Trong một cơ sở dữ liệu ngƣời quản lý sẽ quản lý cùng lúc rất nhiều các mẫu tin trong khoảng thời gian dài (kỳ hoặc quý) do đó sẽ chứa rất nhiều các mẫu có liên quan.
Vậy khi kiểm tra các mẫu tin cần quan tâm theo một tiêu chuẩn nào đó ngƣời quản lý cần phải qui định các tiêu chuẩn điều kiện nhằm giảm bớt lƣợng mẫu tin mà họ không quan tâm tại thời điểm hiện tai, thao tác thiết lập vùng tiêu chuẩn nhƣ sau:
Bước 1. Chọn các tiêu đề cột chứa dữ liệu có liên quan đến tiêu chuẩn điều kiện cần thiết
lập.
Bước 2. Sao chép các tiêu đề cột vừa chọn đến nơi ất kỳ (thuộc Sheet hiện hành hoặc Sheet khác).
Bước 3. Thực hiện việc qui định các điều kiện ên dưới tiêu đề vừa sao chép.
Bước 4. Khi thiết lập tiêu chuẩn điều kiện, ta có thể thực hiện trên nhiều phươn pháp khác nhau:
Tiêu chuẩn điều kiện đơn:
- Ngƣời quản lý cần xem thông tin về việc nhập xuất mặt hàng có tên Coffee. Khi đó vùng tiêu chuẩn sẽ đƣợc thiết lập nhƣ sau:
Hình 9.21 – Mô tả tiêu chuẩ ều kiệ ơ c o ểu chuỗi
- Ngƣời quản lý cần xem thông tin các lần nhập xuất hành có thành tiền từ 10,000,000 trở lên. Khi đó vùng tiêu chuẩn sẽ đƣợc thiết lập nhƣ sau:
Hình 9.22 – Mô tả tiêu chuẩ ều kiện cho kiểu số
Tiêu chuẩn điều kiện liên kết:
- Ngƣời quản lý cần xem thông tin hàng hóa trong nữa đầu tháng 1/2010. Khi đó vùng tiêu chuẩn sẽ đƣợc thiết lập nhƣ sau:
- Ngƣời quản lý cần xem thông tin hàng nhập và xuất thuộc loại Đặc biệt hoặc Trung bình. Khi đó vùng tiêu chuẩn sẽ đƣợc thiết lập nhƣ sau:
Hình 9.24 – Mô tả tiêu chuẩ ều kiện Hội
Nếu tiêu chuẩn điều kiện là điều kiện “And”: các điều kiện sẽ được đặt trên cùng dòng. Nếu tiêu chuẩn điều kiện là điều kiện “Or”: các điều kiện sẽ được đặt khác dòng.
Tiêu chuẩn điều kiện liên kết hỗn hợp:
- Ngƣời quản lý cần kiểm tra thông tin về mặt hàng Trà loại đặc biệt hoặc Coffee loại thương hạng. Khi đó vùng tiêu chuẩn sẽ đƣợc thiết lập nhƣ sau:
Hình 9.25 – Mô tả tiêu chuẩ ều kiện liên kết hỗn hợp
Tiêu chuẩn điều kiện không tƣờng minh: sử dụng cho các dữ liệu thuộc kiểu chuỗi và trong điều kiện có sử dụng các ký tự đại diện (dấu “?”: đại diện cho 1 ký tự, dấu “*”: đại diện cho một nhóm ký tự bất kỳ).
- Ngƣời quản lý cần kiểm tra thông tin của các mặt hàng có xuất sứ từ Lào Cai (biết ký tự thứ 4 của Mã là L: Lào Cai, T: Buôn Mê Thuộc). Khi đó vùng tiêu chuẩn sẽ đƣợc thiết lập nhƣ sau:
Hình 9.26 – Mô tả tiêu chuẩ ều kiệ ô tƣờng minh 9.4.2.3. Xác ịnh vùng xuất dữ liệu
Sau khi thực hiện xong thao tác thiết lập vùng tiêu chuẩn cho điều kiện trích lọc, công việc tiếp theo là xác định vùng xuất dữ liệu cần trích lọc, nghĩa là ta phải xác định xem dữ liệu mới sau khi trích lọc sẽ đƣợc đặt ở vị trí nào tiện lợi cho việc quản lý và dễ kiểm soát, sẽ thực hiện thao tác sau:
Chọn các tiêu đề của vùng tin cần xuất dữ liệu.
Sao chép đến vị trí mới cần xuất ra dữ liệu.
Ta có thể xuất dữ liệu trích lọc được ra vị trí mới ở trong cùng Sheet hiện tại hoặc sang Sheet
khác.
Để chọn và sao chép các tiêu đề của các vùng tin không liền nhau, ta phải kết hợp thao tác click
mouse và bấm thêm phím Ctrl.
9.4.2.4. Thực hiện thao tác rút trích
Đây là thao tác cuối cùng trong quá trình trích lọc với sự hỗ trợ bởi chức năng Sort&Filter, sẽ thực hiện các bƣớc nhƣ sau:
Bước 1. Chọn ô thuộc vùn cơ s dữ liệu cần trích lọc,
Bước 2. Chọn Data > tại công cụ Sort&Filter > Advanced,
Bước 3. Quy định yêu cầu trích lọc tại hộp thoại Advanced Filter.
Hình 9.27 – Mô tả hộp thoại Advanced Filter Các t à p ầ tro ộp t oạ Adva ced F ter
Action
- Filter the list, in place: thực hiện thao tác trích lọc tại vị trí dữ liệu hiện tại. Khi trích lọc các mẫu tin thỏa điều kiện sẽ xuất hiện tại vùng cơ sở dữ liệu, còn các mẫu tin không tìm thấy sẽ bị che dấu đi (tƣơng tự phƣơng pháp trích lọc Filter).
- Copy to another location: thực hiện thao tác trích lọc ra một vùng xuất khác. Khi trích lọc các mẫu tin thỏa điều kiện sẽ xuất hiện tại vùng xuất mới.
List Range: chọn khối ô chứa vùng cơ sở dữ liệu.
Criteria Range: chọn khối ô chứa vùng điều kiện.
1
2
Copy to: chọn địa chỉ ô của vùng kết xuất (chỉ cần địa chỉ của ô đầu và chỉ có hiệu lực khi chọn mục Copy to another location).
Unique Record Only: nếu vùng cơ sở dữ liệu có nhiều mẫu tin giống nhau mà cùng thỏa tiêu chuẩn thì chỉ hiển thị duy nhất một mẫu tin.
Hình 9.28 – Mô tả dữ liệu trích lọc Advanced Filter Ví dụ
Để kiểm tra số lần nhập xuất cho hàng hóa loại đặc biệt, ta sẽ thực hiện thao tác trích lọc dữ liệu nhƣ sau:
Hình 9.29 – Ví dụ chức ă tríc ọc Advanced Filter
Xác định vùng cơ sở dữ liệu (List range): A2:H9.
Thiết lập vùng tiêu chuẩn (Criteria range): J3:J4.
Xác định vùng xuất dữ liệu (Copy to): A11:E11.
- Tại hộp thoại Advanced Filter > Filter the list, in place (không sử dụng chức năng Copy to)
- Kết quả xuất ra nhƣ sau:
Hình 9.30 – Mô tả kết quả trích lọc Filter the list, in-place
- Tại hộp thoại Advanced Filter > Copy to another location
- Kết quả xuất ra nhƣ sau:
Hình 9.31 – Kết quả trích lọc Copy to another location 9.4.2.5. Giải pháp xử lý tình huống
Anh Minh Long là ngƣời quản lý về nhập xuất kho, trong kỳ tháng 10.2010 với thông tin dữ liệu đầu vào nhƣ sau:
Hình 9.32 – Xử lý tính huống cho thao tác trích lọc
Cuối kỳ, ngƣời quản lý cần kiểm tra các thông tin có liên quan đến việc quản lý hàng tại công ty, theo các yêu cầu sau:
1. Xuất ra danh sách chi tiết nhập xuất cho hàng hóa loại đặc biệt. 2. Xuất ra danh sách chi tiết nhập xuất có số lƣợng trên 50.
3. Xuất ra danh sách chi tiết hàng nhập hoặc hàng là Tea.
BÀI 10.ỨNG DỤNG HÀM TRONG VIỆC QUẢN LÝ CƠ SỞ DỮ LIỆU
Trong quá trình quản lý cơ sở dữ liệu, ta có thể sử dụng thêm các hàm ứng dụng vào công thức nhằm giải quyết các bài toán nhằm thống kê số liệu dựa trên các chứng từ đã có.
10.1. NHÓM HÀM CƠ SỞ DỮ LIỆU (DATABASE)
Đối với nhóm hàm về cơ sở dữ liệu, ta có thể sử dụng cùng kiểu công thức cũng nhƣ các đối số bên trong cũng giống nhau và đƣợc ứng dụng cho mọi hàm.
Cú p áp tổ quát
= Tên hàm(vùng cơ sở dữ liệu, cột thứ N cần tính, vùng điều kiện)
Các ố số bê tro
Vùng cơ sở dữ liệu: vùng chứa cơ sở dữ liệu gồm dòng tiêu đề và các mẫu tin.
Cột thứ N cần tính: có thể chọn vào đị chỉ ô chứa tiêu đề cột cần tính (tên vùng tin) hay số thứ tự của vùng tin tính từ trái sang phải mà ta muốn hàm tác động.
Vùng điều kiện: vùng chứa tiêu chuẩn điều kiện cần thực hiện.
Với cơ sở dữ liệu đã nhập của anh Minh Long ở phần trên (Hình 9.4.2-13), anh có thể áp dụng các hàm cơ sở dữ liệu để giải quyết các bài toán có liên quan nhƣ sau:
10.1.1.Hàm Dsum
Cú pháp
= Dsum(vùng cơ sở dữ liệu, cột thứ N cần tính, vùng điều kiện)
Ý ĩa
Tính tổng giá trị trên cộtthứ N trong vùngcơ sở dữ liệu nếu thỏa điều kiện.
Ví dụ
Tính tổng thành tiền thuộc các chứng từ loại xuất
=Dsum(A2:H9,8,F12:F13) hoặc =Dsum(A2:H9,H2,F12:F13)
10.1.2.Hàm Daverage
Cú pháp
=Daverage(vùng cơ sở dữ liệu, cột thứ N cần tính, vùng điều kiện)
Ý ĩa
Tính trung bình cộng các giá trị trên cộtthứ N trong vùngcơ sở dữ liệu nếu thỏa điều kiện.
Ví dụ
=Daverage(A2:H9,6,G12:H13)
10.1.3.Hàm Dcount
Cú pháp
=Dcount(vùng cơ sở dữ liệu, cột thứ N cần tính, vùng điều kiện)
Ý ĩa
Đếm tổng số ô dữ liệu thuộc kiểu số trên cộtthứ N trong vùngcơ sở dữ liệu nếu thỏa điều kiện.
Ví dụ
Thống kê số lần nhập xuất các mặt hàng là Coffee
=Dcount(A2:H9,6,H12:H13)
10.1.4.Hàm Dcounta
Cú pháp
=Dcounta(vùng cơ sở dữ liệu, cột thứ N cần tính, vùng điều kiện)
Ý ĩa
Đếm tổng số ô dữ liệu chứ giá trị (khác rỗng) trên cộtthứ N trong vùngcơ sở dữ liệu nếu thỏa điều kiện.
Ví dụ
Thống kê số lần nhập xuất các mặt hàng là Tea
=Dcount(A2:H9,1,H12:H13)
10.1.5.Hàm Dmax
Cú pháp
=Dmax(vùng cơ sở dữ liệu, cột thứ N cần tính, vùng điều kiện)
Ý ĩa
Tìm giá trị lớn nhất giữa các giá trị trêncộtthứ N trong vùngcơ sở dữ liệu nếu thỏa điều kiện.
Ví dụ
10.1.6.Hàm Dmin
Cú pháp
=Dmin(vùng cơ sở dữ liệu, cột thứ N cần tính, vùng điều kiện)
Ý ĩa
Tìm giá trị nhỏ nhất giữa các giá trị trêncộtthứ N trong vùngcơ sở dữ liệu nếu thỏa điều kiện.
Ví dụ
Tìm số lƣợng thấp nhất của mặt hàng Coffee loại thƣợng hạng
=Dmin(A2:H9,6,G19:H20) 10.2. NHÓM HÀM VỀ IỂU DỮ LIỆU 10.2.1.Hàm Type Cú pháp =Type(value) Ý ĩa
Trả về một số cho biết kiểu dữ liệu của value. Các số trả về có ý nghĩa nhƣ sau:
Số 1: kiểu số
Số 2: kiểu chuỗi
Số 4: kiểu luận lý
Số 8: kiểu công thức
Số 16: kiểu thông báo lỗi (error)
Số 64: kiểu dãy (array)
Ví dụ
= Type(123) 1 (kiểu số) = Type(B11) 2 (kiểu chuỗi) = Type({1,2,3,4,5}) 64 (kiểu dãy)
10.2.2.Hàm Istext
Cú pháp
=Istext(value)
Ý ĩa
Kiểm tra giá trị value có phải là kiểu chuỗi hay không. Hàm trả về trị True nếu giá trị đang xét là kiểu chuỗi, ngƣợc lại trả về trị False
Ví dụ
= Istext(“Hoa Sen”) True = Istext(123) False
10.2.3.Hàm Isnumber
Cú pháp
=Isnumber(value)
Ý ĩa
Kiểm tra giá trị value có phải là kiểu số hay không. Hàm trả về trị True nếu giá trị đang xét là kiểu số, ngƣợc lại trả về trị False.
Ví dụ
= Isnumber(“Hoa Sen”) False = Isnumber(123) True
10.2.4. Hàm Islogical
Cú pháp
= Islogical(value)
Ý ĩa
Kiểm tra giá trị value có phải là kiểu luận lý hay không. Hàm trả về trị True nếu giá trị đang xét là kiểu luận lý, ngƣợc lại trả về trị False.
Ví dụ = Islogical(3 > 5) True = Islogical(“3 > 5”) False 10.2.5.Hàm IsNa Cú pháp =Isna(value) Ý ĩa
Kiểm tra giá trị value có phải là thông báo lỗi #N/A (Not Available) hay không. Hàm trả về trị True nếu giá trị đang xét là thông báo là #N/A, ngƣợc lại trả về trị False.
Ví dụ
= Isna(Vlookup(F2,C3:D5,2,0)) False = Isna(Vlookup(F3,C3:D5,2,0)) True
=Iserr(value)
Ý ĩa
Kiểm tra giá trị value có phải là thông báo lỗi #Error hay không. Hàm trả về trị True nếu giá trị đang xét là thông báo là #Error, ngƣợc lại trả về trị False.
Error có thể là: #Value!, #Ref!, #Div/0!, #Num!, #Name?, #Null!
Ví dụ
= Iserr(5/0) True = Iserr(5/1) False
Tìm ả p áp xử ý các tì uố sau
Với dữ liệu đã có trong tháng 10.2010 nhƣ sau:
Hình 10.1 – Xử ý các àm tro cơ sở dữ liệu
Vào cuối kỳ anh Long sẽ phải lập “Bảng thống kê” số liệu nhằm đáp ứng nhu cầu của ngƣời quản lý theo từng chỉ tiêu cụ thể:
BẢNG THỐNG
Tổng số tiền hàng nhập trong 7 ngày đầu tháng ? Trung bình số tiền mặt hàng Coffee khi xuất kho ? Số lƣợng chứng từ nhập xuất trong ngày 15/10/2010 ? Số lƣợng chứng từ nhập Coffee loại thƣợng hạng và đặc biệt ? Thành tiền cao nhất từ ngày 01 đến 15/10/2010 ? Đơn giá thấp nhất của mặt hàng Coffee khi nhập kho ?
TÀI LIỆU THAM HẢO
Bùi, Trƣờng Nguyễn Triệu. Giải pháp Excel. 2000. 15 5 2010
<http://www.giaiphapexcel.com/forum/showthread.php?12161-
Ch%C6%B0%C6%A1ng-15-S%E1%BB%AD-d%E1%BB%A5ng-c%C3%A1c- c%C3%B4ng-c%E1%BB%A5-t%E1%BA%A1o-m%C3%B4-h%C3%ACnh-kinh- doanh-c%E1%BB%A7a-Excel>.
Đặng, Thạc Cảnh, Thái Thanh Trần và Phong Thanh Trần. Microsoft Excel Trong Phân Tích Kinh Tế. TP. Hồ Chí Minh: Phòng máy tính Fulbright, 2004.
Katz, Abbott. Beginning Microsoft Excel 2010. Paul Manning, 2010.
McFedries, Paul. Formulas and Functions: Microsoft Excel 2010. Que, 2010.
Trần, Phong Thanh. Excel Ứng Dụng Trong Kinh Tế. TP. Hồ Chí Minh: Phòng máy tính Fulbright, 2004.