Khi cần sao chép dữ liệu đến những vị trí khác trong cùng một bảng tính (hoặc vào các bảng tính khác), cần chọn trƣớc vùng ô chứa dữ liệu sao chép, tiếp theo có thể thực hiện bằng một trong các cách sau:
2.5.1. Sử dụ t ao tác Copy – Paste
Bước 1. Chọn ô/khối ô cần sao chép,
Bước 2. Nhấn phím [Ctrl+ C] hay nhấn nút Copy trên thanh công cụ Home,
Bước 3. Định vị con trỏ v o ô đầu của vùng cần sao chép đến,
Bước 4. Nhấn phím [Ctrl+ V] hay nhấn nút Paste trên thanh công cụ Home.
2.5.2. Dù F Ha d e
Bước 1. Trỏ vào Fill Handle của vùng dữ liệu nguồn, con trỏ chuột chuyển thành dấu +
Bước 2. Kéo rê Fill handle theo chiều đứng hoặc chiều ngang rồi buông phím chuột
2.5.3. ết ợp vớ p ím Ctr
Bước 1. Chọn khối vùng dữ liệu cần sao chép.
Bước 2. Point v o đường viền của vùng chọn, con trỏ chuột sẽ chuyển th nh hình mũi tên.
Bước 3. Giữ Ctrl đồng thời Kéo rê đến vị trí vùn đích (sẽ xuất hiện một khung mờ và dấu cộng + nhỏ) sau đó uôn phím chuột.
Lưu ý:
Có thể thực hiện lệnh Paste nhiều lần để sao chép sang nhiều vùng đích khác nhau trong cùng bảng tính hoặc sang các bảng tính khác.
Để sao chép cùng lúc vào nhiều vùng rời nhau, ta phải chọn vùng trƣớc khi thực hiện lệnh Paste.
Khi sao chép vào một vùng đang chứa dữ liệu thì Excel tự động ghi đè lên dữ liệu cũ mà không hiện thông báo.
Địa chỉ ghi trong công thức vùng nguồn sẽ đƣợc tự động thay thế tƣơng ứng với vị trí vùng đích (ngoại trừ những ô đƣợc chỉ định bằng địa chỉ tuyệt đối).
2.5.4. Lệ F
Thƣờng dùng để sao chép công thức và thực hiện cho các vùng liên tục
Chọn vùng sẽ sao chép dữ liệu (ô đầu tiên có chứa dữ liệu)
Chọn lệnh Home > Editing > Fill.
Chọn:
- Right: Sao chép dữ liệu sang các ô bên phải.
- Left: Sao chép dữ liệu sang các ô bên trái.
- Down: Sao chép dữ liệu các ô bên dƣới.
- Up: Sao chép dữ liệu các ô bên trên.
- Series…: Tạo một dãy số cộng hãy dãy số nhân
Lưu ý:
Có thể điền dữ liệu cho nhiều vùng rời nhau cùng lúc. Khi đó phải thực hiện việc chọn vùng trƣớc khi thực hiện lệnh.
Có thể dùng nút Undo để hủy bỏ hoặc phím F4 để lặp lại việc điền dữ liệu.
2.6. DI CHUYỂN DỮ LIỆU
Khi cần di chuyển dữ liệu đến một vị trí khác trong bảng tính (hoặc đến bảng tính khác) trƣớc hết, bạn chọn vùng ô chứa dữ liệu cần di chuyển, sau đó có thể thực hiện di chuyển bằng một trong các cách sau:
2.6.1. Sử dụ t ao tác Cut – Paste
Bước 1. Chọn ô/khối ô cần sao chép,
Bước 2. Nhấn phím [Ctrl+ X] hay nhấn nút Cut trên thanh công cụ Home,
Bước 3. Định vị con trỏ v o ô đầu của vùn đích
Bước 4. Nhấn phím [Ctrl+ V] hay nhấn nút Paste trên thanh công cụ Home.
2.6.2. Dù F Ha d e
Bước 1. Di chuyển con trỏ chuột đến đường viền của vùng chọn, con trỏ chuột chuyển
th nh mũi tên .
Bước 2. Kéo rê vùng chọn đến vị trí đích (có một khung mờ báo hiệu vùn đích).
Lưu ý: Nếu vùng đích có chứa dữ liệu và trong bảng Editing của lệnh File > Options tham số
Chọn:
OK: ghi đè lên dữ liệu đã có.
Cancel: hủy bỏ việc di chuyển.
Nếu bạn muốn chèn dữ liệu mới vào vùng đích, hãy giữ phím Shift trong khi Kéo rê rê chuột đến vị trí mới. Khi đó, khung mờ trở thành các đường mờ |—| , I (đẩy dữ liệu cũ xuống dưới hay sang phải).
Địa chỉ ghi trong công thức của vùng nguồn vẫn đưỡc giữ nguyên khi di chuyển đến vị trí mới.
Cách Kéo rê chuột chỉ được thực hiện trong vùng của một bảng tính.
2.6.3. Dù F Ha d e sử dụ út c uột p ả
Bước 1. Di chuyển con trỏ chuột đến đường viền của vùng chọn, con trỏ chuột chuyển
th nh mũi tên .
Bước 2. Nhấn và giữ nút phải của chuột và Kéo rê rê vùng chọn đến vị trí vùn đích. Khi thả nút chuột sẽ xuất hiện Shortcut menu ta quan tâm đến các chọn lựa sau:
Move here: Di chuyển dữ liệu.
Copy here: Sao chép dữ liệu.
Shift Down and Move: di chuyển và chèn dữ liệu hiện hành xuống dƣới.
Shift Right and Move: di chuyển và chèn dữ liệu hiện hành qua phải.
BÀI 3. ĐỊNH DẠNG BẢNG TÍNH
“No one saves us but ourselves. No one can and no one may. We ourselves must walk the path.”
Buddha
3.1. CÁC THAO TÁC QUẢN LÝ BẢNG TÍNH
Phần này trình bày các thao tác cơ bản để quản lý worksheet nhƣ các thao tác thêm, xóa, di chuyển, sao chép, đổi tên…
3.1.1. Chèn bảng tính
Bước 1. Bấm phải vào Tab Sheet,
Bước 2. Chọn Insert,
Bước 3. Chọn Worksheet,
Bước 4. Chọn OK.
Hình 3.1 – Chèn một bảng tính mới vào sổ bả tí a mở
Ngoài ra, có thêm một vài cách thực hiện khác:
Cách 2:
Nhấn vào nút trên thanh sheet tab
Cách 3:
Dùng tổ hợp phím [Shift+F11]chèn sheet mới vào trƣớc sheet hiện hành.
Cách 4:
Nhấn chọn nhóm Home, đến nhóm Cells > Insert > Insert sheet
3.1.2. Xoá bỏ bảng tính
Hình 3.2 – Xóa bỏ bảng tính a àm v ệc
Bước 1. Bấm phải vào Tab Sheet,
Bước 2. Chọn Delete,
Bước 3. Bấm vào nút Delete.
Ngoài ra, chúng ta có thể thực hiện theo cách khác nhƣ sau:
Bước 1. Chọn sheet muốn xóa > chọn Home >Cells > Delete > Delete sheet
Bước 2. Nhấp phải chuột lên tên sheet muốn xóa sau đó chọn Delete, xác nhận xóa OK.
3.1.3. Đổi tên bảng tính
Bước 1. Bấm double vào Tab Sheet, hoặc bấm phải vào Tab Sheet > Rename,
Bước 2. Nhập tên mới và Enter.
Hình 3.3 – Đổi tên bả tí a àm v ệc
Tên sheet có thể dài tới 31 ký tự và có thể dùng khoảng trắng, tuy nhiên không được dùng các ký hiệu để đặt tên như: : (dấu hai chấm), / (dấu nghiêng phải), \ (dấu nghiêng trái), ? (dấu hỏi), * (dấu sao).
3.1.4. Sao chép bảng tính
Bước 1. Bấm phải vào Tab Sheet,
Bước 2. Chọn Move or copy,
Bước 3. To Book: Chọn Book sẽ nhận Sheet cần sao chép,
Bước 4. Before Sheet: chọn vị trí Sheet trong Book mới,
Bước 5. Chọn mục Create a copy,
Bước 6. Chọn OK.
Ngoài ra để sao chép nhanh bạn nhấn giữ phím Ctrl rồi dùng chuột chọn lên tên sheet cần sao chép > giữ trái chuột rê đến vị trí đặt bản sao trên thanh sheet tab > thả trái chuột. Để sao chép nhiều sheet cùng lúc cũng làm tương tự nhưng phải chọn nhiều sheet trước khi thực hiện lệnh. Để chọn được nhiều sheet bạn hãy giữ phím [Ctrl + nhấp chuột] để chọn sheet.
Để chép một hay nhiều sheet sang một workbook khác, bạn hãy mở workbook đó lên sau đó thực hiện lệnh Move or Copy… và nhớ chọn tên workbook đích tại To book (nếu chọn workbook đích (new book) thì sẽ sao chép các sheet đến một workbook mới).
3.1.5. Di chuyển bảng tính
Thực hiện tƣơng tự nhƣ thao tác sao chép bảng tính nhƣng không chọn mục Create a copy
Nếu sao chép hay di chuyển 1 Sheet từ Book này sang Book khác, cần phải mở cả 2 Book
Nếu sao chép hay di chuyển trong cùng 1 Sheet, tại mụcTo book: chọn chính tên Book chứa Sheet cần sao chép
Trong một số trƣờng hợp, chúng ta có thể hiểu thao tác di chuyển các worksheet là thực hiện sắp xếp worksheet. Có nhiều cách thực hiện sắp xếp worksheet nhƣ:
Cách 1
Nhấp trái chuột lên tên sheet cần sắp xếp và giữ chuột kéo đến vị trí mới và thả chuột.
Cách 2
Khi có quá nhiều sheet thì dùng cách này, nhấp phải chuột lên tên sheet cần sắp xếp, chọn Move or Copy…. hộp thoại Move or Copy hiện ra. Hãy nhấp chọn lên tên sheet trong danh sách mà bạn muốn di chuyển sheet đến trƣớc nó, sau đó nhấn OK.
Hình 3.5 – Minh họa thao tác sao chép hoặc di chuyển bảng tính