Sau khi thực hiện việc thiết lập công thức, nếu ngƣời sử dụng cần chuyển đổi nội dung bên trong công thức đó thành giá trị cần xuất thì khi đó sẽ thực hiện thao tác sau:
Bước 1. Chọn nội dung công thức cần chuyển
Bước 2. Chọn Home > Copy (hoặc nhấn [Ctrl + C])
Bước 3. Di chuyển đến ô cần nhận giá trị
Bước 4. Chọn menu Home, cho mũi tên ên dưới công cụ Paste và chọn Value (V) hoặc
bấm phải vào ô nhận giá trị, chọn Value (V)
5.3.6. Các lỗ t ô t ƣờng (Formulas errors)
Trong quá trình lập công thức sẽ có nhiều trƣờng hợp phát sinh lỗi và khi đó phần mềm sẽ xuất hiện các thông báo lỗi giúp ngƣời sử dụng phát hiện, chỉnh sửa kịp thời và chính xác.
Xuất ệ Mô tả
#DIV/0! Trong công thức có chứa phép chia cho 0 (zero) hoặc chia ô rỗng
#NAME? Do đánh sai tên hàm hay tham chiếu hoặc đánh thiếu dấu nháy #N/A Công thức tham chiếu đến ô mà có dùng hàm NA để kiểm tra
sự tồn tại của dữ liệu hoặc hàm không có kết quả
#NULL! Hàm sử dụng dữ liệu giao nhau của 2 vùng mà 2 vùng này không có phần chung nên phần giao rỗng
#NUM! Vấn đề đối với giá trị, ví dụ nhƣ dùng nhầm số âm trong khi đúng phải là số dƣơng
#REF! Tham chiếu bị lỗi, thƣờng là do ô tham chiếu trong hàm bị xóa #VALUE! Công thức tính toán có chứa kiểu dữ liệu không đúng.
5.4. TỔNG QUAN VỀ HÀM
Excel giúp ngƣời sử dụng có thể đƣa ra các giải pháp xử lý chính xác, mạnh mẽ và tiết kiệm thời gian hơn.
Một trong các công cụ và tính năng hỗ trợ đó chính là các hàm được dùng trong Excel.
5.4.1. Thế nào là hàm
Hàm là những chƣơng trình do Excel thiết kế sẵn nhằm thực hiện các yêu cầu tính toán chuyên biệt.
Mỗi hàm có một cú pháp riêng, khi sử dụng trong công thức chỉ việc ghi tên hàm kèm theo các đối số bên trong ngoặc tròn, nếu có từ hai đối số trở lên phải cách nhau dấu phẩy.
Excel có khoảng 300 hàm và có thể đƣợc chia thành 10 nhóm (Category).
Nhóm hàm (Category) Mô tả
1 Statistical Nhóm hàm Thống kê
2 Date & Time Nhóm hàm về Ngày giờ
3 Text Nhóm hàm Xử l ý chuỗi
4 Logic Nhóm hàm Luận lý
5 Lookup & Reference Nhóm hàm Dò tìm 6 Math & Trig Hàm Toán và Lƣợng giác
7 Information Nhóm hàm Xử lý thông tin
8 Financial Nhóm hàm Tài chính
9 Database Nhóm hàm Cơ sở dữ liệu
10 Engineering Hàm dùng trong kỹ thuật
Khi gọi thi hành một hàm, hàm sẽ trả về một kết quả là: giá trị số, một giá trị kiểu ngày, giờ, giá trị chuỗi, giá trị dạng luận lý (logical value): TRUE, FALSE (đúng, sai) hoặc một thông báo lỗi tùy theo hàm thuộc nhóm nào hoặc có lỗi cú pháp nào không?
5.4.2. Thiết lập công thức có ứng dụng hàm
Công thức có ứng dụng các hàm bên trong Excel điều có dạng cú pháp tổng quát nhƣ sau:
Cú pháp
= Tên hàm(Đối số 1, đối số 2,…, đối số N)
Ý ĩa
Excel sẽ thực hiện công việc tính toán dựa vào tên hàm bên trong biểu thức.
Tro ó
Dấu ( = ): thành phần bắt buộc phải có trong mọi công thức.
Tên hàm: tên hàm đƣợc sử dụng tùy thuộc vào từng tình huống xử lý cụ thể và phải thực hiện dung theo các quy ƣớc của Excel.
Đối số: mỗi hàm có các đối số tƣơng ứng, có thể là các trị số, chuỗi, địa chỉ, tên ô, vùng, biểu thức hoặc các hàm lồng bên trong.
- Một hàm có thể có hoặc không có đối số. Giữa các đối số phải được phân cách bởi dấu phẩy (,) hoặc chấm phẩy (;) tùy theo khai báo trong Start\ Settings\ Control Panel\ Regional Settings.
- Trong một hàm có thể chứa tối đa 30 đối số, nhưng không được vượt quá 1024 ký tự. - Các đối số là hằng chuỗi phải được đặt trong cặp dấu nháy kép “ ”.
- Đối số của hàm có thể được chỉ định bởi một hằng (số, chuỗi…), địa chỉ ô hoặc vùng hoặc một biểu thức.
- Trong một hàm có thể xếp lồng (Nest) một hoặc nhiều hàm khác vào bên trong.
5.5. XÂY DỰNG VÀ ỨNG DỤNG HÀM
Để xây dựng công thức và ứng dụng các hàm bên trong, ta có các phƣơng pháp thực hiện sau:
Nhập từ bàn phím.
Sử dụng công cụ AutoSum.
Sử dụng chức năng Function Library.
5.5.1. N ập từ bà p ím
Khi nhập công thức từ bàn phím, có thể nhập trực tiếp tại địa chỉ ô cần lập công thức hoặc nhập trên thanh công cụ Formula.
Hình 5.11 – Nhập công thức hàm trên thành Formula T ao tác t ực ệ
Bước 1. Chọn ô cần nhập công thức, gõ dấu bằng (=) hoặc dấu @.
Bước 2. Nhập tên h m v đối số từ n phím theo đún cú pháp h m muốn sử dụng.
Bước 3. Nhấn Enter hay nút trên thanh công thức hoặc bấm phím Enter để xuất ra kết
quả.
Với thao tác này có thể hỗ trợ cho các bạn nếu không nhớ đầy đủ tên hàm cần sử dụng, chúng ta có thể chọn hàm từ danh sách đó, nếu không danh sách đó sẽ tự ẩn đi.
- Nhập ký tự đầu tiên cho tên hàm tại công thức sẽ xuất hiện một danh sách các hàm có tên giống ký tự vừa nhập (Hình 5.10).
- Nhập xong tên hàm tiếp theo sẽ xuất hiện mô tả ngắn gọn công thức của hàm vừa nhập (Hình 5.11).
5.5.2. Sử dụng công cụ AutoSum
Cung cấp và hỗ trợ nhanh các hàm thƣờng xuyên sử dụng.
Hình 5.12 – Minh họa công cụ AutoSum T ao tác t ực ệ
Bước 1. Chọn ô cần nhập công thức.
Bước 2. Chọn menu Formulas > chọn dấu mũi tên tại công cụ AutoSum.
Tránh nhập trực tiếp các con số, giá trị vào công thức mà bạn nên dùng tham chiếu đến các địa chỉ ô để có thể dễ dàng khi thay đổi giá trị tính toán hoặc khi sao chép công thức.
Ví dụ trong Hình 5.12, để tính tổng điểm 3 môn ta có thể thực hiện nhƣ sau: =SUM(10,8,5) : không nên sử dụng.
=SUM(B4:D4) : nên sử dụng.
5.5.3. Sử dụng chức ă Fu ct o L brary
Giúp dễ dàng thực hiện việc nhập hàm và các đối số bên trong, hỗ trợ tốt khi ngƣời sử dụng không chắc chắn các hàm cần dùng và muốn duyệt qua về sự lựa chọn đó.
Tùy theo trƣờng hợp có thể chọn hàm cần sử dụng trong từng nhóm hàm khác nhau, gồm các bƣớc thực hiện sau:
Bước 1. Chọn thanh Ribbon > chọn nhóm hàm Formulas,
Bước 2. Chọn Function Library > chọn hàm cần sử dụng,
Hình 5.13 – Minh họa các nhóm hàm trên thanh Formulas 1
Bước 3. Nếu nhóm hàm cần sử dụng không có trên thanh Formulas: chọn More
Hình 5.14 – Minh họa các nhóm hàm trên thanh Formulas 2
Ta có thể chọn biểu tƣợng hoặc bấm [Shift + F3] để gọi hộp thoại Insert Function một cách nhanh chóng, khi cần tìm hiểu về hàm này chỉ cần nhấn vào Help on this function.
Hình 5.15 – Sử dụng chức ă I sert Fu ct o T ao tác t ực ệ
Với trƣờng hợp sau:
Hình 5.16 – Chức ă I sert Function 1
Tại cột Kết quả cần lập công thức theo yêu cầu sau: Nếu tổng điểm 3 môn Toán, Lý, Hóa từ 15 trở lên thì Kết quả xuất ra “ĐẬU”, ngƣợc lại nếu nhỏ hơn 15 thì Kết quả là “RỚT”.
Bước 1. Chọn biểu tượng hoặc [Shift+F3],
Hình 5.17 – Chức ă I sert Fu ct o 2
Bước 3. Chọn nhóm hàm trên danh sách Or select a category,
Bước 4. Chọn hàm muốn sử dụng trên danh sách Select a function,
Bước 5. Chọn OK > xuất hiện tiếp hộp thoại yêu cầu chỉ định các đối số của hàm:
Hình 5.18 – Chức ă I sert Fu ct o 3
Bước 6. Chỉ định đối số của hàm bằng cách:
Đặt điểm nháy vào khung nhập đối số.
Gõ vào từ bàn phím hay dùng chuột chọn vào biểu tƣợng bên phải hộp chọn để chọn địa chỉ trên bảng tính. Nếu đối số lại là một hàm khác thì chọn tại hộp danh sách hàm.
BÀI 6. XÂY DỰNG CÔNG THỨC VÀ GIẢI PHÁP DỰA TRÊN NHÓM HÀM
Xây dựng công thức và giải pháp dựa trên nhóm hàm:
Nhóm hàm thống kê. Nhóm hàm thời gian. Nhóm hàm xử lý chuỗi. 6.1. NHÓM HÀM THỐNG (STATISTICAL) Cú pháp chung =Tên hàm (các giá trị cần tính) 6.1.1. Hàm Sum Ý ĩa Dùng để tính tổng các giá trị. Ví dụ = Sum(2,3,4) = 9
Các ô trong vùng A4:F4 chứa các trị số: 3, 10, 5, 2, 4. =Sum(A4:F4) = 24
6.1.2. Hàm Max
Ý ĩa
Dùng để tìm giá trị lớn nhất giữa các giá trị.
Ví dụ
= Max(2,3,4) = 4
Các ô trong vùng A4:F4 chứa các trị số: 3, 10, 5, 2, 4. = Max(A4:F4) = 10
6.1.3. Hàm Min
Ý ĩa
Dùng để tìm giá trị nhỏ nhất giữa các giá trị.
Ví dụ
= Min(2,3,4) = 2
Các ô trong vùng A4:F4 chứa các trị số: 3, 10, 5, 2, 4. =Min(A4:F4) = 2
6.1.4. Hàm Count
Ý ĩa
Dùng để đếm các giá trị số.
= Count(2, “ab”,3,4) = 3
6.1.5. Hàm Counta
Ý ĩa
Dùng để đếm số lƣợng ô chứa nội dung khác rỗng trong vùng dữ liệu.
Ví dụ
= Counta(2, “ab”,3,4) = 4
Nếu ô có giá trị rỗng (là ô không có dữ liệu) hay ô chứa công thức cho kết quả là chuỗi rỗng.
6.1.6. Hàm Average
Ý ĩa
Dùng để tính trung bình của các giá trị.
Ví dụ
= Average(2,4,6) = 4
6.1.7. Hàm CountIF
Cú pháp
=CountIF(vùng dữ liệu, điều kiện)
Ý ĩa
Dùng để đếm các giá trị số trong vùng dữ liệu nhƣng phải thỏa điều kiện cho trƣớc.
Ví dụ A B 1 MAMH TIỀN 2 A 20,000 3 B 10,000 4 B 12,000 5 A 22,000 6 C 5,000 7 A 21,000 Hình 6.1 – Ví dụ hàm CountIF 6.1.8. Hàm SumIF Cú pháp
=SumIF(vùng dữ liệu chứa điều kiện, điều kiện, vùng tính tổng)
Ý ĩa
Dùng để tính tổng các giá trị trong vùng dữ liệu nếu thỏa điều kiện cho trƣớc.
Ví dụ A B 1 MAMH TIỀN 2 A 20,000 Tính số lần bán mặt hàng A = CountIF(A2:A7, “A”) = 3 Tính số lần bán mặt hàng B = CountIF(A2:A7, “B”) = 2 Tính số lầ bá ƣợc tiền trên 20,000 = CountIF(B2:B7, “>20,000”)= 2 Tính tổng tiền mặt hàng A =SumIF(A2:A7,”A”,B2:B7) = 63,000
4 B 12,000
5 A 22,000
6 C 5,000
Vùng dữ liệu chứa điều kiện và vùng tính tổng phải nằm trên cùng vùng dữ liệu và có độ dài bằng nhau.
6.1.9. Hàm Rank
Cú pháp
=Rank(giá trị so sánh, vùng dữ liệu, kiểu tính chất)
Ý ĩa
Dùng để so sánh và sắp xếp thứ tự các giá trị có trong vùng dữ liệu.
Ví dụ A B 1 ĐIỂM XẾP HẠNG 2 8 2 3 4 5 4 10 1 5 6 4 6 7 3 7 2 6
- Nếu kiểu tính chất là 0: gặp giá trị lớn xuất ra số nhỏ. - Nếu kiểu tính chất là 1: gặp giá trị lớn xuất ra số lớn.
6.1.10.Giải pháp xử lý tình huống
Hình 6.4 – Xử lý tính huống cho nhóm hàm Thống kê
Tại Công ty TNHH TM-DV C&C, kinh doanh các sản phẩm “trà” và “cà phê”. Vào cuối kỳ sau khi nhập liệu vào bảng tính, anh Huy Hoàng (thủ kho) in bảng số liệu và gửi lên phòng kế toán, tại đây chị Vy Khanh (Kế toán trƣởng) xem xét và yêu cầu anh Hƣng bổ sung thêm các chi tiết sau:
Tính cột Xếp hạng cho các sinh viên
=Rank(A2,$A$2:$A$7,0)
Hình 6.3 – Ví dụ hàm Rank Hình 6.2 – Ví dụ hàm SumIF
1. Tổng thành tiền phải trả trong tháng 10? 2. Tính tổng số lần nhập các mặt hàng? 3. Số lượng nhập kho lớn nhất?
4. Số lượng trung bình nhập trong tháng? 5. Nhập bao nhiêu lần mặt hàng trà?
6. Tính tổng tiền phải trả cho mặt hàng cà phê? 7. Bổ sung thêm cột Xếp hạng sau cột Thành tiền,
với cột Xếp hạng được tính toán dựa vào giá trị trên cột Thành tiền. Số ầ ập ? Số ƣợ ớ ất ? Tru bì ập hàng ? Số ầ ập trà ? T ề trả mặt à cà phê ?
6.2. NHÓM HÀM THỜI GIAN (DATE & TIME)
6.2.1. Hàm Day
Cú pháp
= Day(dữ liệu kiểu Date)
Ý ĩa
Xuất ra giá trị ngày trong dữ liệu kiểu Date.
Ví dụ
Tại ô B5 thuộc kiểu Date và có giá trị là: 22/07/1979. = Day(B5) = 22
= Day(“19/05/2007”) = 19
Với dữ liệu kiểu Dateđược định dạng là dd/mm/yy
6.2.2. Hàm Month
Cú pháp
= Month(dữ liệu kiểu Date)
Ý ĩa
Xuất ra giá trị tháng trong dữ liệu kiểu Date.
Ví dụ
Tại ô B5 thuộc kiểu Date và có giá trị là: 22/07/1979. = Month(B5) = 7
= Month(“19/05/2007”) = 5
6.2.3. Hàm Year
Cú pháp
=Year(dữ liệu kiểu Date)
Ý ĩa
Xuất ra giá trị năm trong dữ liệu kiểu Date.
Ví dụ
Tại ô B5 thuộc kiểu Date và có giá trị là: 22/07/1979. = Year(B5) = 1979
= Year(“19/05/2007”) = 2007
Với dữ liệu kiểu Date được định dạng là dd/mm/yy
6.2.4. Hàm Date
Cú pháp
=Date(yy,mm,dd)
Ý ĩa
Trả về trị dạng trị số (serial number) hay dạng ngày, tháng, năm của yy,mm,dd.
Ví dụ
= Date(2007,05,19) = 19/05/2007
Với dữ liệu kiểu Date được định dạng là dd/mm/yy
6.2.5. Hàm Datevalue
Cú pháp
=Datevalue(chuỗi dạng Date)
Ý ĩa
Chuyển đổi một chuỗi văn bản có dạng Date thành một giá trị Date để có thể tính toán.
Ví dụ
= Datevalue(“22/07/1979”) = 22/07/1979 (kiểu Date) = 29058 (kiểu số)
6.2.6. Hàm Now
Cú pháp
=Now( )
Ý ĩa
Xuất ra giá trị ngày, giờ hệ thống (serial_number) ứng với thời điểm dùng hàm.
Ví dụ
=Now( ) = 10/10/2010 12:00
- Định dạng kiểu Date, dạng thức là dd/mm/yy hh:mm - Hàm này không có đối số.
6.2.7. Hàm Today
Cú pháp
= Today( )
Ý ĩa
Xuất ra giá trị ngày, giờ hệ thống (serial number) ứng với thời điểm dùng hàm.
Ví dụ
Ngày hiện tại đang thực hiện là 10/10/2010. = Today( ) = 10/10/2010
- Định dạng kiểu Date, dạng thức là dd/mm/yy hh:mm - Hàm này không có đối số.
6.2.8. Hàm Timevalue
Cú pháp
=Timevalue(chuỗi dạng Time)
Ý ĩa
Chuyển đổi một chuỗi văn bản có dạng thời gian thành một giá trị thời gian để có thể tính toán đƣợc.
Ví dụ
=Timevalue(“26:15”) = 2:15:00 AM (kiểu Time) = 0.09375 (kiểu số)
6.2.9. Hàm Hour
Cú pháp
=Hour(chuỗi dạng Time) Ý ĩa
Xuất ra giá trị giờ trong một giá trị thời gian.
Ví dụ
=Hour(“2:30:15 PM”) = 14
6.2.10.Hàm Minute
Cú pháp
Ý ĩa
Xuất ra giá trị phút trong một giá trị thời gian.
Ví dụ =Minute(“2:30:15 PM”) = 30 6.2.11.Hàm Second Cú pháp =Second(chuỗi dạng Time) Ý ĩa
Xuất ra giá trị giây trong một giá trị thời gian.
Ví dụ =Second(“2:30:15 PM”) = 15 6.2.12.Hàm Weekday Cú pháp =Weekday(chuỗi dạng Date) Ý ĩa
Đổi một giá trị ngày tháng dạng chuỗi ra thứ trong tuần (từ 1 đến 7) theo tiếng Anh (1 ứng với Chủ nhật…, 7 ứng với Thứ bảy).
Ví dụ
=Weekday(“19/05/2007”) = 7 (thứ 7)
6.2.13.Giải pháp xử lý tình huống
Mỗi năm Công ty C&C thƣờng tổ chức cho nhân viên đi du lịch, chị Thùy Anh (nhân viên phòng nhân sự) cần lập danh sách theo dõi nhân viên nhƣ sau:
Hình 6.5 – Xử lý tình huống cho nhóm hàm thời gian
Để đáp ứng thủ tục hành chính, chị Thùy Anh cần thiết lập bảng thông tin và điền dữ liệu cho các cột trống trong danh sách theo yêu cầu của cấp quản lý nhƣ sau:
6.3. NHÓM HÀM XỬ LÝ CHUỖI (TEXT)
6.3.1. Hàm Left
Cú pháp =Left(Text, n)
Ý ĩa
Dùng để tìm và xuất ra chuỗi con, đƣợc bắt đầu ở tận cùng bên trái chuỗi Text và có độ dài là N ký tự.
Ví dụ
= Left(“Microsoft Excel”,5) = “Micro”
= Left(C3,4) = “Trần” (giả sử ô C3 chứa chuỗi “Trần Văn Ba”)
6.3.2. Hàm Right
Cú pháp
=Right(Text, n)
Ý ĩa
Dùng để tìm và xuất ra chuỗi con, đƣợc bắt đầu ở tận cùng bên phải chuỗi Text và có độ dài là N ký tự.
Ví dụ
= Right(“Microsoft Excel”,5) = “Excel”
= Right(C3,2) = “Ba” (giả sử ô C3 chứa chuỗi “Trần Văn Ba”)
6.3.3. Hàm Mid
Cú pháp
=Mid(Text, M, N)
Ý ĩa
Dùng để tìm và xuất ra chuỗi con bên trong chuỗi Text, đƣợc bắt đầu tại vị trí thứ M trong chuỗi
1. Điền dữ liệu cho cột năm sinh từng nhân viên 2. Tính tuổi cho các nhân viên
3. Tính số ngày nghỉ dưỡng cho các nhân viên
4. Tính số tiền phải trả cho từng nhân viên, biết rằng số tiền quy định trong 1 ngày là 120,000đ
Lưu ý:Các cột thuộc dữ liệu kiểu Date đƣợc định dạng là
dd/mm/yyyy
Cột Tiền trả phải đƣợc định dạng có đơn vị tiền tệ là ồng
Yêu cầu thêm: Nếu có nhu cầu cần biết nhân viên được sinh vào thứ mấy trong tuần dựa vào cột Ngày sinh, khi đó công thức sẽ được lập thế nào? (dùng hàm
Weekday và có thể hỗ