị Vy Khanh (Kế toán trƣởng) xem xét và yêu cầu anh Hƣng bổ sung thêm các chi tiết sau:
Tính cột Xếp hạng cho các sinh viên
=Rank(A2,$A$2:$A$7,0)
Hình 6.3 – Ví dụ hàm Rank Hình 6.2 – Ví dụ hàm SumIF
1. Tổng thành tiền phải trả trong tháng 10? 2. Tính tổng số lần nhập các mặt hàng? 3. Số lượng nhập kho lớn nhất?
4. Số lượng trung bình nhập trong tháng? 5. Nhập bao nhiêu lần mặt hàng trà?